Код вида операции в счете фактуре при займе

Важность кодировок

К числу сведений, обязательно указываемых в счёте-фактуре, относятся коды. С их помощью фиксируются:

• Виды операций, по итогам выполнения которых выставляется документ.
• Единицы измерения, используемые при оплате поставленных товаров и выполненных услуг.
• Государства происхождения товара (актуальны для импортно-экспортных операций).

На практике для правильного составления счёта-фактуры важнее всего коды операций. Они устанавливаются самой ФНС РФ (согласно п. 3 постановления Правительства РФ № 1137 от 2011 года) и фиксируют, в связи с чем была произведена оплата, по которой позднее должен исчисляться размер НДС.

Журнал ведётся только плательщиками НДС, а неплательщики его заполняют лишь в случае выставления или получения по договорам, где предусматривается действие в чужом интересе. Но всё равно, в итоге получается, что многие документы без кода по НДС не могут быть заполнены.

Когда применяются?

Система кодировок, установленная ФНС РФ, применяется в следующих случаях:

1. При заполнении книги покупок.
2. При заполнении книги продаж.
3. На дополнительных листах к обеим книгам.
4. При ведении журнала полученных и отправленных счетов-фактур.

Соответственно, в счёт-фактуру коды заносятся на основании записей в иных документах.

Выставлять счёт-фактуру (и применять кодировку) не требуется:

• Если отгрузка состоялась не позднее 5 календарных дней с момента получения предоплаты (письмо Минфина РФ № 03-07-09/1695 2017 г.).
• Если покупатель по закону не платит НДС (пп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ).
• Экспорт товара по ставке 0% (п. 1 ст. 154 НК РФ, письмо Минфина РФ № 03-07-08/142 2018 г.).

Где узнать?

Коды утверждаются ФНС РФ. Используя их, необходимо ознакомиться с текущими нормативными актами. По состоянию на начало 2018 года, действует приказ ФНС России № ММВ-7-3/136@ 2016 года. Он утверждает текущую ситуацию и устанавливает, какие коды должны применяться сейчас.

В том случае, если произойдёт изменение, свежие списки кодов можно узнать:

1. В официальных СМИ, где публикуются нормативные акты.
2. В правовых базах, где отражается текущее законодательство.
3. На официальном сайте ФНС РФ.
4. При личном запросе в ближайшую налоговую инспекцию.

Как правильно указать?

Для того, чтобы указать код операции в счёте фактуре правильно, необходимо руководствоваться приказом ФНС, указанном выше.

Согласно ему, должна использоваться следующая кодировка:

• 01 – отгрузка товаров, выполнение работ или услуг.
• 02 – частичная оплата в счёт предстоящих поставок.
• 03 – операции, выполняемые налоговыми агентами.
• 04 – операции на безвозмездной основе.
• 05 – операции, связанные с подрядом на капитальное строительство.
• 06 – операции, указанные в п. п. 1 – 4 ст. 155 НК РФ.
• 07 – счета-фактуры, выставленные комиссионером или агентом.
• 08 – возврат товаров.
• 09 – возврат товаров физическими лицами.
• 10 – корректировка счёта-фактуры при уменьшении стоимости.
• 11 – ввоз товаров в Россию с территории ЕвразЭС.
• 12 – ввоз с иных территорий.
• 13 – восстановление сумм налогов.
• 14 – возврат авансовых платежей.
• 15 – услуги, оформленные бланками строгой отчётности.
• 16 – выплаты при особых условиях оформления документов.

Всего перечень по состоянию на апрель 2018 года содержит 16 пунктов, в каждом из которых указаны условия, при которых присваивается соответствующий код.

Отдельно нужно упомянуть о коде 26. Он был введен в 2015 году. Он обозначал ситуацию, когда продавец указывал в первичке товар или услуги, оказанные лицам, которые не выплачивали НДС (например, тем, кто пользовался «упрощёнкой»). То есть это означало ситуацию, когда НДС не платился совсем, за исключением случаев, когда продавец выставлял счёт-фактуру, когда должен указываться код 01.

С июля 2016 года код 26 в книге продаж и счетах-фактурах обозначает другое. Согласно Приказу Федеральной налоговой службы № ММВ-7-3/136@, теперь он указывается по операциям, которые были осуществлены в течение учётного периода по отношению к лицам, которые сидят на «упрощёнке» или не платят НДС по другим основаниям. Кроме того, этот код отражается в книге продаж, когда от таких лиц поступает предоплата.

В связи с тем, что перечень кодов регулярно изменяется, ответственным лицам (руководителями и главбухам организаций, а также ИП) необходимо постоянно отслеживать текущие нормы, касающиеся кодировки.

Примеры написания

Примерами отражения кодировки в счётах-фактурах могут служить следующие:

• Пример 1. ООО «Альфа» отгрузило в адрес ООО «Бета» товар на сумму 2 300 000 рублей. В счёте-фактуре на эту сумму будет указан код «01».
• Пример 2. ООО «Альфа» по договору заказала у ООО «Бета» крепёжных деталей на сумму 1 млн. рублей. При этом 500 тысяч было уплачено до начала поставки. В этом случае ООО «Бета» может после поставки деталей выставить счёт-фактуру на указанную сумму, указав в качестве кода операции «02».
• Пример 3. ООО «Альфа» на безвозмездной основе передало ООО «Бета» жилое помещение, стоимостью 2.3 млн. рублей. В этом случае в счёте-фактуре будет указан код 10.

О том, как информация об отправителе и получателе груза отражается в документе, можно узнать здесь.

Как осуществляется перекодировка?

В тех случаях, когда код операции указан неправильно, необходимо вносить исправления в документацию. Здесь оформляется корректировочный счёт-фактура (КСФ). Он используется дополнительно к изначальному документу (абз. 3 п. 3 ст. 168 НК РФ).

При этом продавец должен выставить КСФ в течение 5 банковских дней. При этом такой документ оформляется с обоюдного согласия обеих сторон договора на основании условий, оговоренных в самом договоре, а в отсутствие таких условий – по общим правилам гражданского законодательства, регламентирующим соответствующие случаи. При этом для перекодировки не нужны дополнительные соглашения.

Заключение

Указание кода операции в счёте-фактуре и других документах, связанных с выплатой НДС – обязательная операция. В том случае, если код указан неправильно, виновный может не рассчитывать на то, что расходы будут учтены при начислении НДС. Следовательно, кодировка операций – это обязательная часть оформления, на которую ответственное лицо должно обратить внимание.

Зачем кодировать вид операции?

Чтобы найти полный список кодов видов операций по НДС, нужно изучить:

• приложение к приказу ФНС от 14.03.2016 № ММВ-7-3/136@;
• приложение к письму ФНС от 16.01.2018 № СД-4-3/480@;
• письмо ФНС от 16.01.2018 № СД-4-3/532@.

Коды универсальны и предназначены для использования не только в книге продаж (включая дополнительные листы к ней), но и:

• в книге покупок и доплистах к ней;
• журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур.

Кому обязательно заполнять журнал учета счетов-фактур, узнайте из этого материала.

В приказе ММВ-7-3/136@ расшифровано 24 кода (от 01 до 32), каждый из которых обозначает конкретную операцию, связанную с исчислением НДС. Отгрузке соответствуют коды 01 или 10 (в зависимости от того, товар реализован за деньги или передан безвозмездно), для корректировки реализации применяется код 18. При отражении авансирования используется код 02, а при возврате предоплаты — 22. Предусмотрены также отдельные коды для налоговых агентов, комиссионеров, застройщиков и т. д. Часть промежуточных кодов (03–05, 07–09, 11–12) не используется.

В письме СД-4-3/480@ указаны коды 33-34 и 41-44, которые предназначены для налоговых агентов, указанных в п. 8 ст. 161 НК РФ (при покупке сырых шкур, металлолома). А в письме № СД-4-3/532@ — коды 37-40, рекомендованные к использованию экспортерам, отказавшимся от ставки 0%.

Применение кодов в учетных регистрах и отчетности позволяет представлять информацию о содержании операций в форме, удобной:

• для использования;
• передачи;
• хранения;
• автоматической переработки.

Как в книге продаж указывать код вида товара, если таких кодов по партии несколько, см. здесь.

Какие коды видов операций указывать в книге продаж при экспорте, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа, получите пробный онлайн-доступ к системе бесплатно.

В последующих разделах подробнее расскажем о наиболее часто используемых кодах в книге продаж в 2020 году.

Что объединяет связанный с НДС код 21 книги продаж с кодом 02 книги покупок?

С 01.04.2019 книга продаж ведется по новой форме.

Код операции 21 в книге продаж применяется для отражения операций:

• облагаемых по ставке НДС 0%;
• связанных с восстановлением НДС.

Код 21 используется только для записей в книге продаж и предполагает корреспондирующие записи кодов 01, 02, 13, 25 в книге покупок.

Пример

ООО «ТЦ “Лион”» закупает у ПАО «Анаконда» чайную посуду для реализации через свои торговые точки. По условиям договора с поставщиком отгрузка товаров производится только при 5-процентной предоплате.

По каждому полученному авансу ПАО «Анаконда» выставляет в адрес ООО «ТЦ “Лион”» счет-фактуру, которую покупатель регистрирует в своей книге покупок с кодом вида операции 02 (п. 12 ст. 171, п. 9 ст. 172 НК РФ).

Код 21 в книге продаж ООО «ТЦ “Лион”» проставляется при поступлении чайной посуды на его склад — в этот момент отражается операция по восстановлению НДС, ранее принятого к вычету по авансовому счету-фактуре.

Как оформить счет-фактуру при получении предоплаты, расскажет статья «Правила выставления счета-фактуры на аванс в 2019 — 2020 годах».

Нюансы применения кода 26 в 2020 году

Записать код 26 в книге продаж потребуется в том случае, если фирма реализовывала в течение отчетного периода работы и (или) услуги:

• лицам, не являющимся плательщиками НДС (например, физлицам);
• фирмам и ИП, имеющим освобождение от НДС.

Код 26 применяется и в тех случаях, когда от указанных выше лиц получена предоплата в счет последующих отгрузок (выполнения работ, оказания услуг).

Записи в книге продаж по коду 26 могут производиться на основании сводных документов (счетов-фактур, отчета по онлайн-кассе).

Что в онлайн-кассах заменяет Z-отчет, см. в статье «Нужен ли z-отчет при использовании онлайн-кассы?».

При наличных расчетах в книге регистрируются сводные данные по ККТ за вычетом сумм, на которые выставлялись счета-фактуры.

Периодичность регистрации сводных документов по онлайн-кассе в книге продаж нормативно не определена. Допускается их регистрировать:

• по итогам квартала (письма от 15.07.2019 № 03-07-09/52125);
• ежемесячно (письмо от 15.07.2019 № 03-07-09/52125);
• ежедневно (письмо от 03.03.2010 № 03-07-09/11).

Нужно исходить из объема и периодичности операций.

Пример

ООО «ТЦ “Лион”» торгует оптом и в розницу. В апреле 2020 года оно реализовало чайную посуду своим покупателям — физическим лицам.

Так как фирма торгует в розницу за наличный расчет, она вправе не оформлять счета-фактуры по каждой реализации (п. 7 ст. 168 НК РФ).

Запись в книге продаж по коду 26 ООО «ТЦ» производится на основании данных по ККТ. При этом в графе 7 «Наименование покупателя» отражается обобщенная группа покупателей — физические лица, а в графе 8 «ИНН/КПП покупателя» проставляется прочерк.

Если покупатели-физлица расплачиваются банковскими картами, продавцу (ООО «ТЦ “Лион”») необходимо оформлять счет-фактуру, так как такая форма оплаты признается безналичной (п. 3 ст. 168 НК РФ).

В этой ситуации запись в книге продаж тоже будет производиться по коду 26, и основанием для нее тоже станет сводный счет-фактура — его можно оформить в одном экземпляре по итогам налогового периода (письмо Минфина России от 01.04.2014 № 03-07-09/14382).

Корректировка реализации (код 18)

Основанием для отражения в книге продаж записи с кодом вида операции 18 является корректировочный счет-фактура, выставляемый продавцом покупателю при уменьшении стоимости отгруженных товаров (работ, услуг).

Стоимость реализации может снизиться, к примеру, если уменьшились:

• цена (тариф) товара;
• количество (объем) поставки.

Все случаи и условия выставления корректировочного счета-фактуры — в нашем материале «Что такое корректировочный счет-фактура и когда он нужен?».

Пример

ПАО «Анаконда» выставило в июне 2020 года своему покупателю ООО «ТЦ “Лион”» корректировочный счет-фактуру (КСФ) по отгрузке прошлого месяца. Уменьшение стоимости продаж по нему составило 289 000 руб. (в том числе НДС 48 166,67 руб.).

Оба контрагента по этой операции будут применять код вида операции 18 в следующем порядке:

• ООО «ТЦ “Лион”» (покупатель) зарегистрирует полученный КСФ в книге продаж на сумму 289 000 руб. (в том числе НДС 48 166,67 руб.);
• ПАО «Анаконда» (продавец) отразит свой экземпляр КСФ в книге покупок на эту же сумму.

Что означает код 03?

Код 03 с 2016 года отменен — в приказе ММВ-7-3/136@ такой код вида операции отсутствует. До 01.07.2016 года этот код использовали для отражения:

• возврата покупателем товаров продавцу;
• получения продавцом возвращенных покупателем товаров.

О нюансах оформления документов и учета НДС в ситуации возврата товаров см. в материале «Какой порядок учета НДС при возврате товара поставщику?».

Вместо исключенного кода 03 в настоящее время используются 3 других кода:

• 01 — товар вернул плательщик НДС;
• 16 — товар возвращен фирмой или ИП, не уплачивающими НДС;
• 17 — товар вернулся от физлица.

Если в книге продаж указать недействующий код 03, это будет считаться ошибкой. Кроме того, могут возникнуть сложности и у налоговиков, и у налогоплательщика (об этом далее).

Какие коды видов операций указывать в книге покупок? Ответ на этот вопрос узнайте в КонсультантПлюс, получив бесплатный пробный доступ к системе.

Какие последствия могут наступить, если код вида операции отсутствует в книге продаж?

Декларация по НДС предоставляется налоговикам только в электронном виде, а информация из книги продаж включается в нее отдельным разделом. Поэтому ошибка в книге продаж автоматически означает ошибку в отчетности по НДС.

Отсутствие кодов или неверное их указание в графе «Код вида операции» книги продаж:

• налоговикам — не позволит идентифицировать конкретную хозяйственную операцию, сопоставить с данными контрагентов и обосновать правомерность вычета;
• налогоплательщику — создаст проблемы со сдачей декларации по НДС (отчет без кодов может не пропустить программа спецоператора, через которого электронная декларация поступает в налоговый орган) и станет причиной отказа в вычете по налогу на добавленную стоимость.

Ошибочные коды могут привести к расхождению с данными контрагентов и потребуют дополнительных пояснений по запросам контролеров.

Для корректного указания кодов в книге продаж необходимо не только правильно классифицировать операцию и проконтролировать верное заполнение графы 2 в книге продаж, но и регулярно отслеживать изменения законодательства по этому вопросу.

Итоги

Для отражения кода вида операции в книге продаж используются шифры из ряда документов ФНС. Отгрузка шифруется кодом 01, а для корректировки реализации применяется код 18. Вместо отмененного кода 03 применяются коды 01 (если товар возвратил плательщик НДС), 16 или 17 (при возврате товара неплательщиками НДС или физлицами соответственно). Ошибочно указанные в книге продаж коды могут привести к расхождению с данными контрагентов и потребуют дополнительных пояснений по запросам контролеров.