Выдача займа сотруднику организации из кассы

Заем физлицу может выдать не только кредитная организация, но и работодатель. При этом условия предоставления займа последнего существенно отличаются от условий банка. Процентная ставка может быть очень низкой или даже нулевой, а срок возврата достаточно длительны или бессрочный. Для работодателя выдача займа своим сотрудникам тоже имеет некоторые преимущества. К примеру, повышается лояльность сотрудников и дополнительная мотивация. Кроме того, это отличный способ не потерять ценных сотрудников. В статье рассмотрим как выдать заем сотруднику, а также разберем порядок бухгалтерского учета при этом.

Порядок выдачи займа сотруднику

При предоставлении сотруднику займа следует оформить договор. По нему работодатель передает работнику определенную сумму денег, которую последний обязан вернуть. Составляя договор займа, учесть следует следующие моменты:

1. Форма договора. Договор обязательно должен быть составлен в письменном виде.
2. Дата вступления договора в силу. Эта дата будет определять когда фактически произошла передача денег работнику.
3. Сумма. В договоре прописывается сумма займа. Ограничений в размере займа законодательство не устанавливает, но если работодатель выдает сотруднику крупный заем (от 25% стоимости имущества), то решение о его выдаче принимает не руководитель, а участники (акционеры или совет директоров) компании.
4. Валюта. В иностранной валюте займы могут выдавать только кредитные организации, поэтому в качестве валюты в договоре необходимо указать рубли.
5. Проценты за пользование заемными средства. Процентная ставка может предусматриваться, но работодатель может выдать и беспроцентный заем. Если в договоре процентную ставку не указать, то она по умолчанию будет равняться ставке рефинансирования, установленной на момент выплаты заемных средств или только из части. Если работодатель готов предоставить своему работнику беспроцентный заем, то данное условие должно быть прописано в договоре. Это можно сделать следующим образом: «проценты за пользование заемными денежными средствами по настоящему договору не начисляются».
6. Срок займа и порядок возврата. Если указанные условия в договоре указаны не будут, то заемщик должен ежемесячно уплачивать проценты, а заем вернуть не позднее 30 дней после предъявления требования займодавцем.
7. Досрочное погашение. Если условия о погашении займа досрочно в договоре не предусмотрены, то беспроцентный заем можно будет вернуть в любое время, а процентный – не раньше 30 дней после представления заимодавцу уведомления о погашении займа досрочно.

Составляется договор в произвольной форме. Основанием для его оформления может служить заявление работника. В договоре также следует предусмотреть, срок и способ выдачи займа. Деньги могут выдаваться из кассы работодателя или перечислены работнику на счет.Помимо этого указывается способ возврата денег, например, путем удержания из зарплаты работника, внесением в кассу или перечислением на счет работодателя.

Важно! В договоре важно указать цель, с которой работнику предоставляется заем. От нее будет зависеть порядок обложения НДФЛ матвыгоды сотрудника при использовании займа.

НДФЛ

При выдаче займа бухгалтеру нужно будет определить возникает ли в этом случае материальная выгода у работника. Доход (материальная выгода) появляется, если процентная ставка займа меньше, чем 2/3 ставки рефинансирования, установленной на момент получения денежных средств. Если материальная выгода есть, то она подлежит обложению НДФЛ по ставке 35%, если работник является резидентом, если нерезидентом, то по ставке 30%.

Материальная выгода работника рассчитывается следующим образом:

МВ = 2/3 х СтР х З / 365(366) х Дн, где

СтР – ставка рефинансирования, установленная на дату получения дохода;

З – сумма заемных средств;

Дн – число дней пользования заемными средствами в месяце.

Важно! Ставка рефинансирования берется в размере, действующем на последний день каждого месяца пользования кредитом. Именно в этот день у работника возникает доход.

Налог с работника удерживается в день, когда у него возникает доход в виде материальной выгоды. Если заем беспроцентный, то в день возврата денег, а если процентный – то в день погашения процентов.Если погашение происходит частями, то расчет производится на каждую дату выплаты. Удерживается НДФЛ с любой ближайшей по дате выплаты сотруднику.

НДФЛ не облагается материальная выгода, которую работник получает от экономии на процентах, если заем ему был выдан на строительство нового или приобретение в пределах РФ жилья, либо на покупку земельного участка и т.д. (ст. 212 НК РФ). При этом должны выполняться следующие условия:

• целевое назначение займа;
• работнику необходимо предоставить письмо из налоговой о получении права на имущественный вычет, а котором будут указаны реквизиты договора займа, а также работодатель, выдавший заем.

Налог на прибыль и УСН

Если компания выдала своему деньги в качестве займа, то учесть их при расчете налога на прибыль или единого налога при упрощенке нельзя. Возврат заемных средств также не является доходом компании, независимо на ОСН она работает или на УСН.

Но если заем предоставляется под какой-либо процент, то начисленные проценты будут включаться во внереализационные доходы компании и, соответственно, облагаться налогом.

Порядок прощения долга по договору займа

Иногда работодатель решает простить долг сотруднику по договору займа. Например, если сотрудник попал в тяжелую ситуацию. Оформить подобное решение можно одним из способов:

• заключить соглашение о прощении долга;
• оформить договор дарения.

В первом случае при подписания соглашения у работника появляется доход, который равен прощенной сумме долга. С данного дохода необходимо оплатить НДФЛ по ставке 13%.Кроме того, с суммы долга, невозвращенной сотрудником необходимо начислить страховые взносы (Читайте также статью ⇒ НДФЛ с займа сотруднику).

При оформлении договором дарения у сотрудника также возникнет доход. Он также подлежит обложению по ставке 13%, но у сотрудника появится право на вычет 4000 рублей, так как подарки в пределах этой суммы налогом не облагается. Страховыми взносами подаренная сумма долга облагаться не будет. Данная сумма также не может включаться в расходы для целей налогообложения.

Как выдать заем сотруднику: бухгалтерский учет

Все операции, связанные с предоставлением работникам займов необходимо учитывать на 73 счете «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет 1 «Расчеты по предоставленным займам». Проводки при этом будут следующими:

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос: Может ли выдача беспроцентного займа учитываться на 58 счете «Финансовые вложения»?

Ответ: Нет, чтобы заем был признан финансовыми вложениями, он должен в будущем приносить доход.

Вопрос: Организация простила сотруднику долг и с возникшего у него дохода удержала НДФЛ. Однако, ранее НДФЛ уже удерживался с материальной выгоды. Нужно ли в этом случае вернуть излишне удержанный НДФЛ?

Ответ: Нет. НДФЛ, который был удержан ранее не является излишне удержанным, а значит и возвращать ничего не нужно. А с суммы прощенного долга НДФЛ нужно будет удержать по ставке 13%.

Вопрос: Может ли работодатель предоставить заем своему сотруднику в натуральной форме?

Ответ: Да, может. Компания вправе предоставлять займы сотрудникам как деньгами, так и в натуральной форме (ст. 807 ГК РФ). К примеру, компания может одолжить сотруднику принадлежащее ей имущество. В бухучете при этом стоимость имущества в расходы включать не нужно. Его стоимость определяется исходя из цены, по которой в схожих обстоятельствах компания бы продала такое имущество.

Организации и частные предприниматели имеют право выдавать ссуды другим организациям и собственным сотрудникам не только под низкий процент, но и без оплаты за пользование денежными средствами.

Для работника подобный заем выглядит намного привлекательнее банковского кредита благодаря отсутствию оплаты (при процентной ставке в 0%), а также отсутствию необходимости готовить пакет документов.

Бухгалтерии работодателя следует отразить в учете не только операции по выдаче и погашению ссуды, но и связанные с ними налоговые последствия.

Как влияет изменение ставки рефинансирования на определение суммы материальной выгоды от экономии на процентах?

Требования к сотруднику

В каждой компании приняты собственные правила, применяемые при кредитовании работников. Некоторые предприятия в качестве средства мотивации выдают небольшие суммы в долг работникам практически с момента их трудоустройства в компанию, другие – после прохождения испытательного срока работы.

В серьезных компаниях решение о выдаче работнику беспроцентного займа в соответствии с его заявлением принимается руководством организации исходя из материальных возможностей компании и с учетом характеризующих заявителя факторов в виде:

• его личностных качеств (ответственность, качество труда);
• продолжительности работы в компании;
• величины получаемого дохода (заработной платы);
• наличия действующих (непогашенных) долгов по ссудам в различных кредитных организациях;
• характеристики непосредственного руководителя работника;
• целей, для которых запрашивается ссуда.

Потенциальный заемщик входит в число сотрудников организации, в которую он обращается за кредитом, а потому практически все требуемые для рассмотрения вопроса о выдаче средств документы находятся в бухгалтерии и кадровой структуре работодателя.

При положительном рассмотрении заявки в организации готовится соответствующий приказ и уведомление (распоряжение), после чего с работником подписывается договор о займе.

Источником денежных ресурсов для выдачи займов могут служить личные деньги руководителя организации, часть резервного, уставного или других фондов, а также нераспределенная прибыль предприятия.

Вопрос: Какой код указывается в поле 20 платежного поручения при перечислении беспроцентного займа своему работнику?
Посмотреть ответ

Выдаваемые средства не касаются коммерческих или предпринимательских целей ни одной из сторон соглашения.

Важно! Если сотрудник запрашивает крупную сумму средств с указанием конкретной цели их использования, работодатель вправе запросить подтверждающие документы (план квартиры проживания или договор-намерение при покупке жилья, справку о составе семьи, медицинское заключение при необходимости лечения).

Оформление соглашения о беспроцентном займе

Величина процентной ставки за пользование ресурсами прописывается в тексте документа. Если размер ставки не указан, то получатель ссуды обязан производить оплату вознаграждения по займу в размере ставки рефинансирования, установленной ЦБ РФ на день погашения долга. В ситуации с беспроцентной сделкой условие должно прописываться с указанием ставки в размере 0% (ст. 809 ГК РФ).

В тексте должны прописываться и другие условия предоставления займа в виде:

• его размера;
• срока выдачи (даты выдачи средств и окончательного возврата);
• целевого назначения.

Договор должен содержать сведения о:

• месте и дате заключения сделки;
• наименовании кредитора и его руководителе (учредителе);
• данных заемщика (работника);
• периодичности и способах погашения долга с указанием возможности досрочного возврата полученных средств;
• штрафных санкциях при нарушении любой из сторон условий соглашения;
• обстоятельствах форс-мажора, освобождающих участников договора от исполнения обязательств;
• конфиденциальности документа, то есть неразглашении условий соглашения иным лицам за исключением случаев, предусмотренных законодательно;
• способах разрешения сторонами спорных вопросов, возникающих при исполнении соглашения.

В случае продления срока действия сделки или корректировки иных ее условий сторонами подписывается дополнительное соглашение к договору, являющееся его неотъемлемой частью.

Договор вступает в силу с момента получения заемщиком (сотрудником) денег, подтверждаемого кассовым (расходным) ордером или платежным поручением в зависимости от способа получения денег (наличными, перечислением на счет заемщика в банке).

Порядок возврата займа указывается в тексте соглашения, в противном случае заемщик вправе по своему усмотрению погашать долг путем внесения денег в кассу кредитора или перечислением средств на расчетный счет предприятия.

Важно! Если кредит носит целевой характер, то заемщик должен в оговоренный срок представить организации-работодателю документы, подтверждающие использование ссуды на предусмотренные в договоре цели (договор купли, платежное поручение, акт приемки, расписку).

Налогообложение по кредиту работнику компании

Работодатель, выдавший беспроцентный кредит, не получает от исполнения сделки доходов, поэтому не производит выплату налогов.

Получение беспроцентной ссуды сотрудником влечет для последнего налоговые последствия, так как он получает материальную выгоду, выраженную в виде экономии средств на отсутствии процентов по сделке (ст. 212 НК РФ). Подобный доход подлежит налогообложению на общих основаниях.

После выдачи беспроцентной ссуды компания обязана производить:

• начисление НДФЛ по ставке 35% на сумму сэкономленных процентов в течение всего периода действия договора о займе (ежемесячно по последним числам месяца);
• удержание налога с любых доходов сотрудника-заемщика с учетом того, что общая сумма удерживаемого НДФЛ не должна быть больше 50% выплачиваемого дохода;
• перечисление НДФЛ в бюджет на следующий рабочий день после удержания.

Доход в виде экономии на отсутствии процентов не облагается налогом на доходы физического лица в случаях, если:

• ссуда предназначена для нового строительства или для покупки в пределах территории Российской Федерации жилья (дома, комнаты, доли в жилом помещении), земельного участка с расположенным на нем жилым строением или для проведения индивидуального жилищного строительства (ИЖС);
• кредит выдан банковским учреждением, расположенным на территории РФ, для рефинансирования целевого займа, выданного для ведения ИЖС или покупки жилья.

Вопрос: В какой срок нужно исчислить и перечислить НДФЛ с дохода работника в виде материальной выгоды от беспроцентного займа? Как заполнить разд. 2 расчета 6-НДФЛ по материальной выгоде от экономии на процентах?
Посмотреть ответ

Если долг прощается

Если организацией принято решение не взыскивать долг с сотрудника, а простить его, то налог, начисленный на размер выгоды от сэкономленных процентов по ссуде, должен удерживаться с заработка работника до полного его исчерпания.

Должна облагаться налогом (13%) и сама сумма долга со дня прощения, выраженного в виде уведомления о прощении долга или в виде соглашения о дарении денег (ст. 210, 224 НК РФ).

Итого в случае прощения долга из заработка работника удерживается налог:

• с суммы долга (прощенного);
• с выгоды от сэкономленных процентов на дату прощения;
• на доходы, выплачиваемые физическому лицу (НДФЛ).

В этом случае общая сумма удержанных налогов также не должна превышать 50% выплачиваемого дохода.

Проводки

По бухгалтерскому учету все виды расчетов с сотрудниками (кроме заработной платы и сумм подотчета) отражаются на счете 73, а расчеты по кредитам – на субсчете 73-1.

Проводки по счетам при кредитовании работника выглядят следующим образом:

• в момент выдачи займа — Дебет сч. 73-1 / Кредит сч.50 («Касса») или сч. 51 («Расчетные счета»);
• при погашении ссуды – Дебет сч. 50, 51, 70 (в зависимости от порядка платежа) / Кредит сч. 73-1.

Проценты по договору отсутствуют, поэтому в учете не отражаются.

Важно! При недостатке дохода для удержания всей суммы налога по окончании отчетного года (до 1 марта следующего года) налоговый орган должен быть проинформирован о невозможности удержания налога по форме 2-НДФЛ (с признаком 2).

Некоторые нюансы беспроцентной сделки

Соглашение беспроцентного займа между предприятием и сотрудником регулируется ст. 42 ГК РФ и ст. 809 НК РФ.

Законодательные нормы и акты в РФ, включая Гражданский и Налоговый кодексы, не содержат каких-либо запретов в отношении предоставления организациями кредитов сотрудникам. Но выданная ссуда может привлечь внимание ФНС, если ее размер превысит 600 тыс.руб., согласно ФЗ № 115 (07.08.2001) о противодействии легализации полученных преступным путем доходов.

Факт, что сделка является именно беспроцентной, должен обязательно найти отражение в тексте соглашения. В противном случае по умолчанию ставка по договору принимается равной ставке рефинансирования НБ и производится доначисление налога на прибыль.