Во многих организациях есть документ под названием «Журнал регистрации договоров», в который вносятся сведения обо всех проведенных сотрудниками предприятия сделках, контрактах и соглашениях.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк журнала регистрации договоров .docСкачать образец журнала регистрации договоров .doc
Для чего нужен журнал, его значение
Все что касается заключаемых работниками компании договоров подлежит обязательной регистрации и учету. Наиболее распространенный и простой путь реализации этих задач – создание специального журнала. Роль его довольно проста: с его помощью сотрудники предприятия фиксируют наиболее важную, первичную информацию обо всех проводимых сделках. Таким образом, он позволяет вести учет, систематизировать документооборот, а также дает полную информацию о работнике, который несет ответственность за исполнение того или иного соглашения.
Минимальные сведения, которые требуется внести в журнал регистрации договоров: это номер и дату формирования каждого документа, но в зависимости от потребностей организации этот список может быть существенно расширен. Кроме того, в журнал можно включать информацию не только о собственно договорах, но и обо всех приложениях к ним, в том числе дополнительных соглашениях, технических заданиях, актах выполненных работ и т.п.
Следует отметить, что журнал никоим образом не свидетельствует о том, что условия каждого внесенного в него договора, были выполнены в полном объеме.
Какие договоры фиксируются в журнале
В журнал могут вноситься все договоры, заключаемые работниками организации. Однако если предприятие достаточно крупное, то в каждом его структурном подразделении может быть свой собственный бланк журнала, также журналы могут разделяться по типу договоров (например, отдельные — по договорам поставки, договорам рекламы, юридическим договорам и т.п.). Такой подход позволяет грамотно систематизировать учет и избежать путаницы.
Журнал может вестись в течение какого-то определенного временного отрезка (месяц, квартал, полугодие, год), или же в течение неопределенного срока – все зависит от того, какое правило в отношении этого параметра закреплено в учетной политике фирмы.
Где хранить журнал
Журнал должен находиться под присмотром ответственного работника, который не только занимается его ведением (т.е. вносит в него данные обо всех заключаемых договорах), но и осуществляет надзор за его хранением. Это может быть секретарь организации, делопроизводитель, юрист или любой другой сотрудник, наделенный соответствующими полномочиями, которые обозначены в его должностной инструкции или же назначенный на это отдельным приказом директора предприятия.
Можно ли обойтись без этого документа
Наличие журнала в компании не является строго обязательным, поскольку в законодательстве не указана необходимость его применения.
Однако, при помощи него можно зафиксировать не только сам факт создания какого-либо договора, но и в случае надобности срочно его отыскать – а это достаточно веские основания для того, чтобы завести такой учетный документ.
Как составить журнал
Журнал может вестись в произвольном виде – стандартного, унифицированного его образца нет. Основная его часть всегда формируется в виде таблицы, в которой может быть сколько угодно строк – в зависимости от потребностей работников предприятия и видения ими документа. Как правило, в организациях есть свой бланк, разработанный и утвержденный руководством и рекомендованный к применению – именно его и берут сотрудники за основу.
Оформление журнала, особенности
К оформлению журнала регистрации договоров, ровно как и к его содержанию, никаких особенных требований не предъявляется, а это означает, что вести его можно как в рукописном, так и в электронном виде. Если бланк ведется в электронном виде, распечатывать его не обязательно, за исключением тех случаев, когда в нем имеется столбик для подписей работников, заключивших ту или иную сделку.
Журнал может быть самого разного объема, но обычно он имеет не одну, а множество страниц (в активно работающих организациях количество заключенных договоров может исчисляться не только десятками, а даже сотнями). Если в качестве журнала не используется, например, тетрадь, а берутся обычные листы А4 формата, то их следует пронумеровать по порядку и после этого прошить суровой нитью (можно и степлером, но он не всегда гарантирует надежность скрепления), отметив на последней странице количество страниц и поставив дату и подпись ответственного работника.
Образец журнала регистрации договоров
Если вам понадобилось сформировать журнал регистрации договоров, который вы ранее никогда не делали, посмотрите образец документа и прочитайте разъяснения к нему. С их помощью вам без особых усилий удастся создать нужный формуляр.
- Вначале напишите наименование организации, ниже укажите лицо, которое является ответственным за ведение журнала (его должность, фамилию, имя, отчество), а также дату начала ведения журнала (после его окончания не лишним будет также сделать соответствующую отметку).
- Далее переходите к основной части, которую, как уже было сказано выше целесообразно оформить в виде таблицы. Количество столбцов в ней может быть произвольным, но обязательно должны быть столбики о номере договора, дате его заключения, виде документа (договор или доп. соглашение к нему), название контрагента, его адрес. Также в бланк нужно включить данные о том, кто именно внутри организации заключил и ведет договор, количество экземпляров, место хранения каждого такого документа (оно может быть централизованным или договоры могут храниться в разных подразделениях).
- Если вы считаете необходимым, можете дополнить бланк и другими сведениями, имеющими значение именно в вашей ситуации. Например, о кратком содержании, сумме договора, периоде его действия, полном количестве приложений к договору, столбик для подписи ответственного работника, примечаний и т.д.
Источник
В Журнале учета договоров хранятся все оформленные договора. Вызывается это окно кнопкой «Договора» в панели инструментов программы, либо через пункты главного меню программы «Данные» — «Договора«.
Договора в журнале можно упорядочить и искать «по Номерам» и «по Датам» (по возрастанию даты возврата), выбрав соответствующий способ сортировки (вкладку в верхней части окна «Договора»).
По умолчанию в списке договоров показываются только договора ТЕКУЩЕЙ фирмы (указанной в окне настройки программы как «Фирма по умолчанию»). Чтобы увидеть все договора нужно включить признак «Все фирмы«, расположенный в верхней части окна. Доступ к этому признаку можно запретить для некоторых категорий сотрудников при помощи объекта доступа с обозначением ShowAllFirm. Это требуется для организации работы нескольких фирм (филиалов) с общей базой данных.
Список договоров можно ограничить при помощи Фильтра. Для выбора Фильтра в верхней части окна имеется поле с названием фильтра и кнопка «Выбрать фильтр» . Те же самые фильтры применяются и в Отчетах по договорам для расширения их функций.
В верхней части окна расположены кнопки, при помощи которых выполняются основные операции в Журнале:
Добавление и изменение Договора производится при помощи следующего окна:
Поля этого окна имеют следующее назначение:
- Договор № — Учетный номер договора. Заполняется автоматически на единицу больше номера последнего договора.
- Валюта — Выбор валюты договора при помощи справочника «Валюты».
- Фирма — Код фирмы, в соответствии со Справочником фирм. Реквизиты этой фирмы будут использоваться при печати документов по данному договору.
- Дата — Дата начала срока кредита договора
- Сумма — Сумма займа
- Месяцев — Срок займа в месяцах. Это поле (и также два следующих поля) видны только в случае, если в окне настройки программы не включен признак «Использовать Процент за пользование кредитов за день».
- За месяц % — Процент оплаты за пользование кредитом за месяц.
- За месяц — Сумма оплаты за пользование кредитом за месяц.
- На срок — Срок в днях, на который выдается займ. Это поле (и также два следующих поля) видны только в случае, если в окне настройки программы включен признак «Использовать Процент за пользование кредитов за день».
- За день % — Процент оплаты за пользование кредитом за день.
- За день — Сумма оплаты за пользование кредитом за день.
- Залог — Описание предмета залога
- Кнопка [Выдано] — При нажатии на эту кнопку в Кассовой книге программы создается запись об выдаче суммы займа.
- Займ выдан — Признак того что займ выдан клиенту (была нажата кнопка [Выдано]). Не нужно включать этот признак вручную. Все операции с деньгами по данному договору видны в таблице, расположенной на вкладке «Оплата» этого окна.
- Сотрудник — Кто оформил договор (заполняется автоматически). В программе ведется история всех операций по каждому договору. Историю договора можно посмотреть нажав кнопку «Операции с договором» , расположенную в нижней части этого окна.
- Примечание — Строка произвольных примечаний к договору
Вкладка «Клиент»:
- Клиент — Фамилия имя и отчество клиента. Нажатие на кнопку , расположенную справа от этого поля вызывает окно выбора клиента из Справочника клиентов программы.
- Паспорт — Серия и номер паспорта клиента
- Выдан — Кем и когда выдан документ
- Адрес — Адрес прописки клиента
- Телефоны — Контактные телефоны клиента
- Родился — Дата рождения
- Прочее — Другие данные о клиенте. Например место рождения клиента
Вкладка «Оплата»:
На этой вкладке расположена таблица, в которой фиксируются все операции с деньгами (выдача займа и платежи клиента) по данному Договору. Записи об операциях в эту таблицу заносятся при помощи стандартных кнопок «Добавить«, «Изменить» и «Удалить«, расположенных над таблицей.
В поле «Оплачено» видна общая сумма платежей по данному договору. В поле «Долг» видна задолженность клиента.
Вкладка «Выкуп»:
- Возвращено — Дата возврата. Сюда вводится действительная дата возврата, исходя из которой вычисляется сумма для расчета с клиентом.
- Просрочка — Число дней просрочки. Вычисляется автоматически исходя из реального срока возврата и срока займа.
- За займ — Сумма оплаты за пользование займом. (За процент за пользование кредитом).
- Просрочка — Сумма за просрочку от стоимости займа.
- Дополнит. — Сумма любых дополнительных платежей.
- Оплачено — Общая сумма всех платежей клиента по этому договору. Вычисляется на вкладке «Оплата».
- Доплатить — Сумма, которую должен доплатить клиент на момент возврата.
Записи об операциях с деньгами доступны также в Кассовой книге, где собирается информация обо всех операциях с деньгами и делаются соответствующие финансовые отчеты.
Вкладка «График платежей»:
На этой вкладке расположена таблица с записями графика планируемых платежей клиента. Записи об операциях в эту таблицу заносятся при помощи стандартных кнопок «Добавить«, «Изменить» и «Удалить«, расположенных над таблицей.
В поле «Итого по графику» видна общая планируемая сумма платежей в соответствии с Графиком платежей.
Кнопки «По понедельникам» и «В конце месяца» предназначены для автоматического заполнения графика платежей по соответствующей методике.
Кнопку «Оплачено» («галочка») удобно использовать для переключения признака «Оплачено» выделенной записи графика платежей.
Содержание документации
Источник
Регистрация договоров — не обязательное требование. Но учет документов в отдельном журнале систематизирует заключенные соглашения и позволяет, при необходимости, оперативно найти нужный документ. Разбираем, как организовать учет договорных отношений в вашей компании.
Назначение журнала
В законе нет строгих требований к процедуре учета и систематизации договоров. Документооборот в этой части коммерческая организация определяет самостоятельно.
Журнал регистрации необходим для систематизации заключенных договоров по ряду идентифицирующих параметров — дата, контрагенты, тип и предмет договора, — и оперативного поиска документов. В реестр можно заносить все договоры, но для кадрового учета необходимо применять отдельный журнал.
Организация учета и хранение
Учет можно организовать централизованно, но если компания большая, удобнее поручить структурным подразделением ведение собственных журналов регистрации договоров. Рационально организовать ведение по типу договорных отношений: хозяйственные, поставки, услуг и т.п. Отдельно регистрируются контракты, заключенные в рамках тендеров, конкурсов.
Журнал регистрации договоров, как правило, открывается с начала календарного года на следующий год или может вестись в течение неопределенного периода – как решит сама организация. Там же регистрируются и последующие приложения, допсоглашения к договорам.
Если в компании нет отдела делопроизводства, ведение реестра можно поручить секретарю или юристу. Чаще всего, договоры учитываются и хранятся в бухгалтерии. Если в вашей компании нет специалистов, готовых помочь с ведением локальных документов, обратитесь за помощью к специалистам сервиса Главбух Ассистент. Они помогут навести порядок в бухгалтерской отчетности и кадровой документации.
В большинстве сегодня реестры ведут электронно. Для записей вручную можно завести отдельный сшив или тетрадь. Правила ведения закрепите в учетной политике.
Договоры нумеруются способом, который определяет сама компания. Сквозная нумерация, начатая с определенного периода (например, с начала года), может дополняться буквенным обозначением и символами, например, нумерация №34-2019-05/ДП означает: договор поставки заключен в мае 2019 года и зарегистрирован под номером 34.
Статьи в помощь предпринимателю:
- Существенные условия договора поставки.
- Виды гражданско-правовых договоров.
- Какие бывают типы договоров.
Форма журнала
Компания самостоятельно устанавливает параметры для идентификации договора в реестре, компания устанавливает самостоятельно. В основном, это такие сведения:
- порядковый номер записи в журнале,
- номер регистрации по утвержденному правилу,
- тип договора,
- предмет (суть) договора,
- дата заключения,
- срок действия,
- наименование стороны-контрагента,
- ответственное структурное подразделение (сотрудник, заключивший договор),
- место хранение журнала.
Форма зависит от особенностей и профиля бизнеса, например, в торговой компании логично вести отдельные журналы для договоров с заказчиками и поставщиками.
Пример, как выглядит журнал регистрации договоров с поставщиками, образец:
Дата, которая отражается в реестре — дата заключения договора и факт регистрации в журнале не влияет на вступление договора в силу.
Регистрируя трудовые договоры, кадровик просит сотрудника расписаться в получении своего экземпляра, поэтому кадровый журнал дополняется графой для подписи трудоустроенного лица.
Узнать подробно, как составить внутренние кадровые документы, можно из отдельной тематической статьи.
Распространенным вариантом ведения реестра считается работа в таблицах Microsoft Excel, где удобно сортировать данные для поиска и анализа сведений. Именно так в таком формате можно скачать бесплатно образец журнала регистрации договоров по ссылке.
Для новостей малого бизнеса мы запустили специальный канал в Telegram и группы во Вконтакте, Фейсбуке и Одноклассниках. Присоединяйтесь! Даже Твиттер есть.
3 000 рублей на рекламу в Яндекс.Директ каждому читателю. Получить ↓
Источник
Когда у компании договоров немного, нет необходимости систематизировать и вести их учет. Но это скорее исключение, с каждым днем договоров все больше и больше. Не запутаться в них, а также отслеживать сроки исполнения, систематизировать всю нужную информацию в одном месте и держать ее всегда под рукой поможет специальный журнал учета. Универсальной формы нет, поэтому его можно составить в произвольном виде (см. образец).
Структура журнала может быть разной. К примеру, если компания заключает договоры с одними и теми же клиентами, в журнале можно выделить для каждого из них отдельные страницы. Если договоров с каждым клиентом немного, можно организовать алфавитный учет по названию контрагента.
В журнал учета договоров можно включить любые графы, которые понадобятся финансовой службе. Как правило, это входящий номер и вид договора, наименование контрагента, стоимость. Кроме того, в журнал можно включить графу «Срок действия» – с ее помощью проще следить за необходимостью пролонгации договора.
Частенько программа «» Прозрачный бизнес » Зависает и получаешь данные проверки -///По заданным …
Таким образом, у налоговой и появляется статистика об уменьшении количества выездных проверок…
Право. Заявление надо будет подавать
О временном повышении? Смешно….
Получат право — или будут признаны независимо от желания?…
10 и 16 п.п. тарифа действуют еще с 2010 года. Ст. 6 27-ФЗ.
Вам никуда ничего вставлять не надо. Баллы считает ПФР. Берет начисленный доход из отчета работод…
Мне по одному заявление в ЛК ИП даже подтверждение принятия пришло, а в сервисе и в ЛК написано, …
На сегодняшний день, никакой пользы для себя в этом списке я не вижу…Просто, отображение любой …
Для трудоголиков, у которых работа -это единственное развлечение в жизни, идеальный вариант. …
у IT взносы 8 %, какие 16% и куда их вставлять%
Так вот и читайте внимательно:Индивидуальная часть тарифа 16%. Статья 22 закона 167-ФЗ. Т.е. бер…
Так я для этого и пишу, если получит документ человек без экономического образования, пойдет гугл…
читаем нормативку и потом делаем выводы 18. Величина индивидуального пенсионного коэффициента оп…
Абсолютно. По вашему все работники льготников по взносам получают меньше баллов, потому что их ра…
Это вы бухгалтер, для вас это привычная ситуация. А теперь представьте, что это получает человек,…
Там просто список. Как Вы хотите его юзать?
Моя позиция в том, чтобы предотвратить возможные последствия, а не собирать потом административки…
Молодцы! Приятно почитать!
Люди (госслужащие), которые делают подобные таблицы, совершенно не думают об удобстве для тех, кт…
Речь идет, скажем так, о культуре производства. Есть такое слово «юзабилити».Про Ctrl-F я знаю….
Никак. Потому что баллы для пенсии считают от дохода, который облагается взносами, а не от суммы …
Зачем Вам их читать? Чтобы найти то что интересует воспользуйтесь поиском, это кнопочка с бинокле…
Интересно, как 0%-взносы повлияют на пенсию сотрудников
У меня с памятью все в порядке. Для расчета при доначислении НДС берутся конкретные доходы физлиц…
Самое главное, никто в этом двадцатьтысячном году не сможет опровергнуть прогноз …
Ну и шлите в ответ «читайте НК РФ», а не талмуды своих документов. …
подала вчера заявление, сегодня проверила — нет его. Интересно скрин шот этой страницы как то пом…
не очень понятно: Вы не могли прочесть перечень предприятий? или потратили полдня, что бы среди п…
Вы противоречите себе через сообщение.
Составители данных таблиц когда-нибудь задумывались над тем, насколько их таблицы тяжело читаемы?…
УК РФ, статья 160, ч.3. До шести лет. А может даже ч.4 — до 10 лет… А вы — налог начислять… В…
Источник