Пять действенных способов обнулить накопленный подотчет директора, представленных в нашей статье, помогут бухгалтерам справиться с постоянно растущими и не дающими им покоя подотчетными суммами. Переходим к их подробному изучению.
Как грамотно обнулить подотчет директора?
Подотчет директора, как и любого другого подотчетного сотрудника, можно в любом объеме списывать на уменьшение налога на прибыль (относить на расходы по УСН) и при этом не платить с него НДФЛ и/или взносы в бюджет. Но такое возможно при условии, что выданный подотчет тратится только на нужды фирмы, а бухгалтерия своевременно получает документы, подтверждающие целевое использование подотчетных сумм (кассовые и товарные чеки, накладные и т. п.).
Предположим, что по Дт 71 на конец очередного месяца накопилась сумма, выданная директору под отчет, в размере 700 000 руб. Оправдательные документы и авансовые отчеты под эту сумму отсутствуют и их появление маловероятно.
Если действовать по правилам НК РФ, то эта сумма должна быть учтена как доход директора с уплатой по ней следующих налогов и взносов:
- НДФЛ — 91 000 руб. (700 000 × 13%);
- страховые взносы — 211 400 руб. (700 000 × [22% + 5,1% + 2,9% + 0,2%]).
Итого в бюджет с полученного директором дохода придется заплатить 302 400 руб.
К уменьшению по налогу на прибыль можно поставить сумму в 911 400 руб. (700 000 + 211 400). Значит, налога на прибыль к уплате будет меньше на 182 280 руб. (911 400 × 20%).
В целом с подотчетной суммы в 700 000 руб. вы заплатите налогов и сборов на сумму 120 120 руб. (302 400 – 182 280). А если у организации нет прибыли, то придется все 302 400 руб.
Рассмотрим теперь, сколько же налогов надо будет заплатить, если применить иные способы обнуления подотчета.
Способ 1. Начисление дивидендов
Кто может применять: организации, у которых по итогам отчетного периода есть прибыль.
Процедура обнуления подотчета: после окончания квартала, полугодия или года составляем протокол учредителей и справку о начислении промежуточных (или годовых) дивидендов. Проводим следующие операции:
Сумма налогов и взносов к уплате: 91 000 руб. (НДФЛ). Страховые взносы уплачивать не нужно (письмо ФСС от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985). На уменьшение налога на прибыль дивиденды поставить нельзя (п. 1 ст. 270 НК РФ).
ВАЖНО! Выплачивать дивиденды наличными могут только ООО и только из сумм, которые не являются выручкой от реализации товаров, услуг (п. 2 указания Банка России «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У). Например, из возвращенных подотчетных сумм. В АО выплата дивидендов должна производиться строго в безналичной форме (п. 8 ст. 42 закона «Об АО» от 26.12.1995 № 208-ФЗ).
Совет: при начислении и выплате дивидендов не забывайте про сроки.
О подробностях читайте в статье «Какие сроки выплаты дивидендов в 2015 году?».
Способ 2. Начисление компенсации за использование имущества директора
Кто может применять: ограничений нет.
Процедура обнуления подотчета: составьте обоснованный расчет размера компенсации за использование имущества директора, расходы по которому можно учесть в деятельности фирмы. Например, его автомобиля. Для этого запросите у директора документы, показывающие, сколько он тратит на обслуживание своего авто в год (месяц, квартал). Затем оформите от имени директора заявление на компенсирование расходов по использованию автомобиля и впишите в него рассчитанную сумму по обслуживанию машины. В бухучете фиксируете следующие операции:
Сумма налогов и взносов к уплате: 0,00 руб. НДФЛ и страховые взносы уплачивать не нужно. Но только при условии достаточного документального обоснования выплаты компенсации за имущество (ст. 188 ТК РФ, п. 3 ст. 217 НК РФ). На уменьшение налога на прибыль траты на компенсацию за использование личного транспорта можно отнести только в размере от 600 до 1 500 руб. в месяц (постановление Правительства РФ «Об установлении норм расходов на компенсацию за использование личного транспорта» от 08.02.2002 № 92).
Совет: размеры компенсации должны быть реальными, т. е. соразмерными с рыночными. При оформлении документов следите за тем, чтобы в них отсутствовало слово «аренда». С доходов, полученных директором от аренды имущества, придется платить НДФЛ.
Способ 3. Начисление материальной помощи
Кто может применять: ограничений нет, но этот способ подойдет лишь при списании маленьких сумм подотчета — до 4 000 руб. за 1 год. Далее покажем на цифрах почему.
Процедура обнуления подотчета: сформируйте от имени директора заявление на выплату материальной помощи. В бухучете отметьте следующие операции:
Сумма налогов и взносов к уплате: 300 672 руб. (НДФЛ, взносы). Не облагается НДФЛ и взносами только материальная помощь в размере до 4 000 руб., выданная в пределах 1 года. На уменьшение налога на прибыль выплаченную матпомощь ставить нельзя (п. 23 ст. 270 НК РФ).
Совет: ознакомьтесь с особенностями обложения материальной помощи НДФЛ и взносами в наших статьях:
- «Облагается ли материальная помощь сотруднику НДФЛ?».
- «Материальная помощь и страховые взносы в 2014–2015 году».
Способ 4. Договор займа
Кто может применять: ограничений нет.
Процедура обнуления подотчета: подготовьте договор о предоставлении директору беспроцентного займа с автоматической пролонгацией. В бухучете отметьте следующие операции:
Сумма налогов и взносов к уплате: 1 342,46 руб. в месяц или 16 333,33 руб. в год (700 000 × 2/3 × 10% × 35%). Взносы с материальной выгоды не уплачиваются.
Совет: злоупотреблять этим способом не надо, так как выданный заём тоже нужно будет когда-то возвращать. Возможен и такой вариант: списать сумму предоставленного займа на расходы фирмы после истечения срока исковой давности. Но здесь есть свои нюансы.
О подробностях читайте в статье «Порядок списания договора займа (нюансы)».
Способ 5. Личные расходы директора
Кто может применять: ограничений нет.
Процедура обнуления подотчета: попросите директора принести кассовые и товарные чеки, накладные, полученные при покупке им имущества в личное пользование или получении услуг. Отберите из них те, которые можно отразить в расходах фирмы (канцтовары, мебель, отделочные материалы, ремонтные работы и др.). Составьте по ним авансовый отчет. В бухучете отметьте следующие операции:
Сумма налогов и взносов к уплате: 0,00 руб. Некоторые личные расходы директора вполне подойдут на роль расходов по основной деятельности фирмы. А значит, их можно поставить на уменьшение налога на прибыль.
Совет: тщательно соотносите произведенные траты с деятельностью организации. Например, чек из ветеринарной клиники не совсем подойдет для фирмы, занимающейся строительством домов.
Итоги
При обнулении крупных подотчетов директора не следует применять какой-то 1 способ и списывать всю сумму за 1 день. Избегайте ситуаций, когда на расчетный счет фирмы или в ее кассу возвращается полная сумма выданного ранее подотчета. Особенно если она была выдана в крупных размерах и на вполне достижимые цели. Нужно, чтобы хотя бы часть этого подотчета была потрачена. В противном случае не исключена вероятность начисления НДФЛ с материальной выгоды по беспроцентному использованию подотчетных средств.
Оптимальный вариант обнуления подотчета — равномерно на протяжении нескольких месяцев (возможно и лет) списывать подотчет всеми предложенными выше способами.
Несмотря на то что существует немало возможностей обнуления подотчета, мы настоятельно вам советуем бороться с практикой неконтролируемой траты денежных средств руководством с помощью языка цифр и наглядного представления убытков, которые несет фирма в связи с действиями директора. Для этого следует периодически составлять расчет налогов, связанных с подотчетными суммами, в 2 сравнительных вариантах: если директор отчитывается по подотчетам и если он не делает этого. Этот расчет представляйте директору в качестве предложения по оптимизации налогообложения (в данный расчет можно ввести и другие статьи, кроме подотчета, чтобы ваши действия не воспринимались руководителем назидательно). Таким способом постепенно можно добиться своевременного предоставления документов по выданным подотчетам и не допустить дальнейшего нарастания неподтвержденных подотчетных сумм.
Источник
Как списать деньги с подотчета без документов, причем сделать это, минуя негативные последствия, возможные при пристальном внимании налоговых инспекторов? Вопрос, часто возникающий у бухгалтеров самых разных организаций. Попробуем разобраться в подобной ситуации.
Списание задолженности по подотчету без оправдательных документов
Для любого бухгалтера тема списания понесенных затрат без подтверждающих документов — тяжелая и изматывающая, поскольку действующим законодательством (ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ) не предусмотрено проведение неподтвержденных первичкой операций.
Законодатель говорит однозначно: на произведенный расход должны быть представлены документы, подтверждающие его экономическую целесообразность. Если же подотчетным лицом утеряны документы, оправдывающие произведенные траты, последствия могут быть самыми неприятными, поскольку невозможно:
- провести в учете оприходование приобретенных материалов или оплату различных хозяйственных нужд;
- списать задолженность сотрудника по подотчетным суммам;
- учесть эти расходы в составе налоговой базы при расчете налога на прибыль (письмо УФНС по Москве от 12.04.2006 № 20-12/29007).
Накопление задолженности по выданному подотчету — опасная тенденция. Рано или поздно она привлечет внимание налоговиков, и лучше начать действовать, пока этого не случилось.
Узнать о типичных ошибках при учете расчетов с подотчетными лицами и о том, как их избежать, можно в нашей статье «Ошибки, допускаемые в учете расчетов с подотчетными лицами».
Иными словами, списать на расходы суммы, совершенно неподтвержденные, нельзя, но существуют законные возможности исправления ситуации. Рассмотрим их в следующих разделах.
Как оформить авансовый отчет, если расходы оплачены корпоративной банковской картой, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.
Восстановление копий подтверждающих документов
Если документы были потеряны, нужно постараться восстановить все возможные бумаги, прямо или косвенно подтверждающие понесенные затраты (п. 1 ст. 252 НК РФ), а также составить авансовый отчет, приложив к нему:
- объяснительную записку, в которой необходимо указать даты, наименование и суммы покупок, а также изложить ситуацию, послужившую причиной потери первичной документации;
- копии документов, запрошенных повторно у контрагента: дубликаты квитанций ПКО, копии z-отчета кассира на дату покупки, собранные кассовые и товарные чеки на покупку и др.
Подробнее о подобных ситуациях читайте в нашей публикации «Подотчетное лицо потеряло кассовый чек — что делать?».
Удержание подотчетной суммы из зарплаты
Если все же ни прямых, ни косвенных подтверждений затрат не удалось собрать, работодатель вправе удержать сумму подотчета из зарплаты сотрудника (ст. 137 ТК РФ). Для этого необходимо:
- в месячный срок с момента истечения установленного для возврата подотчетных сумм издать приказ об удержании;
- ознакомить с ним под расписку работника, который, в свою очередь, должен в письменной форме согласиться с основанием для удержания.
Если согласие работника не получено, взыскать деньги с него можно только через суд.
При этом следует помнить, что общая сумма удержаний не должна превышать 5-й части заработка, причитающегося к выдаче на руки (ст. 138 ТК РФ). При невозможности взыскать полную сумму сразу устанавливают несколько выплат.
Выдача материальной помощи или денежного подарка
Погасить задолженность по подотчету можно, оформив фиктивную выдачу сотруднику материальной помощи или денежного подарка. Причем предельная сумма материальной помощи, не подлежащей обложению НДФЛ и начислению взносов, составляет 4 000 руб. в год на 1 сотрудника (п. 28 ст. 217 НК РФ, ст. 9 закона «О страховых взносах» от 24.07.2009 № 212-ФЗ).
Те же лимиты действуют и при оформлении денежных подарков работодателем сотрудникам. Следует учесть, что на подарки стоимостью выше 3 000 руб. следует составлять договор дарения (п. 2 ст. 574 ГК РФ).
Оформление беспроцентного займа в счет погашения задолженности
Чтобы списать задолженность с 71-го счета, можно переоформить ее как выданный компанией заем сотруднику, являющемуся подотчетником, составив договор займа (ст. 807 ГК РФ). Следует понимать, что данная мера решит проблему не сразу, поскольку растянет погашение долга во времени. К тому же пользование беспроцентным займом повлечет возникновение материальной выгоды сотрудника при экономии на процентах, которые бы пришлось выплачивать, если бы кредит оформлялся в любой кредитной организации (п. 2 ст. 212 НК РФ). На сумму материальной выгоды придется начислить НДФЛ в размере 35%.
ПРИМЕР расчета материальной выгоды от КонсультантПлюс:
Работодатель 17 июня 2020 г. выдал работнику Петрову В.В. беспроцентный заем на сумму 150 000 руб. сроком на 12 месяцев. Ставка рефинансирования Банка России в течение этого периода… См.продолжение примера в К+, получив пробный демо-доступ бесплатно.
Итоги
Списать подотчет без оправдательных документов (если они отсутствовали или были утеряны) возможно разными способами — некоторые из них были приведены в данном материале. При этом стоит понимать, что любой из применяемых способов всё равно потребует оформления соответствующей первичной документации, поскольку списать подотчетные суммы без документального подтверждения соответствующих операций законодательство не позволяет.
О списании подотчетных сумм, выданных руководителю компании, читайте в публикации «Пять действенных способов обнулить накопленный подотчет директора».
Источник
- Главная
- Статьи
- Выплаты персоналу
- Премии и компенсации
23187 мая 2020
Копить подотчетные долги стало еще опаснее. С 2020 года компании за счет собственных средств придется заплатить недоимку по НДФЛ, если при проверке выяснится, что налог не удержали с работника.
У работника есть срок, в течение которого он обязан отчитаться за деньги, выданные на определенные цели. Если это командировка, то три дня, в остальных случаях устанавливает компания (п. 26 Положения о служебных командировках от 13.10.2008 № 749). Если работник не отчитался и не вернул деньги, у вас есть три варианта: удержать долг из зарплаты, простить или просто ждать. Даже в последнем случае важно вовремя удержать НДФЛ и взносы, сроки разные. Если их пропустить, будут штрафы.
Как удержать из зарплаты не возвращенные в срок подотчетные суммы, рассказали эксперты Системы Главбух.
Вариант 1. Удержать долг из зарплаты
У вас есть всего месяц, чтобы удержать долг из зарплаты. Отсчет начинается с последнего дня срока возвращения аванса. Срок возвращения аванса компания определяет сама. Если в течение месяца компания ничего не предприняла, задолженность можно взыскать только через суд.
Убедитесь, что работник не против погасить долг из зарплаты. Иначе взыскивать деньги придется через суд (ст. 137 ТК, письмо Роструда от 07.10.2019 № ПГ/25778-6-1). Если срок взыскания задолженности не истек и сотрудник согласен с решением, действуйте в таком порядке. Во-первых, составьте приказ об удержании невозвращенной подотчетной суммы из зарплаты. Проследите, чтобы дата приказа была в пределах одного месяца со дня окончания срока возврата подотчетной суммы. Во-вторых, получите согласие сотрудника на удержание. Как вариант работник может подписать согласие в приказе об удержании.
Соблюдайте лимит удержания – не более 20 процентов от зарплаты за минусом НДФЛ. Если сразу всю сумму вычесть не получилось, можно удерживать ее частями в следующих месяцах. Это общий лимит для всех долгов. Например, если работник платит алименты в размере 25 процентов по исполнительному листу, то с него нельзя удержать подотчетные.
Пример 1. Как удержать подотчетный долг из зарплаты
Оклад работника – 40 000 руб., без НДФЛ – 34 800 руб. (40 000 ₽ – 40 000 ₽ × 13%). Значит, всего за месяц можно удержать не больше 6960 руб. (34 800 ₽ × 20%). Сотрудник получил зарплату за первую половину месяца – 20 000 руб.
В этом же месяце с него удержали долг – подотчетную сумму в размере 3000 руб. На руки за вторую часть месяца сотрудник получил 11 800 руб. (34 800 – 20 000 – 3000):
ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 71
3000 руб. – отражена не возвращенная в срок подотчетная сумма;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 94
3000 руб. – удержана из заработной платы задолженность подотчетника.
НДФЛ и взносы. Долг, удержанный из зарплаты сотрудника, не считается его доходом. Начислять НДФЛ и взносы не надо.
Вариант 2. Простить долг
Можно добровольно отказаться от взыскания подотчетных сумм. Например, принять решение о прощении долга. Чаще всего этот способ применяют, когда речь идет о подотчетных руководителя. Оформляется соглашение о прощении долга. Важно, чтобы такое решение не нарушало права других лиц на имущество компании (п. 1 ст. 415 ГК).
Пример 2. Как простить долг подотчетнику
Используем условие первого примера. Только теперь организация приняла решение простить долг. Соглашение составили и подписали 2 марта 2020 года. На эту дату и надо сделать запись в бухучете:
ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 71
3000 руб. – отражена не возвращенная в срок подотчетная сумма;
ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 94
3000 руб. – задолженность по подотчетной сумме включена в прочие расходы.
Налог на прибыль. Списать в расходы подотчетный долг в налоговом учете не получится (письмо Минфина от 12.09.2016 № 03-03-06/2/53125). Из-за того что в бухучете прощенный долг вы покажете в затратах, а в налоговом учете аналогичных расходов не будет, возникает разница. Поэтому надо применять ПБУ 18/02.
Что меняется в работе бухгалтера
НДФЛ и взносы. Спишите задолженность и начислите налог на дату соглашения о прощении долга. Удержите НДФЛ с текущих доходов в денежной форме. Удерживать больше половины зарплаты нельзя (п. 4 ст. 226 НК). Значит, если налог превышает 50 процентов заработка сотрудника, его надо разбить на несколько частей и удерживать их постепенно.
Уплатите НДФЛ не позднее чем на следующий день после удержания (п. 6 ст. 226 НК). Если сотрудник уволился, сообщите о невозможности удержать налог не позднее 1 марта следующего года (п. 5 ст. 226 НК). На сумму долга начислите страховые взносы (письмо Минфина от 18.10.2019 № 03-15-06/80212).
Таблица. В каких случаях можно списать долг подотчетника в налоговом учете, а в каких нет
Вариант 3. Просто ждать
Даже если вы решили просто ждать, когда подотчетник принесет авансовый отчет, придется начислить взносы, а спустя три года – еще и НДФЛ. Также долг сотрудника надо отразить в бухгалтерском учете.
Если задолженность сомнительная, то в бухгалтерском учете нужно создать резерв по сомнительным долгам. Тогда по истечении трех лет со дня формирования задолженности можно списать долг. Если суд откажет взыскивать долг или признает, что имущества у подотчетника нет, то невозвращенную сумму можно списать в расходы после того, как судебное решение вступит в силу.
НДФЛ и взносы. Начислить взносы надо, как только пройдет месяц со дня, когда сотрудник должен был отчитаться. Либо на дату списания задолженности, если это событие произойдет раньше. Уплатите их, как обычно, не позднее 15-го числа следующего месяца.
О том, как отразить в бухучете выплаты командированному сотруднику, рассказали эксперты Системы Главбух.
НДФЛ надо начислить, когда взыскать долг с работника станет невозможно. Обычно такой момент наступает спустя три года после того, когда работник должен был вернуть аванс или отчитаться (письма Минфина от 16.12.2019 № 03-04-06/98341, от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610).
Налог на прибыль. Безнадежную задолженность по подотчетным суммам работника можно признать в составе внереализационных расходов. Но есть исключения, когда списать долг подотчетного лица не получится. Проверить, можете вы списать задолженность или нет, поможет таблица выше (подп. 2 п. 2 ст. 265, п. 2 ст. 266 НК).
Пример 3. Как отразить долг после истечения срока исковой давности
Условие возьмем из первого примера. В марте 2017 года сотрудник должен был вернуть долг. Прошло уже три года, а отчета нет. Уже март 2023 года. А долг все еще висит:
ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 94
3000 руб. – отражена задолженность по невозвращенной подотчетной сумме.
Вариант 1. Резерв создавался:
ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 69
900 руб. – начислены взносы с неудержанной суммы;
ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 63
3000 руб. – создан резерв по сомнительной дебиторской задолженности.
Спустя три года:
ДЕБЕТ 63 КРЕДИТ 73
3000 руб. – списана задолженность подотчетного лица с истекшим сроком давности за счет резерва;
ДЕБЕТ 70 (76) КРЕДИТ 68
390 руб. – начислен НДФЛ с неудержанной суммы долга.
Вариант 2. Резерв в бухгалтерском учете не создавался
Спустя три года:
ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 73
3000 руб. – списана задолженность подотчетного лица с истекшим сроком давности.
Если НДФЛ с невозвращенного подотчета не удержать, инспекторы на проверке могут доначислить этот налог. В этом случае компанию заставят уплатить налог за счет собственных средств. Такое правило действует с 2020 года (п. 9 ст. 1 Федерального закона от 29.09.2019 № 325-ФЗ).
Перечислять налог раньше чем образовался сам доход будет ошибкой. Уплату не зачтут, и сумма будет возвращена. Уплата НДФЛ позже срока повлечет за собой пени и штрафы.
Есть два мнения, как отражать в учете истребованный НДФЛ после проверки. Некоторые считают, что нужно проводить операцию через счет 99 «Прибыли и убытки». При таком подходе бухгалтеры ориентируются на рекомендации аудиторам (приложение к письму Минфина от 28.12.2016 № 07-04-09/78875). Так не возникают расхождения с налоговым учетом и обязанность применять ПБУ 18/02 отсутствует. Дополнительно проводить проводки не приходится. Это очень удобное решение для бухгалтера, но не совсем верное.
При выборе счетов для проводок правильнее будет обращаться к регулирующим бухгалтерским документам. Например, к рекомендации БИЦ от 11.09.2015 № Р-66/2015-КпР. Поскольку НДФЛ не связан с платежами по налогу на прибыль, отражать его на счете 99 будет некорректно. Также доплата НДФЛ за физлицо – это своего рода штрафная санкция. Таким образом, лучше использовать счет 91 «Прочие доходы и расходы»:
ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 51
– неудержанный НДФЛ перечислили из средств компании;
ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 68
– отражены взысканный налог, штрафы и пени за неуплату компанией НДФЛ.
Проверьте по ИНН придут ли к вам или вашим контрагентам.
Проверьте свои знания в новом тесте Аттестации-2021
Пройти тест
Оформите за 2 минуты все обязательные документы в бухгалтерской программе БухСофт
Как это сделать?
, подпишитесь на «Главбух» сегодня и получите мощный кухонный комбайн в подарок!
Узнать больше
По вопросам подписки на журнал «Главбух» звоните 8 (800) 505-87-17.
Статьи по теме в электронном журнале
Издает
Источник
