Расчеты с персоналом по прочим операциям займ

Для обобщения информации о расчетах с персоналом организации и ведения бухгалтерского учета всех видов расчетов с работниками, кроме расчетов по оплате труда, расчетов с подотчетными лицами и депонентами, необходимо использовать счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

На счете 73 учитываются, в частности, расчеты по займам, расчеты по возмещению ущерба в результате недостач, брака.

Планом счетов к счету 73 следует задействовать, в частности, следующие субсчета:

• 73-1 «Расчеты по предоставленным займам»;

• 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»;

• 73-3 «Расчеты за товары, проданные в кредит».

Таким образом, на субсчете 73-1 осуществляется учет расчетов с работниками по предоставленным им займам (например, на жилищное строительство или обзаведение домашним хозяйством).

А на субсчете 73-2 ведутся расчеты с работниками по возмещению материального ущерба, который они причинили организации в результате недостач и хищений имущества, брака и т.д.

При этом аналитический учет на счете 73 надо вести по каждому работнику организации.

Ущерб

На субсчете «Расчеты по возмещению материального ущерба» ведутся расчеты по возмещению материального ущерба, причиненного работником организации в результате недостач и хищений денежных и ТМЦ, брака, а также по возмещению других видов ущерба.

Работник обязан возместить работодателю причиненный ему ущерб.

При этом неполученные доходы (упущенная выгода) взысканию с работника не подлежат.

За причиненный ущерб работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка.

Полная материальная ответственность работника заключается в его обязанности возмещать причиненный ущерб в полном размере.

Размер задолженности работника по возмещению материального ущерба определяется на основании двух видов документов:

• на основании которых взыскивается ущерб (например, приказ руководителя или решение суда);

• о погашении работником задолженности (приходных кассовых ордеров).

В учете операции по учету удержаний за причиненный материальный ущерб (недостачу материальных ценностей) оформляются следующими записями:

Дебет 94  Кредит 01, 07, 10, 41, 43 – списывается фактическая себестоимость недостачи;

Дебет 94  Кредит 19 – списывается НДС от покупной стоимости недостающих материальных ценностей;

Дебет 73 Кредит 94 – отнесена недостача по фактической себестоимости материальных ценностей и сумма НДС на виновное лицо – работника организации;

Дебет 50 Кредит 73 – внесена сумма недостачи виновным лицом в кассу;

Дебет 70 Кредит 73 – удержана сумма недостачи из сумм оплаты труда виновного лица.

Займы

Возможность организации выдавать своим сотрудникам займы предусмотрена п. 1 ст. 807 ГК РФ. В соответствии с п. 1 ст. 808 договор займа между организацией и работником оформляется в письменном виде.

Денежные средства выдаются из кассы по расходному кассовому ордеру или перечисляются в безналичной форме по указанным работником реквизитам.

Займы, выданные работникам, учитываются на счете 73, субсчет «Расчеты по предоставленным займам».

По дебету счета 73 субсчет «Расчеты по предоставленным займам» отражается сумма предоставленного работнику займа в корреспонденции со счетами 50, 51.

По кредиту счета 73 отражается сумма платежей, поступившая от работника-заемщика в погашение займа, в корреспонденции со счетами 70, 50, 51.

Если заем процентный, его можно отразить на счете 58 «Финансовые вложения», субсчет «Предоставленные займы».

Начисление процентов по таким займам в бухгалтерском учете отражается по дебету счета 73 и кредиту счета 91-1.

Если заем, выданный работнику, им не возвращен (или возвращен не полностью), эта задолженность подлежит списанию.

В этом случае в бухгалтерском учете делается проводка: Дебет  91-2  Кредит 73.

Сумму задолженности работника по основной сумме долга определяют на основании договора займа, расходного кассового ордера на сумму займа, приходных документов, которыми оформляется погашение займа (приходного кассового ордера, заявления работника на удержание суммы займа из его зарплаты, расчетно-платежных ведомостей, выписок с расчетного счета организации, если погашение произведено в безналичном порядке).

Величину задолженности работника по процентам сверяют с бухгалтерскими справками по расчету процентов, подлежащих уплате, и приходными документами, например кассовыми ордерами.

Типовые проводки по счету 73

Приведем основные бухгалтерские записи по учету расчетов с персоналом по прочим операциям:

Инвентаризация расчетов с персоналом по прочим операциям

Пунктом 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности (утверждено Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н) установлено, что составлению годовой бухгалтерской финансовой отчетности в обязательном порядке должна предшествовать инвентаризация всех активов и обязательств.

При этом сами правила проведения такой ревизии регулируются Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

Так, согласно пункту 1.2 Методических указаний дебиторская задолженность относится к имуществу организации, а кредиторская задолженность и резервы — к финансовым обязательствам.

Сама инвентаризация проводится путем проверки сумм, числящихся на соответствующих счетах бухгалтерского учета на конец года, а также выявляется дебиторская и кредиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности.

Согласно пункту 3.44 Методических указаний инвентаризация расчетов заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.

Поэтому, инвентаризации должен быть подвергнут и счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Счет 73 и Бухгалтерский баланс

По строке 1230 «Дебиторская задолженность» бухгалтерского баланса отражается общая сумма дебиторской задолженности.

При этом при заполнении строки 1230 используются данные, отраженные на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»,  в сумме задолженности работников по беспроцентным займам, по возмещению материального ущерба.

Кроме денег, которые выплачиваются сотрудникам в качестве вознаграждения за труд, а также средств, выданных под отчет, на фирме существуют иные операции, называемые в документации «прочими». Они в обязательном порядке должны фиксироваться в налоговом и бухгалтерском учете.

Познакомимся поближе со счетом 73, предназначенным для расчетов с персоналом по таким видам операций.

Какие операции считаются прочими

Счет 73 обобщает данные о выполнении всех финансовых операций, кроме проведения заработной платы и расчетов с участием подотчетных и депонированных средств, а также алиментов. Таковыми могут являться:

• займы, выдаваемые работнику организации;
• возмещение материального ущерба, взысканное с материально ответственного лица;
• расчеты по купленным фирмой материальным ценностям;
• частичная компенсация закупаемой фирмой спецодежды, формы;
• погашение кредитов за проданные работнику товары;
• возмещение финансовых потерь за простои по вине работника;
• компенсация за использование автомобиля или иного личного имущества работника в целях организации;
• выплаты страховых сумм по тем или иным договорам страхования (имущества, здоровья, от несчастных случаев и пр.);
• иные.

Организация открывает к счету 73 субсчета, каждый из которых будет отражать сущность «прочей» операции, например:

• 73.1 «Расчеты с персоналом по предоставленным займам»;
• 73.2 «Расчеты с материально ответственными лицами по возмещению ущерба».

ВАЖНО! Компания сама вправе определять, какие именно хозяйственные операции с персоналом включать в расчеты по данному счету, давать им наименования и присваивать шифры или субсчета.

Как правило, организация чаще всего использует субсчета 73.1 и 73.2 именно для расчетов по займам и возмещению нанесенного ущерба. Рассмотрим особенности учета и проводок по этим хозяйственным операциям.

Расчеты с персоналом по предоставленным займам

Фирмы нередко предоставляют своим работникам финансовые займы, например:

• на постройку садового домика;
• на кооперативное строительство;
• на благоустройство земельных участков и др.

Они выдаются на основании распоряжения (приказа) руководства или действующего в компании Положения о выдаче займов, которое можно внести в колдоговор. В таком положении для сотрудников прописывают:

• кто именно может претендовать на заемные средства;
• за счет каких источников они выплачиваются;
• максимальный срок и сумму займа;
• цели, на которые могут быть выданы деньги;
• условия займов – проценты или беспроцентная выдача (могут быть различными для тех или иных оговоренных целей);
• образец договора.

При этом обязательно заключается договор займа, подписываемый обеими сторонами, о какой бы сумме ни шла речь (ст. 808 ГК РФ). В тексте договора указывается, что работник, являющийся заемщиком, берет на себя обязательство перед организацией на выплату займа. Чаще всего фирма не требует процентов, но иногда такой пункт допускается – он также описывается в договоре. Сотруднику придется вернуть взятые средства досрочно, если он:

• уволится по своему желанию, не имея уважительных причин;
• будет нарушать трудовую дисциплину;
• использует взятые средства не по целевому назначению.

СПРАВКА! Законодательство не регламентирует сроки и порядок возврата, но они должны быть указаны в договоре. Если иного не значится, то конечным сроком возврата по умолчанию считается месячный срок после выставления организацией требования вернуть заем (ст. 810 ГК РФ).

Проводки по субсчету 73.1:

• дебет 73.1, кредит 50 «Касса» (или 51 «Расчетный счет») – работнику выдана сумма, составляющая заем;
• дебет 73.1, кредит 91.1 «Прочие доходы» – начислены проценты на сумму займа;
• дебет 50 (51), кредит 73.1 – возврат сотрудником суммы займа и/или процентов по ней.

К СВЕДЕНИЮ! По каждому договору займа, то есть отдельному работнику, аналитический учет ведется отдельно.

Налоговый учет предоставленных работникам займов

Если организация ссудила своего сотрудника беспроцентно или предоставила льготные условия займа, позволив оплатить низкий процент, с точки зрения налогового законодательства работник получает доход в виде экономии средств. Это материальная выгода, с которой следует платить налог на доходы для физических лиц – НДФЛ.

Эту сумму рассчитывают как 75% ставки рефинансирования Банка России, с нее работник платит НДФЛ в размере 35%. Если заем выдается не на один, а на несколько месяцев, то НДФЛ нужно пересчитывать каждый месяц отдельно, если ставка рефинансирования изменялась.

НАПРИМЕР. Работник Леонтьев А.К. получил в качестве займа от своей организации 10 000 руб. сроком на 1 месяц без требования уплаты процентов. Ставка рефинансирования Банка Рф составляет 18% годовых. Материальная выгода, полученная Леонтьевым А.К. от займа на льготных условиях, составляет: 10 000 х 75% х 18% / 12 месяцев = 112 руб. 50 коп. Рассчитаем сумму НДФЛ с данной материальной выгоды: 112,5 х 35% = 39 руб. 37 коп.

Расчеты с персоналом по возмещению материального ущерба

Если в трудовом договоре работника прописана материальная ответственность, то в случае причинения ущерба с него может быть взыскана сумма, не превышающая его среднемесячный заработок. Такая ответственность называется ограниченной, именно она предусмотрена Трудовым кодексом РФ (ст. 241). Она наступает, если сотрудник:

• оказался виновен в порче имущества организации (неосторожно или по небрежности);
• утратил финансово важные документы;
• неправильно оформил такие документы;
• сделал брак в своей работе;
• похитил или допустил похищение материальных ценностей, за которые был ответственен;
• допустил недостачу.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если заключен трудовой договор по ст. 243 ТК РФ, то вместо ограниченной материальной ответственности он несет полную.

Порядок и размеры взысканий

После того как установлен размер ущерба, руководитель в течение месяца (не позже!) выносит распоряжение о взыскании из заработной платы ответственного лица. Если время для распоряжения упущено, взыскивать деньги за причиненный ущерб разрешается уже только через судебное разбирательство. Фирма имеет право снимать с каждой выплаты зарплаты не более 20% (в некоторых особых случаях – до половины). Если ущерб вызван преступлением, удержание может составить 70%, но не более.

Работник вполне может внести сумму ущерба и по собственной воле. Это могут быть не только финансовые средства, но и, по договору с работодателем, имущество, аналогичное испорченному.

А если ущерб большой?

Что делать работодателю, если договора о полной материальной ответственности с работником не заключалось, а дозволенные удержания совсем не покрывают причиненного ущерба? Можно обратиться в суд: по его решению сотруднику могут присудить полную материальную ответственность либо оправдать его, отказать в иске. В последнем случае утраченную сумму ущерба придется списать на убытки.

Проводки по субсчету 73.2:

• кредит 73/2, дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» – списание ушерба на работника, виновного в нем;
• кредит 73/2, дебет 98 «Доходы будущих периодов» – отражение разницы между суммой ущерба и суммой удержания из зарплаты;
• кредит 50 «Касса» (или 51 «Расчетный счет»), дебет 73.2 – внесение работником средств в счет материального ущерба;
• кредит 10 «Материалы» (41 «Товары»), дебет 73.2 – внесение работника в счет ущерба материалов (товаров);
• кредит 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», дебет 73.2 – удержание суммы в счет ущерба из зарплаты сотрудника;
• кредит 94, дебет 73.2 – списание с сотрудника суммы материального ущерба;
• кредит 98, дебет 73.2 – отражение в составе операционных доходов разницы между взысканной суммой и полной стоимостью ущерба.

Аналитический учет по данному субсчету следует вести также по каждому работнику.