Многие руководители придерживаются правила: «кадры — наше все». Надо сказать, это вполне оправданно. Ведь без квалифицированных сотрудников трудно покорять вершины бизнеса. Для того, чтобы удержать особо ценных работников, компании нередко предоставляют им займы.
Юридические тонкости Даже если сотрудник, которому дают в долг, во всех отношениях положительный, не стоит терять бдительность. С ним нужно заключить договор займа. Основные требования к такому договору указаны в главе 42 Гражданского кодекса. В нем следует отразить: сумму и валюту долга, порядок и срок возврата денег (частями или сразу; сумму вносят в кассу или удерживают из зарплаты), размер и порядок уплаты процентов (ежемесячно или в полном объеме в момент возврата основного долга).
Если по каким либо причинам, в договоре не указаны определенные условия, законодательство придет на помощь. Так, если в документе не прописан размер процентов, его определяют исходя из ставки рефинансирования, которая установлена на день возврата займа или его части (п. 1 ст. 809 ГК РФ). Если в договоре не даны условия возврата процентов, их нужно выплачивать ежемесячно до дня возврата долга. Если не оговорен срок возврата основной суммы (или он определен моментом востребования), заемщик обязан отдать ее в течение 30 дней со дня предъявления фирмой требования об этом (п. 1 ст. 810 ГК РФ).
В соглашении можно прописать, что сотрудник возвращает долг частями. Это удобно и для заемщика и для компании. Ведь, такой пункт дает ей право на дополнительный контроль. Если должник пропустит один из сроков, фирма вправе потребовать досрочно вернуть всю оставшуюся сумму вместе с причитающимися процентами (п. 2 ст. 811 ГК РФ). Кроме того, стоит предусмотреть, что деньги выдаются на определенные цели. Это еще одна возможность подстраховаться, поскольку целевой заем может быть взыскан досрочно (п. 2 ст. 814 ГК РФ).
Это важноУ компании обязательно должен быть документ, который подтверждает, что сотрудник принял деньги. Таким документом является расходный кассовый ордер.
Эх, налоги…
НДС
Сначала разберемся с НДС. При выдаче денежного займа платить налог не нужно (подп. 15 п. 3 ст. 149 НК РФ). Однако, если заем «натуральный» (товары, материалы и т.п.), то при его выдаче НДС начислять нужно. Логика рассуждений такова. По договору займа вещи передают в собственность (п. 1 ст. 807 ГК РФ). Передача права собственности на ценности – это их реализация (п. 1 ст. 39 НК РФ). А реализация – это объект обложения НДС (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ).
Льготный долг
Особого внимания заслуживает выдача займов с нулевой или пониженной ставкой. В этом случае у сотрудника возникает материальная выгода от экономии на процентах (подп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ). Матвыгода возникает при условии, что работник уплачивает проценты по ставке, которая ниже ¾ ставки рефинансирования Банка России (если заем получен в рублях) или 9 процентов годовых (если заем получен в валюте).
Сразу оговоримся, что ЕСН в данной ситуации платить не нужно. Ведь экономию нельзя квалифицировать как выплату в пользу сотрудника или вознаграждение. Значит, в этой ситуации не действует пункт 1 статьи 236 Налогового кодекса.
А вот НДФЛ с матвыгоды работнику заплатить придется. При этом расчет и уплата налога не входит в обязанности фирмы. Заемщик должен сделать это сам (подп. 2 п. 2 ст. 212 НК РФ). Но, как правило, сотрудники перекладывают это дело на плечи бухгалтеров. На законодательном уровне поступать так разрешено (п. 1 ст. 26 НК РФ). Правда, заемщик должен составить доверенность и заверить ее у нотариуса (п. 3 ст. 29 НК РФ). Однако чиновники нашего главного финансового ведомства считают, что доверенность не нужна. По мнению финансистов, фирма – займодавец обязана удержать НДФЛ с суммы материальной выгоды сотрудника (так же, как она это делает, выплачивая «обычную» зарплату). При этом чиновники ссылаются на статью 226 НК РФ (письмо Минфина России от 31 мая 2006 г. № 03-05-01-04/140). Напомним: эта статья возлагает на фирмы, которые выплачивают доходы работникам, обязанности налогового агента по НДФЛ.
Порядок расчета матвыгоды прописан в пункте 2 статьи 212 Налогового кодекса. Так, если заем выдали в рублях, то бухгалтеру нужно вычесть из суммы процентов, определенных исходя из ¾ ставки рефинансирования сумму процентов, которую обязан уплатить работник по займу. При этом берется та учетная ставка, которая действует на день выдачи займа (подп. 1 п. 2 ст. 212 НК РФ). Если заем – валютный, то в расчет принимается ставка в 9 процентов годовых.
С суммы матвыгоды налог удерживают по ставке 35 процентов (п. 2 ст. 224 НК РФ). Исключение составляют лишь те случаи, когда сотрудник берет целевой заем на строительство или покупку жилья. Здесь применяется ставка 13 процентов. Об этом в свое время сообщили и финансисты (письмо от 14 ноября 2005 г. № 03-05-01-04/356). Заметьте: базу, облагаемую НДФЛ по повышенной ставке, нельзя уменьшить на налоговые вычеты (п. 4 ст. 210 НК РФ).
Пример
1 августа 2006 г. ООО «Нефертити» предоставило своему сотруднику Грачеву А. Ю. заем в сумме 60 000 руб. на 3 месяца. Согласно договору, Грачев должен ежемесячно уплачивать проценты из расчета 6 % годовых. На момент выдачи денег ставка рефинансирования Банка России составляла 11,5 % годовых. В августе — 31 календарный день, в сентябре – 30, а в октябре – 31.
Сумма материальной выгоды Грачева как в августе, так и в октябре составит:
(60 000 руб. х ¾ х 11,5 % х 31 дн.: 365 дн.) – (60 000 руб.х 6 % х 31 дн.: 365 дн.) = 133 руб. 77 коп.;
Налог на доходы с матвыгоды за август и октябрь составит: 46 руб. 82 коп. (133, 77 х 35%);
В сентябре материальная выгода равна:
(60 000 руб. х ¾ х 11,5 % х 30 дн.: 365 дн.) – (60 000 руб.х 6 % х 30 дн.: 365 дн.) = 129 руб. 45 коп.;
В сентябре бухгалтеру «Нефертити» нужно удержать НДФЛ в сумме 45 руб. 30 коп. (129,45 х 35%);
налог на прибыль
Проценты, которые фирма получает по займу, — это ее внереализационные «налоговые» доходы (п. 6 ст. 250 НК РФ).
Иногда компании берут в банке кредит для того, чтобы выдать сотруднику беспроцентный заем. А сами – платят проценты банку. Заметьте: в этом случае бухгалтер не вправе включить такие проценты в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль. Ведь полученные средства идут на финансирование деятельности, которая не связана с получением дохода. Значит, их нельзя учесть в составе внереализационных «налоговых» расходов (подп. 2 п. 1 ст. 265 НК РФ), поскольку они не соответствуют критерию обоснованности затрат (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Отметим: в судебных инстанциях рассматривались похожие дела (к примеру, постановление ФАС Уральского округа от 19 апреля 2005 г. № Ф09-1479/05-АК). Служители Фемиды приняли сторону налоговой инспекции. Дело было так. Фирма взяла в банке кредит и передала деньги в пользование третьим лицам (в качестве беспроцентного займа). Проценты по кредиту компания отнесла на внереализационные «налоговые» расходы. А инспекторы такие затраты не приняли. Арбитры указали, что в данном случае налоговики абсолютно правы. Ведь фирма не использовала заемные средства в собственной деятельности. Следовательно, проценты по такому кредиту нельзя считать экономически обоснованными расходами.
Коротко о бухучете
Операции по займу учитывают на счете 73 субсчет 1 «Расчеты по предоставленным займам». Сумму начисленных процентов отражают в составе операционных доходов (п. 7 ПБУ 9/99). При этом используют счет 91-1. Заметим, что полученные проценты начисляют в бухучете за каждый истекший отчетный период в соответствии с условиями договора (п. 16 ПБУ 9/99). Как уже говорилось выше, основной долг и проценты не возбраняется вычитать из заработной платы сотрудника. Однако если по договору работник должен вернуть выданные деньги единовременно, не забывайте про правила Трудового кодекса. Общая сумма всех удержаний из зарплаты не должна превышать 20 процентов (ст. 138 ТК РФ).
Для справки
Применять счет 58 «Финансовые вложения» в случае выдачи займа сотруднику нельзя. Его используют только при расчетах со сторонними лицами. Однако, если работник уволился, не погасив при этом долг, ситуация меняется. С того момента, как человек перестает работать на данную фирму, учет выданных ему денег ведут на счете 58 субсчет 3 «Предоставленные займы».
Решили сэкономить?
Иногда компании оформляют выдачу денег как подотчетные суммы. Оно и понятно – ведь никакой матвыгоды при этом не возникает, значит и НДФЛ удерживать не придется. Однако не следует забывать некоторые правила. Во-первых, сотрудник должен быть назван в перечне лиц, которые имеют право получать деньги под отчет.
Во-вторых, если работник не отчитается по выданным суммам в срок, эти деньги инспекторы, скорее всего, будут рассматривать как полученный доход. Значит, придется заплатить НДФЛ со всей «подотчетной» суммы.
Однако, выход есть. В день, когда истекает срок возврата денег, можно провести по кассе их приход. Затем оформить выдачу под отчет с новым сроком возврата.
Помимо этого, не лишним будет показать небольшой расход «подотчетной» суммы. К примеру, на покупку канцтоваров. К авансовому отчету в этом случае сотрудник приложит чеки и другие подтверждающие покупку документы.
Источник
Из статьи Вы узнаете:
1. Как правильно оформить предоставление заемных средств работникам.
2. Каков порядок налогообложения и бухгалтерского учета займов работникам.
3. Какие последствия влечет прощение долга сотрудника по займу.
По законодательству РФ выдача займов не является исключительным правом кредитных организаций, поэтому ничто не мешает работодателям «поддержать» своих сотрудников заемными средствами. Условия предоставления займов по месту работы могут существенно отличаться от банковских: меньшая или даже нулевая процентная ставка, более длительный срок возврата или бессрочный заем (до востребования) и т.д. Таким образом, для работников выгода от получения таких займов очевидна. Однако и для работодателя предоставление займов сотрудникам имеет свои плюсы, например, повышение лояльности и дополнительная мотивация сотрудников, способ удержать хороших специалистов. Поэтому работодатели, располагающие достаточными финансовыми возможностями, как правило, не отказывают своим работникам в выдаче займа. О том, что нужно знать бухгалтеру (и не только) о займах сотрудникам, — читайте в статье.
Договор займа с работником
Предоставление заемных средств сотруднику оформляется договором, в соответствии с которым заимодавец (работодатель) предает в собственность заемщику (работнику) определенную денежную сумму, а последний обязуется ее вернуть. При составлении договора займа с сотрудником необходимо учитывать следующие важные условия:
- Форма договора займа – всегда письменная, так как одна из сторон (работодатель) является юридическим лицом (ИП) (п. 1 ст. 808 ГК РФ).
- Дата, с которой договор вступает в силу – определяется датой фактической передачи денег (п. 1 ст. 807 ГК РФ).
- Сумма займа – устанавливается в договоре. Законодательство не содержит ограничений по сумме займов, выдаваемых работодателями своим сотрудникам. Однако если выдача займа является для организации крупной сделкой (сумма займа составляет 25% и более от стоимости имущества по данным бухгалтерской отчетности за последний отчетный период), то решение об одобрении выдачи такого займа принимает не директор, а общее собрание участников общества (ООО), совет директоров (наблюдательный совет) или общее собрание акционеров (АО).
- Валюта займа – рубли. Займы и кредиты в иностранной валюте имеют выдавать только кредитные организации (ст. 9 Федерального закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле»).
- Проценты по договору за пользование займом – могут предусматриваться, а могут не предусматриваться.
! Обратите внимание: Если в договоре процентная ставка не установлена, по умолчанию она считается равной ставке рефинансирования, действующей на момент возврата займа (части займа) (п. 1 ст. 809 ГК РФ). Для того чтобы заем являлся беспроцентным, в договоре необходимо прописать условие о неначислении процентов, например: «проценты за пользование заемными денежными средствами по настоящему договору не начисляются».
- Срок и порядок возврата займа и процентов – устанавливаются в договоре по соглашению сторон. Если такой порядок не закреплен в договоре, заемщик обязан уплачивать проценты ежемесячно, а сумму займа возвратить в течение 30 дней с момента предъявления требования со стороны заимодавца (п. 2 ст. 809, п. 1 ст. 810 ГК РФ).
- Возможность досрочного погашения займа – закрепляется в договоре. В том случае, если условия досрочного возврата займа не прописаны в договоре, беспроцентный заем может быть возвращен заемщиком досрочно в любой момент, а процентный заем – не ранее, чем через 30 дней с момента уведомления заимодавца о досрочном погашении (п. 2 ст. 810 ГК РФ).
Договор займа с сотрудником составляется в произвольной форме, как правило, на основании заявления работника. Помимо перечисленных условий в договоре займа необходимо прописать срок, на который выдается заем, способ передачи суммы займы (из кассы организации, перечислением на счет работника), способ возврата займа (удержанием из заработной платы, перечислением на расчетный счет организации, внесением в кассу), а также цель получения займа работником. Особенно важно подробно и четко прописать цель получения займа сотрудником, если она связана с приобретением жилья, а также земельных участков под строительство жилья. От цели займа зависит порядок налогообложения НДФЛ материальной выгоды при использовании заемных средств, о чем речь пойдет далее.
Скачать Образец договора займа с работником
НДФЛ при предоставлении займа работнику
Правильно составить договор займа с сотрудником – это полдела: самое «интересное» для бухгалтера начинается после фактической выдачи займа. Прежде всего, необходимо определить, возникает ли у сотрудника материальная выгода от экономии на процентах за пользование заемными средствами. Доход в виде материальной выгоды появляется в том случае, когда процентная ставка по договору займа меньше 2/3 ставки рефинансирования, действующей на дату получения дохода. Сумму материальной выгоды можно рассчитать по следующей формуле:
МВ = СЗ х (2/3 ст. реф. – ст. з.) / 365 (366) х t , где
- МВ – материальная выгода по договору займа с сотрудником (руб.)
- СЗ – сумма займа по договору (руб.)
- ст. реф. – ставка рефинансирования (%) действующая на дату погашения (частичного погашения) займа (при беспроцентном займе) или погашения процентов по займу (при процентном займе).
- ст. з. – процентная ставка по займу, установленная в договоре
- t – период времени (календ. дн.) за который начисляются проценты (при процентном займе) или пользования заемными средствами (при беспроцентном займе).
Материальная выгода, полученная сотрудником при использовании заемных средств, облагается НДФЛ по ставке 35%. НДФЛ необходимо удержать в день получения работником дохода в виде материальной выгоды, а именно:
- при процентном займе – в день погашения процентов по займу (пп. 3 п. 1 ст. 223 НК РФ);
- при беспроцентном займе – в день возврата заемных средств. Если заем погашается частями, то материальная выгода рассчитывается на каждую дату возврата (Письма Минфина России от 26.03.2013 № 03-04-05/4-282, от 27.02.2012 № 03-04-05/9-223, от 26.03.2013 № 03-04-05/4-282 и от 27.02.2012 № 03-04-05/9-223).
Чтобы лучше понять, каким образом рассчитывается материальная выгода и НДФЛ с нее при предоставлении займа сотруднику, предлагаю воспользоваться примером.
***
Пример расчета материальной выгоды по договору займа с сотрудником
Организация ООО «Омега» заключила договор займа со своим сотрудником Егоровым А.Н. По условиям договора заем в сумме 30 000 руб. выдан 01.09.2014 года на 3 месяца под 5% годовых *. Погашение займа производится ежемесячно равными частями (по 10 000 руб.), проценты также погашаются ежемесячно.
Работник вносил деньги в погашение займа через кассу в последнее число каждого месяца. Ставка рефинансирования на 30.09.14, 31.10.14, 30.11.14 составляла 8,25%, то есть 2/3 ставки рефинансирования — 5,5%.
- Материальная выгода за сентябрь: 30 000 х (5,5% — 3%) / 365 х 30 = 61,64 руб.
- 30.09.14 начислен НДФЛ за сентябрь: 61,64 х 35% = 22 руб.
- Материальная выгода за октябрь: (30 000 – 10 000) х (5,5% — 3%) / 365 х 31 = 42,47 руб.
- 31.10.14 начислен НДФЛ за октябрь: 42,47 х 35% = 15 руб.
- Материальная выгода за ноябрь: (20 000 – 10 000) х (5,5% — 3%) / 365 х 30 = 20,55 руб.
- 30.11.14 начислен НДФЛ за ноябрь: 20,55 х 35% = 7 руб.
* Если бы сотруднику предоставлялся беспроцентный заем, то при расчете материальной выгоды сумму займу нужно было умножать на 2/3 ставки рефинансирования, а не на разницу процентных ставок. Например, материальная выгода за сентябрь составила: 30 000 х 5,5% / 365 х 30 = 135,62 руб.
***
НДФЛ, начисленный с материальной выгоды, удерживается из любых ближайших выплат в пользу сотрудника (например, из заработной платы).
! Обратите внимание: Не облагается НДФЛ материальная выгода, полученная от экономии на процентах за пользование заемными средствами, если заем выдавался сотруднику на новое строительство либо приобретение на территории РФ жилого дома, квартиры, комнаты или доли (долей) в них, а также земельных участков под индивидуальное жилищное строительство, и земельных участков, на которых расположены приобретаемые жилые дома, или доли (долей) в них (абз. 3 пп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ). Для этого необходимо выполнение следующих условий:
- цель займа по договору должна соответствовать одному из перечисленных оснований;
- сотрудник должен предоставить письмо налогового органа о получении права на имущественный налоговый вычет. При этом в письме должен быть указан налоговый агент, то есть организация, выдавшая заем, а также реквизиты договора займа – таковы требования Минфина России (Письмо от 07.06.2013 № 03-04-06/21233).
Налог на прибыль, УСН при предоставлении займа сотруднику
Денежные средства, выданные сотруднику в качестве займа, не относятся к расходам, учитываемым при расчете налога на прибыль и единого налога при УСН. Соответственно, и возврат займа не является доходом ни на общей, ни на упрощенной системе налогообложения.
Однако в том случае, если сотруднику предоставляется процентный заем, сумма начисленных процентов включается в состав внереализационных доходов и подлежит налогообложению (абз. 2 п. 4 ст. 328, п. 6 ст. 250, п. 6 ст. 271 НК РФ).
Прощение долга сотрудника по договору займа
В некоторых случаях работодатель может пойти навстречу сотруднику и простить ему долг по договору займа, например, в связи с тяжелым материальным положением. Существует, как минимум, два варианта оформления такого решения: через соглашение сторон о прощении долга либо по договору дарения.
Если прощение долга оформляется соглашением:
- С момента подписания соглашения у сотрудника возникает доход, равный прощенной сумме долга, который подлежит налогообложению по ставке 13%. Материальной выгоды от экономии на процентах в данном случае нет (Письмо Минфина России от 22.01.2010 № 03-04-06/6-3).
- Сумму прощенного долга организация-заимодавец не имеет права включить в расходы для целей налогового учета.
- С невозвращенной суммы долга сотрудника необходимо начислить страховые взносы (Письма Минздравсоцразвития России от 21.05.2010 г. № 1283-19 и от 17.05.2010 г. № 1212-19).
Если невозвращенная сумма займа оформляется договором дарения:
- В данном случае у сотрудника также возникнет доход, облагаемый НДФЛ по ставке 13%, однако появится и право на налоговый вычет в размере 4 000 руб. с сумм подарков.
- Подаренная работнику сумма непогашенного долга обложению страховыми взносами не подлежит (Письмо Минздравсоцразвития России от 27.02.2010 № 406-19 и п. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ).
- Как и в случае с прощением долга по соглашению, «подаренная» сотруднику сумма невозвращенного займа не включается в состав расходов для целей налогообложения.
Таким образом, выгоднее и для работодателя и для работника прекратить обязательства по договору займа через договор дарения. Подробнее о том, как правильно оформить подарок сотруднику и на что обратить внимание – Вы можете прочитать в статье Подарки сотрудникам: оформление, налогообложение, учет.
Бухгалтерский учет займов сотрудникам
Операции по предоставлению займов работникам учитываются на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» на субсчете 1 «Расчеты по предоставленным займам». При этом порядок учетного отражения займов сотрудникам зависит от конкретных условий, установленных договором: способ предоставления и погашения, является заем процентным или беспроцентным и т.д.
Считаете статью полезной и интересной – делитесь с коллегами в социальных сетях!
Остались вопросы – задавайте их в комментариях к статье!
Нормативная база
- Гражданский кодекс РФ
- Налоговый кодекс РФ
- Федеральный закон от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования
- Федеральный закон от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле»
- Письма Минфина России:
- от 26.03.2013 № 03-04-05/4-282
- от 27.02.2012 № 03-04-05/9-223
- от 26.03.2013 № 03-04-05/4-282
- от 27.02.2012 № 03-04-05/9-223
- от 07.06.2013 № 03-04-06/21233
- от 22.01.2010 № 03-04-06/6-3
6. Письма Минздравсоцразвития России:
- от 21.05.2010 г. № 1283-19
- от 17.05.2010 г. № 1212-19
- от 27.02.2010 № 406-19
Как ознакомиться с официальными текстами указанных документов, узнайте в разделе Полезные сайты
Источник