Возвратный займ сотруднику договор

Компания выдала займ сотруднику путем перевода денежных средств по указанным в заявлении реквизитам. Как отразить в бухучете операции по выдаче займа сотруднику? Ответ в статье. 

Вопрос: Организация выдала займ сотруднику путем перевода денежных средств по указанным в заявлении реквизитам. Как правильно вернуть займ? Можно ли внесением в кассу или только на расчетный счет организации?

Ответ: Сотрудник может вернуть заём и наличными деньгами в кассу.

Пропишите условия возврата заемных денежных средств и на расчетный счет и внесением наличных средств в кассу организации в договоре займа (либо доп. соглашением к договору займа, если он уже оформлен).

По денежному займу можно рассчитываться и в наличном, и в безналичном порядке (п. 1 ст. 807 ГК РФ).

При возврате займа и процентов в кассу организации составьте приходный кассовый ордер по форме № КО-1. Формы этих кассовых документов утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88. Применять их обязательно.

Лимит расчетов наличными установлен между:

— организациями;

— организацией и индивидуальным предпринимателем;

— индивидуальными предпринимателями.

Предельный размер наличных расчетов между организациями и гражданами, которые не занимаются предпринимательской деятельностью, не установлен (п. 5 Указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У). Поэтому при расчетах с сотрудником соблюдать лимит не нужно.

Обоснование

Как отразить в бухучете операции по выдаче займа сотруднику (гражданину)

Для учета денежных займов, предоставленных сотрудникам, используйте субсчет 73-1 «Расчеты по предоставленным займам» (Инструкция к плану счетов).

Ситуация: можно ли в бухучете использовать счет 58 вместо счета 73, если сотруднику выдан процентный заем

Нет, нельзя.

Выданные сотрудникам займы следует отражать на субсчете 73-1. Это прямо предусмотрено Инструкцией к плану счетов.

Главбух советует: Выданные сотрудникам процентные займы организация может отражать на счете 58. Ведь Инструкция к плану счетов устанавливает лишь единые подходы к отражению операций на счетах бухучета.

А более детально все принципы, правила и способы ведения учета отдельных активов и обязательств прописаны в ПБУ, метод указаниях и других нормативных документах. Такой порядок следует из Инструкции к плану счетов, пункта 7 ПБУ 1/2008 и разъяснен в письме Минфина от 15.03.2001 № 16-00-13/05.

Так вот, если следовать пункту 2 ПБУ 19/02, то процентные займы, выданные сотрудникам, отвечают критериям финансовых вложений (п. 2 ПБУ 19/02). В Бухгалтерском балансе их отражают по строке 1170 «Финансовые вложения». Поэтому для удобства ведения учета и составления отчетности процентные займы, выданные сотрудникам, можно отражать на субсчете 58-3 «Предоставленные займы». Сделанный выбор закрепите в учетной политике для целей бухучета (п. 7 ПБУ 1/2008).

После того как организация выдала сотруднику деньги или перевела их на его банковский счет, в учете сделайте запись:

Дебет 73-1 (58) Кредит 50 (51) – выдан денежный заем сотруднику.

Если же денежный заем предоставлен гражданину, который не является сотрудником организации, то его выдачу оформите проводкой:

Дебет 76 (58) Кредит 50 (51) – выдан денежный заем гражданину, не являющемуся сотрудником организации.

Это следует из Инструкции к плану счетов, а также пунктов 2 и 3 ПБУ 19/02.

Пример отражения в бухучете займа, выданного сотруднику под проценты в денежной форме

10 июля 2018 года ООО «Альфа» выдало менеджеру А.С. Кондратьеву процентный заем на приобретение автомобиля в сумме 12 000 руб. Заем предоставлен наличными деньгами. Срок возврата займа – 10 августа 2018 года.

По договору сотрудник возвращает заем частями по 6000 руб. ежемесячно. Сумма займа и проценты удерживаются из его зарплаты. Оклад Кондратьева – 40 000 руб. Размер и периодичность уплаты процентов договором не установлены. Следовательно, их размер равен ключевой ставке, действующей в день удержания части займа из зарплаты сотрудника (п. 1 ст. 809 ГК).

Бухгалтер «Альфы» начисляет проценты и удерживает их из зарплаты Кондратьева в каждый последний день месяца.

Ключевая ставка в периоде действия договора составляет 11 процентов (условно).

Бухгалтер «Альфы» сделал в учете следующие записи.

10 июля 2018 года:

Дебет 73-1 Кредит 50 – 12 000 руб. – выдан денежный заем сотруднику.

31 июля 2018 года:

Дебет 73-1 Кредит 91-1 – 76 руб. (12 000 руб. * 11% : 365 дн. * 21 дн.) – начислены проценты по займу за июль;

Дебет 70 Кредит 73-1 – 6076 руб. (6000 руб. + 76 руб.) – удержаны из зарплаты сотрудника часть долга и проценты за июль.

10 августа 2018 года:

Дебет 73-1 Кредит 91-1 – 18 руб. (6000 руб. * 11% : 365 дн. * 10 дн.) – начислены проценты по займу за август;

Дебет 70 Кредит 73-1 – 6018 руб. (6000 руб. + 18 руб.) – удержаны из зарплаты сотрудника часть долга и проценты за август.

Рассчитать проценты на своих цифрах вам поможет Калькулятор.

Если заем предоставлен под проценты, их сумму включите в состав прочих доходов (п. 7 ПБУ 9/99). В бухучете проценты, полученные по денежным займам, отражайте по окончании каждого отчетного периода (ежемесячно) (п. 16 ПБУ 9/99):

Дебет 73-1 (76) Кредит 91-1 – начислены проценты по договору займа.

Даже если выданные процентные займы организация признает финансовыми вложениями, проценты нужно отражать на счете 76, а не 58. Ведь, чтобы проценты считались финансовыми вложениями, должны выполняться условия, прописанные в абзаце 4 пункта 2 ПБУ 19/02. Среди них способность приносить доход в будущем в форме процентов, дивидендов либо прироста стоимости. Это условие выполняется только тогда, когда причитающиеся к получению проценты увеличивают базу для начисления процентов в следующем отчетном периоде. То есть невостребованные проценты присоединяются к сумме основного долга.

При поступлении процентов сделайте проводку:

Дебет 50 (51, 70) Кредит 73-1 (76) – получены проценты за пользование заемными деньгами.

О порядке расчета процентов в денежной форме по выданному займу см. Как рассчитать проценты по выданному займу. Расчет суммы процентов оформите бухгалтерской справкой (ч. 1 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Определить сумму процентов по договору займа вам поможет Калькулятор.

Статья 810 главы 42 Гражданского кодекса РФ

Статья 810. Обязанность заемщика возвратить сумму займа

1. Заемщик обязан возвратить займодавцу полученную сумму займа в срок и в порядке, которые предусмотрены договором займа.
В случаях, когда срок возврата договором не установлен или определен моментом востребования, сумма займа должна быть возвращена заемщиком в течение тридцати дней со дня предъявления займодавцем требования об этом, если иное не предусмотрено договором.

2. Если иное не предусмотрено договором займа, сумма беспроцентного займа может быть возвращена заемщиком досрочно полностью или частично.
Сумма займа, предоставленного под проценты заемщику-гражданину для личного, семейного, домашнего или иного использования, не связанного с предпринимательской деятельностью, может быть возвращена заемщиком-гражданином досрочно полностью или по частям при условии уведомления об этом займодавца не менее чем за тридцать дней до дня такого возврата. Договором займа может быть установлен более короткий срок уведомления займодавца о намерении заемщика возвратить денежные средства досрочно.
Сумма займа, предоставленного под проценты в иных случаях, может быть возвращена досрочно с согласия займодавца, в том числе согласия, выраженного в договоре займа.

3. Если иное не предусмотрено законом или договором займа, заем считается возвращенным в момент передачи его займодавцу, в том числе в момент поступления соответствующей суммы денежных средств в банк, в котором открыт банковский счет займодавца.