Во многих организациях есть документ под названием «Журнал регистрации договоров», в который вносятся сведения обо всех проведенных сотрудниками предприятия сделках, контрактах и соглашениях.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк журнала регистрации договоров .docСкачать образец журнала регистрации договоров .doc
Для чего нужен журнал, его значение
Все что касается заключаемых работниками компании договоров подлежит обязательной регистрации и учету. Наиболее распространенный и простой путь реализации этих задач – создание специального журнала. Роль его довольно проста: с его помощью сотрудники предприятия фиксируют наиболее важную, первичную информацию обо всех проводимых сделках. Таким образом, он позволяет вести учет, систематизировать документооборот, а также дает полную информацию о работнике, который несет ответственность за исполнение того или иного соглашения.
Минимальные сведения, которые требуется внести в журнал регистрации договоров: это номер и дату формирования каждого документа, но в зависимости от потребностей организации этот список может быть существенно расширен. Кроме того, в журнал можно включать информацию не только о собственно договорах, но и обо всех приложениях к ним, в том числе дополнительных соглашениях, технических заданиях, актах выполненных работ и т.п.
Следует отметить, что журнал никоим образом не свидетельствует о том, что условия каждого внесенного в него договора, были выполнены в полном объеме.
Какие договоры фиксируются в журнале
В журнал могут вноситься все договоры, заключаемые работниками организации. Однако если предприятие достаточно крупное, то в каждом его структурном подразделении может быть свой собственный бланк журнала, также журналы могут разделяться по типу договоров (например, отдельные — по договорам поставки, договорам рекламы, юридическим договорам и т.п.). Такой подход позволяет грамотно систематизировать учет и избежать путаницы.
Журнал может вестись в течение какого-то определенного временного отрезка (месяц, квартал, полугодие, год), или же в течение неопределенного срока – все зависит от того, какое правило в отношении этого параметра закреплено в учетной политике фирмы.
Где хранить журнал
Журнал должен находиться под присмотром ответственного работника, который не только занимается его ведением (т.е. вносит в него данные обо всех заключаемых договорах), но и осуществляет надзор за его хранением. Это может быть секретарь организации, делопроизводитель, юрист или любой другой сотрудник, наделенный соответствующими полномочиями, которые обозначены в его должностной инструкции или же назначенный на это отдельным приказом директора предприятия.
Можно ли обойтись без этого документа
Наличие журнала в компании не является строго обязательным, поскольку в законодательстве не указана необходимость его применения.
Однако, при помощи него можно зафиксировать не только сам факт создания какого-либо договора, но и в случае надобности срочно его отыскать – а это достаточно веские основания для того, чтобы завести такой учетный документ.
Как составить журнал
Журнал может вестись в произвольном виде – стандартного, унифицированного его образца нет. Основная его часть всегда формируется в виде таблицы, в которой может быть сколько угодно строк – в зависимости от потребностей работников предприятия и видения ими документа. Как правило, в организациях есть свой бланк, разработанный и утвержденный руководством и рекомендованный к применению – именно его и берут сотрудники за основу.
Оформление журнала, особенности
К оформлению журнала регистрации договоров, ровно как и к его содержанию, никаких особенных требований не предъявляется, а это означает, что вести его можно как в рукописном, так и в электронном виде. Если бланк ведется в электронном виде, распечатывать его не обязательно, за исключением тех случаев, когда в нем имеется столбик для подписей работников, заключивших ту или иную сделку.
Журнал может быть самого разного объема, но обычно он имеет не одну, а множество страниц (в активно работающих организациях количество заключенных договоров может исчисляться не только десятками, а даже сотнями). Если в качестве журнала не используется, например, тетрадь, а берутся обычные листы А4 формата, то их следует пронумеровать по порядку и после этого прошить суровой нитью (можно и степлером, но он не всегда гарантирует надежность скрепления), отметив на последней странице количество страниц и поставив дату и подпись ответственного работника.
Образец журнала регистрации договоров
Если вам понадобилось сформировать журнал регистрации договоров, который вы ранее никогда не делали, посмотрите образец документа и прочитайте разъяснения к нему. С их помощью вам без особых усилий удастся создать нужный формуляр.
- Вначале напишите наименование организации, ниже укажите лицо, которое является ответственным за ведение журнала (его должность, фамилию, имя, отчество), а также дату начала ведения журнала (после его окончания не лишним будет также сделать соответствующую отметку).
- Далее переходите к основной части, которую, как уже было сказано выше целесообразно оформить в виде таблицы. Количество столбцов в ней может быть произвольным, но обязательно должны быть столбики о номере договора, дате его заключения, виде документа (договор или доп. соглашение к нему), название контрагента, его адрес. Также в бланк нужно включить данные о том, кто именно внутри организации заключил и ведет договор, количество экземпляров, место хранения каждого такого документа (оно может быть централизованным или договоры могут храниться в разных подразделениях).
- Если вы считаете необходимым, можете дополнить бланк и другими сведениями, имеющими значение именно в вашей ситуации. Например, о кратком содержании, сумме договора, периоде его действия, полном количестве приложений к договору, столбик для подписи ответственного работника, примечаний и т.д.
Источник
В Журнале учета договоров хранятся все оформленные договора. Вызывается это окно кнопкой «Договора» в панели инструментов программы, либо через пункты главного меню программы «Данные» — «Договора«.
Договора в журнале можно упорядочить и искать «по Номерам» и «по Датам» (по возрастанию даты возврата), выбрав соответствующий способ сортировки (вкладку в верхней части окна «Договора»).
По умолчанию в списке договоров показываются только договора ТЕКУЩЕЙ фирмы (указанной в окне настройки программы как «Фирма по умолчанию»). Чтобы увидеть все договора нужно включить признак «Все фирмы«, расположенный в верхней части окна. Доступ к этому признаку можно запретить для некоторых категорий сотрудников при помощи объекта доступа с обозначением ShowAllFirm. Это требуется для организации работы нескольких фирм (филиалов) с общей базой данных.
Список договоров можно ограничить при помощи Фильтра. Для выбора Фильтра в верхней части окна имеется поле с названием фильтра и кнопка «Выбрать фильтр» . Те же самые фильтры применяются и в Отчетах по договорам для расширения их функций.
В верхней части окна расположены кнопки, при помощи которых выполняются основные операции в Журнале:
Добавление и изменение Договора производится при помощи следующего окна:
Поля этого окна имеют следующее назначение:
- Договор № — Учетный номер договора. Заполняется автоматически на единицу больше номера последнего договора.
- Валюта — Выбор валюты договора при помощи справочника «Валюты».
- Фирма — Код фирмы, в соответствии со Справочником фирм. Реквизиты этой фирмы будут использоваться при печати документов по данному договору.
- Дата — Дата начала срока кредита договора
- Сумма — Сумма займа
- Месяцев — Срок займа в месяцах. Это поле (и также два следующих поля) видны только в случае, если в окне настройки программы не включен признак «Использовать Процент за пользование кредитов за день».
- За месяц % — Процент оплаты за пользование кредитом за месяц.
- За месяц — Сумма оплаты за пользование кредитом за месяц.
- На срок — Срок в днях, на который выдается займ. Это поле (и также два следующих поля) видны только в случае, если в окне настройки программы включен признак «Использовать Процент за пользование кредитов за день».
- За день % — Процент оплаты за пользование кредитом за день.
- За день — Сумма оплаты за пользование кредитом за день.
- Залог — Описание предмета залога
- Кнопка [Выдано] — При нажатии на эту кнопку в Кассовой книге программы создается запись об выдаче суммы займа.
- Займ выдан — Признак того что займ выдан клиенту (была нажата кнопка [Выдано]). Не нужно включать этот признак вручную. Все операции с деньгами по данному договору видны в таблице, расположенной на вкладке «Оплата» этого окна.
- Сотрудник — Кто оформил договор (заполняется автоматически). В программе ведется история всех операций по каждому договору. Историю договора можно посмотреть нажав кнопку «Операции с договором» , расположенную в нижней части этого окна.
- Примечание — Строка произвольных примечаний к договору
Вкладка «Клиент»:
- Клиент — Фамилия имя и отчество клиента. Нажатие на кнопку , расположенную справа от этого поля вызывает окно выбора клиента из Справочника клиентов программы.
- Паспорт — Серия и номер паспорта клиента
- Выдан — Кем и когда выдан документ
- Адрес — Адрес прописки клиента
- Телефоны — Контактные телефоны клиента
- Родился — Дата рождения
- Прочее — Другие данные о клиенте. Например место рождения клиента
Вкладка «Оплата»:
На этой вкладке расположена таблица, в которой фиксируются все операции с деньгами (выдача займа и платежи клиента) по данному Договору. Записи об операциях в эту таблицу заносятся при помощи стандартных кнопок «Добавить«, «Изменить» и «Удалить«, расположенных над таблицей.
В поле «Оплачено» видна общая сумма платежей по данному договору. В поле «Долг» видна задолженность клиента.
Вкладка «Выкуп»:
- Возвращено — Дата возврата. Сюда вводится действительная дата возврата, исходя из которой вычисляется сумма для расчета с клиентом.
- Просрочка — Число дней просрочки. Вычисляется автоматически исходя из реального срока возврата и срока займа.
- За займ — Сумма оплаты за пользование займом. (За процент за пользование кредитом).
- Просрочка — Сумма за просрочку от стоимости займа.
- Дополнит. — Сумма любых дополнительных платежей.
- Оплачено — Общая сумма всех платежей клиента по этому договору. Вычисляется на вкладке «Оплата».
- Доплатить — Сумма, которую должен доплатить клиент на момент возврата.
Записи об операциях с деньгами доступны также в Кассовой книге, где собирается информация обо всех операциях с деньгами и делаются соответствующие финансовые отчеты.
Вкладка «График платежей»:
На этой вкладке расположена таблица с записями графика планируемых платежей клиента. Записи об операциях в эту таблицу заносятся при помощи стандартных кнопок «Добавить«, «Изменить» и «Удалить«, расположенных над таблицей.
В поле «Итого по графику» видна общая планируемая сумма платежей в соответствии с Графиком платежей.
Кнопки «По понедельникам» и «В конце месяца» предназначены для автоматического заполнения графика платежей по соответствующей методике.
Кнопку «Оплачено» («галочка») удобно использовать для переключения признака «Оплачено» выделенной записи графика платежей.
Содержание документации
Источник
Тематика документа: Книга
Файл текстовой версии: 1,5 кб
Открыть документ в галерее:
Текст документа:
——————————————————————————————-
¦ Номер ¦ Дата ¦ Наименование предприятия ¦ Предмет ¦ Сумма ¦ Примечание ¦
¦ договора ¦ договора ¦ (учреждения, организации), ¦ договора ¦ договора ¦ ¦
¦ ¦ ¦ с которым заключен договор ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+———-+———-+—————————-+—————+———-+————+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+———-+———-+—————————-+—————+———-+————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+———-+———-+—————————-+—————+———-+————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+———-+———-+—————————-+—————+———-+————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
————+———-+—————————-+—————+———-+————-
Приложения к документу:
- Книга учета договоров.pdf (Adobe Reader)
Какие документы есть еще:
- Все документы из раздела «Книга»
- Рубрикатор всех типовых образцов и бланков документов Белоруссии
Что еще скачать по теме «Книга»:
- Книга учета доходов и расходов
- Книга учета драгоценных камней. Форма № 0402380220
- Книга учета закладки уничтожаемого оружия в ящики комиссией ДФиТ МВД
- Книга учета заявлений о принятии мер по охране наследства и (или) управлению им
- Книга учета заявлений о выдаче проездного документа. Форма № 2-ВВ(ПВ) иг, лбг
- Книга учета и выдачи решений суда о расторжении брака (в районных (городских), межгарнизонных военных судах Республики Беларусь) (Форма)
- Книга учета и выдачи специальных удостоверений членам комиссии, осуществляющим государственный контроль безопасности полетов воздушных судов государственной авиации
- Книга учета и выдачи служебных удостоверений должностных лиц государственной лесной охраны Республики Беларусь
- Книга учета исполнительных документов и исполнительных производств
- Книга учета исполнительных производств о возмещении материального ущерба, причиненного преступлением
- Каким должен быть правильно составленный трудовой договор
Трудовой договор определяет взаимоотношения работодателя и сотрудника. От того, насколько досконально будут учтены условия взаимоотношения сторон, его заключивших, зависит соблюдение сторонами прав и обязательств, им предусмотренных. - Как грамотно составить договор займа
Взятие денег в заем – явление, достаточно, характерное и распространенное для современного общества. Юридически правильным будет оформить кредитный заем с последующим возвратом средств документально. Для этого стороны составляют и подписывают договор займа. - Правила составления и заключения договора аренды
Ни для кого не секрет, что юридически грамотный подход к составлению договора или контракта является гарантией успешности сделки, ее прозрачности и безопасности для контрагентов. Правоотношения в сфере найма не исключение. - Гарантия успешного получения товаров – правильно составленный договор поставки
В процессе хозяйственной деятельности многих фирм наиболее часто используется договор поставки. Казалось бы, этот простой, по своей сути, документ должен быть абсолютно понятным и однозначным.
Источник
Регистрация договоров — не обязательное требование. Но учет документов в отдельном журнале систематизирует заключенные соглашения и позволяет, при необходимости, оперативно найти нужный документ. Разбираем, как организовать учет договорных отношений в вашей компании.
Назначение журнала
В законе нет строгих требований к процедуре учета и систематизации договоров. Документооборот в этой части коммерческая организация определяет самостоятельно.
Журнал регистрации необходим для систематизации заключенных договоров по ряду идентифицирующих параметров — дата, контрагенты, тип и предмет договора, — и оперативного поиска документов. В реестр можно заносить все договоры, но для кадрового учета необходимо применять отдельный журнал.
Организация учета и хранение
Учет можно организовать централизованно, но если компания большая, удобнее поручить структурным подразделением ведение собственных журналов регистрации договоров. Рационально организовать ведение по типу договорных отношений: хозяйственные, поставки, услуг и т.п. Отдельно регистрируются контракты, заключенные в рамках тендеров, конкурсов.
Журнал регистрации договоров, как правило, открывается с начала календарного года на следующий год или может вестись в течение неопределенного периода – как решит сама организация. Там же регистрируются и последующие приложения, допсоглашения к договорам.
Если в компании нет отдела делопроизводства, ведение реестра можно поручить секретарю или юристу. Чаще всего, договоры учитываются и хранятся в бухгалтерии. Если в вашей компании нет специалистов, готовых помочь с ведением локальных документов, обратитесь за помощью к специалистам сервиса Главбух Ассистент. Они помогут навести порядок в бухгалтерской отчетности и кадровой документации.
В большинстве сегодня реестры ведут электронно. Для записей вручную можно завести отдельный сшив или тетрадь. Правила ведения закрепите в учетной политике.
Договоры нумеруются способом, который определяет сама компания. Сквозная нумерация, начатая с определенного периода (например, с начала года), может дополняться буквенным обозначением и символами, например, нумерация №34-2019-05/ДП означает: договор поставки заключен в мае 2019 года и зарегистрирован под номером 34.
Статьи в помощь предпринимателю:
- Существенные условия договора поставки.
- Виды гражданско-правовых договоров.
- Какие бывают типы договоров.
Форма журнала
Компания самостоятельно устанавливает параметры для идентификации договора в реестре, компания устанавливает самостоятельно. В основном, это такие сведения:
- порядковый номер записи в журнале,
- номер регистрации по утвержденному правилу,
- тип договора,
- предмет (суть) договора,
- дата заключения,
- срок действия,
- наименование стороны-контрагента,
- ответственное структурное подразделение (сотрудник, заключивший договор),
- место хранение журнала.
Форма зависит от особенностей и профиля бизнеса, например, в торговой компании логично вести отдельные журналы для договоров с заказчиками и поставщиками.
Пример, как выглядит журнал регистрации договоров с поставщиками, образец:
Дата, которая отражается в реестре — дата заключения договора и факт регистрации в журнале не влияет на вступление договора в силу.
Регистрируя трудовые договоры, кадровик просит сотрудника расписаться в получении своего экземпляра, поэтому кадровый журнал дополняется графой для подписи трудоустроенного лица.
Узнать подробно, как составить внутренние кадровые документы, можно из отдельной тематической статьи.
Распространенным вариантом ведения реестра считается работа в таблицах Microsoft Excel, где удобно сортировать данные для поиска и анализа сведений. Именно так в таком формате можно скачать бесплатно образец журнала регистрации договоров по ссылке.
Для новостей малого бизнеса мы запустили специальный канал в Telegram и группы во Вконтакте, Фейсбуке и Одноклассниках. Присоединяйтесь! Даже Твиттер есть.
3 000 рублей на рекламу в Яндекс.Директ каждому читателю. Получить ↓
Источник
