Формирование спецификации на поставку товара происходит только после заключения договора поставки. Документ не является самостоятельным, а служит приложением к договору, являясь его неотъемлемой частью. Спецификации имеют довольно широкое распространение (особенно в торговых компаниях), даже несмотря на то, что они не являются обязательными к применению.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк спецификации на поставку товара .docСкачать образец спецификации на поставку товара .doc
Зачем нужна спецификация
Любой договор, в том числе и договор поставки, включает в себя ряд определенных данных:
- наименование субъектов, между которыми он заключается;
- объект договора (т.е. обозначается поставка каких-то конкретных товаров или материалов);
- стоимость;
- условия по которым он должен исполняться;
- права, обязанности и ответственность сторон за его нарушение.
Как правило, договоры стандартны и в них не всегда прописываются конкретные наименования продукции, что чаще всего связано с тем, что ее объем может быть достаточно внушительным. И здесь на помощь приходит специальное приложение к договору – спецификация.
Спецификация также составляется в письменном виде и дает полное представление о перечне товаров или материалов, их единице измерении, количестве, сортности, виде, назначении, а также прочих характеристиках и особенностях.
Наиболее актуальна спецификация, когда речь идет о договоре длительного периода действия, на основании которого товарно-материальные ценности будут поставляться от поставщика к потребителю не один раз.
Сколько спецификаций может быть к одному договору
Количество спецификаций к одному договору поставки ничем не ограничивается.
На каждую партию товара может составляться отдельный документ. Каждый раз, после подписания его сторонами, он становится еще одной неотъемлемой частью основного договора.
Кто формирует спецификацию
Непосредственная обязанность по составлению документа лежит на работнике предприятия, которое является поставщиком – это может быть менеджер/руководитель отдела, в ведении которого находится договор поставки, юрисконсульт или другой сотрудник. Главное условие, чтобы этот человек знал все тонкости основного документа, имел точные сведения о поставке и знал, как правильно оформить спецификацию.
Как составить спецификацию, образец
На сегодня нет унифицированной формы спецификации, так что сотрудники организаций и предприятий могут составлять ее в произвольной форме или, если в компании есть разработанный и утвержденный шаблон документа – по его образцу. Главное, соблюсти всего два основных условия: по своей структуре она должна отвечать некоторым стандартам делопроизводства, а по содержанию – включать в себя ряд определенных данных.
В «шапку» спецификации следует внести:
- номер и дату заключения договора, к которому она является приложением;
- номер спецификации, как приложения;
- обозначить название документа.
Вторая часть бланка является основной. Выглядит она практически всегда в виде таблицы, куда включаются следующие сведения:
- наименование товаров или материалов;
- единица их измерения;
- количество;
- цена за штуку;
- общая стоимость.
При необходимости таблицу можно дополнить и другими дополнительными данными.
Затем под таблицей не лишним будет вписать условия оплаты продукции по данной спецификации (они могут соответствовать условиям договора, а могут быть измененными – в зависимости от обстоятельств).
На что обратить внимание при оформлении спецификации
Спецификацию можно оформлять на фирменном бланке организации или же на простом чистом листе бумаги любого удобного формата, причем как в рукописном виде, так и напечатав ее на компьютере.
Только одно условие требуется соблюдать неукоснительно: бланк должен содержать подпись руководителя компании-поставщика или его ответственного представителя, а также подпись сотрудника организации – потребителя.
При этом, их автографы должны быть только «живыми» — использование факсимильных подписей, т.е. отпечатанных каким-либо методом не разрешается, за исключением ситуаций, когда договор заключается «удаленно, а предприятия имеют официально зарегистрированные электронные цифровые подписи.
Заверять спецификацию с помощью печатей, сейчас строгой необходимости нет — проштамповывать ее нужно только в том случае, если применение штемпельных изделий прописано в нормативно-правовых актах организаций.
Спецификация оформляется в количестве двух идентичных по тексту и равнозначных по праву экземплярах – по одному для каждой заинтересованной стороны. После формирования и визирования информация о документе вносится в специальный журнал учета договоров.
Можно ли вносить изменения
К спецификации по закону применяются те же нормы и требования, которые устанавливаются к договорам (поскольку они являются их частью).
Это значит, что при необходимости, на любом этапе, готовую спецификацию при взаимном согласии сторон можно отредактировать. Допускается также расторгать ранее составленные и завизированные спецификации и формировать новые.
Как, где и сколько времени хранить документ
Спецификация весь период актуальности должна лежать в отдельной папке, вместе с договором, неотъемлемым приложением к которому она является. Срок хранения документа определяется либо законодательством РФ, либо локальными актами фирмы.
Как передать спецификацию партнеру
Способ передачи спецификаций устанавливается обычно такой же, какой используется для договоров:
- через обычную Почту России заказным письмом с уведомлением о вручении;
- через курьерскую службу;
- если организации имеют электронную цифровую подпись – через электронные средства связи;
- в некоторых случаях, когда условия договора это допускают, документ можно передать и через факс.
Источник
г. _____________ «__» ________ ____ г.
______________, именуем___ в дальнейшем «Заимодавец», в лице __________, действующ___ на основании ____________, с одной стороны, и ______________, именуем__ в дальнейшем «Заемщик», в лице ____________, действующ___ на основании ________, с другой стороны, именуемые вместе «Стороны», а по отдельности «Сторона», заключили настоящий договор (далее — Договор) о нижеследующем.
1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА
1.1. Заимодавец передает в собственность Заемщику товар (далее — Товар) в соответствии со Спецификацией, являющейся неотъемлемой частью Договора (Приложение N 1), а Заемщик обязуется (выбрать нужное)
— вернуть Заимодавцу равное количество такого же Товара (если заем предполагается беспроцентным).
— вернуть Заимодавцу равное количество такого же Товара и уплатить проценты за пользование Товаром на условиях, предусмотренных Договором (если за пользование Товаром Стороны хотят предусмотреть уплату процентов).
1.2. Качество Товара должно соответствовать _____ (ГОСТ, ТУ и т.д.).
1.3. Товар должен быть затарен (упакован) (выбрать нужное)
— надлежащим образом, обеспечивающим его сохранность при перевозке и хранении.
— в соответствии с требованиями _____ (ГОСТ, ТУ) (если к таре (упаковке) установлены обязательные требования).
(редакция п. 1.4 в случае, если Товар передается и возвращается в одноразовой таре, не подлежащей возврату другой Стороне)
1.4. Товар передается и возвращается в таре однократного использования, остающейся в распоряжении соответствующей Стороны.
(редакция п. п. 1.4 — 1.6 в случае, если Товар передается в многооборотной таре, подлежащей возврату Заимодавцу)
1.4. Товар передается Заемщику в многооборотной таре и подлежит возврату Заимодавцу в ней же.
1.5. Тара должна быть возвращена в исправном состоянии, пригодном для ее повторного использования.
1.6. Наименование, количество и стоимость возвратной тары указаны в Спецификации тары, являющейся неотъемлемой частью Договора (Приложение N 3).
2. СРОКИ И ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ И ВОЗВРАТА ТОВАРА
2.1. Заимодавец обязуется передать Заемщику Товар в срок до «___» __________ _____ г.
2.2. Товар считается переданным Заемщику в момент (выбрать нужное)
— его доставки Заимодавцем на склад Заемщика, расположенный по следующему адресу: ______________________________.
— его выборки Заемщиком со склада Заимодавца, расположенного по следующему адресу: ______________________________.
2.3. Товар подлежит возврату Заимодавцу (выбрать нужное)
— в следующий срок: «___» __________ _____ г.
— в течение тридцати дней (возможно установление иного срока) со дня предъявления Заимодавцем соответствующего требования.
2.4. Товар считается возвращенным Заимодавцу в момент (выбрать нужное)
— его доставки Заемщиком на склад Заимодавца, расположенный по следующему адресу: ______________________________.
— его выборки Заимодавцем со склада Заемщика, расположенного по следующему адресу: ______________________________.
2.5. Передача Товара Заемщику и возврат Товара Заимодавцу оформляются товарной накладной.
2.6. Вместе с Товаром должны быть переданы документы на него, указанные в Спецификации (Приложение N 1).
2.7. Заемщик обязуется совершить все необходимые действия, обеспечивающие принятие Товара.
2.8. При приемке Товара Заемщик производит его проверку на предмет соответствия условиям Договора, Спецификации и накладной по количеству, ассортименту, качеству, комплектности и таре (упаковке). Если в результате проведенной проверки будет обнаружено несоответствие переданного Товара указанным условиям, Заемщик в течение _____ дней информирует об этом Заимодавца в письменном виде. Заимодавец обязуется в течение _____ дней с момента получения претензии Заемщика за свой счет заменить (доукомплектовать) некачественный (некомплектный) Товар, при этом срок возврата замененного (доукомплектованного) Товара продляется на срок его замены без начисления за этот период процентов за пользование Товаром, если их уплата предусмотрена Договором.
При обнаружении недостачи Товара и (или) несоответствия Товара по ассортименту Договор считается заключенным только в отношении того количества Товара, которое фактически принято Заемщиком.
2.9. Право собственности на Товар и риск его случайной гибели или случайного повреждения переходят к Заемщику в момент вручения Товара.
2.10. Приемка Товара при его возврате осуществляется Заимодавцем в порядке, предусмотренном п. п. 2.7 — 2.9 Договора.
2.11. При передаче Товара Заемщику погрузочно-разгрузочные работы производятся силами и за счет (выбрать нужное)
— Заемщика.
— Заимодавца.
При возврате Товара Заимодавцу погрузочно-разгрузочные работы производятся силами и за счет (выбрать нужное)
— Заемщика.
— Заимодавца.
(п. п. 2.12 — 2.15 включаются в Договор, если за пользование Товаром Стороны хотят предусмотреть уплату процентов)
2.12. За пользование Товаром Заемщик обязуется уплатить Заимодавцу проценты. Проценты начисляются на стоимость Товара, указанную в Спецификации (Приложение N 1), из расчета _____ процентов годовых.
2.13. Проценты начисляются со дня, следующего за днем передачи Товара (п. 2.2 Договора), до дня возврата Товара (п. 2.4 Договора) включительно.
2.14. Проценты за пользование Товаром уплачиваются (выбрать нужное/возможно установление иного способа уплаты)
— не позднее _____ -го числа каждого месяца начиная с месяца, следующего за месяцем передачи Товара (п. 2.2 Договора). Проценты, начисленные за последний период пользования Товаром, уплачиваются одновременно с возвратом Товара.
— разовым платежом одновременно с возвратом Товара.
— в соответствии с Графиком уплаты процентов, являющимся неотъемлемой частью Договора (Приложение N 2).
2.15. Заимодавец (выбрать нужное)
— не дает согласия
— дает согласие
на досрочный возврат Товара и уплату процентов без дополнительного получения Заемщиком письменного одобрения по этому поводу.
3. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН
3.1. За несвоевременный возврат Товара (п. 2.3 Договора) Заимодавец вправе требовать с Заемщика уплаты неустойки (пени) в размере _____ процентов от стоимости подлежащего возврату Товара за каждый день просрочки.
(п. 3.2 включается в Договор, если за пользование Товаром Стороны предусмотрели уплату процентов/в противном случае п. 3.2 следует исключить, последующую нумерацию пунктов изменить)
3.2. За нарушение сроков уплаты процентов (п. 2.14 Договора) Заимодавец вправе требовать с Заемщика уплаты неустойки (пени) в размере _____ процентов от не уплаченной вовремя суммы за каждый день просрочки.
3.3. За нарушение сроков замены (доукомплектования) некачественного (некомплектного) Товара (п. 2.8 Договора) Заемщик вправе требовать с Заимодавца уплаты неустойки (пени) в размере _____ процентов от стоимости некачественного (некомплектного) Товара за каждый день просрочки.
3.4. Взыскание неустоек и процентов не освобождает Сторону, нарушившую Договор, от исполнения обязательств в натуре.
3.5. Во всех других случаях неисполнения обязательств по Договору Стороны несут ответственность в соответствии с действующим законодательством РФ.
4. ФОРС-МАЖОР
4.1. Стороны освобождаются от ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств по Договору, если надлежащее исполнение оказалось невозможным вследствие непреодолимой силы, то есть чрезвычайных и непредотвратимых при данных условиях обстоятельств, под которыми понимаются: _________________________ (запретные действия властей, гражданские волнения, эпидемии, блокада, эмбарго, землетрясения, наводнения, пожары или другие стихийные бедствия).
4.2. В случае наступления этих обстоятельств Сторона обязана в течение _____ дней уведомить об этом другую Сторону.
4.3. Документ, выданный _________________________ (уполномоченным государственным органом и т.д.), является достаточным подтверждением наличия и продолжительности действия непреодолимой силы.
4.4. Если обстоятельства непреодолимой силы продолжают действовать более _____, то каждая Сторона вправе расторгнуть Договор в одностороннем порядке.
5. РАЗРЕШЕНИЕ СПОРОВ
5.1. Все споры, связанные с заключением, толкованием, исполнением и расторжением Договора, будут разрешаться Сторонами путем переговоров.
5.2. В случае недостижения соглашения в ходе переговоров, указанных в п. 5.1 Договора, заинтересованная Сторона направляет претензию в письменной форме, подписанную уполномоченным лицом. Претензия должна быть направлена с использованием средств связи, обеспечивающих фиксирование ее отправления (заказной почтой, телеграфом и т.д.) и получения, либо вручена другой Стороне под расписку.
5.3. К претензии должны быть приложены документы, обосновывающие предъявленные заинтересованной Стороной требования (в случае их отсутствия у другой Стороны), и документы, подтверждающие полномочия лица, подписавшего претензию. Указанные документы представляются в форме надлежащим образом заверенных копий. Претензия, направленная без документов, подтверждающих полномочия лица, ее подписавшего, считается непредъявленной и рассмотрению не подлежит.
5.4. Сторона, которой направлена претензия, обязана рассмотреть полученную претензию и о результатах уведомить в письменной форме заинтересованную Сторону в течение ___ (_____) рабочих дней со дня получения претензии.
5.5. В случае неурегулирования разногласий в претензионном порядке, а также в случае неполучения ответа на претензию в течение срока, указанного в п. 5.4 Договора, спор передается в арбитражный суд по месту нахождения ответчика в соответствии с действующим законодательством РФ.
6. ИЗМЕНЕНИЕ И ДОСРОЧНОЕ РАСТОРЖЕНИЕ ДОГОВОРА
6.1. Все изменения и дополнения к Договору действительны, если совершены в письменной форме и подписаны обеими Сторонами. Соответствующие дополнительные соглашения Сторон являются неотъемлемой частью Договора.
6.2. Договор может быть досрочно расторгнут по соглашению Сторон либо по требованию одной из Сторон в порядке и по основаниям, предусмотренным действующим законодательством РФ.
7. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
7.1. Договор считается заключенным с момента передачи Товара и действует в течение _____ с момента его заключения.
7.2. Договор составлен в двух экземплярах, по одному для каждой из Сторон.
7.3. К Договору прилагаются:
— Спецификация Товара (Приложение N 1);
— График уплаты процентов (Приложение N 2) (при выборе соответствующего условия в рамках п. 2.8 Договора);
— Спецификация тары (Приложение N 3) (при выборе соответствующей редакции п. п. 1.4 — 1.6);
— ________________________________.
7.4. Адреса, реквизиты и подписи Сторон:
Заимодавец Заемщик
Наименование: ______________________ Наименование: ____________________
Юридический адрес: _________________ Юридический адрес: _______________
ОГРН _______________________________ ОГРН _____________________________
ИНН ________________________________ ИНН ______________________________
КПП ________________________________ КПП ______________________________
Р/с ________________________________ Р/с ______________________________
в __________________________________ в ________________________________
К/с ________________________________ К/с ______________________________
БИК ________________________________ БИК ______________________________
ОКПО _______________________________ ОКПО _____________________________
От имени Заимодавца От имени Заемщика
____________________ (__________) ___________________ (_________)
М.П. М.П.
Источник
ДОГОВОР ПОСТАВКИ № __/______
г. ___________ «___» ______________ 20___ г.
_______________________________, именуемое в дальнейшем «Поставщик», в лице __________________________________, действующего на основании Устава, с одной стороны, и ____________________________________________________, именуемое в дальнейшем «Покупатель», в лице директора ______________________________________, действующего на основании Устава, с другой стороны, заключили настоящий договор поставки товара о нижеследующем:
1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА.
1.1. Поставщик в течение срока действия настоящего договора обязуется поставлять, а Покупатель принимать, оплачивать _____________________ именуемый(ую) в дальнейшем Товар.
1.2. Количество, цена, номенклатура товара согласовываются сторонами в спецификации. Цена товара в спецификации приводится с учетом НДС-18%.
1.3. Спецификация являются неотъемлемой частью настоящего договора.
1.4. В целях надлежащего исполнения налоговых обязательств по настоящему договору каждая из сторон обязуется представить противной стороне связи копии следующих документов:
- свидетельство о государственной регистрации;
- свидетельство о внесении записи в ЕГРЮЛ о юридическом лице
- свидетельство о постановке на учет в налоговом органе юридического лица, образованного в соответствии с законодательством РФ, по месту нахождения на территории РФ.
1.5. Указанные в п. 1.4 настоящего договора документы являются его неотъемлемой частью.
1.6. Копии договора и документов имеют статус юридической силы до получения заверенных подписью директора и печатью организации документов по почте.
2. КАЧЕСТВО И КОМПЛЕКТНОСТЬ ТОВАРА.
2.1. Качество и комплектность поставляемого товара должны соответствовать ГОСТам и ТУ завода-изготовителя.
2.2. Гарантийный срок устанавливается заводом-изготовителем, условия гарантийного обслуживания на товар оговорены в формуляре. (Гарантийные обязательства распространяются на товар, прошедший в обязательном порядке регистрацию и постановку на гарантийный учет).
2.3. Приемка товара по количеству и качеству осуществляется Покупателем в соответствии с Инструкциями Госарбитража СССР №№ П-6 и П-7 (с изменениями и дополнениями).
3. ПОРЯДОК РАСЧЕТОВ.
3.1. Покупатель обязан оплатить товар по согласованной в договоре цене. Увеличение цены допускается только по согласованию сторон.
3.2. Товар оплачивается Покупателем на основании выставленного счета путем 100 % предоплаты.
3.3. Транспортные расходы по доставке товара (ж/д тариф, погрузка, охрана груза и т.д.) оплачивает Покупатель за 5 (пять) дней перед отгрузкой на основании выставленного счета .
3.4. Расчеты между сторонами осуществляются по согласованию сторон в следующей форме:
- перечисление денежных средств на расчетный счет Поставщика;
- обязательства по оплате считаются исполненными в день зачисления денежных средств на расчетный счет Поставщика.
- Транспортные услуги оплачивает «Покупатель».
3.5. Право собственности на товар переходит от Поставщика к Получателю с момента передачи товара от Поставщика первому грузоперевозчику.
4. СРОК И ПОРЯДОК ПОСТАВКИ.
4.1. Поставщик отгружает товар в сроки, оговоренные в спецификации.
4.2. Поставщик отгружает товар Покупателю по реквизитам указанным в настоящем договоре. В случае изменения реквизитов грузополучателя, Покупатель обязан уведомить Поставщика не ранее чем за 5 (пять) дней до начала отгрузки.
4.3. Способ отгрузки и вид транспорта: ж/д транспорт, автотранспорт, самовывоз. Способы отгрузки, конкретные виды транспорта и условия поставки отдельно по каждой партии продукции указываются в спецификации.
4.4. Поставщик уведомляет Покупателя об отгрузке товара по факсимильной связи, путем предоставления копии накладной, в течение 2 (двух) дней с даты отгрузки.
5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН.
5.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств по настоящему договору стороны несут ответственность в соответствии с действующим законодательством РФ.
6. СЛУЧАИ ОСВОБОЖДЕНИЯ ОТ ОТВЕТСТВЕННОСТИ (ФОРС-МАЖОР).
6.1. Стороны освобождаются от ответственности за невыполнение обязательств по настоящему договору в случае, если это невыполнение вызвано форс-мажорными обстоятельствами, которые признаются по действующему законодательству. В этом случае установленные сроки по выполнению обязательств, указанных в договоре переносятся на срок, в течение которого действуют форс-мажорные обстоятельства.
7. ПОРЯДОК РАЗРЕШЕНИЯ СПОРОВ.
7.1. Все споры и разногласия между сторонами, возникающие в период действия настоящего договора подлежат разрешению в соответствии с действующим законодательством.
7.2. Во всем остальном, что не предусмотрено настоящим договором, стороны руководствуются действующим законодательством РФ.
8. СРОК ДЕЙСТВИЯ ДОГОВОРА.
8.1. Настоящий договор вступает в силу с момента его подписания уполномоченными лицами сторон и действует до «__» __________ 20___ г.
9. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ.
9.1. Настоящий договор составлен в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному экземпляру для каждой из сторон.
9.2. Любые изменения и дополнения к настоящему договору действительны при условии, если они совершены в письменной форме и подписаны уполномоченными на то представителями сторон.
10. ЮРИДИЧЕСКИЕ АДРЕСА И БАНКОВСКИЕ РЕКВИЗИТЫ СТОРОН:
Поставщик: Покупатель:
11. ПОДПИСИ СТОРОН:
СПЕЦИФИКАЦИЯ №1
к договору поставки № __ /______ от «___» ____________ 20___ г.
ИТОГО: ______________________ руб. в т.ч. НДС 18%.
- Срок отгрузки не позднее ___ дней после 100% предоплаты.
- Цена на согласованный в настоящей спецификации товар действительна до «___» __________ 20___ г. включительно.
- Настоящая спецификация составлена в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу, по одному для каждой из сторон и является неотъемлемой частью договора.
Поставщик: Покупатель:
Источник
