Может ли директор перевести деньги на себя как заем

Руководители часто не разделяют собственный «карман» и деньги фирмы. А просто оплачивают собственными средствами товар или услугу для компании. Еще хорошо, если директор догадался взять все необходимые документы и принести бухгалтеру. А если нет? У многих бухгалтеров возникали подобные ситуации. Давайте разберемся, что делать, если директор что-то оплатил своими деньгами.

Из этой статьи вы узнаете:

• Как возместить работнику расходы на покупку товаров для компании
• Как в бухгалтерском учете отразить возврат денег директору
• Как быть, если директор оформил документы на себя

Способ № 1. Директор — это тоже работник фирмы. Поэтому поступить можно следующим образом. Пусть ваш руководитель напишет заявление в свободной форме на возмещение ему расходов (образец смотрите ниже). К такому заявлению нужно приложить документы, подтверждающие оплату — кассовые чеки, товарные чеки, платежки и т.д.

Директору «Лед»
А.В. Львову
от менеджера
А.С. Кондратьева

Прошу возместить расходы на покупку картриджа у поставщика ООО «Торговая фирма «Гермес»» стоимостью 4550 руб. Картридж предназначен для принтера в отделе сбыта.

Приложение: товарный и кассовый чеки от 3 февраля 2015 г.

03.07.2015 _____________ А.С. Кондратьев

После этого выдайте из кассы деньги руководителю (или перечислите на карту с расчетного счета). При этом лучше, если первичные документы были оформлены на компанию. А не на директора лично. Тогда вы можете не удерживать с суммы возмещения НДФЛ.

Заявления и подтверждающих документов в принципе достаточно. Но иногда налоговики могут потребовать общий приказ по компании о порядке компенсации затрат работникам (в том числе и директору). Поэтому лучше его издать задним числом. Например, закрепите приказом возможность любого сотрудника, в том числе и директора (или только директора) приобретать товары и услуги для компании за свой счет. А так же оговорите сроки возврата денег, перечень покупок и т.д.

Директор ООО «Лед» купил материалы на сумму 2100 руб. с НДС. Деньги под отчет на такую покупку он в бухгалтерии не брал. А оплатил материалы собственными наличными деньгами. Бухгалтер возместил ему эти деньги по заявлению и сделал следующие проводки:

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 73

— 1780 руб. (2100 руб. – 320 руб.) — приняты к учету материалы, оплаченные директором;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 73

— 320 руб. — учтен НДС по приобретенным материалам;

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 19

— 320 руб. — списан НДС за счет собственных средств фирмы;

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 50

— 2100 руб. — возмещены расходы на директору.

Способ № 2. Оформите договор займа на сумму оплаты в письменном виде (п. 1 ст. 808 и п. 1 ст. 807 ГК РФ). Это нужно сделать уже задним числом, так как директор заранее не брал деньги под отчет. Лучше прописать, что заем беспроцентный, если этого условия не будет, заем будет считаться с процентами (ст. 808 и 809 ГК РФ). Кроме того укажите срок займа и порядок возврата. Договор займа можно заключить на длительный срок. Законодательством этот срок не ограничен. Полученную сумму в доходах по налогу на прибыль учитывать не нужно (подп. 10 п. 1 ст. 251 НК РФ). При возврате долга расходов тоже не будет.

Договор займа с учредителем № 1

г. Москва «20» января 2015 г.

ООО «Восток», именуемое в дальнейшем Заемщик, в лице генерального директора Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании устава, с одной стороны и гражданин РФ Иванов Иван Иванович, именуемый в дальнейшем Заимодавец, личность удостоверяется паспортом серии 10 00 номер 100100, выданным 10 августа 1998 года ОВД района г. Москвы, проживающий по адресу: 101000, г. Москва, ул. Коломенская, д. 2, кв. 2, с другой стороны заключили настоящий договор займа.

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА

1.1. Заимодавец передает в собственность, а Заемщик принимает денежные средства в размере 100 000 (Сто тысяч) руб., которые обязуется возвратить Заимодавцу в срок и на условиях, предусмотренных настоящим договором.

1.2. Вышеуказанный заем является беспроцентным.

1.3. Заемщик обязуется возвратить Заимодавцу указанную в пункте 1.1 сумму займа в срок до 20 декабря 2015 года.

2. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН

2.1. Заимодавец обязуется предоставить указанные в пункте 1.1 настоящего договора денежные средства в течение одного дня с момента подписания настоящего договора путем оплаты товара со своего лицевого счета №100 101 101 101 101 01 101 по Счету № 2 от 17.01.2015 к Договору № 001 от 10.01.2015, заключенному Заемщиком с ООО «Запад».

2.2. Датой предоставления займа считается дата списания денежных средств с корреспондентского счета банка Займодавца.

2.3. Заемщик обязуется не позднее следующего дня после истечения срока займа, указанного в пункте 1.3 настоящего договора, возвратить Заимодавцу сумму займа. Датой исполнения Заемщиком своего обязательства по возврату суммы займа Заимодавцу считается дата передачи денежных средств Заимодавцу по расходно-кассовому ордеру.

2.4. Заемщик вправе с согласия Заимодавца вернуть сумму займа досрочно.

В том случае, если директор покупал товары на свое имя, вам придется заключить с ним договор купли-продажи, а так же составить закупочный акт для подтверждения расходов фирмы.

Но! С договором купли-продажи есть одно важное обстоятельство. Так как директор продал товар как физическое лицо, ему придется подать налоговую декларацию по форме 3-НДФЛ (подп.2 п. 1 ст. 228 НК РФ) не позднее 30 апреля следующего года. При этом если в договоре вы укажете ту же сумму, что и в документах на покупку товара, то уплачивать НДФЛ директору не придется (подп.1 п. 1 ст. 220 НК РФ). Но не забудьте, что для этого должны быть документы, подтверждающие покупку.

Как подать декларацию 3-НДФЛ в 2015 году читайте здесь.

После оплаты товаров в бухгалтерском учете сделайте следующие проводки:

ДЕБЕТ 41 (10…) КРЕДИТ 76

— оприходованы купленные у директора товары;

ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 50 (51)

— оплачены товары по договору купли-продажи.

Может ли ООО перечислять денежные средства на лицевой счет физического лица для погашения кредита, если он является учредителем ООО. Он же оформлен в ООО директором.

Нет, просто так перечислить деньги со счета ООО на счет учредителя-директора нельзя. Так как имущество учредителя и организации разграничено. А любой расход фирмы должен быть обоснован. Поэтому учредитель не вправе перевести денежные средства с расчетного счета организации на свой счет без какого-либо обоснования.

Выплату можно оформить как дивиденды, зарплата и др.

Также ООО может выдать деньги взаймы учредителю. Или подотчет. Но эти варианты предполагают возврат денег.

Подробнее обо всех возможных вариантах выдачи денег учредителю и их преимуществах и недостатках см. информацию в таблице ниже

Достоинства и недостатки различных способов передачи денег учредителю

Способ передачи денег

Когда лучше использовать

НДФЛ с дивидендов уплачивается по ставке 13%

Не подойдет для компаний, которые работают с убытком

Самый безопасный вариант для ситуации, когда у компании есть прибыль

Заемные деньги, процент по которым составляет 2/3 ставки рефинансирования и выше, не облагаются никакими налогами

Если заем беспроцентный или выдан под низкий процент, придется заплатить НДФЛ с материальной выгоды. Кроме того, заемные деньги рано или поздно нужно будет вернуть

Подойдет для ситуации, когда деньги нужны учредителю только на время и он готов заплатить проценты за них или налог с матвыгоды

Никаких налогов платить не надо

По подотчетным деньгам рано или поздно придется отчитаться

Если деньги планируется вернуть через короткий промежуток времени, то это идеальный вариант

Подарок (материальная помощь)

Не нужно платить НДФЛ с сумм, не превышающих 4000 руб. в течение года. Причем это касается как подаренных денег, так и материальной помощи

С сумм, превышающих 4000 руб. по каждому основанию, нужно удержать НДФЛ. А сверхнормативная материальная помощь также облагается и страховыми взносами

Оптимальный вариант для учредителя, если сумма небольшая

Дивиденды. Решение о выплате дивидендов должно принять общее собрание акционеров (участников), по итогам которого составляется протокол. Обязательных требований к протоколу собрания участников обществ с ограниченной ответственностью в законодательстве нет.

Но есть реквизиты, которые следует указать. Это номер и дата протокола, место и дата проведения собрания, вопросы повестки дня, подписи учредителей.

А вот в отношении протокола общего собрания акционеров обязательные реквизиты официально установлены. Они перечислены в пункте 2 статьи 63 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ.

Деньги в долг. Заключите с учредителем договор займа. Правда, в этом случае возникает материальная выгода, с которой нужно удержать НДФЛ. Такая выгода возникает тогда, когда компания выдает беспроцентные займы или займы под совсем небольшие проценты, размер которых меньше 2/3 ставки рефинансирования (ст. 212 Налогового кодекса РФ). То есть заплатить налог надо с суммы экономии на процентах.

НДФЛ с матвыгоды придется рассчитать и удержать ООО по ставке 35 процентов (п. 2 ст. 224 Налогового кодекса РФ). Считать выгоду и определять налог с 2016 года нужно ежемесячно на последний день. В течение всего срока займа.

Подарок или матпомощь. Передачу денег надо оформить именно как подарок. Тогда НДФЛ не придется удерживать с суммы, не превышающей 4000 руб. в год (п. 28 ст. 217 Налогового кодекса РФ). Для этого с учредителем нужно заключить договор дарения по тем правилам, которые прописаны в главе 32 Гражданского кодекса РФ. Либо — как материальную помощь. Тот же пункт 28 статьи 217 Налогового кодекса РФ разрешает не удерживать налог не только с подарков, но и с материальной помощи, выданной работникам. Лимит такой же — 4000 руб. в год на одного человека (за исключением выплат, поименованных в п. 8 ст. 217 Налогового кодекса РФ). И в этих же пределах не нужно начислять и страховые взносы. Поэтому взятые учредителем-работником в пределах 4000 руб. деньги можно провести и как материальную помощь.

Деньги под отчет. Для выдачи потребуется лишь выписать расходный кассовый ордер. Такой вариант можно считать разновидностью договора займа, но с одним существенным плюсом. В этом случае НДФЛ удерживать не нужно. Ведь никакого дохода (даже в форме материальной выгоды) у сотрудника не возникает. Никаких лимитов по сумме подотчетных денег законодательство не устанавливает. Здесь все отдано на усмотрение руководителя. Кроме того, срок, на который можно выдать деньги под отчет, законодательно также не установлен.

Дополнительную информацию о выдаче денег директору-учредителю вы можете посмотреть на сайте нашего журнала по ссылке

Директор организации на УСН регулярно перечисляет с расчетного счета деньги на карточку в подотчет. Так же регулярно отчитывается, т. е. почти каждый день что-то приобретается и оплачивается. Вопрос: как часто нужно составлять авансовые отчеты-каждый день, раз в три дня или раз в месяц?

Горит? Проконсультируйтесь в нашем сервисе «Вопрос эксперту». Ответ в течение 24 часов!

Во-первых, для того чтобы использовать перечислять деньги на личную карточку работника этот прядок выдачи подотчетных сумм, нужно закрепить в учетной политике по бухгалтерскому учету. Директор этот тот же работник, и на него распространяются все правила подотчета.

Если в действующей учетной политике по бухгалтерскому учету такое положение не отражено, внесите соответствующие изменения приказом руководителя (п. 2 ч. 6 ст. 8 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).

Перед тем как переводить подотчетные суммы на карту сотрудника (директора), всегда прежде получайте от него письменное заявление. Составить его сотрудник может в произвольной форме. В заявлении должно быть указано, что деньги под отчет он просит перевести на его банковскую карту. Удостоверьтесь, что в заявлении указаны реквизиты самой карты.

Когда будете оформлять платежное поручение на перевод денег, в поле «Назначение платежа» укажите, что перечисляемые средства являются подотчетными. Иначе налоговики могут решить, что это заработная плата сотруднику. А с нее вы обязаны удержать НДФЛ и перечислить его в бюджет. А также начислить на эту сумму страховые взносы (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.02.2008 N А52-174/2007). В то время как суммы, выдаваемые под отчет, зарплатными налогами не облагаются.

Работник в свою очередь должен отчитаться за деньги, полученные под отчет. Сделать это следует в том же порядке, как и при получении денег наличными через кассу. То есть подотчетный сотрудник составляет авансовый отчет и прикладывает к нему документы, подтверждающие расходы в срок не позднее трех рабочих дней со дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу работник должен представить авансовый отчет с подтверждающими документами.

Заметим, что факт поступления средств на банковский счет работника подтвердит выписка по этому счету. Проконтролируйте, чтобы и этот документ ваш «подотчетник» приложил к своему авансовому отчету.

Работодатель вправе перечислить под отчет денежные средства только при условии полного погашения работником задолженности по ранее выданному ему авансу (п. 6.3 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У).

Таким образом, выдать под отчет можно только при наличии заявления со сроком, на который берутся деньги, в течение трех дней после окончания срока должен быть авансовый отчет. Если его нет, то выдавать под отчет нельзя иначе при проверки налоговые органы привлекут к штрафу по статье 15.1 КОАП РФ.