Источник
Приходный ордер – это унифицированный бланк, который заполняется по факту поступления наличных денег в кассу организации (ИП).
Компания обязана оформить ПКО в следующих случаях:
- Внесение средств в уставный капитал;
- Возврат неиспользованных сумм подотчетных средств;
- Возмещение ущерба сотрудником;
- Реализация имущества, принадлежащего компании;
- Возврат или поступление заемных средств;
- Поступление денег со счета компании;
- Приход наличной выручки от хозяйственной деятельности (на конец рабочего дня заполняется один ПКО на всю сумму выручки).
Индивидуальные предприниматели оформлять ПКО, как и другие бланки кассовой дисциплины (например: РКО, кассовую книгу и пр.), не обязаны, но могут применять такие документы по собственной инициативе в целях учета и контроля за перемещением и расходованием наличных средств.
Порядок и способы оформления ПКО
Унифицированный бланк ордера (№ КО-1) утвержден Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 №88.
Документ состоит из двух частей: приходный кассовый ордер и квитанция к ПКО.
Ордер выписывается в одном экземпляре. Нумерация производится по порядку в хронологической последовательности, датой отсчета является 1 января каждого нового года.
Лицом, в обязанности которого входит заполнение приходного ордера, может являться:
- сотрудник организации (кассир, бухгалтер и др.), назначенный распоряжением руководителя компании;
- главный бухгалтер;
- руководитель (если в штате компании нет главного бухгалтера или бухгалтера).
Подписывают ПКО: главный бухгалтер (бухгалтер или директор) и кассир.
Если руководитель организации (ИП) единолично проводит кассовые операции и оформляет первичную документацию, на ПКО ставится только подпись руководителя (ИП).
Оформление бланка производится:
1) Ручным способом.
2) На компьютере с последующей распечаткой:
- в текстовом или табличном редакторе;
- с помощью специализированных программ и онлайн-сервисов.
3) В электронном виде. При таком способе документооборота кассовые бланки должны быть заверены квалифицированной электронной подписью.
Исправления и помарки при заполнении ПКО категорически не допускаются!
Квитанция к ордеру заполняется одновременно с ПКО, подписывается и заверяется печатью.
Для проставления оттиска печати могут быть использованы:
1) Основная круглая печать организации.
Следует отметить, что с момента вступления в силу закона от 06.04.2015 №82-ФЗ организации имеют право отказаться от использования круглой печати.
2) Простые (вспомогательные) печати и штампы, находящиеся у работников фирмы, ответственных за их сохранность и использование.
Оттиск печати должен располагаться целиком на квитанции и не заходить на сам приходный ордер.
Кассир, получивший заполненный бланк из бухгалтерии, обязан:
- сверить все данные ордера;
- проверить документ на отсутствие помарок и исправлений;
- удостовериться в подлинности подписи главного бухгалтера (или другого ответственного лица);
- проверить наличие указанных приложений.
Если все правила соблюдены, кассир принимает деньги. Прилагающиеся к ордеру документы следует погасить штампом или сделать надпись от руки: «Получено» («Оплачено») с указанием даты.
Оформленный ПКО остается в организации и подшивается к отчету кассира (второй экземпляр листа кассовой книги), а квитанция передается лицу, сдавшему наличность.
Сведения об ордере вносятся в журнал регистрации ордеров (№ КО-3). Запись о принятых денежных средствах отражается в кассовой книге компании.
Инструкция: как заполнить приходный кассовый ордер
Унифицированная форма заполняется следующим образом:
- В поле «Организация» указывается полное название компании в соответствии с учредительными документами.
- В окне «по ОКПО», указывается соответствующий код согласно уведомлению Росстата.
- Строка «Структурное подразделение» заполняется при наличии у компании подразделений и только в ситуациях, когда деньги сдает сотрудник представительства.
- Далее заполняются порядковый номер бланка и текущая дата.
- В ячейках «Дебет» и «Кредит» указываются номера счетов бухучета или коды (если компания использует кодирование).
ИП эти ячейки не заполняют.
Операции по приходу наличности в организацию отражаются по дебету счета 50 (также следует указать субсчет в соответствии с рабочим планом счетов фирмы).
По кредиту записывается корреспондирующий счет – источник прихода денежной наличности, например:
- 51 (52) – приход наличных денег с банковского счета фирмы;
- 60 – поставщик вернул аванс;
- 62 (76) – поступили деньги от заказчиков и покупателей;
- 66 (67) – получены заемные средства;
- 73-1 (2) – сотрудник возместил материальный ущерб;
- 75-1 – собственник внес долю в уставный капитал;
- 90-1 – поступила выручка от реализации продукции (услуг, работ).
- «Код структурного подразделения» заполняется при наличии кода у подразделения, на которое оформляется ордер.
- «Код аналитического учета» – вносится код аналитики корреспондирующего счета (если такие коды в организации предусмотрены).
- В ячейку «Сумма» записывается полученная сумма наличных денег в числовом выражении.
- Ячейка «Код целевого назначения» заполняется, если компания использует систему кодирования.
- В строку «Принято от» записываются Ф.И.О. работника компании. При расчетах между контрагентами указывается название фирмы и Ф.И.О. сотрудника, который передал деньги, при этом используется предлог «через». Например: ООО «Меридиан» через Иванова К.М.
- В строку «Основание» заносится содержание операции.
- В строке «Сумма» расшифровывается прописью сумма поступивших средств, при этом копейки указываются цифрами.
- В строке «В том числе» записывается ставка и сумма НДС. Если операция не подлежит обложению НДС, указывается: «Без НДС».
- В поле «Приложение» перечисляются наименования, номера и даты прилагаемых документов.
При заполнении вручную бланков, изготовленных типографским способом, следует поставить прочерки в пустых ячейках. Также после внесения суммы прописью нужно обязательно прочеркнуть пустое место в строке, во избежание фальсификации документа.
Квитанция ПКО содержит сведения, идентичные данным приходного ордера.
Образец заполнения приходного кассового ордера 2021
Взнос учредителя в уставный капитал
Возврат подотчетных средств
Возмещение ущерба виновным лицом
Получение денег из банка на выплату зарплаты
Заем ООО от учредителя
Оплата по договору от юридического лица
Розничная выручка у ИП
Торговая выручка ООО
Штрафы за отсутствие ПКО и сроки хранения бланка
За отсутствие первичных документов (грубое нарушение правил учета) инспекторы могут оштрафовать компанию по ст. 120 НК РФ:
- На 10 000 – 30 000 рублей;
- Или на 20% от неуплаченной суммы при занижении налоговой базы, но не менее 40 000 рублей.
Санкции за неправильное оформление ПКО не установлены, но бланк, заполненный с ошибками, могут приравнять к отсутствию документа.
Отсутствие квитанции ПКО у контрагента может привести к отказу инспекторов признать расходы, учитываемые при расчете налога на прибыль (единого налога при УСН). В такой ситуации контрагент понесет дополнительные расходы по уплате налога, штрафа и пеней.
Организация обязана хранить первичную документацию, в состав которой включается и приходный кассовый ордер, на протяжении 5 лет после окончания отчетного года.
Читайте более подробно: Форма КО-1
Источник
При получении займа заемщиком (предпринимателем) был оформлен только приходный кассовый ордер. При этом в кассовой книге поступление денег не отражено. Квитанция к приходному кассовому ордеру выдана займодавцу. Является ли нарушение заемщиком порядка оприходования денежных средств основанием для признания договора займа незаключенным по его безденежности?
Согласно п. 1 ст. 807 Гражданского кодекса (ГК РФ) договор займа считается заключенным с момента передачи денег или других вещей. В подтверждение договора займа и его условий может быть представлена расписка заемщика или иной документ, удостоверяющие передачу ему займодавцем определенной денежной суммы или определенного количества вещей (п. 2 ст. 808 ГК РФ).
Отметим, что заемщики – юридические лица или индивидуальные предприниматели при приеме займа наличными деньгами обязаны руководствоваться нормами Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» (далее – Положение).
В соответствии с п. 3.1 Положения прием наличных денег юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем проводится по приходным кассовым ордерам. В подтверждение приема наличных денег вносителю наличных денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру (п. 3.2 Положения). Для учета поступающих в кассу и выдаваемых из кассы наличных денег юридическое лицо, индивидуальный предприниматель ведут кассовую книгу (п. 5.1 Положения). По каждому приходному кассовому ордеру и расходному кассовому ордеру в кассовой книге кассиром осуществляются записи (п. 5.2 Положения). Согласно п. 6.1 Положения юридическое лицо, индивидуальный предприниматель обеспечивают внесение в кассовую книгу всех записей, которые должны быть сделаны на основании приходных кассовых ордеров и расходных кассовых ордеров (полное оприходование в кассу наличных денег).
В силу п. 1 ст. 812 ГК РФ заемщик вправе оспаривать договор займа по его безденежности, доказывая, что деньги или другие вещи в действительности не получены им от займодавца или получены в меньшем количестве, чем указано в договоре. Если в процессе оспаривания заемщиком договора займа по его безденежности будет установлено, что деньги или другие вещи в действительности не были получены от займодавца, договор займа считается незаключенным (п. 3 ст. 812 ГК РФ).
Многочисленная судебная практика свидетельствует о том, что нарушение правил ведения бухгалтерского учета, в частности невнесение записи по приходному кассовому ордеру в кассовую книгу, само по себе не является обстоятельством, свидетельствующим о неполучении заемных денежных средств, а следовательно, не является основанием для признания договора займа незаключенным по его безденежности (смотрите, например, постановление Девятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 11 февраля 2013 г. № 19АП-6847/12, постановления Двенадцатого арбитражного апелляционного суда от 30 января 2013 г. № 12АП-11662/12 и от 27 декабря 2011 г. № 12АП-8723/11, постановление ФАС Центрального округа от 20 декабря 2012 г. № Ф10-4760/12, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 12 августа 2011 г. № Ф08-4632/11 и от 8 августа 2011 г. № Ф08-4671/11, постановление ФАС Поволжского округа от 18 марта 2008 г. № А55-273/2006).
Заметим, что квитанция к приходному кассовому ордеру является документом, свидетельствующим о заключении договора займа (смотрите, например, постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 10 июля 2012 г. № Ф08-3497/12). Кроме того, по своей сути квитанция к приходному кассовому ордеру является распиской о получении заемщиком денежных средств по договору займа (смотрите также постановление ФАС Центрального округа от 20 декабря 2012 г. № Ф10-4760/12).При этом не является обстоятельством, свидетельствующим о неполучении займа, и превышение предельного размера расчетов наличными деньгами (смотрите постановление Шестнадцатого арбитражного апелляционного суда от 27 декабря 2012 г. № 16АП-3502/12).
Вместе с тем следует обратить внимание на то, что соблюдение порядка оприходования денежных средств может являться предметом судебного исследовании при оспаривании договора займа (смотрите, например, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 16 сентября 2009 г. № Ф04-5264/2009 (18801-А75-45) и в совокупности с другими обстоятельствами свидетельствовать об отсутствии факта передачи денег (дополнительно смотрите постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 20 марта 2009 г. № А53-8433/2007-С1-8).
Следует подчеркнуть, что в любом случае и в каждом споре о признании договора займа незаключенным наличие или отсутствие факта передачи денег устанавливается судом на основе всех обстоятельств дела и представленных доказательств.
Таким образом, нарушение порядка оприходования денежных средств в кассу, в частности невнесение записи по приходному кассовому ордеру в кассовую книгу, само по себе не является обстоятельством, свидетельствующим о том, что договор займа не является заключенным.
Источник
История одного займа.
Юридическое лицо выдало займ своему работнику. Договор заключили простенький. Деньги передавались наличными. После не продолжительной работы работник уволился. Подошло время выплачивать займ, но бывший работник не спешил отдавать деньги. Общество обратилось в суд с иском о взыскании с физического лица займа. Бывший работник вышел со встречным иском и оспаривал договор займа по безденежности. Решение суда: в первоначальном иске Обществу отказать, встречное исковое бывшего работника удовлетворить.
Почему так получилось, что Общество сделало не так? Разберем ошибки допущенные Обществом:
Первая ошибка: директор взял договор из интернета вписал туда сумму займа и ФИО работника. Стороны его подписали. Но директор не прочитал нюансы договора. По условиям которого, денежные средства должны были передаваться по акту приема передачи денежных средств. Такого документа, составлено не было.
Вторая ошибка: бухгалтерия Общества никак не оформила выдачу денежных средств.
Юридическое лицо по мимо того, что должно заключить договор в письменной форме обязано было соблюдать иные нормативные акты, действующие в РФ при выдачи займа наличными деньгами.
Третья ошибка: директор полагал, что подписного договора более чем достаточно для взыскания займа в судебном порядке.
Данные ошибки оказались существенные при рассмотрении спора в суде.
Руководителю юридического лица следовало иметь в виду что сам по себе факт выдачи займа работнику с которым он находится в трудовых отношениях, не влияет на заемное обязательство.
Заемное обязательство существует самостоятельно и исполняется по нормам гражданского законодательства РФ.
Как грамотно выдать займ работнику:
Документальное оформление передачи наличных денег по договору займа.
Юридическое лицо при осуществлении предпринимательской деятельности с наличными деньгами, обязано руководствоваться нормативными актами Центробанка России.
- Особое внимание уделяем заключению договора займа и прописываем все существенные условия договора (сумму займа, срок возврата, процентный или беспроцентный займ, условия выдачи (тоже важны), является ли займ целевым, условия возврата по частям или целой суммой и т.д.).
Договор это «фундамент» заемных обязательств подтверждающих выдачу займа работнику на условиях договора. Если отнестись к нему не должным образом, то в последствии можно лишится шанса взыскать денежные средства с должника, а это убытки. Ваши убытки.
- Бухгалтерия при выдачи наличных денежных средств обязана выдать расходный кассовый ордер.
- При получении денежных средств от работника в кассу предприятия, в случае погашения займа оформляется приходный кассовый ордер.
- Акт приема передачи денежных средств, может быть приложением к договору, но нужно учитывать риски, что суды могут рассматривать акты приема-передачи как не надлежащее доказательство передачи денег по договору займа, особенно если займ выдает юридическое лицо. Скорее этот документ будет одно из доказательств факта выдачи займа.
Важно: Договор, расходно кассовые и приходно кассавые ордера, акты и иные документы должны быть грамотно и разборчиво заполнены. Должны быть проставлены даты, номера, подписи, печати и т.д. Это позволит избежать проблем в доказывании факта выдачи займа.
Перечисленные документы признаются судами надлежащими доказательствами возникновения между сторонами правоотношений по договору займа.
Документальное оформление перечисления безналичных денежных средств по договору займа.
Если денежные средства перечисляются работнику безналично, то факт выдачи займа работнику должен подтверждаться платежным поручением с отметкой банка об исполнении при безналичном платеже, выпиской по счету юридического лица о движении денежных средств, актами сверки и иными доказательствами.
- Как основание платежа для бухгалтерии будет нужен надлежаще оформленный договор займа.
- Особое внимание заимодавцу при заполнении платежного поручения следует уделить графе “Назначение платежа”. В поле “Назначение платежа” должны быть указаны номер и дата договора. Указание на конкретный договор займа в графе “Назначение платежа” платежного поручения является необходимым подтверждением факта передачи денежных средств в качестве заемных. Так же в назначении платежа не будет лишним прописать срок погашения займа и проценты под которые выдается займ.
Пример: “По договору займа N ___ от __.__.____г. на срок до __.__.______г. На сумму займа начисляются проценты по ставке 12 (двенадцать) % в год”.
Для чего это надо? Для того, что если в суде признают договор займа не заключенным или недействительным, но суд примет платежное поручение в качестве доказательства возникновения заемных отношений и может применить при расчете суммы, подлежащей взысканию с заемщика, указанную процентную ставку.
Важно: По вопросу о том, может ли платежное поручение подтверждать наличие между сторонами заемных правоотношений в отсутствие подписанного договора займа, существует две позиции судов.
Первая позиция: Платежное поручение может быть признано доказательством наличия между сторонами правоотношений по договору займа. Платежное поручение свидетельствует о передаче заемщику денежной суммы, что подтверждает заключение договора займа. Следовательно, договор займа, являясь реальным, считается заключенным с момента передачи денежных средств независимо от соблюдения письменной формы договора.
Вторая позиция: Надлежащим образом оформленное и исполненное платежное поручение подтверждает факт перечисления денежных средств. Однако данный документ выражает волю только одной из сторон – заимодавца. В связи с этим некоторые суды указывают, что при отсутствии подписанного сторонами договора займа перечисленные платежным поручением денежные средства не являются заемными. Перечисленная заимодавцем сумма в этом случае признается неосновательным обогащением получателя и взыскивается с него в порядке неосновательного обогащения.
При этом суды отмечают, что, если заимодавцем является юридическое лицо, для заключения договора денежного займа помимо передачи денежных средств займа необходимо соглашение обеих сторон, выраженное в письменной форме, то есть договор займа.
Немного о расписке.
В соответствии с п.2 ст.808 ГК РФ договор займа может быть оформлен в виде расписки. Расписка признается договором в простой письменной форме и применяется в основном между физическими лицами. При оформлении договора займа между юридическим лицом и его работникам, расписка может быть оформлена как дополнительный документ к договору займа.
Сама по себе расписка подтверждает факт приема-передачи денег при условии, что она содержит существенные условия договора займа, а именно условие о получении конкретной денежной суммы в долг с обязательством ее возврата. Если расписка не будет содержать таких условий, то еще не факт, что ваши правоотношения квалифицируют как заемные.
Как не надо делать: Нередко директора или индивидуальные предприниматели обнаружив причиненный ущерб работником предприятию, заставляют его написать расписку о неком долге.
Это конечно облегчает жизнь работодателю от необходимости оформлять с работником договор о полной материальной ответственности, фиксировать причинение ущерба и доказывать, что ценности действительно передавались работнику. Доказывать, что имеются законные основания для возложения на него материальной ответственности.
Нужно учесть риск, что суды при рассмотрении дела оценивают все обстоятельства дела в совокупности, а не только одну расписку. Суд соотнесет:
- сумму долга по расписке с размером причиненного работником ущерба;
- даты составления расписки и выявления данного дисциплинарного проступка;
- имелись ли основания для выдачи расписки;
- действительно ли работник получал заем от работодателя;
- стаж работы работника-заимодавца в компании;
- имелись ли у него какие-либо высокие заслуги перед работодателем;
- что послужило основанием для выдачи займа;
- отсутствие цели займа и т.д.
Расписка в этой ситуации будет только одним из доказательств совершения дисциплинарного проступка, а не подтверждением факта получения займа работником.
Как правило, суды признают такие договора не заключенными, так как реально денежных средств работнику не передавалось, а расписка составлялась с целью возмещения причиненного ущерба, это подтверждается судебной практикой.
По этому, я бы не рекомендовала «прикрывать» распиской причиненный материальный ущерб работодателю.
В заключении хочется отметить, что при грамотном оформлении выдачи займа работнику, Вы уменьшаете свои риски по не возврату денежных средств в организацию. Помните, что суды учитывают все доказательства в комплексе исследуют все обстоятельства дела (например, переговоры сторон, расписки, заявления работника на займ, внутренние приказы организации, переписку иные доказательства).
Что Вам даст обращение к юристу?
Позволит грамотно оформить заемные отношения с работником.
Позволит компетентно представить Вашу организацию в суде при взыскании займа и вернуть заемные средства Обществу.
Руководитель юридического бюро Араменко О.В.
При перепечатке ссылка на автора и сайт первоисточник обязательна.
2016г. (с) abramenko.pro
Источник