Учет и регистрация договоров является важным направлением договорной работы и залогом успешной работы организации и индивидуального предпринимателя.
В соответствии со ст. 420 ГК РФ договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.
Реестр договоров — это список, перечень соглашений (договоров), заключенных организацией за определенный период времени.
Наличие реестра договоров позволяет сохранить, систематизировать и быстро найти информацию о сделках, совершенных предприятием.
В предпринимательство постоянно приходят новые люди, им приходится выстраивать бизнес-процесс своей фирмы, поэтому информация в статье никогда не потеряет актуальность.
В статье Вы найдете проверенные практикой советы по организации этого направления деятельности, а по традиции логическим завершением публикации будет ссылка на скачивание образца таблицы для ведения реестра договоров.
Каких-либо единых унифицированных требований к ведению реестра договоров в действующем законодательстве Российской Федерации не имеется.
Нет также норм права, обязывающих обязательно вести реестр договоров.
Компания по своему усмотрению выбирает, как вести реестр договоров. Следует отразить порядок ведения реестра договоров в Положении и договорной работе организации.
Не следует путать реестр договоров, о котором идет речь в это статье, с реестром договоров на портале Госзакупок, который ведется в соответствии со ст. 4.1 Федерального закона от 18.07.2011 № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц».
На практике ведение реестра договоров осуществляется:
- в бумажной форме — путем ведения Книги (или журнала) договоров;
- в электронной форме — путем заполнения таблицы в офисном приложении.
Обычно журнал регистрации договоров и таблица с реестром содержат следующие основные столбцы:
- номер записи регистрации;
- порядковый номер договора;
- дата заключения договора;
- срок действия договора;
- наименование договора;
- наименование контрагента;
- вид договора (доходный, расходный);
- сумма (цена) договора;
- ответственный работник (куратор договора);
- примечания — любые иные важные сведения.
В реестр вносятся все заключенные договоры в хронологическом порядке. В крупной организации в зависимости от сложившегося документооборота может быть целесообразным вести раздельный учет, например, по видам договоров, направлениям хозяйственной деятельности.
Каждому договору обязательно присваивается индивидуальный номер. Это важно. В стабильной и успешной организации не должно быть договоров «без номера (б/н)».
Компания, являющаяся поставщиком или исполнителем, выставляет другой стороне счет на оплату. Чтобы упорядочить финансовые отношения, в счете на оплату указывают дату и номер договора. Эти же сведения вносятся в накладные, акты сдачи-приемки услуг и т.п.
Отсутствие даты и номера договора создаст путаницу в бухгалтерском учете и может быть причиной проблем в случае хозяйственного спора, особенно рассматриваемого арбитражным судом.
Какого-либо обязательного для всех нормативного правового акта, предписывающего как присваивать номера договорам нет. Целесообразно отразить порядок присвоения номеров договорам в Положении о договорной работе.
Самая простая система нумерации договоров это «Год — номер записи о регистрации», например «2020-136». Можно разработать свою систему нумерации, указывая шифр например по видам договоров, структурным подразделениям предприятия и т.п.
При заключении договора номер ему можете присвоить Вы или контрагент. На практике номер договору присваивает организация, предложившая другой стороне свой проект договора для подписания.
Если контрагент прислал проект договора без указания номера, то Ваша организация присваивает договору свой регистрационный номер.
Нецелесообразно дописывать к номеру договора, указанному контрагентом, номер по регистрации Вашей фирмы, например, через косую черту, так как это может привести к путанице. Лучше указать свой номер регистрации в отдельном месте на экземпляре договора.
В зависимости от ситуации и важности сделки в текст договора в раздел «Заключительные положения» можно даже внести пункт примерно следующего содержания:
Под номером договора стороны понимается регистрационный номер договора Поставщика.
Ведением реестра договоров занимается работник, ответственный за договорную работу. Если в штате компании имеется юридический или договорной отдел, то целесообразно назначить на данное направление деятельности отдельного работника.
Срок хранения реестра договоров и журнала регистрации договоров соответствует сроку хранения самих договоров — не менее 5 лет в силу ст. 11 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
Также для ведения реестра договоров можно воспользоваться специализированными платными и бесплатными программами, о которых будет рассказано в следующих публикациях.
Скачать с Яндекс.Диск образец реестра договоров в формате .xlsx
Скачать с Яндекс.Диск образец реестра договоров в формате .ods
Информация в публикации актуальна по состоянию на 15 октября 2020 г.
Рекомендуем другие статьи
Договорная работа. Часть I: Договор как схема бизнес-процесса
Договорная работа. Часть II: Этапы большого пути
Договорная работа. Часть V: Согласование договоров
Поделитесь этой публикацией с друзьями — они будут Вам благодарны!
Хотите еще больше полезных публикаций — оцените статью, поставив лайк!
Снижайте информационный шум и подписывайтесь на авторские публикации на канале Бюро Indie Lawyer в Яндекс.Дзен и Яндекс.Мессенджере!
#право #закон #юристы #бизнес и финансы #договор
Источник
Здравствуйте.
1) Подскажите, пожалуйста, как правильно упорядочить делопроизводство в ООО по договорам оказания транспортных услуг (грузоперевозки). Например, договоры заключены в 2012 году, им присвоены номера с № 01, № 02 и т.д., в следующем году заключены новые договоры с новыми заказчиками. Так вот новым договорам 2013 года присваивать номера с № 01, 02 и т.д. или продолжить общую нумерацию, начатую с самых первых договоров нашего ООО?
2) Как правильно пролонгировать договоры? В наших договорах в пункте «Срок действия настоящего договора» указывается, что «…договор действует по 31 декабря текущего года. Настоящий договор может быть расторгнут, изменен и пролонгирован по письменному соглашению сторон». Как правильно оформить пролонгацию договора?
Заранее благодарю
15 Июня 2013, 00:16, вопрос №101116
Юлия, г. Санкт-Петербург
Свернуть
Консультация юриста онлайн
Ответ на сайте в течение 15 минут
Задать вопрос
Ответы юристов (2)
Общаться в чате
Бесплатная оценка вашей ситуации
Нумерация договоров производится по правилам, установленым в вашей организации. Как правило номер договора включает порядковый номер и год договора, иногда буквенный код, в зависимости от вида договора, иногда в нумерацию включается месяц заключения договора.
В крупных организациях в договор иногда включается индекс подразделения, которое отвечает за подготовку и исполнения договора.
Иногда номер договора ставится через дробь — вначале порядковый номер в организации, от которой исходит договор, затем через дробь порядковый номер в организации, для которой этот договор является «входящим».
Пролонгируются договоры дополнительными соглашениями к договору. Если хотите «автоматической» пролонгации, то как правило «если ни одна сторона не заявит об ином за 30 дней до окончания срока действия договора, договор пролонгируется на тех же условиях на следующий год/на каждый последующий год». Зависит от договора.
Общаться в чате
Бесплатная оценка вашей ситуации
Уважаемая Юлия!
1. Порядок нумерации договоров определяется самостоятельно Вашей организацией. Если для Вас важно контролировать количество контрагентов за все время, то ставьте сквозную нумерацию. Если хотите сделать акцент на год заключения договора, можно каждый год начинать нумерацию заново и добалять год заключения договора. Также можно применить и смешанный порядок, допустим при сквозной нумерации через дробь ставится год заключения. Это все на Ваше усмотрение, Для упорядочения, можете обратиться к унифицированной системе.
2. Удобнее прописать в договоре автоматическую пролонгация, для этого, я бы порекомендовала составить указанный пункт следующим образом: «Договор действует по 31 декабря текущего года. Если ни одна сторона не заявит о расторжении договора за 30 дней до окончания срока действия договора, договор пролонгируется на тех же условиях на следующий календарный год, анологичный порядок действует и в последующем.»
Все услуги юристов в Санкт-Петербурге
Гарантия лучшей цены – мы договариваемся
с юристами в каждом городе о лучшей цене.
Источник
Раз договор, два договор, три договор…
Начинающий бизнесмен сталкивается в своей деятельности с множеством проблем. Как организовать систему учёта; как рассчитать сумму налогов и не остаться в «глубоком минусе»; где открыть банковский счёт; в конце концов, какие требования предъявлять к работникам, которых планируется взять в штат…
В конечном итоге решение всех этих вопросов не только оградит от ненужных претензий со стороны властей, но и позволит организовать бизнес-процесс наиболее эффективно, чтобы он приносил максимальную экономическую отдачу.
Однако если для каких-то потенциально проблемных моментов в российском законодательстве прописаны целые инструкции, то способы решения для других приходится изобретать самому, опираясь исключительно на собственную логику или же на опыт коллег, принятый называть обычаями делового оборота.
Об одном из таких «не прописных» правил мы и поговорим далее.
Требований к реквизитам, присваиваемым договорам, нет ни в одном нормативном документе. Соглашения можно даже составлять вовсе без номеров. Таким образом, создание системы договорной нумерации целиком и полностью зависит от фантазии самого бизнесмена.
Входящие и исходящие
Весь объём заключаемых фирмой или ИП соглашений можно разделить на входящие и исходящие. Иногда их также называют «хозяйственные» и «производственные». Разница, так сказать, в источнике товаров, работ или услуг. В первом случае их оказывают или продают вам, а во втором — вы сами являетесь исполнителем по договору, тогда как заказчиком выступает ваш контрагент.
В большинстве случаев форму договора, то есть его конкретный текст и условия, предлагает именно исполнитель. Он же задаёт нумерацию исходящих договоров. Соответственно, если вы — заказчик, скорее всего, вам придётся подписывать соглашение с уже готовым номером.
Не запутаться в собственных фантазиях
Тем, кто вынужден изобретать нумерацию самостоятельно, следует выработать прежде всего некую систему, в которой они сами смогут легко ориентироваться. Можно нумеровать договоры просто и последовательно с начала года: № 1, № 2 и далее. Это вполне оправданный способ, правда, в таком случае более информативными будут совсем другие реквизиты — дата заключаемого соглашения.
Если же договоров много или они, к примеру, разноплановые, то простой последовательной нумерации недостаточно. Так, для фирмы или ИП, совмещающих несколько видов деятельности, можно посоветовать «зашить» в номер документа буквы, обозначающие конкретную группу товаров, услуг или работ. Например, если бизнесмен предоставляет услуги по разработке макетов и изготовлению визиток и бланков, а также занимается печатью буклетов и фотографий, то для нумерации исходящих договоров он может использовать две «маски»: «
ХХХ-ДЗ
» и «
ХХХ-П
». При этом номера контрактов на дизайнерские услуги и на услуги печати вполне могут дублироваться, однако риска перепутать их уже не будет.
Ещё один способ — шифровать в номере договора дату: год или месяц, можно даже конкретный день его заключения. В данном случае номер документа может выглядеть так: «№ 005/01–2013», что означает пятый по счёту договор, заключённый в январе 2013 года. Правда, при этом реквизиты частично будут продублированы в дате — «о
такого-то
января».
Реестр договоров
Какой бы системой нумерации договоров ни пользовался бизнесмен, совершенно не лишне будет регистрировать заключаемые соглашения в специальных реестрах. Требования об этом в законодательстве нет, однако, как показывает практика, это надёжный способ избежать случайной утери какого-либо документа.
Реестр может представлять собой таблицу, в которой по столбцам будут перечислены реквизиты и основные условия контрактов, например: номер, дата, контрагент, предмет договора, сумма, предполагается ли аванс, срок действия. Подобная практика помогает не только лучше структурировать архив договоров, но и отслеживать процесс их исполнения.
Когда нумерация должна быть последовательной
Даже если вы не используете сплошную последовательную нумерацию договоров, имейте в виду, что некоторые документы, выставляемые в рамках заключённых соглашений, предполагают использование именно такого подхода. Речь идёт об исходящей первичной документации, а для плательщиков НДС также счетах-фактурах, которые должны иметь последовательные номера, соотносящиеся при этом с датами. Стоит, правда, отметить, что штрафов за нарушение этого принципа не предусмотрено. Однако, обнаружив «дыры» в нумерации актов или накладных, инспекторы ИФНС как минимум потребуют объяснений, предполагая нарушение принципа ведения учёта сплошным и непрерывным способом, а проще говоря, подозревая занижение налоговой базы. Так что пренебрегать этим, назовём его так, пожеланием мы всё же не советуем.
Нумерация в сервисе «Моё дело»
Нумерация в сервисе осуществляется следующим образом: берётся документ с самой поздней датой, к его номеру прибавляется 1, этот номер и устанавливается. То есть если вы начинаете работать в сервисе не с начала года и нумерацию надо продолжить, то необходимо просто ввести нужный вам номер, например 45, и нумерация продолжится автоматически, то есть следующему договору будет присвоен № 46.
Если для нумерации документов вы используете префиксы, шифры, то следить за уникальностью номеров придётся самостоятельно.
Источник
Обзор документа
Правила присвоения уникального идентификатора договора (сделки), по обязательствам из которого (из которой) формируется кредитная история
Проект
1. Источник формирования кредитной истории должен присваивать каждому договору займа (кредита), договору поручительства и независимой гарантии, по обязательствам из которых формируется кредитная история, (далее при совместном упоминании — договоры (сделки) уникальный идентификатор договора (сделки) (далее — УИД).
2. Источник формирования кредитной истории должен присвоить УИД до предоставления им информации в отношении обязательств заемщика, поручителя, принципала из договора (сделки) в бюро кредитных историй в соответствии с частью 5 статьи 5 Федерального закона «О кредитных историях».
3. Источник формирования кредитной истории должен присвоить УИД с использованием по его решению либо программного обеспечения, размещенного на официальном сайте Банка России в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», либо иного программного обеспечения, позволяющего присвоить УИД в соответствии с пунктами 4 и 5 настоящих Правил.
4. УИД должен состоять из 38 знаков, расположенных в следующей последовательности:
NNNNNNNN-NNNN-NNNN-NNNN-NNNNNNNNNNNN-K, где:
NNNNNNNN-NNNN-NNNN-NNNN-NNNNNNNNNNNN (36 знаков) — универсально уникальный идентификатор (далее — УУИд), созданный в соответствии с пунктами 6.1, 6.4 и 6.5 раздела 6 и разделом 13 национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р ИСО/МЭК 9834-8-2011 «Информационная технология. Взаимосвязь открытых систем. Процедуры работы уполномоченных по регистрации ВОС. Часть 8. Создание, регистрация универсально уникальных идентификаторов (УУИд) и использование в качестве компонентов идентификатора объекта АСН.1», утвержденного приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 7 сентября 2011 года № 256-ст «Об утверждении национального стандарта» (М., ФГУП «Стандартинформ», 2012);
K (38 знак) — контрольный символ, созданный в соответствии с пунктом 5 настоящих Правил.
5. Контрольный символ УИД должен быть создан в соответствии со следующими положениями.
Из УУИд должны быть исключены все символы «-» (дефисы) таким образом, чтобы УУИд представлял собой последовательность из 32 чисел (далее — последовательность чисел).
В последовательности чисел шестнадцатеричные цифры, обозначаемые буквами латинского алфавита «a» — «f», должны быть преобразованы в десятичные числа в соответствии со следующей таблицей замен:
В последовательности чисел каждому числу слева направо циклически присваивается порядковый номер от 1 до 10.
Каждое число в последовательности чисел умножается на присвоенный ему порядковый номер.
Полученные произведения суммируются, а затем делятся на 16 с остатком.
В случае если остаток от деления представляет собой двузначное число, оно должно быть преобразовано в шестнадцатеричную цифру в соответствии с таблицей замен, приведенной в подпункте 5.2 настоящего пункта.
Остаток от деления в шестнадцатеричном представлении указывается в качестве контрольного символа УИД.
6. Присвоение источником формирования кредитной истории одного УИД нескольким договорам (сделкам) не допускается.
Обзор документа
Источники формирования кредитной истории (кредитные организации, ФССП и т.д.) должны будут присвоить договорам займа (кредита), поручительства или независимой гарантии уникальный идентификатор (УИД). Это следует делать до предоставления ими информации об обязательствах человека в бюро кредитных историй.
УИД состоит из 38 знаков, где первые 36 — это универсально уникальный идентификатор. Последним знаком является контрольный символ, создаваемый в результате специальных вычислений.
Присвоить один УИД на несколько договоров будет нельзя.
Для просмотра актуального текста документа и получения полной информации о вступлении в силу, изменениях и порядке применения документа, воспользуйтесь поиском в Интернет-версии системы ГАРАНТ:
Источник