Организация выдала займ сотруднику а он уволился

За предоставленные взаймы денежные средства организация может брать с сотрудника проценты. Причем в любом размере. Но ничто не запрещает выдать беспроцентный заем. В последнем случае в договоре займа обязательно нужно прописать, что проценты на сумму займа не начисляются. Если же стороны не предусмотрят условие о безвозмездности займа, у сотрудника возникнет обязанность заплатить проценты. Это следует из части 1 статьи 809 Гражданского кодекса РФ. В ней сказано, что при отсутствии в договоре займа условия о размере процентов, их размер определяется существующей в месте нахождения займодавца ставкой банковского процента (ставкой рефинансирования ЦБ РФ) на день уплаты заемщиком суммы долга или его соответствующей части.

Итак, компания решила выдать процентный заем сотруднику. Должен ли бухгалтер предпринять в связи с этим какие-либо действия? Все зависит от того, под какие проценты предоставлены денежные средства. Дело в том, что налоговая база по НДФЛ в отношении материальной выгоды определяется как превышение суммы процентов за пользование заемными средствами, исчисленной исходя из 2/3 действующей ставки рефинансирования ЦБ РФ над суммой процентов, исчисленной исходя из условий договора (подп. 1 п. 2 ст. 212 НК РФ). Таким образом, чтобы решить, нужно или нет начислять НДФЛ, необходимо знать ставку рефинансирования ЦБ РФ. Как известно, эта ставка постоянно меняется. Так какую ставку необходимо использовать?
В подпункте 1 пункта 2 статьи 212 НК РФ сказано, что учитывается ставка, установленная «на дату фактического получения налогоплательщиком дохода». Соответственно, необходимо понять, в какой момент у сотрудника возникает доход в виде материальной выгоды от экономии на процентах. Для этого обратимся к статье 223 НК РФ. В ней сказано, что дата получения дохода определяется на день уплаты процентов (подп. 3 п. 1 ст. 223 НК РФ). Следовательно, проценты за пользование заемными средствами нужно сравнивать с 2/3 ставки рефинансирования ЦБ РФ, действующей на день, когда сотрудник выплатил проценты.

При выдаче беспроцентного займа у сотрудника возникает доход в виде экономии на процентах. С этим утверждением трудно спорить. Но если по процентным займам точно известно, на какую дату нужно брать ставку рефинансирования для расчета облагаемого дохода (ст. 223 НК РФ), то для беспроцентных займов законодатель эту дату не установил. Поэтому, чтобы понять, как все же бухгалтеру нужно действовать, обратимся к официальным разъяснениям.

Минфин России в письме от 14.04.09 № 03-04-06-01/89 отмечает: если организация выдала беспроцентный заем, то фактической датой получения доходов в виде материальной выгоды следует считать дату возврата заемных средств. Аналогичный вывод содержится в письмах Минфина России от 17.07.09 № 03-04-06-01/175, от 09.10.08 № 03-04-06-01/301 и других. Таким образом, обязанность рассчитать НДФЛ возникает только после того, как работник вернет фирме заем.

В договоре может быть предусмотрено постепенное погашение займа, например, ежемесячно работник отдает определенную сумму. В таком случае НДФЛ нужно исчислять ежемесячно, а налоговая база должна рассчитываться исходя из невозвращенной суммы займа. При этом в расчет нужно брать ставку рефинансирования ЦБ, действующую на момент возврата каждой части займа.

Независимо от того, под какой процент сотрудник получил заем, и вообще должен ли он будет платить проценты, облагаемого дохода не возникнет, если заем выдан на определенные цели. А именно: на новое строительство либо приобретение жилого дома, квартиры, комнаты или доли (долей) в них. А с 2010 года еще и на приобретение земельных участков, предоставленных для индивидуального жилищного строительства, и земельных участков, на которых расположены приобретаемые жилые дома, или доли в них. Если при этом гражданин имеет право на получение имущественного вычета, исчислять НДФЛ с суммы материальной выгоды, полученной от экономии на процентах за пользование таким займом, не нужно. Это следует из подпункта 1 пункта 1 статьи 212 НК РФ.

В действующей редакции Налогового кодекса РФ не сказано, какими документами можно подтвердить право на освобождение от уплаты НДФЛ в этой ситуации. Минфин России разъяснял, что материальная выгода, полученная от экономии на процентах за пользование беспроцентным займом, освобождается от налогообложения при условии представления налогоплательщиком уведомления, подтверждающего право на имущественный налоговый вычет (письма от 15.10.08 № 03-04-07-01/201, от 21.07.08 № 03-04-06-01/219). Форма этого уведомления утверждена приказом ФНС России от 07.12.04 № САЭ-3-04/147@.

Однако на практике применить льготу по целевому займу на жилье оказалось непросто. Во-первых, налоговики выдавали уведомления только тем гражданам, которые собирались получить имущественный вычет через своего работодателя, а не через налоговую инспекцию. Во-вторых, инспекторы отказывались предоставлять этот документ, если гражданин уже воспользовался вычетом в полном объеме, хотя все еще продолжает возвращать своей компании заемные средства. В-третьих, налогоплательщик мог обратиться за уведомлением на имущественный вычет только в том случае, если уже имел на руках документы на квартиру.
Проблема была решена после того, как ФНС России утвердила справку, подтверждающую право гражданина на освобождение от НДФЛ материальной выгоды от экономии на процентах (письмо ФНС России от 27.07.09 № ШС-22-3/594). В этом письме оговаривается, что налоговики будут выдавать такие справки только до 1 января 2010 года. Дело в том, что с этой даты вступят в силу поправки в подпункт 1 пункта 1 статьи 212 НК РФ (внесены Федеральным законом от 19.07.09 № 202-ФЗ). В этой норме будет четко указано, что материальная выгода освобождается от НДФЛ, если налогоплательщик имеет право на получение имущественного налогового вычета, подтвержденного налоговым органом в порядке, предусмотренном пунктом 3 статьи 220 НК РФ. То есть для того, чтобы не платить НДФЛ с материальной выгоды надо будет иметь уведомление, подтверждающее право налогоплательщика на имущественный вычет.

Таким образом, по сути, в Налоговом кодексе РФ будут отражены разъяснения, которые давал по этому поводу Минфин России. В итоге снова могут возникнуть сложности с освобождением от уплаты НДФЛ материальной выгоды по займам на жилье, предоставленным работодателями. Ведь уведомление, о котором говорится в пункте 3 статьи 220 НК РФ, инспекция выдает только в том случае, если имущественный вычет получается у налогового агента. Означает ли это, что если гражданин решит воспользоваться вычетом через инспекцию, у него возникнет доход с материальной выгоды от экономии на процентах по займу, полученному у работодателя? Остается надеяться, что законодатель не оставит эту проблему без внимания. А чиновники выпустят разъяснения в пользу налогоплательщиков.

А кто же должен заплатить НДФЛ с материальной выгоды от экономии на процентах по займу, который выдала организация – работник или работодатель? Некоторые бухгалтеры полагают, что организация может вступать налоговым агентом только в том случае, если имеется заявление или доверенность от работника. Однако такое мнение ошибочно.
Неясность в этом вопросе существовала до 1 января 2008 года. До этой даты в подпункте 2 пункта 2 статьи 212 НК РФ не указывалось, кто должен перечислить НДФЛ с материальной выгоды от экономии на процентах. Высказывалось мнение, что заплатить налог должен налогоплательщик, то есть работник. Он может назначить организацию-займодавца своим уполномоченным представителем и возложить на нее обязанности исчислить и уплатить НДФЛ с указанных доходов на основании нотариально удостоверенной доверенности (п. 3 ст. 29 НК РФ). А если такой доверенности не имеется, то компания не должна сама перечислять НДФЛ с материальной выгоды заемщика. Правда, чиновники высказывались против такой позиции.

В настоящее время в подпункте 2 пункта 2 статьи 212 НК РФ прямо сказано, что исчислить, удержать и перечислить налог с материальной выгоды от экономии на процентах должен налоговый агент. При этом обязанности налогового агента возникают у компании-работодателя в силу налогового законодательства, получать от физического лица доверенность или заявление не требуется.

Таким образом, организация-займодавец, выступая в качестве налогового агента должна удержать с работника НДФЛ. При этом удержание производится за счет любых денежных средств, выплачиваемых налоговым агентом налогоплательщику, а удерживаемая сумма налога не может превышать 50 процентов суммы выплаты (п. 4 ст. 226 НК РФ). При невозможности удержать НДФЛ налоговый агент обязан в течение одного месяца письменно сообщить об этом в налоговую инспекцию (п. 5 ст. 226 НК РФ).
Но поскольку в данном случае заемщиком выступает сотрудник организации, которому выплачивается заработная плата, то у организации, как правило, есть возможность удержать НДФЛ.

Даже если сотрудник уволился, необходимо продолжать считать материальную выгоду и НДФЛ с невозвращенной суммы займа. С увольнением работника срок пользования заемными средствами не заканчивается. Он продлевается до дня возврата займа.

С порядком расчета материальной выгоды и отражением данной операции в бухгалтерском учете можно познакомиться в обосновании ответа.

Обоснование

Из рекомендации

Андрея Кизимова, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

НДФЛ и страховые взносы с материальной выгоды

Налоговый агент

Сумма материальной выгоды облагается НДФЛ (ст. 210, подп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ).

В отношении материальной выгоды, полученной сотрудником, организация (заимодавец) выступает налоговым агентом. Поэтому с суммы материальной выгоды она должна рассчитать НДФЛ и перечислить налог в бюджет.* Об этом сказано в абзаце 4 пункта 2 статьи 212 Налогового кодекса РФ.

Дата получения дохода

Материальную выгоду нужно рассчитывать на дату получения дохода. Такой датой будет последний день каждого месяца в течение срока, на который сотрудник получил заем. Поэтому размер материальной выгоды определяйте ежемесячно независимо от даты:

• уплаты процентов;
• получения и погашения займа.

Например, на 31 января 2016 года, на 29 февраля 2016 года и т. д. Даже если договор заключен до 2016 года.

Об этом сказано в подпункте 7 пункта 1 статьи 223 Налогового кодекса РФ и разъяснено Минфином России в письме от 18 марта 2016 г. № 03-04-07/15279 (доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС России от 29 марта 2016 г. № БС-4-11/5338).

Материальную выгоду по беспроцентному займу, выданному в рублях, рассчитайте по формуле:*

Если заем в течение месяца возвращали частями, материальную выгоду рассчитайте следующим образом:*

Бухучет

В бухучете удержание НДФЛ с материальной выгоды отразите проводкой:

Дебет 70 (73) Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– удержан НДФЛ с зарплаты (других доходов) сотрудника.

Такой порядок следует из Инструкции к плану счетов (счета 70, 73, 68).

Пример расчета НДФЛ с материальной выгоды по беспроцентному займу, предоставленному сотруднику в рублях. Заем возвращается по частям*

19 июля 2016 года ООО «Альфа» предоставило своему сотруднику беспроцентный заем в сумме 50 000 руб. на восемь месяцев. Заем не связан с приобретением жилья. Срок возврата займа – 19 марта 2017 года.

Сотрудник возвращает заем по частям:
– 25 000 руб. – 11 марта 2017 года;
– 25 000 руб. – 19 марта 2017 года.

За период пользования беспроцентным займом сотрудник получил материальную выгоду в виде экономии на процентах. С нее бухгалтер «Альфы» ежемесячно удерживал НДФЛ. Сумму материальной выгоды он рассчитывал, исходя из ставки рефинансирования на последний день каждого месяца в течение срока пользования займом. Ставка рефинансирования не менялась – 11 процентов (условно).

В бухучете «Альфы» операции, связанные с выдачей и возвратом займа, отражены следующими проводками.

19 июля 2016 года:

Дебет 73-1 Кредит 50
– 50 000 руб. – выдан беспроцентный заем.

11 марта 2017 года:

Дебет 50 Кредит 73-1
– 25 000 руб. – частично погашена сумма займа.

19 марта 2017 года:

Дебет 50 Кредит 73-1
– 25 000 руб. – погашена оставшаяся сумма займа.

НДФЛ с материальной выгоды бухгалтер отражал ежемесячно проводкой:

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 42 руб. (50 000 руб. ? 12 дн. : 366 дн. ? 2/3 ? 11% ? 35%) – начислен НДФЛ в июле 2016 года с суммы материальной выгоды по беспроцентному займу.

Аналогичные проводки бухгалтер делал в конце каждого месяца.

31 марта 2017 года:

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 53 руб. (50 000 руб. ? 11 дн. : 365 дн. ? 2/3 ? 11% ? 35% + (50 000 руб. – 25 000 руб.) ? 8 дн. : 365 дн. ? 2/3 ? 11% ? 35%) – начислен НДФЛ в марте 2017 года с суммы материальной выгоды по беспроцентному займу.

Бухгалтер удерживал налог ежемесячно при выплате очередной зарплаты.

Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний бухгалтер на сумму материальной выгоды не начислял.

Из статьи журнала «Зарплата» № 3, Март 2016

Выплаты работникам

Как считать НДФЛ, если работник уволился, не вернув заем

Работник получил заем — беспроцентный или под минимальный процент. Через некоторое время он уволился, но заем не вернул. Срок действия договора займа закончился. В такой ситуации в 2016 году бухгалтер должен начислять НДФЛ:

• — с материальной выгоды от экономии на процентах ежемесячно (подп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ);
• — с невозвращенной суммы в момент ее списания как безнадежного долга (подп. 10 п. 1 ст. 208 и подп. 5 п. 1 ст. 223 НК РФ).

Увольнение не отменяет НДФЛ с материальной выгоды

Даже если сотрудник уволился, бухгалтер продолжает считать материальную выгоду и НДФЛ с невозвращенной суммы займа. Так будет продолжаться, пока:

• — работник не вернет заем;*

Новый порядок расчета облагаемого дохода

С 2016 года дата получения дохода в виде материальной выгоды — последний день каждого месяца в течение срока, на который были предоставлены заемные (кредитные) средства (подп. 7 п. 1 ст. 223 НК РФ, письма Минфина России от 02.02.2016 № 03-04-06/4762 и от 14.01.2016 № 03-04-06/636).

С увольнением работника срок пользования заемными средствами не заканчивается. Он продлевается до дня возврата займа* или списания его с баланса.

Расчет НДФЛ с материальной выгоды не поменялся

Алгоритм расчета суммы материальной выгоды в 2016 году не поменялся. Как и раньше, материальная выгода возникает в случаях, когда процентная ставка по договору займа:

• — в рублях — ниже 2/3 ставки рефинансирования (ключевой ставки) ЦБ РФ (подп. 1 п. 2 ст. 212 НК РФ, Указание ЦБ РФ от 11.12.2015 № 3894-У);
• — иностранной валюте — не превышает 9% (подп. 2 п. 2 ст. 212 НК РФ).

НДФЛ с материальной выгоды бухгалтер считает по налоговой ставке:

• — 35% — если заемщик является налоговым резидентом РФ (п. 2 ст. 224 НК РФ);
• — 30% — если заемщик не является налоговым резидентом РФ (п. 3 ст. 224 НК РФ).

Пример 1

Расчет НДФЛ с материальной выгоды по невозвращенному займу

Работник заключил договор беспроцентного займа с компанией-работодателем (ООО «Южный берег»). Срок его действия истек 28 февраля 2013 года. Работник уволился 31 декабря 2012 года. На момент увольнения за ним числился долг по договору займа — 20 000 руб.

В январе и феврале 2016 года долг еше числился на балансе. Работник является налоговым резидентом РФ.

Необходимо определить НДФЛ с материальной выгоды в январе и феврале 2016 года.

Решение

С 1 января 2016 года ставка рефинансирования равна 11% (Указание Банка России от 11.12.2015 № 3894-У), а 2/3 ставки рефинансирования — это 7,33% годовых (11% ? 2/3).

Материальная выгода по датам получения дохода равна:

— на 31 января (с 01.01.2013 по 31.01.2016) — 4510,15 руб. (20 000 руб. ? 7,33 %: 366 календ. дн. ? 1126 календ. дн.);

— 29 февраля (за февраль) — 116,16 руб. (20 000 руб. ? 7,33 %: 366 календ. дн. ? 29 календ. дн.).

Сумма НДФЛ по материальной выгоде:

— за январь — 1579 руб. (4510,15 руб. ? 35%);

— февраль — 41 руб. (116,16 руб. ? 35%).