Федеральное архивное агентство России выпустило Приказ от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения». Зарегистрирован в Минюсте России 06.02.2020.
В чём суть документа?
Актуализирован перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций. Речь идёт о документах, образующихся в процессе деятельности госструктур и компаний при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций. В отношении ряда документов срок хранения увеличен, а некоторые документы потребуют меньшего срока хранения. Перечень включает, среди прочего, бухгалтерские, кадровые, госзакупочные документы, договоры и многое другое.
Что будет с ранее применявшимся перечнем?
Прежний перечень, утверждённый Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, утратит силу. Он включал в себя 1003 наименования. Новый перечень значительно сокращён и содержит 657 типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения.
Кого касается новый перечень?
Новый перечень касается любых структур и организаций, независимо от их организационно-правовых форм и от формы собственности.
Для удобства пользования перечнем к нему составлен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания.
Какие сроки хранения установлены для основных бухгалтерских документов?
На год увеличили срок хранения счетов-фактур: с четырёх лет до пяти.
Документы о получении зарплаты нужно хранить шесть лет, а не пять. Это касается только случаев, когда у работников есть лицевые счета.
В 15 раз снизили срок хранения реестров сведений о доходах физлиц. Теперь это пять лет вместо 75.
Для лицевых счетов работников срок хранения тоже скорректировали. Прежний срок 75 лет остался только для документов, по которым делопроизводство закончено до конца 2002 года. Если оно закончено после 1 января 2003 года, хранить лицевой счёт нужно 50 лет.
Срок хранения первичных учетных документов остался прежним — пять лет. Однако теперь норма содержит уточнение: если есть споры или разногласия, документы нужно хранить до принятия решения по делу.
Закреплена обязанность пять лет хранить справки:
— об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пеней и штрафов;
— о состоянии расчётов с бюджетом.
Кроме того, теперь есть прямая норма для расчётов по страховым взносам. И годовые, и квартальные документы нужно хранить 50 или 75 лет в зависимости от того, когда закончено делопроизводство.
Срок хранения документов о дебиторской и кредиторской задолженности остался прежним — пять лет. Однако теперь появилось уточнение, что он применяется при условии погашения долга.
Что по основным средствам?
Документы о переоценке основных фондов и амортизации нужно хранить не постоянно, а пять лет после выбытия основных средств или нематериальных активов. Этот же срок установлен для документов об их списании. Те же пять лет после выбытия имущества нужно хранить акты приёма-передачи недвижимости новому правообладателю, т.е. при передаче с баланса на баланс. По прежнему перечню их следовало хранить постоянно.
Есть ли специальные сроки хранения для «упрощенцев»?
Да, если организация или ИП применяет УСН, книги учёта доходов и расходов должны храниться всего пять лет, а не постоянно.
Изменились ли сроки хранения договоров и соглашений?
Да, например, договор дарения (пожертвования) имущества должен храниться «до ликвидации организации». Ранее было установлено постоянное хранение.
Договор лизинга следует хранить 5 лет после истечения срока действия договора или выкупа имущества. Если есть разногласия, договор нужно хранить до принятия решения по делу. По прежнему перечню хранить нужно было постоянно. Аналогичные изменения затронули все документы по лизингу.
Документы по залогу недвижимости хранятся 10 лет вместо постоянного хранения. Как и для лизинга, срок считают с момента истечения срока действия договора или выкупа имущества. В случае спора документы хранят до принятия решения по делу.
Договор поручения следует хранить 15 или 10 лет в зависимости от вида имущества, вместо пяти лет.
Договор кредита или займа с условием о залоге имущества нужно хранить 10 лет. Требование касается и документов, подтверждающих предоставление средств и исполнение обязательств должником. Это исключение из общего правила 5-летнего хранения кредитных договоров.
Как изменился срок хранения документов для ВЭД?
Паспорта сделок теперь нужно хранить 15 лет, а не постоянно. Новшество не затронуло кредитные организации: для них остался прежний 15-летний срок хранения.
Что поменялось в сроках хранения кадровых документов?
Несколько кадровых документов придётся хранить дольше, чем сейчас, например:
— график отпусков — три года, а не год;
— книги, журналы, карточки учёта, базы данных отпусков — пять лет вместо трёх.
Некоторые документы нужно будет хранить меньше, чем сейчас:
— документы о дисциплинарных взысканиях — три года вместо пяти лет;
— заявки о потребности в иностранцах — год вместо пяти лет;
— документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда — пять лет, а не постоянно;
— книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий — 45 лет, а не постоянно.
Для ряда документов срок хранения будет зависеть от того, когда по ним закончено делопроизводство: если до 1 января 2003 года, то их нужно хранить 75 лет, если после — 50 лет. Среди них трудовые договоры, документы о приёме, переводе, увольнении, личные карточки работников. В прежнем перечне для таких документов был установлен срок хранения 75 лет.
Кроме того, для отдельных видов документов установили специальный срок хранения. Так, уведомления, предупреждения работников нужно будет хранить три года. Заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копии придётся хранить год. Журналы, книги учёта инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) понадобится хранить 45 лет.
Какие сроки хранения установлены для бюджетных организаций?
Отчёты о выполнении соглашений о предоставлении грантов и субсидий нужно хранить 5 лет. По прежнему перечню отчёты о выполнении грантов следовало хранить постоянно.
План финансово-хозяйственной деятельности нужно хранить столько же, сколько бюджетную смету: 5 лет по месту утверждения и постоянно по месту разработки. По прежнему перечню бюджетные сметы по месту утверждения и разработки нужно было хранить постоянно. Кроме того, не было отдельных положений для плана ФХД. На него распространялись общие требования к годовым планам организации — постоянное хранение.
Появились отдельные нормы для отчётов о выполнении планов ФХД: годовые нужно хранить постоянно, квартальные — 5 лет, месячные — 1 год.
Документы о передаче имущества в оперативное управление или хозяйственное ведение нужно хранить «до ликвидации организации». Прежний перечень определял только сроки хранения переписки о передаче имущества. Её нужно было хранить 10 лет, если экспертная комиссия не продлевала этот срок.
Что с документами по госзакупкам?
Определены документы о закупках, которые нужно хранить в течение установленного срока. Бессрочно придётся хранить положения (регламенты) о контрактных управляющих, контрактной службе, закупке.
Планы-графики следует хранить 3 года.
Документы, составленные в ходе проведения конкурентных способов госзакупок, нужно будет хранить в течение 3 лет независимо от объекта и объёма закупки. Для госзакупок эти правила распространили на извещения, документацию, протоколы, изменения и разъяснения положений документации, заявки участников, аудиозаписи вскрытия конвертов участников. Для закупок по Закону № 223-ФЗ по таким правилам будут хранить извещения, положения о закупке и протоколы.
Для контрактов и договоров срок хранения останется прежним — 5 лет.
Сокращён срок хранения журналов регистрации заявок и представителей участников. По новым правилам он составит 3 года вместо 5 лет.
Что ещё принёс Приказ Росархива?
Появился отдельный раздел, который касается документов, связанных с противодействием коррупции. Длительный срок хранения установлен для справок о доходах, расходах, имуществе и обязательствах имущественного характера — 50 или 75 лет в зависимости от того, до или после 1 января 2003 года было закончено делопроизводство. Срок хранения 5 лет установлен для уведомлений:
— о намерении государственного или муниципального служащего выполнять иную оплачиваемую работу;
— о получении подарков в связи с протокольными или другими официальными мероприятиями, а также командировками;
— об обращениях с целью склонить к коррупции;
— о личной заинтересованности, которая приводит или может привести к конфликту интересов.
В прежних правилах упоминались только уведомления о фактах склонения к коррупции и об осуществлении иной оплачиваемой деятельности. Срок также был 5 лет, однако экспертная комиссия могла его продлить.
В перечне установлены сроки хранения и для других документов.
Какая ответственность предусмотрена за несоблюдение сроков хранения?
Ответственность за нарушение сроков хранения документов предусмотрена различными нормативно-правовыми актами. К примеру, административная ответственность за нарушение законодательства о хранении документов предусмотрена статьями 13.20 и ст. 13.25 КоАП РФ. В первом случае, это штраф для должностных лиц на сумму от 300 до 500 рублей, а во втором случае штраф для должностных лиц на сумму от 2 500 до 5 000 рублей; для юридических лиц — от 200 000 до 300 000 рублей.
Согласно ст. 15.11 КоАП РФ отсутствие у компании первичных учётных документов, и (или) регистров бухучёта, и (или) бухгалтерской (финансовой) отчётности в течение установленных сроков хранения таких документов квалифицируется как грубое нарушение требований к бухучёту. Оно влечёт наложение штрафа на должностных лиц в размере от 5 000 до 10 000 рублей.
Согласно ст. 120 НК РФ отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского или налогового учёта считается грубым нарушением правил учёта доходов и расходов и объектов налогообложения, за которое взимается штраф в размере 10 000 рублей; за то же нарушение в течение нескольких периодов — 30 000 рублей. Если отсутствие документов повлекло занижение налоговой базы, то штраф, налагаемый на компанию, составит 20% суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей.
Кроме того, отсутствие первичных бухгалтерских документов при проведении налоговой проверки чревато доначислениям налогов расчётным путём.
Когда Приказ вступает в силу?
Документ вступил в силу 18 февраля 2020 года.
Источник
В соответствии со статьей 29 ФЗ от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», первичные документы хранят не менее 5 лет. Правда, они бывают разными. От типа договора с контрагентом, покупателем, подрядчиком или поставщиком зависит и срок его хранения в организации.
Если вас обвиняют в том, что вы не организовали правильное хранение контрактов и договоров и утилизировали важные документы, свяжитесь с юристом. Возможно, правда на вашей стороне. Специалист защитит ваши права, поможет восстановить документы и справедливость.
Сколько нужно хранить договоры по законам РФ?
Договор — это документ, который может относиться к разным видам бумаг той или иной организации: к бухгалтерской и налоговой отчетности, трудовым обязательствам, партнерским отношениям. Регламентируются сроки хранения договоров разными законами и актами, среди которых:
- Доходы и расходы (подпункт 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Если вы получили доход в связи с заключением договора на оплату услуг от вашей организации или потратились на приобретение техники — бумаги нужно хранить как минимум 4 года. По факту, эти данные нужны для оформления налоговой и бухгалтерской отчетности и могут понадобиться для проведения проверок.
- Возмещение убытков (пункт. 4 ст. 283 НК РФ). Статья обязывает обеспечить хранение договора с суммой убытков в течение всего срока погашения стоимости. А также договор с подрядчиком на компенсацию этого убытка (ремонт, услуги). 10 лет — срок, на который фирмы могут переносить убыток после его получения (п. 2 ст. 283 НК РФ).
- Услуги для гос. учреждений (пункт 272 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее просто «перечень»). Согласно этому пункту, период хранения договоров на поставку товаров и предоставление услуг для муниципальных учреждений — 5 лет.
- Договоры подряда (пункт 440 перечня). В нем сказано, что договор подряда у юридических лиц должен храниться 5 лет.
Пункт 1.4 перечня свидетельствует о том, что период отсчета срока хранения контракта идет с начала года, следующего за годом окончания делопроизводства (каждое первое января).
Также в перечне есть пункты (439–451), которые содержат информацию о периодах сохранения специфических контрактов. Хранение данных договоров должно быть обеспечено на следующий период:
- на постоянной основе должны храниться свидетельства дарения, ренты, лизинга имущества;
- 5 лет — прокат, наем, страхование имущества;
- 5 лет либо на постоянной основе (зависит от специфики документа) — страховая деятельность, договор-поручение;
- 10 лет — документы по залогу имущества компании (причем некоторые хранящиеся договоры должны оставаться в архиве на постоянной основе).
В соответствии со статьями 120 и 126 НК РФ, утилизировать документы раньше времени запрещено. Если компания не соблюдала правила хранения и удалила документы, то отвечающие за это лица (руководитель, главный бухгалтер) будут привлечены к ответственности.
Если вы не уверены, что хранящиеся документы вам нужны, запросите консультацию юриста. Он скажет, сколько должны храниться бумаги в вашей компании и зачем это нужно. Если вы их утилизировали, специалист поможет восстановить всю информацию, необходимую для налогового учета.
Источники:
Сроки хранения договоров в организации
Хранение договоров, связанных с доходами и расходами
Бумаги и договоры по оплате убытков
Перечень типовых архивных документов
Пожалуйста, оцените статью, которую вы только что прочитали.
Отзывы помогают нам писать только полезные и качественные тексты.
полезная статья
статья не понравилась
Источник
Для хранения первичных документов, подтверждающих осуществление расходов в виде амортизационных начислений, установлен общий срок в четыре года, исчисление которого осуществляется в специальном порядке — с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (учет расходов на приобретение такого имущества) (письмо Минфина от 26.04.11 №03-03-06/1/270).
Хранить бухгалтерскую и налоговую отчетность и другие документы компании необходимо еще в течение четырех лет после ликвидации (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Сроки хранения документов указаны в приказе Минкультуры России от 25.08.10 № 558 (письмо Минфина РФ от 29.07.11 № 03-02-07/1-267).
Налогоплательщик должен хранить материалы, подтверждающие объем понесенного убытка в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на сумму ранее полученных убытков (письмо Минфина от 02.08.11 № 03-02-07/1-272).
Источник