Сколько должны храниться договоры в организациях — от пяти лет с момента их передачи в архив. Длительность хранения зависит от вида соглашения и указана в приказе Росархива №236 от 20.12.2019.
Виды хранения, зачем это необходимо
Выделяются два вида хранения документов в организации:
- Текущее — соглашение сохраняется в оперативном доступе, пока идет срок его исполнения, а в случае возникновения спора — до его разрешения, в том числе в судебном порядке. Администрация компании самостоятельно определяет, где должны храниться договоры в организации, как правило, обязанность по текущему хранению возлагается на юридический отдел, бухгалтерию или специально созданное для этого подразделение.
- Архивное — начинается с момента передачи документа в архив, то есть после того, как исполнение по нему окончено и разрешены все споры между сторонами, а сколько хранятся договоры в архиве, определено приказом Росархива №236 от 20.12.2019.
Текущее необходимо для решения следующих задач:
- отслеживание этапов исполнения контракта, приемки ТРУ и их корректной оплаты;
- расчет налогов и платежей;
- разрешение споров с контрагентом, если такие возникают, поскольку основным документом, на который стороны ссылаются, обосновывая свою позицию в споре, является письменное соглашение.
Архивное требуется на случай проведения проверок со стороны различных контролирующих органов (налоговой службы и др.) и внутренних проверок организацией своей хозяйственной деятельности за истекшие периоды.
Законодательно не установлено, сколько хранить договоры с клиентами и организациями в текущем порядке, — этот период зависит от многих факторов, которые невозможно предусмотреть при разработке общей нормы, например от периода действия контракта и истории взаимодействия сторон. Поэтому когда речь идет об установленных сроках, имеют в виду только архивное хранение соглашений.
В целях упорядочения обращения с документацией администрации компании следует издать специальный приказ, в котором определить, у кого должны храниться договоры, утвердить порядок передачи оригиналов контрактов внутри компании (из одного подразделения в другое) и привести перечень лиц, отвечающих за хранение.
Как определить, сколько хранить
Инструкция, как определить, какой срок хранения договоров в организации, состоит из следующих шагов:
- Изучить документ, в отношении которого возник вопрос, и определить, к какому виду соглашений он относится.
- Открыть приказ Росархива №236 от 20.12.2019 и указатель видов документов в нем.
- Найти раздел, посвященный соглашениям, и в нем требуемый вид.
- Найти пункт перечня типовых документов, который соответствует искомому документу, и посмотреть срок.
Сроки в зависимости от типов соглашений
Приказ Росархива №236 от 20.12.2019 содержит несколько десятков наименований соглашений. Основные из них приведены в таблице сроков хранения договоров в организации в 2020 году.
А вот таблица сроков хранения договоров займа в организации в 2020 году.
И дополнительно таблица сроков хранения договоров поставки в организации в 2020 году.
ВАЖНО!
Если документ однозначно не указан в приказе Росархива №236 от 20.12.2019, храните его 5 лет с правом оставить на постоянное хранение. Но только после истечении срока действия или прекращения обязательств по нему.
Сколько хранить, если в перечне нет такого типа
Перечень содержит множество наименований контрактов и соглашений, но не все. Чтобы определить, сколько лет нужно хранить договоры с контрагентами, если конкретный тип не перечислен в приказе, следует обратиться к п. 11 перечня. В нем указано, сколько лет хранятся договоры с поставщиками и другими лицами, если срок не указан в отдельных пунктах. Этот период составляет 5 лет.
Предусмотрена ли ответственность за несоблюдение сроков
За нарушение правил хранения, в том числе несоблюдение сроков, предусмотрена ответственность по ст. 13.20 КоАП, предполагающая ответственность в виде штрафа до 500 рублей.
Недостаточно продолжительное хранение договоров в организации может повлечь санкции со стороны ФНС, например в соответствии со ст. 126 НК РФ, предусматривающей ответственность за непредставление документов при их истребовании в рамках проверки.
Источник
Для хранения первичных документов, подтверждающих осуществление расходов в виде амортизационных начислений, установлен общий срок в четыре года, исчисление которого осуществляется в специальном порядке — с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (учет расходов на приобретение такого имущества) (письмо Минфина от 26.04.11 №03-03-06/1/270).
Хранить бухгалтерскую и налоговую отчетность и другие документы компании необходимо еще в течение четырех лет после ликвидации (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Сроки хранения документов указаны в приказе Минкультуры России от 25.08.10 № 558 (письмо Минфина РФ от 29.07.11 № 03-02-07/1-267).
Налогоплательщик должен хранить материалы, подтверждающие объем понесенного убытка в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на сумму ранее полученных убытков (письмо Минфина от 02.08.11 № 03-02-07/1-272).
Источник
г. Горно-Алтайск • Вопросов: 1
вопрос №15243887
прочитан 77 раз
Оцените вопрос
отзывов: 69 195
•
ответов: 154 482
•
г. Новокузнецк
По истечению 5 лет хранения договор займа ст ст 807-808 ГК РФ можно уничтожить.
Задать вопрос
Вам помог ответ: ДаНет
отзывов: 15 077
•
ответов: 21 599
•
г. Самара
В течении срока исковой давности хотя бы минимум 3 года.
Уточнить
Вам помог ответ: ДаНет
Надо ли нотариально заверять договор займа между физ. лицом и юр.лицом?
вопрос №7161936
прочитан 60 раз
отзывов: 16 520
•
ответов: 38 479
•
г. Москва
Нет не нужно заверять.
Уточнить
Вам помог ответ: ДаНет
отзывов: 12
•
ответов: 42
•
г. Москва
Такого требования в законе нет.
Статья 808 ГК РФ. Форма договора займа
1. Договор займа между гражданами должен быть заключен в письменной форме, если его сумма превышает не менее чем в десять раз установленный законом минимальный размер оплаты труда, а в случае, когда займодавцем является юридическое лицо, — независимо от суммы.
2. В подтверждение договора займа и его условий может быть представлена расписка заемщика или иной документ, удостоверяющие передачу ему займодавцем определенной денежной суммы или определенного количества вещей.
Задать вопрос
Вам помог ответ: ДаНет
г. Нижний Новгород • Вопросов: 7
Как правильно составить договор займа между физ. лицами под залог движимого имущества (бытовая техника, мебель)? Какой максимальный срок займа? Нужно ли у нотариуса заверять? Или достаточно подписей сторон? И смогут ли приставы забрать имущество, находящееся в залоге в счет погашения долга у другого кредитора?
вопрос №5160637
прочитан 63 разa
отзывов: 68 100
•
ответов: 203 316
•
г. Пермь
Достаточно простой письменной формы, срок может быть любым (ст. 421 ГК РФ)
Задать вопрос
Вам помог ответ: ДаНет
Договор залога между физ. лицами.
В договоре указана залоговая стоимость (под ПТС) и сумма займа, могу отдать свое имущество и полностью добраться залоговую стоимость?
вопрос №10989275
прочитан 38 раз
отзывов: 5 350
•
ответов: 12 130
•
г. Барнаул
В договоре залога указывается сумма кредита и сумма заложенного имущества в качестве обеспечительной меры в случае невозврата займа. Если вы не вернете сумму займа, то кредитор вправе забрать ваш автомобиль. Если сумма залога больше долга. То разницу в стоимости обязаны вам вернуть.
Уточнить
Вам помог ответ: ДаНет
Между физ. лицами, один из которых является военнослужащим, заключен договор займа. Заимодавцем являлся военнослужащий. Условием договора являлось ежемесячное получение фиксированной величины процентов в денежном эквиваленте. Можно ли считать получение процентов военнослужащим, коммерческой деятельностью. Должен ли займодавец уплачивать НДФЛ от суммы полученных процентов и по какой ставке?
вопрос №3940666
прочитан 37 раз
отзывов: 257
•
ответов: 584
•
г. Смоленск
Налог на доходы будет по общей ставке 13 %. Если это разовый договор, то коммерческой деятельностью являться не будет. В противном случае — коммерческая незарегистрированная деятельность (административная или уголовная ответственность).
Уточнить
Вам помог ответ: ДаНет
г. Екатеринбург • Вопросов: 6
1.12.11 был заключен договор займа между физ. лицами с условием выплаты 3% ежемесячно, с условием вернуть долг 01.12.12. В положенный срок деньги возвращены не были, но проценты платились, поэтому решено было оставить договор действующим (устно, без дополнительных соглашений) .С 2014 проценты перестали выплачиваться. Оформляю иск в суд. Вопрос — как считать проценты — по прежнему 3% по договору до дня подачи иска, или с 01.12.12 — по ставке рефинансирования, как просрочку платежа.
вопрос №5975720
прочитан 41 раз
отзывов: 70 824
•
ответов: 160 522
•
г. Липецк
Для точного ответа на ваш вопрос сначала нужно изучить сам договор.
Если в нём нет каких-то подковырок, то вы можете взыскать и 3 % ежемесячно, и неустойку за просрочку платежа – по ставке рефинансирования Центробанка.
Уточнить
Вам помог ответ: ДаНет
г. Владивосток • Вопросов: 1
Есть ли у Вас образец процентного договора или расписки займа между физ. лицами под залог авто, земли или квартиры (дом)?
вопрос №5897193
прочитан 14 раз
отзывов: 24 290
•
ответов: 61 232
•
г. Москва
В Вашем случае нужно 2 договора: займа и залога.
Уточнить
Вам помог ответ: ДаНет
Между мной и другим физ. лицом был заключен договор займа без процентов. В срок указанный в договоре, тот, кто брал у меня деньги долг не погасил. Могу ли я подать в суд и насчитать ему проценты за пользование чужими денежными средствами на срок, после истечения договора займа. Заранее спасибо.
вопрос №5993079
прочитан 25 раз
отзывов: 4 140
•
ответов: 12 937
•
г. Улан-Удэ
Да можете.
Задать вопрос
Вам помог ответ: ДаНет
Публикации:
10.07.2018, 12:38
0
165
13.07.2015, 13:59
0
140
Спроси юриста!
Ответ за5минут
спросить
Администратор печатает сообщение
Источник
Чем предусмотрено хранение
Администрация любой компании обязана организовывать хранение договоров в организации в течение периода, соответствующего виду каждого из документов. Эта обязанность установлена:
- Налоговым кодексом РФ, который обязывает сохранять документы, касающиеся полученных доходов и произведенных расходов;
- законом о бухгалтерском учете;
- законом об архивном деле.
Виды хранения, где хранить документы в организации
Выделяется два варианта хранения:
- текущее — это сохранение соглашения в период его исполнения и решения всех вопросов, вытекающих из этого исполнения, например, в течение разрешения возникшего спора;
- архивное — начинается с момента передачи документа в архив. В архив передаются документы, текущая работа по которым завершена, то есть документ исполнен, и все вопросы по нему решены.
Период текущего хранения нормативно не установлен, он зависит от срока самого соглашения, того, возникнут ли по нему споры, и множества дополнительных факторов. Говоря о том, какой срок хранения договоров в организации необходимо соблюдать, имеется в виду архивный вариант, потому что его срок установлен нормативно.
Каждая организация самостоятельно определяет, у кого должны храниться договоры:
- текущее вверяется, как правило, бухгалтерии или юридической службе;
- для архивного создается отдельное подразделение.
Администрации компании следует издать приказ, в котором определить, где должны храниться договоры в организации и круг ответственных лиц.
Где уточнить сроки и как их считать
Если периоды текущего хранения нормативно не установлены и рассчитываются ситуативно, то архивное урегулировано детально и то, сколько хранятся договоры в архиве определено приказом Росархива от 20.12.2019 №236.
Чтобы определить срок хранения договоров в компании необходимо:
- Исследовать имеющиеся в организации соглашения и разделить их по отдельным группам в зависимости от принадлежности к тому или иному виду — срок определяется для каждого отдельного вида соглашений.
- Открыть раздел II Приказа №236 пункт — Перечень типовых управленческих документов — и найти в нем пункт, соответствующий искомому виду соглашений, для этого в Приказе имеется предметный указатель, с его помощью нужный пункт находится быстро.
- Посмотреть искомый срок.
В Перечне перечислено несколько десятков типов бумаг, приведем некоторые из них в таблице сроков хранения договоров в организации в 2020 году:
Сроки хранения некоторых документов
Отдельная таблица сроков хранения договоров займа в организации в 2020 году.
И дополнительно таблица сроков хранения договоров поставки в организации в 2020 году.
Что делать, если для контракта не указан срок хранения
Определять, сколько лет нужно хранить договоры с контрагентами, если искомых типов соглашений в Перечне не нашлось, следует с помощью п. 11 того же документа. В этом пункте указано, что если контракт, приложение к нему или акт не перечислен в иных положениях Перечня, хранить его следует 5 лет.
Ответственность за несоблюдение сроков
За нарушение правил хранения предусмотрена ответственность по ст. 13.20 КоАП РФ, предполагающая ответственность в форме штрафа до 500 рублей.
Если компания не соблюдает правила того, сколько хранить договоры с клиентами и контрагентами, это повлечет ответственность со стороны ФНС, так, в соответствии со ст. 126 НК РФ, за непредставление документов при их истребовании в рамках проверки.
Источник