Выдача займа сотруднику статья движения денежных средств

Главная >> Вопросы по 1С >> Займы в 1С 8.3

Займы, которыми оперирует организация (предприниматель), в зависимости от того в какой роли она выступает, могут быть двух видов: займы выданные и займы полученные. В этой статье мы рассмотрим вопросы, касающиеся отражения в учете в 1С 8.3 займов выданных.

Организация может выдать займ следующим лицам: другой организации (предпринимателю), собственному сотруднику, собственному учредителю, постороннему физическому лицу.
Операции по выдаче займа начинаются с оформления договора займа.

Договор займа с организацией или сторонним физическим лицом

Чтобы создать договор займа в 1С Бухгалтерия 8.3 необходимо в списке договоров контрагента, которому будет выдан займ добавить договор соответствующего типа. Для этого в панеле разделов заходим в раздел «Справочники» и открываем справочник «Контрагенты». Открываем нужного нам контрагента (или создаем его), переходим на закладку «Договоры» и нажимаем кнопку «Создать».

В открывшемся окне нужно указать: нашу организацию, контрагента, номер, наименование договора и его дату.
В графе вид договора выбираем «Прочее». Нажимаем кнопку «Записать».

Договор займа с сотрудником организации

В 1С Бухгалтерия 8.3, если используется план счетов, предложенный программой, то для взаиморасчетов с сотрудником по выданным займам будет использоваться счет учета 73.01. В соответствии с настройками программы аналитический учет в разбивке по договорам займа на данном субсчете не ведется.
Соответственно, если вы используете план счетов, преднастроенный в 1С Бухгалтерия 8.3, то создавать договор займа с сотрудником в программе не нужно. В 1С Бухгалтерия 8.3 (при использовании типового плана счетов) ведение аналитического учета в разрезе договоров займов c сотрудником не предусмотрено.

Моментом возникновения обязательств заемщика перед займодавцем по договору займа будет являться момент передачи денежных средств на расчетный счет заемщика или момент выдачи заемщику наличных денежных средств из кассы организации.
Таким образом документами начисления основной суммы займа (так называемого «тела» займа) в 1С Бухгалтерия 8.3 будут являться: банковская выписка и(или) расходный кассовый ордер.

Начисление займа, предоставленного организации или стороннему физическому лицу

При перечислении суммы займа на расчетный счет организации (или стороннего физического лица) в банковской выписке, формируемой в 1С Бухгалтерия 8.3 в графе «Вид операции» нужно выбрать вид «Выдача займа контрагенту».
При этом в графе «Счет расчетов» будет автоматически указан счет 58.03 «Предоставленные займы». В графе «Договор» нужно указать договор займа, который мы создавали контрагенту на предыдущем этапе.

В графе «Статья расходов» указываем статью ДДС «Предоставление займов другим лицам».

Начисление займа, предоставленного сотруднику организации

При перечислении суммы займа на банковский счет сотрудника организации в банковской выписке, формируемой в 1С Бухгалтерия 8.3 необходимо в графе «Вид операции» выбрать вид «Выдача займа работнику».

Начисление займа, предоставленного наличными денежными средствами из кассы организации

Аналогично начислению займа, предоставленного безналичным способом, в 1С Бухгалтерия 8.3 происходит начисление займа выданного из кассы организации. Только в качестве документа, формирующего начисление, будет выступать не банковская выписка, а документ «Выдача наличных» (а в качестве документа — основания отражения в учете выступает «Расходный кассовый ордер»).

В бухгалтерском учете начисление процентов по предоставленному займу производится ежемесячно согласно п. 16 ПБУ 9/99 (см. КонсультантПлюс®).
Отражение процентов по предоставленному займу в налоговом учете регламентируется п. 4 статьи 328 НК РФ (см. КонсультантПлюс®).

Начисление процентов по займам в 1С 8.3

Начисление процентов по займам в 1С Бухгалтерия 8.3 осуществляется в разделе «Операции», из закладки «Операции, введенные вручную», документом «Операция».

Создаем новый документ «Операция».
Указываем счет Дебета: для организации — 76.09, для постороннего физического лица — 76.10, для сотрудника — 73.01. Указываем контрагента и договор (для сотрудника договор не указывается).
Указываем счет Кредита — 91.01 и статью доходов. Если нужной нам статьи в списке статей нет, то ее нужно создать, указав «Вид статьи» — «Проценты к получению (уплате)».
В графе «Сумма» рассчитываем и указываем сумму процентов пропорционально календарным дням пользования займом в текущем месяце.
В примере приведенном ниже в графе комментария указаны формулы расчетов начисленных процентов по займам. Это удобно, так как в последующем при просмотре документа всегда можно перепроверить правильность произведенного расчета.

Отношения, возникающие между организацией и учредителем в процессе предоставления организацией займа своему учредителю, не имеют связи с закрепленными в Уставе организации и законодательно правами и обязанностями учредителей.
Таким образом займ учредителю в 1С Бухгалтерия 8.3 отражается также как займ, предоставленный организации или стороннему физическому лицу (в зависимости от того является учредитель организацией или физическим лицом).

Подробное описание:
— Договор займа с организацией или сторонним физическим лицом в 1С 8.3.
— Начисление займа, предоставленного организации или стороннему физическому лицу, в 1С 8.3.
— Начисление процентов по займам в 1С 8.3.

Возврат займа в 1С Бухгалтерия 8.3 в безналичной форме формируется документом банковской выписки «Поступление на расчетный счет».

Возврат займа, предоставленного организации или стороннему физическому лицу

При выборе «Вида операции» — «Возврат займа контрагентом», в графе «Счет расчетов» автоматически указывается счет 58.03.
В графе «Статья доходов» нужно указать статью ДДС, у которой «Вид движения» будет — «Поступления от погашения займов, от продажи долговых ценных бумаг». Если такой статьи в списке нет, создайте ее. Создадим ее и назовем «Поступление от погашения займов».
После создания новой статьи ДДС программа предложит использовать ее по умолчанию в определенных операциях. Чтобы данная статья указывалась в документах этого вида, соглашаемся.

Возврат займа, предоставленного сотруднику организации

При указании в банковской выписке вида операции «Возврат займа работником», в графе «Статья доходов» автоматически будет указана статья ДДС «Поступление от погашения займов». Она указывается автоматически, так как на предыдущем этапе мы согласились с ее использованием по умолчанию в документах этого вида (смотри предыдущий рисунок).

Возврат займа наличными денежными средствами в кассу организации

 Возврат займа наличными денежными средствами в кассу организации в 1С Бухгалтерия 8.3 формируется документом «Поступление наличных» (а в качестве документа — основания отражения в учете выступает «Приходный кассовый ордер»).
Заполняем документ «Поступление наличных» аналогично тому, как заполняли документы «Поступление на расчетный счет». Указываем ту же статью ДДС.
В закладке «Реквизиты печатной формы» в графе «Основание» указываем номер и дату договора займа по которому вносятся наличные денежные средства в кассу организации.

Поступление процентов по займу, предоставленному организации или стороннему физическому лицу

 Поступление процентов по займу (погашение процентов по займу) на расчетный счет организации в 1С Бухгалтерия 8.3 формируется документами банковской выписки с «Видом операции» — «Прочие расчеты с контрагентами».
В графе «Счет расчетов» указывается тот же счет, что и при начислении процентов по займу данного контрагента.
В графе «Статья доходов» указываем статью ДДС с «Видом движения» — «Поступления от дивидендов, процентов по долговым финансовым вложениям». Если такой статьи в списке нет, то ее нужно создать.

Поступление процентов по займу, предоставленному сотруднику организации

При безналичном поступлении процентов по займу от сотрудника организации в документе банковской выписки в графе «Вид операции» нужно указать «Прочее поступление».
В графе «Счет расчетов» указываем 73.01.
Договор займа мы указать не можем поскольку аналитический учет в разрезе договоров на этом счете не ведется.
В графе «Статья доходов» указываем созданную нами статью «Поступление процентов по займам» (смотри предыдущий раздел).

Поступление процентов по займу наличными денежными средствами в кассу организации

Поступление процентов по займу наличными денежными средствами в кассу организации в 1С Бухгалтерия 8.3 отражается документом «Поступление наличных» (документом-основанием является «Приходный кассовый ордер»).
В документе «Поступление наличных» графы «Вид операции», «Счет расчетов», «Статья доходов» заполняются аналогично тому как мы заполняли их в документе «Поступление на расчетный счет» при безналичном поступлении процентов по займу (смотри предыдущий раздел).
В графе «Основание» указываем информацию о договоре займа, по которому вносятся проценты в кассу организации.

При создании документов, отражающих операции выдачи и возврата займа, которые мы рассмотрели выше, в 1С Бухгалтерия 8.3 формируются следующие проводки:

1. Начисление займа, перечисленного сторонней организации безналичным способом.
2. Начисление займа, перечисленного сотруднику организации безналичным способом.
3. Начисление займа, выданного сторонней организации наличными денежными средствами из кассы.

4. Начисление процентов по займу, предоставленному сторонней организации.
5. Начисление процентов по займу, предоставленному сотруднику организации.

6. Поступление на расчетный счет «тела» займа, возвращаемого заемщиком — сторонней организацией.
7. Поступление  «тела» займа, возвращаемого заемщиком — сторонней организацией наличными денежными средствами в кассу.
8. Поступление на расчетный счет «тела» займа, возвращаемого заемщиком — сотрудником организации.
9. Поступление на расчетный счет процентов по займу, перечисленных заемщиком — сторонней организацией.
10. Поступление на расчетный счет процентов по займу, перечисленных заемщиком — сотрудником организации.
11. Поступление процентов по займу, внесенных заемщиком — сотрудником организации наличными денежными средствами в кассу.

Беспроцентный займ следует рассмотреть отдельно, потому что его проведение в 1С 8.3 существенно отличается от проведения процентного займа.
Отличительными особенностями выданного беспроцентного займа в сравнении с процентным являются:

• Выданный беспроцентный займ не является финансовым вложением
• При получении беспроцентного займа у получателя возникает материальная выгода от экономии на процентах

Беспроцентный займ не является финансовым вложением для выдающей стороны, потому что не соблюдается одно из обязательных условий признания финансового вложения, а именно, условие получения дохода от такой инвестиции (согласно пп. 2 п. 1 Приказа Минфина России от 10.12.2002 N 126н «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Учет финансовых вложений» ПБУ 19/02″, см. КонсультантПлюс®).

Материальная выгода от экономии на процентах от полученного займа возникает в соответствии с пп. 1 п. 1 ст. 211 НК РФ (см. КонсультантПлюс®).
Если организация (или предприниматель) выдает беспроцентный займ физическому лицу, то у нее возникают обязанности налогового агента по налогу на доходы физического лица (НДФЛ) применительно к материальной выгоде физического лица.

Давайте рассмотрим, как эти два условия отразятся на проведении беспроцентного займа в 1С Бухгалтерия 8.3

Начисление беспроцентного займа, предоставленного организации или стороннему физическому лицу

Начисление беспроцентного займа в 1С Бухгалтерия 8.3, также как и начисление процентного займа, производится документом банковской выписки. В графе «Договор» указываем договор беспроцентного займа. В графе «Счет расчетов» мы не указываем счет учета финансовых вложений (сч. 58.03), а указываем счет расчетов с прочими дебиторами и кредиторами (сч. 76.09) или, в случае перечисления займа физическому лицу, счет учета прочих расчетов с физическими лицами (сч. 76.10).

При отражении выдачи беспроцентного займа наличными денежными средствами в 1С Бухгалтерия 8.3, в ранее рассмотренный нами документ «Выдачи наличных» (при выдаче наличными денежными средствами процентного займа) вносим аналогичные изменения.
Указываем договор беспроцентного займа и счет расчетов 76.09 (или 76.10).

Начисление беспроцентного займа, предоставленного сотруднику организации

Начисление беспроцентного займа, выданного сотруднику организации (предпринимателя), в 1С Бухгалтерия 8.3 производится также как и начисление выданного ему процентного займа.

Начисление материальной выгоды с беспроцентного займа в 1С 8.3

При выдаче беспроцентного займа физическому лицу (или займа со ставкой ниже чем 2/3 Ключевой ставки Банка России), необходимо в последний день каждого месяца (согласно пп. 7 п. 1 ст. 223 НК РФ, см. КонсультантПлюс®) пользования заемными средствами отражать в 1С Бухгалтерия 8.3 материальную выгоду от экономии на процентах. В месяце полного погашения займа физическим лицом отражение материальной выгоды нужно произвести в день полного погашения займа. Ключевая ставка Банка России, используемая при расчете материальной выгоды, берется на дату начисления материальной выгоды.

Материальная выгода от экономии на процентах, возникающая у получателя займа, определяется в соответствии с пп. 1 и пп. 2 п. 2 ст. 212 НК РФ (см. КонсультантПлюс®) по следующей формуле:

Материальная выгода в месяце пользования  =  Сумма займа х (Ключевая ставка Банка России  х  2/3 — Ставка по займу*)  /  365(366)  х  Количество дней в месяце пользования

* при беспроцентном займе — 0

Налог с материальной выгоды  =  Материальная выгода в месяце пользования  х  35% (для нерезидента 30%)

Если физическое лицо, получившее от организации беспроцентный займ, получает в организации доходы (например сотрудник организации), то необходимо произвести удержание налога (НДФЛ) с материальной выгоды из сумм причитающегося к выплате дохода (например из заработной платы).
Удержание налога с материальной выгоды необходимо произвести из ближайшего по времени подлежащего выплате физическому лицу дохода.

Теперь перейдем к документам учета материальной выгоды с беспроцентного займа в 1С Бухгалтерия 8.3.

В разделе «Зарплата и кадры» открываем закладку «Все документы по НДФЛ» и создаем новый документ «Операция учета НДФЛ».

Датой получения материальной выгоды с беспроцентного займа будет последний день месяца либо день полного погашения займа. Указываем ее в графах «Дата операции» и «Дата получения дохода».
В графе «Код дохода» выбираем соответствующий код (см. рисунок ниже).
В графе «Вид дохода» указываем «Натуральный доход».
В графе «Сумма дохода» указываем рассчитанную ранее материальную выгоду в месяце пользования займом.

В графе «Налог исч. по дивидендам, ставкам 9%, 35%» указываем ранее рассчитанный налог с материальной выгоды в месяце пользования займом.

Закладки документа «Удержано по всем ставкам» и «Перечислено по всем ставкам» не заполняем, так как эти операции будут сформированы при создании документов «Начисление зарплаты» и «Ведомость в банк». Проводим документ.

На следующем этапе в этом же меню создаем новый документ «Перерасчет НДФЛ». Этот документ сформирует проводку по удержанию НДФЛ с материальной выгоды из заработной платы. Заполняем его аналогично предыдущему документу (см. рисунок ниже).

Далее необходимо произвести стандартное начисление заработной платы за месяц.

Теперь сформируем в разделе «Зарплата и кадры» документ «Ведомость в банк».
При расшифровке (кликнуть в графу) суммы НДФЛ, мы видим что учтена сумма подлежащего перечислению НДФЛ с материальной выгоды.