Письмо-просьба об оплате задолженности — это письменное обращение к контрагенту с предложением перечислить на счет или внести в кассу сумму долга по договору или иному обязательству.
При неисполнении контрагентом обязательства по оплате выполненной работы или оказанных услуг формируется просьба оплатить задолженность, которая направляется адресату. Рассмотрим, как правильно составить документ, чтобы достичь цели и мотивировать партнера на соблюдение условий договора.
Когда надо отправлять
Организация составляет исходящий документ, в котором содержится просьба произвести оплату, в следующих случаях:
- невыполнение финансовых соглашений;
- отсутствие оплаты за выполненные работы или оказанные услуги полностью или частично;
- игнорирование звонков, отказ от взаимодействия;
- пренебрежение установленными в договоре сроками по внесению платежей.
В соответствии со ст. 125 АПК РФ претензионный порядок урегулирования спора в настоящий момент для большинства исков является обязательным. То есть к исковому заявлению прикладывают подтверждение исполнения этой процедуры — копию письма, в котором содержится просьба оплатить счета в ближайшее время, в противном случае иск будет оставлен без движения по ст. 128 АПК РФ.
Функции
Обращение не всегда носит характер претензии, достаточно часто его целью является:
- сохранение отношений;
- решение денежных вопросов без участия судебных органов;
- информирование контрагента о долге и его размере;
- напоминание.
Как составить
При написании используются общие правила делопроизводства, просьба оплатить долг включает следующие блоки:
- наименование отправителя, основные реквизиты для идентификации: наименование, адрес, ИНН. Вариант: документ составляется на официальном бланке;
- наименование адресата, адрес, фамилия, имя, отчество его руководителя;
- название документа;
- ссылка на основание взаимоотношений — конкретный договор с указанием реквизитов (дата, номер, предмет);
- сумма долга и наименование и реквизиты документов, подтверждающих исполнение обязательства и долг;
- предложение о перечислении средств или внесении их в кассу с указанием реквизитов (номер и иные данные счета);
- упоминание о санкциях (неустойка, обращение в суд, увеличение расходов);
- дата, подпись.
Образец
В законодательных актах образец просьбы об оплате задолженности не содержится, унифицированная форма не утверждена. Каждая организация вправе разработать собственный бланк.
Общество с ограниченной ответственностью «Арамис»
ИНН 4501001055, адрес: г. Курган, ул. Горького, 1
Директору ООО «Атос»
640000, г. Курган, ул. Красина, 7
Исх. №9 от 12 мая 2020 года
По договору подряда №3 от 07.04.2020 г. у Вашей организации числится задолженность в размере 7 000 (Семь тысяч) рублей. Она подтверждается актом приемки от 10.04.2020 г., актом сверки от 10.04.2020 г.
Прошу погасить задолженность в досудебном порядке. Напоминаю, что в случае обращения в суд, ООО «Арамис» имеет право на взыскание расходов на оплату услуг представителя, возвращение уплаченной госпошлины. Кроме того, мы имеем право предъявить неустойку по п. 5.5 Договора поставки (0,1% от суммы долга за день просрочки).
Прошу перечислить указанную сумму 7 000 рублей в кратчайшие сроки на:
Р/с: №40702 910 77822 0000 333 в Филиале ОАО АКБ «АЛЬФАБАНК», г. Курган, кор. счет 30101810000000000777; БИК 045407799.
В случае отсутствия оплаты в течение 10 дней после поступления письма мы оставляем за собой право обратиться в Арбитражный суд для взыскания суммы долга.
Директор Сокол Д.Д.
Сроки реагирования
В документе высказывается просьба погасить задолженность в кратчайшие сроки, но у контрагента есть запас времени для ответа. В соответствии со ст. 452 ГК РФ, обычаями делового оборота, судебной практикой, на ответ дается на менее месяца, если иной срок не установлен в претензии или соглашении. Уплата долга — это один из вариантов ответа, чаще адресант получает гарантийное письмо или обращение с предложением отложить сроки исполнения материальных обязательств, которые рассматриваются в индивидуальном порядке.
Оплата третьим лицом
В соответствии со ст. 313 ГК РФ оплату услуг вправе произвести третье лицо, в этом случае составляется письмо в адрес исполнителя о том, что оплата возложена на третье лицо.
Источник
Письмо-требование об оплате задолженности, образец которого приложен чуть ниже, может служить началом конструктивного диалога в деловой переписке. Документ формируется быстро, с соблюдением принятых в деловой переписке норм. Посредством этого письма (его еще называют претензионным) контрагент подталкивает своего делового партнера к оплате существующей задолженности.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк письма требования об оплате задолженности .docСкачать образец письма требования об оплате задолженности .doc
Если подходить с юридической точки зрения, то это письмо, верно составленное, заверенное и зарегистрированное, будет дополнительным веским доказательством в пользу существования долга как такового. Это потребуется при возможном обращении в судебные инстанции.
Функционал
Документ имеет ряд неоспоримых плюсов. В организациях, где принято искать компромиссы с контрагентами, обсуждать возникающие недопонимания в досудебном порядке, рабочие процессы протекают гораздо эффективнее. Письмо-требование об оплате задолженности позволит:
- Сохранить существующие договорные отношения. Прерывать взаимовыгодное сотрудничество с партнером, у которого возникли временные трудности по оплате, – нерациональное действие. Деловая переписка уточнит нюансы, может привести к полному взаимопониманию.
- Избежать обращения в суд, которое сулит дополнительные расходы, по крайней мере, при возникновении конструктивного диалога между сторонами.
- Поставить в известность должника об объеме задолженности и конкретных сроках. Организация, которая посылает подобное обращение, обычно ставит четкие рамки перед должником. До этого момента он может питать надежду, что его долг забыт, затерялся в бухгалтерских документах, растворился в воздухе. Особенно если сумма задолженности небольшая.
- Оптимизировать свое делопроизводство таким образом, чтобы дело приносило прибыль. Несколько недобросовестных контрагентов, которым делаются поблажки, способны привести практически любую компанию к банкротству.
- Скоординировать рабочие моменты для того, чтобы избежать значительных материальных затруднений. Несколько писем-требований к «забывающим» контрагентам подчас позволяют самой организации оставаться «на плаву».
На практике поставщик очень часто встречается с дебиторским типом задолженности. Иные организации вообще не придают значение подобным «мелочам» либо откладывают выполнение взятых на себя обязательств по оплате на потом.
Возможные санкции
Кредитора можно мотивировать на выплату существующей задолженностями несколькими способами. Но самый распространенный — взыскание неустойки за определенный период задержки денежных средств. Это условие должно быть заранее прописано в договоре, иначе фактически взыскать ее будет очень трудно. Кроме того, приписывается крайняя мера — обращение в суд.
Ответ
В ответ на письмо-требование от должника может поступить:
- Выплата долга. Это идеальный вариант, встречается не так часто, как хотелось бы.
- Гарантийное письмо. В нем должник называет точную дату, в которую погасит либо уменьшит свою задолженность. Это тоже предпочтительное развитие событий для обеих сторон существующего соглашения.
- Письмо с сообщением о невозможности возврата задолженности в указанные сроки. В этом случае существует лишь одна рекомендация – обращение в суд со всеми имеющимися на руках документами.
Какая-либо вообще ответная реакция — уже хорошо, так как должник готов к диалогу.
Элементы письма
Деловая переписка в большинстве своем однотипна. В конкретном документе выделяются три части: шапка, тело документа и заключительная. В верхней части листа обычно располагаются реквизиты организации, которая отправляет документ и является кредитором. В идеале письмо печатается на фирменном бланке организации, который содержит ее полное наименование, адрес, контактные телефоны, ИНН и другую принципиально важную информацию.
Также шапка, согласно существующим нормам, должна содержать номер, дату, вежливое, а главное — конкретное обращение к деловому партнеру.
Если озаглавлено письмо будет, например, ООО «Ромашка», то не будет ясно, кто является получателем. Поэтому обращение лучше формулировать согласно требованиям, обращаясь по имени и отчеству к руководителю либо другому ответственному за погашение задолженности лицу.
В основной части документа в большинстве случаев прописывается:
- Ссылка на номер договора, который был заключен и согласно которому произвелась поставка товара либо были оказаны услуги. Можно ссылаться на конкретный пункт договора, если есть возможность. Не возбраняется цитирование, если это проясняет создавшуюся ситуацию.
- Какие организации участвовали.
- Конкретная сумма долга, а также за какие товары либо услуги она причитается к выплате.
- Какие действия требуются компании-должнику. Обычно это перечисление средств на какой-либо счет. Если данные счета прописаны в договоре, то достаточно будет сослаться на подписанный обеими сторонами договор.
- Что произойдет в случае неуплаты долга. Меры могут быть как мягкие (неустойка, пени), так и жесткие (обращение в Арбитражный суд). В основном организации прибегают к комбинированным мерам воздействия на должника.
При обращении в суд письмо-требование об оплате задолженности является обязательным условием подачи иска. Без него дело наверняка будет проиграно, особенно если должник не будет признавать существование задолженности.
В качестве дополнения можно приложить расчеты пени, которая полагается за неуплату долга. Однако это не обязательно для такого типа деловой переписки. Кроме того, при отказе оплаты долга и по прошествии длительных сроков, при обращении в суд пени могут значительно увеличиться.
Заключение
Заключительная часть должна содержать дату, подпись, «мокрую» печать организации. Такого рода корреспонденцию рекомендуется регистрировать, а также посылать заказным или ценным письмом с отметкой о вручении. Словом, оформить письмо-требование (в любом количестве экземпляров) не достаточно. Важно потом в суде доказать, что оно вообще существовало, поэтому электронная переписка здесь малоэффективна.
Сроки рассмотрения
Если от должника не поступает ответа на письмо-требование об оплате, то автоматически считается, что он его рассмотрел в течение 30 дней с момента фактического получения. Естественно, что есть доказательства вручения документа.
Источник
Для чего нужно такое письмо
Если перед организацией имеются невыполненные обязательства, то должнику направляется письмо-просьба оплатить долг, которое носит информационный характер. С приложенными к нему документальными основаниями оно является доказательством существования долга, уточняет его размер, сроки уплаты и санкции в случае просрочки или невыполнения обязательств. Это послужит началом конструктивного диалога, уточнит причины неуплаты и в итоге приведет к взаимовыгодному решению в досудебном порядке.
Когда его готовят
Долги перед организацией образуются не только из договоров поставки, выполнения работ или услуг, но и как возмещение ущерба, возврат залога, уплаты неустойки и по другим обстоятельствам. Когда срок платежа наступил, но средства не были перечислены и образовался долг, готовят претензионное письмо. Официальная просьба оплатить задолженность подтолкнет должника либо к исполнению обязательств, либо к новым договоренностям. Если это не приведет к положительным результатам, то отправка напоминания является предварительным этапом перед обращением в судебные инстанции.
Правила составления
Унифицированного образца письма не существует. Оно составляется в свободной форме с учетом принятых в деловой переписке норм. Оформляется на фирменном бланке или на обычном листе. Основные элементы:
- реквизиты организации-отправителя;
- регистрационный номер, дата составления;
- наименование документа;
- обращение к руководителю или к другому ответственному лицу с указанием должности и названия организации-должника;
- ссылка на номер договора и/или другие документы, на основании которых возникли обязательства;
- сумма долга и за какие товары (услуги);
- требуемые от должника действия (например, просьба оплатить счета в ближайшее время или перечислить средства на расчетный счет с указанием крайних сроков погашения);
- меры за неуплату долга (неустойка, пени, расторжение контракта или обращение в суд);
- подпись руководителя с расшифровкой;
- контактные данные для связи;
- печать организации (при наличии).
Чтобы документ имел юридическую силу, его необходимо заверить и зарегистрировать.
К письму следует приложить копии документов, на основании которых возникли обязательства, договор, в котором указаны санкции за невыполнение обязательств (например, взыскание неустойки за просрочку оплаты), акты сверки.
Отправляется такая просьба оплатить долг на бумажном носителе заказным или ценным письмом с отметкой о вручении и описью либо вручается лично с проставлением подписи получателя на втором экземпляре. Это необходимо для формирования доказательной базы в случае обращения в суд.
Пример письма с просьбой уплатить долг
ООО «Альтернатива»
ИНН 7712345678 / КПП 771234567
г. Москва, Инженерный проезд, 19
__________________________________________________________________
Исх. № С-12/34
«01» июля 2020 года
ПИСЬМО
О задолженности
Руководителю ПАО «ДБК»
Иванову А.А.
Уважаемый Алексей Александрович,
Напоминаем Вам, что в соответствии с договором №1 от 06.03.2020 компания-подрядчик ООО «Альтернатива» выполнила для ПАО «ДБК» работы по проектированию программного обеспечения на сумму 150 000 рублей.
Пункт 4 Договора устанавливает, что заказчик после подписания соответствующего акта выполненных работ, который подписан Вами 06.05.2020, обязан совершить оплату работ в полном размере. Заказчик нарушил данное условие соглашения и до сих пор не перечислил средства.
По состоянию на 01.07.2020 задолженность ПАО «ДБК» перед ООО «Альтернатива» составляет 150 000 рублей.
Убедительная просьба оплатить в кратчайшие сроки на банковский счет, указанный в реквизитах действующего Договора.
Если данное требование не будет выполнено до 01.08.2020, то мы будем вынуждены обратиться в арбитражный суд по месту нахождения Вашей организации для взыскания долговых обязательств в принудительном порядке. Напоминаем, что Вам будут начислены пени независимо от срока осуществления фактического погашения задолженности.
Приложение:
Копия договора №1 от 06.03.2020.
Копия акта выполненных работ №1 от 06.05.2020.
С уважением,
Генеральный директор Петров А.А. Петров
М. П.
Исп. секретарь Горева А.А.
Тел. 8 495 123-45-67
Иногда организация, перед которой возникла задолженность, сама имеет долг перед третьей компанией. Законодательство РФ не запрещает передавать свои обязательства третьему лицу (ст. 313 ГК РФ). В таком случае оформляется письмо об оплате на другую организацию (третьему лицу). Это позволит избежать дополнительных расходов на многократное перечисление. Документ составляется аналогично просьбе об уплате задолженности в свободной форме, но с указанием третьего лица и его реквизитов. Важно попросить отметить в платежном поручении, что оплата производится за другое лицо, и указать реквизиты договора, по которому возникли обязательства. Копию письма необходимо отправить получателю средств.
Примерный образец письма с просьбой оплатить третьему лицу (фрагмент):
Источник
Что обозначает оплата задолженности компании третьим лицом? Это значит, что долг предприятия погашает другая фирма. Как правило, она сама является дебитором предприятия, а потому выплаченные ей средства идут в счет погашения ее задолженности.
В каких случаях актуальна оплата долга третьим лицом? Практически каждая компания, функционирующая в течение кого-то времени, является и кредитором, и дебитором. То есть она как дает средства взаймы, так и отдает их сторонним фирмам. Все это делает возможным погасить свой долг перед одной организацией средствами другой. Актуально это будет в том случае, если у компании на данный момент отсутствует нужная сумма средств. Это может стать удобным способом погашения своей задолженности для сторонней организации, оплачивающей чужие займы.
Как учитывать оплату товаров (работ, услуг) третьим лицом?
Основные особенности операции
В ГК РФ ничего не сказано о порядке оформления выплаты задолженности третьим лицом. Применяемый алгоритм был сформирован практикой. Заключается он в следующих этапах:
- Предприятие направляет своему дебитору письмо с просьбой выплатить его задолженность.
- Дебитор перечисляет свои средства основному кредитору. В поручении прописывается соответствующее назначение выплат – плата за должника.
Как при УСН учесть оплату третьими лицами или за третье лицо?
Письмо-просьба и поручение с соответствующей пометкой – все это подтверждение того, что компания оплатила долг за другую организацию. Наличие этих документов важно, так как без них компания, погасившая задолженность, может начать взыскание уплаченных средств с получателя. Основание – обогащение кредитора, возникшее вследствие ошибочного платежа. Без подтверждающих документов риски несет и основной дебитор, и его кредитор. Если компания начнет взыскание средств, дебитору придется выплачивать задолженность перед кредитором самому.
Как снизить риск взыскания долгов клиента по налогам с банка как третьего лица?
ВАЖНО! Предприниматель не может проконтролировать, что указывает в своем платежном поручении третье лицо. Поэтому вдвойне важно составить письмо-просьбу и взять подтверждение его получения. Бумага будет являться доказательством проводимой операции. Правильное документальное оформление – это способ снижения всех возможных рисков.
Правила составления письма-просьбы о погашении задолженности
В письме-просьбе нужно обязательно указать следующую информацию:
- Наименование ЮЛ, которому поручается покрытие долга. Это так важно потому, что даже если ЮЛ не поставит нужной отметки в платежном поручении, по реквизитам можно будет доказать цель платежа.
- Обязательство, которое передается третьему лицу. В частности, нужно раскрыть его детали: реквизиты договора, на основании которого возникла задолженность, ее сумма.
- Если третье лицо – дебитор предприятия (как это бывает в большинстве случаев) и средства, выплачиваемые им, идут в счет его долга, рекомендуется также указать это в письме. Выгодно это и первой, и второй стороне. Предприятие получает больше шансов, что контрагент согласится на подобную сделку. Дебитор же сможет быть уверен, что платеж действительно пойдет в счет обязательств и кредитор не обяжет его повторно погашать долг.
- Дебитор, которому направляется письмо, может не знать всех тонкостей составления платежного поручения. Желательно также упомянуть о них. В частности, прописать необходимость указания цели платежа – погашение долга другой компании.
ВНИМАНИЕ! Письмо-просьба должно быть подписано руководителем предприятия или лицом с соответствующими полномочиями. Наличие подписи – интерес дебитора, так как это доказывает, что поручение действительно было.
ВАЖНО! Платеж производится третьей стороной, а потому предприятие не имеет непосредственного доступа к документам, подтверждающим сделанные выплаты. Однако их наличие необходимо для доказательства погашения всей суммы задолженности. Поэтому от дебитора имеет смысл запросить копию платежного поручения. На бумаге должна быть поставлена отметка финансового учреждения об исполнении.
Пример письма о погашении обязательств
Гендиректору
ООО «Продвижение» И.П. Уфимцеву
г. Челябинск, ул. Кирова 1, д. 1
От гендиректора
ООО «Олива» В.В. Рипак
г. Челябинск, ул. Воровского, д. 6
Исх. от 20 июня 2016 г. №363
ПИСЬМО
о перечислении денег в счет долга
У компании ООО «Продвижение» есть задолженность перед ООО «Олива» в размере 200 000 рублей. Просим вас оплатить в счет своего долга задолженность ООО «Олива» в размере 200 000 рублей. Реквизиты для выплат:
ИНН 11133355443
КПП 7657488956
ОГРН 10754754785
Р/с 407657776544878558654
В Челябинском филиале Сбербанка России
К/с 66559996665557700088
БИК 066468886
Перечисление платежа по этим реквизитам будет значить прекращение действия долга ООО «Продвижение» перед ООО «Олива» в размере 200 000 рублей.
В поручении просим вас упомянуть предназначение средств: «Внесение платы за аренду помещения для ООО «Олива» по соглашению №10 от 10 июля 2016 года в сумме 200 000 рублей НДС не облагается». Также настоятельно просим направить нам копию платежного поручения. На документе должна стоять отметка банковского учреждения об исполнении.
Гендиректор ООО «Олива» Рипак /В.В.Рипак/
Бухгалтерский учет
Рассмотрим используемые проводки на примере из приведенного письма-просьбы. «Олива» арендует помещение за 200 тысяч рублей без НДС. Она отгрузила продукцию ООО «Продвижение» на сумму 200 000 рублей. Себестоимость товара составила 160 000 рублей. Было направлено письмо-просьба об уплате долга «Оливы». Платеж был совершен. Обе стороны выбрали УСН, а потому они не уплачивают НДС. Рассмотрим записи в бухгалтерской книге ООО «Олива»:
- ДТ62 КТ90-1. Сумма: 200 000 рублей. Пояснение: общая задолженность «Продвижения».
- ДТ90-2 КТ41. Сумма: 160 000 рублей. Списание себестоимости товара, переданного «Продвижению».
- ДТ44 КТ60. Сумма: 200 000 рублей. Отражение долга перед арендодателем «Оливы».
- ДТ60 КТ62. Сумма: 200 000 рублей. Погашение долга компанией «Продвижение».
ВНИМАНИЕ! Последняя запись вносится только после получения первичного документа, то есть копии платежного поручения. В записях нужно упомянуть о первичной документации, подтверждающей выполняемые операции.
Возможные риски
Подобное почти круговое погашение задолженности отличается немалым количеством рисков:
- Основной дебитор, направляющий письмо, откажется признавать свою просьбу и то, что дебитор совершал платеж в счет своего долга. Контрагенту придется еще раз покрывать задолженность.
- Контрагент сделает платеж, однако, после того как кредитор спишет его долг, вернет средства на основании ошибочно совершенной выплаты. Придется вносить сумму долга снова.
- Кредитор направляет претензию основному дебитору о том, что выплаты не были произведены, хотя платеж был сделан третьим лицом.
Ото всех этих неприятностей можно легко себя обезопасить. Для этого нужно грамотное документальное оформление. На основании имеющихся бумаг можно подтвердить все детали проведенной операции, которые отрицает другая сторона. Главные документы, которые потребуются: письмо-просьба со всеми реквизитами и платежное поручение.
Источник