Актуально на: 26 января 2017 г.
В соответствии с договором займа одна сторона (займодавец) передает в собственность другой стороне (заемщику) деньги или другие вещи, определенные родовыми признаками, а заемщик обязуется возвратить полученное по договору (п. 1 ст. 807 ГК РФ).
Какие на предоставленные займы делаются проводки в бухгалтерском учете займодавца, расскажем в нашей консультации.
Учет выданных займов: проводки
Бухгалтерские проводки по займам будут зависеть от того, признается ли выдача займа финансовым вложением для займодавца.
Мы рассматривали в отдельной консультации условия для признания финансовых вложений.
Применительно к займу финансовым вложением будет считается лишь процентный заем. Если заем выдается без процентов, то и учет его будет вестись не на счете учета финансовых вложений, а на счете учета расчетов.
На займы выданные проводки будут такие (Приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н):
Заем в неденежной форме облагается НДС у займодавца (пп. 1 п. 1 ст. 146, пп. 15 п. 3 ст. 149 НК РФ). Поэтому при предоставлении неденежного займа займодавец должен начислить НДС:
Возврат займа: проводки
Если на займы выданные в бухгалтерских проводках кредитуются счета учета имущества, передаваемого взаймы, то при возврате эти счета дебетуются, т. е. делаются обратные проводки:
При возврате неденежных займов заемщик предъявляет займодавцу сумму НДС:
Займ сотрудникам: проводки
При предоставлении процентных займов работникам организации может использоваться как счет 58, так и специальный счет для учета расчетов с персоналом по прочим операциям счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»:
Какой счет использовать, 58 или 73, организация определяет самостоятельно и закрепляет этот порядок в своей Учетной политике для целей бухгалтерского учета.
Соответственно, возврат займов будет отражаться обратными записями:
Беспроцентные займы работникам всегда отражаются на счете 73.
Проценты по краткосрочным займам: проводки
Независимо от того, предоставлен долгосрочный или краткосрочный заем, начисление процентов по нему будет отражаться следующими записями:
Источник
Денежный заем сотруднику
Предоставление денежного займа сотруднику — довольно распространенная операция в Украине. Такой заем бывает беспроцентным и за плату (процентным). Заем денег за плату является финансовой услугой и может предоставляться только финансовыми учреждениями1. Поэтому те работодатели, которые не являются финучреждениями, могут предоставить сотруднику только беспроцентный денежный заем. Итак, рассмотрим, как правильно документально оформить заем сотруднику, как отразить операцию по предоставлению займа и его возврату в учете и отчетности.
Документальное оформление займа
Для того чтобы предоставить заем, в большинстве случаев необходимо обязательно оформить договор в письменном виде. В соответствии со ст. 1047 Гражданского кодекса Украины (далее — ГКУ), договор займа оформляется в письменном виде, если его сумма не менее чем в десять раз превышает установленный законом размер необлагаемого минимума доходов граждан (в 2011 г. — 170,00 грн), а в случаях когда займодателем является юридическое лицо, — независимо от суммы.
На что нужно обратить внимание при составлении договора о денежном займе:
1) договор денежного займа считается заключенным с момента передачи денег заемщику (ч. 1 ст. 1046 ГКУ). Денежный заем считается возвращенным заимодателю в момент зачисления одолженной денежной суммы на его банковский счет (ч. 3 ст. 1049 ГКУ). Однако данная норма противоречит ч. 1 ст. 1049 ГКУ, который гласит, что заемщик должен вернуть полученный заем в том порядке, который установлен договором. Поэтому на практике датой возврата займа будет дата его погашения в порядке, установленном договором, а если по какой-то причине такой порядок договором не установлен, то согласно ч. 3 ст. 1049 ГКУ — по дате зачисления средств на банковский счет заимодателя;
2) поскольку речь идет о займе, в договоре обязательно должен быть определен срок его возврата (в противном случае такой заем будет признан безвозвратной финансовой помощью). В то же время предельный срок предоставления займа ГКУ не установлен, а значит, устанавливается только по соглашению сторон договора;
3) заимодатель имеет право на получение от заемщика процентов от суммы займа, если иное не установлено договором или законом. Размер и порядок получения процентов устанавливаются договором. Если договором не установлен размер процентов, он определяется на уровне учетной ставки НБУ. В случае отсутствия другой договоренности сторон проценты выплачиваются ежемесячно до дня возврата займа (ч. 1 ст. 1048 ГКУ). Поэтому нефинансовые учреждения, желающие предоставить заем сотруднику, обязательно должны отдельно указать в договоре, что заем беспроцентный2 (см. образец 1);
Образец 1
Договор беспроцентного денежного займа
4) заем, предоставленный по договору беспроцентного займа, может быть возвращен заемщиком досрочно, если иное не установлено договором (ч. 2 ст. 1049 ГКУ).
Денежный заем может быть выдан как в наличной, так и безналичной форме. Поскольку речь идет о займе обычному физлицу, а не физлицу-СПД, ограничения по наличным расчетам3 ни на операцию по выдаче займа, ни на операцию по его возврату в кассу заимодателя не распространяются. Заем может быть как выдан, так и погашен частями, а не общей суммой, если иное не установлено договором.
1 В соответствии с пп. 5 п. 1 ст. 1 и пп. 6 п. 1 ст. 4 и ст. 5 Закона Украины от 12.07.2001 г. №2664-III «О финансовых услугах и государственном регулировании рынков финансовых услуг».
2 В соответствии с Распоряжением от 31.03.2006 г. №5555 юрлица-нефинансовые учреждения предоставляют денежные средства только в безпроцентный заем.
3 Установлены п. 2.3 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте Украины, утвержденного постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. №637 и постановлением Правления НБУ от 09.02.2005 г. №32.
Документом, подтверждающим выдачу займа, будет либо расходный кассовый ордер, либо платежное поручение на перечисление средств с текущего счета и выписка банка. Документом, подтверждающим возврат займа, будет приходный кассовый ордер (у заимодателя), квитанция к нему (у заемщика) либо выписка банка о зачислении средств на текущий счет (у заимодателя) и квитанция банка (у заемщика).
Бухгалтерский и налоговый учет
В бухгалтерском учете расчеты с сотрудником по займу не отражаются на счете 66 «Расчеты по оплате труда», поскольку, как уже было сказано выше, отношения займа — не трудовые, а гражданско-правовые. Для учета расчетов с заемщиком используется субсчет 377 «Расчеты с прочими дебиторами». В соответствии с Инструкцией №2911, этот субсчет можно использовать в том числе и для всех видов расчетов с работниками, кроме расчетов по заработной плате и по подотчетным средствам. По дебету этого субсчета отражается выдача займа, а по кредиту — его возврат или списание.
Поскольку речь идет о займе обычному физлицу, а не физлицу-СПД, ограничения по наличным расчетам ни на операцию по выдаче займа, ни на операцию по его возврату в кассу заимодателя не распространяются.
Если срок договора займа больше года, такая задолженность относится к долгосрочной и отражается на субсчете 183 «Прочая дебиторская задолженность». Когда срок погашения части займа станет меньше 12 месяцев с даты баланса, она будет переведена на субсчет 377 (Д-т 377 К-т 183).
В налоговом учете все еще проще. Операция по предоставлению денежного займа не облагается НДС (пп. 196.1.5 НКУ), а поэтому не отражается ни в реестре налоговых накладных, ни в отчетности по НДС. Операция по предоставлению денежного займа не изменяет ни налоговых доходов, ни налоговых расходов заимодателя — плательщика налога на прибыль (пп. 135.5.5 НКУ).2
В соответствии с пп. 165.1.31 НКУ сумма полученного займа не попадает в налогооблагаемый доход физлица-сотрудника. Однако в случае если заимодатель аннулирует долг сотрудника перед ним либо если заем не будет возвращен до истечения сроков исковой давности (1095 дней с даты истечения срока возврата займа или другой срок, установленный согласно гл. 19 ГКУ), сумма займа станет налогооблагаемым доходом сотрудника (пп. 164.2.7, пп. «д» пп. 164.2.17 НКУ). Обратите внимание: на доход в виде аннулированной задолженности по денежному займу и в виде задолженности по денежному займу, по которой истек срок исковой давности, не распространяется действие п. 164.5 НКУ, и так называемый натуральный коэффициент для определения суммы такого дохода применять не нужно.
В соответствии с пп. «д» пп. 164.2.17 НКУ, в случае аннулирования долга по займу заимодатель должен уведомить об этом заемщика и отразить сумму возникшего у сотрудника дохода в отчете по форме №1ДФ (отдельной строкой, с признаком дохода 126). А сотрудник обязан подать годовую декларацию о доходах3 и уплатить НДФЛ по результатам такого декларирования самостоятельно.
1 Инструкция по применению Плана счетов, утвержденная приказом Минфина Украины от 30.11.99 г. №291.
2 НКУ не использует термин «заем», однако оперирует термином «возвратная финансовая помощь» (пп. 14.1.257 НКУ), определение которого совпадает с определением беспроцентного займа.
3 Пока форма годовой декларации о доходах (форма №1) не изменилась, и утверждена она приложением 1 к Инструкции о налогообложении доходов физических лиц от занятия предпринимательской деятельностью, утвержденной приказом Главной государственной налоговой инспекции Украины от 21.04.93 г. №12.
В случае истечения срока исковой давности и невозвращения займа также в отчете по форме №1ДФ отражается доход заемщика с признаком дохода 107. И в этом случае также, в соответствии с пп. 164.2.7 НКУ, физлицо самостоятельно уплачивает НДФЛ с такого дохода и указывает такой доход в годовой декларации о доходах.
Обратите внимание: поскольку мы уже расценивали денежный заем как возвратную финансовую помощь и на основании пп. 165.1.31 НКУ не облагали его НДФЛ при получении сотрудником, может возникнуть вопрос: а не является ли сумма задолженности по такому займу, которая была аннулирована или по которой истек срок исковой давности, безвозвратной финансовой помощью, и не следует ли на этом основании считать такую помощь «дополнительным благом» и применять для ее налогообложения пп. «г» пп. 164.2.17 НКУ? С точки зрения автора, нет, так как пп. 164.2.7 и пп. «д» пп. 164.2.17 являются специальными нормами, прямо описывающими налогообложение того вида дохода, который физлицу предоставляется. Поэтому использовать общую норму, относящуюся к безвозвратной финансовой помощи вообще, не нужно.
Пример 1 Сотруднику во II квартале 2011 г. предоставлен из кассы денежный беспроцентный заем в сумме 10000,00 грн. До конца 2011 г., как и было предусмотрено условиями договора, сотрудник возвращает заем в кассу в полном размере. Отражение соответствующих операций в учете заимодателя показано в таблице 1.
Таблица 1
Отражение в учете предоставления денежного беспроцентного займа работнику и его возврата (к примеру 1)
Пример 2 Сотруднику во II квартале 2011 г. предоставлен из кассы денежный беспроцентный заем в сумме 10000,00 грн. В IV квартале 2011 г. задолженность по займу была аннулирована в полном размере. Отражение соответствующих операций в учете заимодателя показано в таблице 2.
Таблица 2
Отражение в учете предоставления денежного беспроцентного займа работнику и его аннулирования (к примеру 2)
В отчете по форме №1ДФ сумма полученного сотрудником дохода, в соответствии с пп. «д» пп. 164.2.17 НКУ, отразится следующим образом (см. образец 2).
Образец 2
Заполнение отчета по форме №1ДФ (фрагмент)
Сотрудник обязан подать декларацию о доходах за 2011 г., в которой должен быть отражен полученный доход в виде аннулированного заимодателем долга, и самостоятельно уплатить НДФЛ.
Анна БЫКОВА, «Дебет-Кредит»
Источник
Организация может предоставить заем как своим сотрудникам, так и другим гражданам, не являющимся сотрудниками организации, – в денежной или натуральной форме (п. 1 ст. 807 ГК РФ).
Документальное оформление
Предоставление (получение назад) заемных средств оформите соответствующими первичными документами в зависимости от вида отпускаемого (поступающего) имущества (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Например, выдачу займа наличными деньгами оформите расходным кассовым ордером по форме № КО-2.
Денежный заем
Для учета денежных займов, предоставленных сотрудникам, используйте счет 73-1 «Расчеты по предоставленным займам» (Инструкция к плану счетов). Если заем сотруднику процентный, его можно отразить на счете 58-3 «Предоставленные займы».
После того как организация выдала сотруднику деньги или перевела их на его банковский счет, в учете сделайте запись:
Дебет 73-1 (58) Кредит 50 (51)
– выдан денежный заем сотруднику.
Если же денежный заем предоставлен гражданину, который не является сотрудником организации, то его выдачу оформите проводкой:
Дебет 76 (58) Кредит 50 (51)
– выдан денежный заем гражданину, не являющемуся сотрудником организации.
Это следует из Инструкции к плану счетов, а также пунктов 2 и 3 ПБУ 19/02.
Ситуация: как отразить в бухучете возврат займа сотрудником путем внесения денег в кассу (на банковский счет) другой организации в счет погашения задолженности заимодавца за поставленные товары (работы, услуги)?
При таком варианте возврата займа в бухучете отразите зачет кредиторской задолженности перед поставщиком и дебиторской задолженности сотрудника.
На дату перечисления сотрудником на расчетный счет (внесения в кассу) контрагента организации денег сделайте проводку:
Дебет 60 (76) Кредит 73-1
– произведен зачет между кредиторской задолженностью перед поставщиком и дебиторской задолженностью сотрудника.
Это следует из статьи 313 Гражданского кодекса РФ.
Пример отражения в бухучете возврата суммы займа сотрудником в счет погашения задолженности
ОАО «Производственная фирма Мастер» в январе выдала сотруднику А.И. Иванову заем в сумме 175 000 руб.
В апреле «Мастер» купил у ООО «Торговая фирма Гермес» товар на сумму 141 600 руб. (в т. ч. НДС – 21 600 руб.). В связи с недостатком средств на расчетном счете организации генеральным директором «Мастера» с согласия поставщика было принято решение о том, что Иванов часть своего долга вносит в кассу «Гермеса» в счет погашения задолженности за поставленный товар. Остаток задолженности Иванов в мае вносит в кассу.
В учете «Мастера» сделаны следующие проводки.
В январе:
Дебет 73-1 Кредит 50
– 175 000 руб. – выдан беспроцентный денежный заем сотруднику.
В апреле:
Дебет 41 Кредит 60
– 120 000 руб. (141 600 руб. – 21 600 руб.) – оприходованы приобретенные товары;
Дебет 19 Кредит 60
– 21 600 руб. – отражен «входной» НДС со стоимости приобретенных товаров;
Дебет 60 Кредит 73-1
– 141 600 руб. – погашена кредиторская задолженность перед поставщиком и часть дебиторской задолженности сотрудника.
В мае:
Дебет 50 Кредит 73-1
– 33 400 руб. (175 000 руб. – 141 600 руб.) – отражен возврат сотрудником оставшейся задолженности по займу.
Пример отражения в бухучете займа, выданного сотруднику под проценты в денежной форме
10 января ЗАО «Альфа» выдало менеджеру А.С. Кондратьеву процентный заем на приобретение автомобиля в сумме 12 000 руб. Заем предоставлен наличными деньгами. Срок возврата займа – 10 февраля.
По договору сотрудник возвращает заем частями по 6000 руб. ежемесячно. Сумма займа и проценты удерживаются из его зарплаты. Оклад Кондратьева – 40 000 руб. Размер и периодичность уплаты процентов договором не установлены. Следовательно, их размер равен ставке рефинансирования, действующей в день удержания части займа из зарплаты сотрудника (п. 1 ст. 809 ГК РФ).
Бухгалтер «Альфы» начисляет проценты и удерживает их из зарплаты Кондратьева в каждый последний день месяца. Ставка рефинансирования в период действия договора составляет 8,25 процента.
Бухгалтер «Альфы» сделал в учете следующие записи.
10 января:
Дебет 73-1 Кредит 50
– 12 000 руб. – выдан денежный заем сотруднику.
31 января:
Дебет 73-1 Кредит 91-1
– 57 руб. (12 000 руб. × 8,25% : 365 дн. × 21 дн.) – начислены проценты по займу за январь;
Дебет 70 Кредит 73-1
– 6057 руб. (6000 руб. + 57 руб.) – удержаны из зарплаты сотрудника часть долга и проценты за январь.
10 февраля:
Дебет 73-1 Кредит 91-1
– 14 руб. (6000 руб. × 8,25% : 365 дн. × 10 дн.) – начислены проценты по займу за февраль;
Дебет 70 Кредит 73-1
– 6014 руб. (6000 руб. + 14 руб.) – удержаны из зарплаты сотрудника часть долга и проценты за февраль.
Если заем предоставлен под проценты, их сумму включите в состав прочих доходов (п. 7 ПБУ 9/99). В бухучете проценты, полученные по денежным займам, отражайте по окончании каждого отчетного периода (ежемесячно) (п. 16 ПБУ 9/99):
Дебет 73-1 (76) Кредит 91-1
– начислены проценты по договору займа.
Даже если выданные процентные займы организация признает финансовыми вложениями, проценты нужно отражать на счете 76, а не 58. Ведь, чтобы проценты считались финансовыми вложениями, должны выполняться условия, прописанные в абзаце 4 пункта 2 ПБУ 19/02. Среди них способность приносить доход в будущем в форме процентов, дивидендов либо прироста стоимости. Это условие выполняется только тогда, когда причитающиеся к получению проценты увеличивают базу для начисления процентов в следующем отчетном периоде. То есть невостребованные проценты присоединяются к сумме основного долга.
При поступлении процентов сделайте проводку:
Дебет 50 (51, 70) Кредит 73-1 (76)
– получены проценты за пользование заемными деньгами.
Расчет суммы процентов оформите бухгалтерской справкой (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
Имущественный заем
Кроме денег, организация может одолжить сотруднику (гражданину) принадлежащее ей имущество. В данном случае сделка представляет собой заем в натуральной форме или товарный кредит. Это следует из пункта 1 статьи 807 Гражданского кодекса РФ.
В бухучете стоимость имущества, выдаваемого по договору займа, не включается в расходы, как при обычном выбытии (п. 3 ПБУ 10/99). Стоимость передаваемого имущества определите исходя из цены, по которой в сравнимых обстоятельствах обычно организация продает аналогичное имущество (п. 6.3 ПБУ 10/99).
Поступление материальных ценностей при возврате займа не является доходом (п. 3 ПБУ 9/99).
В зависимости от того, какое имущество является предметом займа в натуральной форме (товары, материалы, основные средства), в бухучете сделайте проводку:
Дебет 73-1 (76, 58) Кредит 41 (01, 10…)
– переданы товары (основные средства, материалы и т. д.) по договору займа (товарного кредита).
Для целей расчета НДС передача имущества по договору займа (товарного кредита) считается реализацией (п. 1 ст. 39 НК РФ, письма МНС России от 15 июня 2004 г. № 03-2-06/1/1367/22, УМНС России по г. Москве от 27 августа 2004 г. № 24-14/55637). То есть возникает объект налогообложения НДС (п. 1 ст. 146 НК РФ).
Поэтому, если заем в натуральной форме (товарный кредит) предоставляет организация – плательщик НДС, в момент передачи имущества в бухучете нужно сделать еще одну запись:
Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
– начислен НДС с суммы займа в натуральной форме (товарного кредита).
Сотрудник (гражданин) вправе возвратить заем наличными или перечислить на расчетный счет организации (п. 1 ст. 810 ГК РФ). Кроме того, если заемщиком является сотрудник, организация может удержать выданные суммы из его зарплаты. В этом случае нужно соблюдать ограничения, установленные статьей 138 Трудового кодекса РФ. Ежемесячно из зарплаты сотрудника можно удерживать не более 20 процентов.
Возврат займа (в зависимости от вида передаваемого имущества) отразите проводкой:
Дебет 51 (50, 41, 08, 10…) Кредит 73-1 (76, 58)
– отражен возврат займа.
Пример отражения в бухучете беспроцентного займа, выданного сотруднику в натуральной форме
10 января ЗАО «Альфа» предоставило кладовщику П.А. Беспалову беспроцентный заем в натуральной форме. Предмет договора – 500 листов оцинкованного железа на сумму 25 000 руб. Договорная цена железа соответствует уровню рыночных цен. Срок возврата займа – 10 февраля.
Деятельность «Альфы» облагается НДС. НДС бухгалтер начислил на договорную стоимость материалов. Бухгалтер «Альфы» выписал счет-фактуру и сделал в учете следующие проводки:
Дебет 73-1 Кредит 10
– 25 000 руб. – отражена передача материалов по договору беспроцентного займа;
Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
– 4500 руб. (25 000 руб. × 18%) – начислен НДС с рыночной стоимости материалов, переданных по договору займа.
Беспалов вернул заем 10 февраля. После этого в учете была сделана проводка:
Дебет 10 Кредит 73-1
– 25 000 руб. – отражен возврат материалов заемщиком.
Организация выступает в роли налогового агента и удерживает НДФЛ с материальной выгоды по займу. Сумму материальной выгоды бухгалтер «Альфы» рассчитал исходя из ставки рефинансирования:
25 000 руб. × 2/3 × 8,25% : 365 дн. × 31 дн. = 117 руб.
Сумма налога была удержана из очередной зарплаты сотрудника:
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 41 руб. (117 руб. × 35%) – удержан НДФЛ с суммы материальной выгоды по беспроцентному займу, выданному в натуральной форме.
Начисленные проценты в натуральной форме отразите проводками:
Дебет 76 Кредит 91-1
– начислены проценты в натуральной форме по договору займа;
Дебет 41 (08, 10…) Кредит 76
– получено имущество в счет уплаты процентов.
При этом если проценты (как в денежной, так и в натуральной форме), начисленные по займу, выданному в натуральной форме, больше суммы процентов, рассчитанных исходя из ставки рефинансирования, то с этой разницы нужно заплатить НДС (если деятельность организации облагается этим налогом).
Начисление НДС в этом случае отразите проводкой:
Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
– начислен НДС с разницы между процентами, рассчитанными по ставке, установленной договором, и процентами, рассчитанными исходя из ставки рефинансирования.
Источник