Нередко работодатели идут на встречу своим сотрудникам и предоставляют им беспроцентные или под низкий процент займы. Такие займы позволяют физлицу сэкономить на уплате процентов, но при этом у него возникает материальная выгода или доход. С этого дохода сотрудник обязан оплатить в бюджет НДФЛ. В статье рассмотрим как рассчитать и уплатить НДФЛ с займа сотруднику.
Порядок предоставления займа сотруднику
С 2016 года в РФ установлены новые правила расчета НДФЛ с материальной выгоды по выданным физлицам беспроцентным займам или займам, выданным под низкий процент. Производить расчет дохода в виде матвыгоды от экономии на процентах теперь нужно в конце каждого месяца (223 НК РФ).
В том случае, если заем выедает работодатель своему сотруднику, то она и будет в данном случае выступать налоговым агентом по НДФЛ. Это означает, что работодатель будет обязан (226 НК РФ):
- рассчитывать ежемесячную материальную выгоду работника, а также исчислять с него НДФЛ;
- производить удержание исчисленного НДФЛ в ближайший день выплаты заработной платы;
- своевременно уплачивать удержанный НДФЛ в бюджет;
- отчитываться по физлицу в налоговый орган путем подачи справки 2-НДФЛ по итогам года.
Договор займа с сотрудником
Несмотря на то, что при выдаче займа сотруднику работодатель заключает с ним договор – к трудовым отношениям это не имеет никакого отношения. Выдача займа работнику относится к договорам гражданско-правового характера. Взаимоотношения между работодателем и сотрудником, то есть, соответственно, займодавцем и заемщиком регламентируются главой 42 ГК РФ. Согласно ст. 808 ГК РФ выдача займа сотруднику сопровождается заключением договора займа в письменном виде. В договоре должны указываются следующие условия:
- сумма займа;
- срок, в течение которого работник обязан вернуть денежные средства,
- процентная ставка за пользование денежными средствами.
Если хотя бы одно из условий договора не будет прописано, то договор займа могут признать недействительным.
В соответствии со статьей 809 ГК РФ договор займа может быть и беспроцентным. То есть работодатель вправе и не взыскивать с сотрудника проценты за пользование им предоставленными деньгами. Однако, такое условие также должно быть прописано в договоре. Если это условие не указать, то процент займа будет определяться в зависимости от ключевой ставки Банка России.
Порядок, по которому происходит заключение договора займа установлен главой 42 ГК РФ. При заключении такого договора работодатель признается займодавцем, а работник – заемщиком. С заключением договора как у займодавца, так и у заемщика возникают некоторые права и обязанности. К обязанностям займодавца относится передача заемщику денежных средства, а к обязанностям заемщика – возврат такой же денежной суммы, а в определенных случаях и процентов. Договор займа считается заключенным не с того момента, как подписан договор, а с момента передачи заемщику денежных средств.
Если работнику выдается беспроцентный заем, то он должен будет вернуть только положенный долг, при этом такое условие должно обязательно прописываться в договоре. Если заем выдается под определенный процент, то его размер, а также порядок уплаты процентов также прописываются в договоре.
Важно! Если порядок уплаты процентов и сроки в договоре не предусмотрены, то проценты будут уплачиваться каждый месяц до момента возврата заемной суммы, в соответствии со статьей 809 ГК РФ.
Помимо этого, в договоре может указываться условие по использованию заемных средств для конкретных целей. В этом случае заем признается целевым, а заемщик должен предоставить возможность займодавцу контролировать процесс использования денежных средств.
Одним из важных условий договора также является срок возврата займа. В том случае, если конкретный срок возврата не указывается, то заем необходимо будет вернуть в срок до 30 дней с момента предъявления требования о возврате. Досрочно погасить можно только беспроцентный заем. В том случае, если заем предоставляется под определенный процент, то вернуть его досрочно можно только при согласии займодавца (810 ГК РФ).
НДФЛ с займа сотруднику
Когда сотрудник получает от работодателя беспроцентный заем, либо когда процентная ставка в договоре установлена менее 2/3 ставки рефинансирования, то у работника возникает материальная выгода. Выгода возникает в связи с экономией на процентах на займу. С этой экономии работодатель обязан удержать НДФЛ и перечислить его в бюджет.
Важно! Размер налоговой ставки с материальной выгоды сотрудника будет зависеть от его статуса. Если заем получил резидент, то НДФЛ нужно будет удержать по ставке 35%, а если заемщик является нерезидентом – то по ставке 30%.
Выгоду, возникающую у сотрудника и НДФЛ определяют на последнюю дату каждого месяца в течение всего срока действия договора займа. Если расчет производится в зависимости от ставки рефинансирования, то ставка учитывается та, которая установлена на дату расчета. Также следует помнить, что ставка рефинансирования с 2016 года считается равной ключевой ставке. Причем значение этого показателя довольно часто меняется и перед тем как приступить к расчету необходимо уточнить его размер (Читайте также статью ⇒ Сроки уплаты НДФЛ для физических, юридических лиц, для предпринимателей в 2020).
Порядок расчета НДФЛ с работника
НДФЛ с материальной выгоды сотруднику-резиденту будет определяться следующим образом:
НДФЛ = СЗх (2/3 СР– СД) х ДН / 365 х 35%,где
СЗ – сумма займа по договору;
СР – ставка рефинансирования;
СД – ставка, установленная по договору;
ДН – число дней, в течение которых сотрудник пользуется займом в соответствии с договором;
365 – это число дней в году, но если год високосный, то значение принимается равным 366.
Не всегда заем выдается с первого числа месяца, поэтому при расчете НДФЛ бухгалтеру нужно будет правильно определить количество пользования заемными средствами. Число дней пользования сотрудником займом рассчитывается следующим образом:
- Если расчет производится в том месяце, в котором работнику выдан заем, то число дней считается с того дня, который следует после дня выдачи займа и до последнего числа месяца;
- Если расчет производится в месяце, в котором работник погашен заем, то число дней считается с первого числа месяца по тот день, в котором погашен кредит;
- Во всех остальных месяцах берется календарное количество дней в месяце.
Удержать НДФЛ по возникшей у сотрудника материальной выгоды работодатель может в ближайший день выплаты зарплаты. Перечисляется НДФЛ в бюджет не позднее дня, следующего за днем удержания налога (Читайте также статью ⇒ НДФЛ с дивидендов в 2020 году. Ставка НДФЛ и порядок расчета).
Пример расчета НДФЛ с займа сотруднику
Пример 1: Бухгалтеру Петровой О.П. работодатель выдал беспроцентный заем в размере 30 000 рублей. Договор займа заключен с 1 мая 2020 года. В конце месяца работодатель должен рассчитать НДФЛ с возникшей у работника материальной выгоды в связи с экономией на процентах.
НДФЛ = 30000 х (2/3 х 7,25/100 – 0) х 31/365 х 35% = 43 рубля.
Пример 2: Начальнику отдела кадров Иванову И.И. работодатель выдал заем в размере 30 000 рублей с процентной ставкой, равной 4%. Договор также заключен с 1 мая 2020 года. При таком займе у Иванова возникает материальная выгода, так как процентная ставка по договору меньше, чем 2/3 ставки рефинансирования Банка РФ.
НДФЛ = 30 000 х (2/3 х 7,25/100 – 4/100) х 31/365 х 35% = 7 рублей.
Бухгалтерский учет при удержании НДФЛ с займа работнику
При учете расчетов с работниками по выданным им заемным денежным средства к 73 счету открывается субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям». При начислении процентов по займу, а также выдача самого займа отражается по дебету этого счета. Возврат сотрудником денежных средств отражается по кредиту счета.
Основные проводки при этом будут следующими:
При налоговом учете проценты учитывают при расчете налога на прибыль как внереализационные доходы.
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос: Как нужно удерживать НДФЛ с материальной выгоды по беспроцентному займу, выданному сотруднику, если заработная плата и другой доход ему не выплачиваются?
Ответ: В этом случае работодателю, как налоговому агенту необходимо соообщить в налоговую о том, что удержать налог невозможно (226 НК РФ). Сделать это необходимо уже после окончания года, но не позднее 1 марта.
Источник
Бывают такие жизненные ситуации, когда срочно нужны деньги, а кредит брать совсем не хочется. В таком случае, можно попросить в долг у организации, в которой работаешь. Это достаточно распространённый способ займа.
Требования к работнику и к организации
В законодательстве не предусмотрено никаких особенных требований ни к организации, которая выступает в роли займодателя, ник сотруднику, который является заёмщиком.
Только нужно придерживаться положений Федерального закона от 07. 08. 2001 года № 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путём, и финансированию терроризма».
В этом законе сказано, что контролю со стороны государства, подлежат операции, которые совершаются на сумму более 600-сот тысяч рублей. Это касается как рублёвых расчётов, так и расчётов в иностранной валюте по курсу ЦБ РФ на день совершения сделки.
Подлежат контролю следующие операции в рамках вышеуказанной суммы:
- с наличностью;
- выдача или получение займа и кредита;
- операции по банковским вкладам;
- сделки с движимым имуществом.
Однако есть ограничение – сделка подлежит контролю, если юридическое лицо, которое не является кредитной организацией, выдаёт займ постороннему физическому лицу.
Только в этом случае, сделка подлежит контролю. Так как предполагается выдача займа своему сотруднику, то не стоит принимать во внимание положения данного закона.
Так как одной из сторон договора является юридическое лицо, то обязательным условием его заключения является то, что он должен быть заключён в письменной форме. Заверять ли такой договор у нотариуса или нет – это решение сторон.
Для каких целей может быть выдан займ
Договор займа сотруднику фирмы может быть выдан только целевой – то он должен быть использован для каких-то определённых целей. Эти цели должны указываться в самом тексте договора. При составлении такого договора необходимо руководствоваться ст. 814 ГК РФ.
Например, организация может заключить договор займа с сотрудником на обучение с отработкой, которая последует после окончания обучения.
Займ может быть как беспроцентный, так и с процентами. В договоре должны быть указаны проценты по договору, в противном случае, он будет беспроцентным по умолчанию.
Стоит помнить, что выдача беспроцентных займов своим сотрудникам – это прямое указание налоговикам обратить на такую компанию внимание.
Дело в том, что налоговики могут доначислить по такому договору налог на прибыль, исходя из ставки рефинансирования ЦБ РФ на день совершения сделки.
Если по договору в займ к сотруднику переходят вещи, то брать проценты за их пользование, займодатель не имеет права.
Размер и сроки выплаты долга
Размер и сроки займа сотруднику являются существенными условиями его заключения. Размер займа является предметом соглашения. Он указывается в 1 параграфе пункта «Предмет договора».
А вот срок займа можно не указывать. В этом случае, договор займа будет считаться бессрочным. То есть обязательства по этому договору могут длиться вечно.
Если договор бессрочный, то заёмщик обязан вернуть займодателю полученные взаймы средства в течение 30 дней после получения уведомления о возврате. Уведомление должно быть в письменном виде.
Расчёт материальной выгоды
При получении сотрудником предприятия займа от своего работодателя. В некоторых случаях, у него возникает материальная выгода.
Это происходит тогда, когда:
- процентная ставка по займу занижена – то есть она меньше 2/3 ставки рефинансирования ЦБ РФ на день выдачи займа. На весь 2014 года, ЦБ РФ установил ставку рефинансирования равную 8,25% годовых;
- займ является беспроцентным – то есть сотрудник не выплачивает предприятию проценты за пользование денежными средствами.
Материальная выгода возникает в виде экономии на процентах по займу. Она рассчитывается на день получения дохода.
Под этим термином понимается:
- день уплаты процентов по займу – если займ выдан с пониженной процентной ставкой;
- день возврата займа – если займ выдан без процентов.
Об этом говорится в пп. 3 п. 1 ст. 223 НК РФ.
Если займ беспроцентный, то рассчитать сумму материальной выгоды можно по формуле:
Мат. выгода = (2/3 * ставку рефинансирования * сумма займа) / 365 * кол-во дней использования займа
Для наглядности стоит привести пример:
Компании ООО «Гамма» выдало своему сотруднику Петрову Н.Л. займ без процентов на сумма 150 тысяч рублей на полгода (180дней).
Сумма материальной выгоды будет равна
( 2/3 * 8,25 * 150 000) / 365 * 180 = 4 068 рублей
С этой суммы заёмщик должен будет уплатить налог на доходы.
Как говорится в Письме Минфина РФ от 25.07.2011 г. № 03-04-05/6-531, рассчитывать и уплачивать налог нужно на день получения дохода – то есть на дату возврата займа.
Обязанность по расчёту и уплате налога ложиться «на плечи» работодателя. Сделать он это должен со следующей зарплаты, которая после возврата займа, а, следовательно, получения материальной выгоды.
Если в договоре указано, что сотрудник возвращает долг частями раз в месяц (квартал), то исчислять и уплачивать налога нужно также раз в месяц (квартал).
Уплата налогов
Из суммы материальной выгоды сотрудник должен заплатить государству НДФЛ. С беспроцентного займа, а точнее с материальной выгоды по такому займу, государство взимает налог в размере 35% от этой выгоды.
Исходя из предыдущего примера, сумма НДФЛ к уплате будет равна
4 068 * 35% = 1 423, 8 рублей
Если займ выдаётся в иностранной валюте, то и материальную выгоду тоже надо рассчитывать в иностранной валюте, а потом пересчитывать её по курсу ЦБ РФ на день получения дохода физическим лицом.
Советы по составлению и оформлению договора
Составление договора займа регулируется параграфом 1 главы 42 ГК РФ. Для того чтобы оформит займ сотруднику, необходимы следующие документы:
- заявление сотрудника на имя руководителя организации, где он работает, с просьбой выдать ему конкретную денежную сумму. Кроме суммы необходимо указать ориентировочные условия, на которых данных сотрудник хочет получить займ, а также предполагаемые сроки его возврата. Если руководитель согласен с такими условиями, он должен поставить свою резолюцию «Утверждаю»;
- договор займа, составленный по всем правилам гражданского законодательства. Он заключается в письменной форме в присутствии 2-ух свидетелей, которые также, наряду с заёмщиком и займодателем, подписывают этот договор;
- приказ о выплате необходимой денежной суммы сотруднику. Унифицированной формы для такого приказа нет, поэтому он может быть составлен в произвольной форме;
- уведомление для бухгалтерии для выдачи займа.
Образец договора займа с сотрудником
Стоит помнить, что договора займа с сотрудником является разновидностью обычного договора займа, поэтому и составляться он должен в соответствии с положениями параграфа 1 главы 42 ГК РФ.
Независимо от того, является ли договор процентным или нет, к нему, желательно, сделать следующие приложения:
- график выдачи сотруднику займа. Этот документ необходимо приложить, если займ выдаётся частями;
- график погашения займа – если займа погашается частями. Долг может погашаться равными или неравными частями. Должно быть указано, что возврат по договору займа с сотрудником фиксированной суммой будет погашаться долг;
- график возврата процентов – если займ сотруднику выдаётся с процентами.
Если стороны меняют некоторые положения договора, то к нему заключается дополнительное соглашение, которое также подкладывается к основному договору.
Образец договора займа с сотрудником беспроцентный можно скачать здесь.
Образец договора займа с сотрудником процентный можно скачать здесь.
Как происходит получение денег
После направления уведомления о выдаче денежных средств сотруднику, бухгалтерия выдаёт сотруднику необходимые средства.
Это может произойти следующим способами:
- наличными денежными средствами из кассы. Для этого необходимо оформить расходный кассовый ордер;
- переводом на банковский счёт заёмщика.
Выплата задолженности
Выплата задолженности также может происходить следующими способами:
- наличностью в кассу предприятия – займодателя. Для этого бухгалтер выписывает приходный кассовый ордер. ККТ в этом случае использовать не нужно;
- переводом на расчётный предприятия – заёмщика. Стоит помнить, что деньги на расчётный счёт могут поступать в течение суток. Это стоит учитывать, чтобы заём «не ушёл» в просроченные;
- удержанием из заработной платы. Стоит помнить, что размер удержаний не может быть больше 25%. В этом случае, должно быть указано, что заключён договор займа с сотрудником с удержанием из зарплаты;
Если сотрудник, который получил займ, увольняется, то бухгалтер должен составить справку – расчёт, в которой указаны все условия договора займа, а также все сведения о выплаченной сумме займа и о погашении займа.
Договор займа между сотрудником и организацией, где он работает по трудовому договору, сейчас не редкость.
Часто работодатель, стараясь помочь своему сотруднику, выдаёт ему займ на льготных условиях – с пониженной процентной ставкой или без таковой.
Стоит помнить, что такие условия займа сотруднику являются материальной выгодой. А с неё сотрудник посредством работодателя должен уплачивать подоходный налог. работодатель в этом случае выступает налоговым агентом.
Видео: Компания выдает займы сотрудникам: нюансы налогообложения
Внимание!
- В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
- Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.
Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!
- Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
- Позвоните на горячую линию:
- Москва и Область — +7 (499) 110-43-85
- Санкт-Петербург и область — +7 (812) 317-60-09
- Регионы — 8 (800) 222-69-48
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.
Источник
ДОГОВОР №
займа (беспроцентного) с сотрудником
г. _________ «___»______________ г.
_____________________, именуемое в дальнейшем «Займодавец», в лице ______________________, действующего на основании _____________, с одной стороны, и работник ___________________________________, работающий у Займодавца в должности __________________________, именуемый в дальнейшем Заемщик, с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем:
1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА
1.1. Займодавец передает Заемщику в собственность денежные средства в размере _____________ (___________________) рублей (далее по тексту — сумма займа), а Заемщик обязуется возвратить Займодавцу сумму займа в срок до «__»__________ г.
Проценты за пользование займом не взимаются.
1.2. Заем считается предоставленным с момента передачи суммы займа Заемщику и подписания между сторонами акта приема-передачи.
1.3. Сумма займа или соответствующая часть считается возвращенной Заемщиком в момент внесения денежных средств в кассу Займодавца и получения от него удостоверяющего документа (квитанции, акта) или в момент перечисления соответствующей суммы на банковский счет Займодавца.
2. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН
2.1. Займодавец обязан передать сумму займа Заемщику по акту приема-передачи в течение __________ рабочих дней с момента подписания настоящего договора.
2.2. Заемщик обязан вернуть полученную сумму займа равными долями — по ____________ (_________________________) рублей ежемесячно в течение ________________________, начиная с _______________________ согласно следующему графику:
2.3. Заемщик имеет право возвратить сумму займа досрочно.
2.4. При нарушении Заемщиком срока, установленного для возврата очередной части займа, Займодавец вправе потребовать досрочного возврата всей оставшейся суммы займа.
2.5. Заемщик обязан возвратить сумму займа досрочно в случае расторжения трудового договора с Заимодавцем (трудовой договор № __ от _______ г.), в этом случае заем должен быть возвращен в течение _______________ дней (месяцев) с момента расторжения трудового договора.
3. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН
3.1. В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения одной из сторон обязательств по настоящему договору недобросовестная сторона обязана возместить другой стороне причиненные таким неисполнением убытки.
3.2. В случае не возврата суммы займа или её части в срок, обусловленный настоящим договором, Заемщик уплачивает Заимодавцу пени в размере ___% от невозвращенной суммы займа или её части за каждый день просрочки.
3.3. Займодавец обязан выплатить Заемщику пеню в размере ____% от суммы займа за каждый день просрочки в случае невыполнения Займодавцем условий п. 2.1. по независящим от Заемщика причинам.
4. ФОРС — МАЖОР
4.1. Стороны освобождаются от ответственности за частичное или полное неисполнение обязательств по настоящему договору, если это неисполнение явилось следствием обстоятельств непреодолимой силы, возникших после заключения настоящего договора в результате обстоятельств чрезвычайного характера, которые стороны не могли предвидеть или предотвратить.
4.2. Отнесение тех или иных обстоятельств к непреодолимой силе осуществляется на основании обычаев делового оборота.
5. КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТЬ
Условия настоящего договора и дополнительных соглашений (протоколов и т.п.) к нему конфиденциальны и не подлежат разглашению.
6. РАЗРЕШЕНИЕ СПОРОВ
6.1. Все споры и разногласия, которые могут возникнуть между сторонами по вопросам, не нашедшим своего разрешения в тексте данного договора, будут разрешаться путем переговоров на основе действующего законодательства и обычаев делового оборота.
6.2. При неурегулировании в процессе переговоров спорных вопросов споры разрешаются в суде в порядке, установленном действующим законодательством.
7. СРОК ДЕЙСТВИЯ И ПРЕКРАЩЕНИЕ ДОГОВОРА
7.1. Настоящий договор вступает в силу с момента передачи Займодавцем Заемщику суммы займа и заканчивается после выполнения сторонами принятых на себя обязательств в соответствии с условиями договора.
8. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
8.1. Любые изменения и дополнения к настоящему договору действительны при условии, если они совершены в письменной форме и надлежаще подписаны уполномоченными на то представителями сторон.
8.2. Все уведомления и сообщения должны направляться в письменной форме.
8.3. Настоящий договор составлен в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному экземпляру для каждой из сторон.
Адреса и реквизиты сторон
Подписи сторон
Источник