Договор займа с работниками

Правовые отношения нанимателя и работника не ограничиваются оплатой труда. Иногда работнику необходим денежный займ. Его может предоставить организация, где он работает. Осуществление подобной процедуры невозможно без подписания договора.

Для чего нужно соглашение о займе?

Им обеспечивается порядок выдачи денег на руки. Это избавляет от дебиторской задолженности предприятия в будущем и споров судебного характера. В документе указаны категории работников, имеющих право на такой заем.

Главные пункты:

• порядок предоставления денег в долг, условия;
• обязанности сторон, их права.

В первом случае указывается размер процентной ставки, которую заемщик должен выплатить за пользование деньгами. Проценты уплачиваются каждый месяц, независимо от фактической задолженности. Здесь же определяется способ погашения займа, кто несет расходы по перечислению средств.

Заимодавец, как и заемщик, должен знать свои права и обязанности, которые изложены в подробностях в пункте №3 договора. Важная информация также излагается в других разделах:

• решение споров законным способом;
• условия дополнительного характера;
• срок действия документа.

Контактная информация о заемщике и заимодавце является достоверной и может быть использована.

Договор займа между работником и организацией №

г.

«» г.

в лице , действующего на основании , именуемый в дальнейшем «Займодавец», с одной стороны, и гражданин , паспорт (серия, номер, выдан) , проживающий по адресу , именуемый в дальнейшем «Заемщик», с другой стороны, именуемые в дальнейшем «Стороны», заключили настоящий договор, в дальнейшем «Договор», о нижеследующем:

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА

1.1. Займодавец предоставляет Заемщику заем в сумме рублей для целей , на основании заявки на получение займа (Приложение №1), со сроками возврата, предусмотренными в обязательстве Заемщика (Приложение №2). Приложения 1 и 2 являются неотъемлемой частью настоящего Договора.

2. ПОРЯДОК И УСЛОВИЯ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ЗАЙМА

2.1. За пользование займом Заемщик уплачивает Займодавцу % годовых от фактической суммы невозвращенной задолженности или ставку, установленную в соответствии с п.2.6. За просроченную задолженность Заемщик уплачивает % годовых от фактической суммы не уплаченного в срок долга.

2.2. Проценты по полученному займу уплачиваются Заемщиком ежемесячно с суммы фактической задолженности по ссудному счету путем:

• внесения Заемщиком наличных средств в кассу Займодавца;
• удержания Займодавцем средств из заработной платы Заемщика по его письменному поручению.

Датой, начиная с которой начисляются проценты по предоставляемому займу, является дата фактической выдачи займа по настоящему Договору. Датой, по которую начисляются проценты по займу, является дата зачисления средств в погашение займа на расчетный счет, в кассу Займодавца или дата удержания Займодавцем средств из заработной платы Заемщика. При исчислении процентов количество дней в месяце принимается за 30, а в году – за 360. В месяцах, имеющих 31 день, 31 число в расчет не принимается, а в феврале остаток за последнее число повторяется столько раз, сколько дней недостает до 30.

2.3. Погашение займа производится ежемесячно равными долями в соответствии со сроками возврата, предусмотренными в обязательстве, путем:

• внесения Заемщиком наличных средств в кассу Займодавца;
• удержания Займодавцем средств из заработной платы Заемщика по его письменному поручению.

2.4. Предоставление займа производится Займодавцем путем зачисления суммы займа на счет Заемщика № в банк , указанный в заявлении Заемщика. Расходы по перечислению несет .

2.5. Заем предоставляется Заемщику под поручительство двух физических лиц и залог имущества. Обязанности по оформлению договора залога, его регистрации, а также расходы на уплату пошлины по нотариальному удостоверению лежат на Заемщике. При непредоставлении Заемщиком в течение дней с даты выдачи займа договора залога, зарегистрированного в установленном порядке, Займодавец вправе расторгнуть настоящий Договор и предъявить заем к досрочному взысканию.

2.6. Займодавец вправе в одностороннем порядке увеличивать основную процентную ставку за пользование займом, а также изменять другие условия предоставления займа в течение срока действия Договора в случае принятия законодательных и иных правовых актов, о чем Займодавец письменно уведомляет Заемщика с обоснованием увеличения процентной ставки и изменения других условий предоставления займа. В случае извещения Заемщика об изменении процентной ставки и изменения других условий предоставления займа оформления дополнительного соглашения не требуется.

3. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН

3.1. Заемщик обязан:

• использовать полученный заем строго по целевому назначению;
• предоставлять по требованию Займодавца документы, подтверждающие целевое использование займа по истечении дней с даты выдачи займа;
• осуществлять погашение займа и процентов в сроки, предусмотренные в обязательстве Заемщика;
• уплачивать проценты за пользование займом в соответствии с п.п. 2.1 и 2.2;
• в случае увольнения Заемщика из досрочно погасить задолженность по займу и процентам в соответствии с требованиями и инструкциями Займодавца.

3.2. Заемщик вправе прекратить действие настоящего Договора путем досрочного погашения предоставленного займа и уплаты процентов за фактическое время его использования.

3.3. Займодавец вправе:

3.3.1. Проверять целевое использование выданного займа.

3.3.2. Требовать досрочного погашения задолженности по займу, включая проценты, при невыполнении Заемщиком условий, указанных в п.3.1. В случае досрочного взыскания, при недостаточности средств Заемщика, задолженность по займу и процентам погашается за счет указанного в п.2.5 обеспечения.

3.4. Займодавец обязан:

• без дополнительной оплаты проводить операции, связанные с выдачей займа;
• по требованию Заемщика предоставлять информацию об условиях проведения операций, указанных в п.п. 2.2 и 2.3;
• в случае появления материальной выгоды у Заемщика удержать НДФЛ с суммы материальной выгоды Заемщика.

4. РАССМОТРЕНИЕ СПОРОВ

4.1. Стороны будут прилагать все усилия к тому, чтобы решать все разногласия и споры, связанные с настоящим Договором, путем переговоров.

4.2. При недостижении согласия споры разрешаются в судебном порядке.

5. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ УСЛОВИЯ

5.1. Стороны обязуются письменно извещать друг друга о перемене места жительства и местонахождения.

5.2. Условия настоящего Договора являются конфиденциальной информацией, не подлежащей разглашению.

5.3. Настоящий Договор составлен в двух экземплярах, из них один экземпляр остается у Займодавца, один у Заемщика. Все экземпляры имеют одинаковую юридическую силу.

6. СРОК ДЕЙСТВИЯ ДОГОВОРА

6.1. Срок действия настоящего Договора определяется:

• начало действия – датой передачи денежных средств;
• окончание Договора – датой погашения задолженности по займу и процентам.

7. АДРЕСА И ПЛАТЁЖНЫЕ РЕКВИЗИТЫ СТОРОН

Из статьи Вы узнаете:

1. Как правильно оформить предоставление заемных средств работникам.

2. Каков порядок налогообложения и бухгалтерского учета займов работникам.

3. Какие последствия влечет прощение долга сотрудника по займу.

По законодательству РФ выдача займов не является исключительным правом кредитных организаций, поэтому ничто не мешает работодателям «поддержать» своих сотрудников заемными средствами. Условия предоставления займов по месту работы могут существенно отличаться от банковских: меньшая или даже нулевая процентная ставка, более длительный срок возврата или бессрочный заем (до востребования) и т.д. Таким образом, для работников выгода от получения таких займов очевидна. Однако и для работодателя предоставление займов сотрудникам имеет свои плюсы, например, повышение лояльности и дополнительная мотивация сотрудников, способ удержать хороших специалистов. Поэтому работодатели, располагающие достаточными финансовыми возможностями, как правило, не отказывают своим работникам в выдаче займа. О том, что нужно знать бухгалтеру (и не только) о займах сотрудникам, — читайте в статье.

Договор займа с работником

Предоставление заемных средств сотруднику оформляется договором, в соответствии с которым заимодавец (работодатель) предает в собственность заемщику (работнику) определенную денежную сумму, а последний обязуется ее вернуть. При составлении договора займа с сотрудником необходимо учитывать следующие важные условия:

• Форма договора займа – всегда письменная, так как одна из сторон (работодатель) является юридическим лицом (ИП) (п. 1 ст. 808 ГК РФ).

• Дата, с которой договор вступает в силу – определяется датой фактической передачи денег (п. 1 ст. 807 ГК РФ).

• Сумма займа – устанавливается в договоре. Законодательство не содержит ограничений по сумме займов, выдаваемых работодателями своим сотрудникам. Однако если выдача займа является для организации крупной сделкой (сумма займа составляет 25% и более от стоимости имущества по данным бухгалтерской отчетности за последний отчетный период), то решение об одобрении выдачи такого займа принимает не директор, а общее собрание участников общества (ООО), совет директоров (наблюдательный совет) или общее собрание акционеров (АО).

• Валюта займа – рубли. Займы и кредиты в иностранной валюте имеют выдавать только кредитные организации (ст. 9 Федерального закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле»).

• Проценты по договору за пользование займом – могут предусматриваться, а могут не предусматриваться.

! Обратите внимание: Если в договоре процентная ставка не установлена, по умолчанию она считается равной ставке рефинансирования, действующей на момент возврата займа (части займа) (п. 1 ст. 809 ГК РФ). Для того чтобы заем являлся беспроцентным, в договоре необходимо прописать условие о неначислении процентов, например: «проценты за пользование заемными денежными средствами по настоящему договору не начисляются».

• Срок и порядок возврата займа и процентов – устанавливаются в договоре по соглашению сторон. Если такой порядок не закреплен в договоре, заемщик обязан уплачивать проценты ежемесячно, а сумму займа возвратить в течение 30 дней с момента предъявления требования со стороны заимодавца (п. 2 ст. 809, п. 1 ст. 810 ГК РФ).

• Возможность досрочного погашения займа – закрепляется в договоре. В том случае, если условия досрочного возврата займа не прописаны в договоре, беспроцентный заем может быть возвращен заемщиком досрочно в любой момент, а процентный заем – не ранее, чем через 30 дней с момента уведомления заимодавца о досрочном погашении (п. 2 ст. 810 ГК РФ).

Договор займа с сотрудником составляется в произвольной форме, как правило, на основании заявления работника. Помимо перечисленных условий в договоре займа необходимо прописать срок, на который выдается заем, способ передачи суммы займы (из кассы организации, перечислением на счет работника), способ возврата займа (удержанием из заработной платы, перечислением на расчетный счет организации, внесением в кассу), а также цель получения займа работником. Особенно важно подробно и четко прописать цель получения займа сотрудником, если она связана с приобретением жилья, а также земельных участков под строительство жилья. От цели займа зависит порядок налогообложения НДФЛ материальной выгоды при использовании заемных средств, о чем речь пойдет далее.

Скачать Образец договора займа с работником

НДФЛ при предоставлении займа работнику

Правильно составить договор займа с сотрудником – это полдела: самое «интересное» для бухгалтера начинается после фактической выдачи займа. Прежде всего, необходимо определить, возникает ли у сотрудника материальная выгода от экономии на процентах за пользование заемными средствами. Доход в виде материальной выгоды появляется в том случае, когда процентная ставка по договору займа меньше 2/3 ставки рефинансирования, действующей на дату получения дохода. Сумму материальной выгоды можно рассчитать по следующей формуле:

МВ = СЗ х (2/3 ст. реф. – ст. з.) / 365 (366) х t , где

• МВ – материальная выгода по договору займа с сотрудником (руб.)
• СЗ – сумма займа по договору (руб.)
• ст. реф. – ставка рефинансирования (%) действующая на дату погашения (частичного погашения) займа (при беспроцентном займе) или погашения процентов по займу (при процентном займе).
• ст. з. – процентная ставка по займу, установленная в договоре
• t – период времени (календ. дн.) за который начисляются проценты (при процентном займе) или пользования заемными средствами (при беспроцентном займе).

Материальная выгода, полученная сотрудником при использовании заемных средств, облагается НДФЛ по ставке 35%. НДФЛ необходимо удержать в день получения работником дохода в виде материальной выгоды, а именно:

• при процентном займе – в день погашения процентов по займу (пп. 3 п. 1 ст. 223 НК РФ);
• при беспроцентном займе – в день возврата заемных средств. Если заем погашается частями, то материальная выгода рассчитывается на каждую дату возврата (Письма Минфина России от 26.03.2013 № 03-04-05/4-282, от 27.02.2012 № 03-04-05/9-223, от 26.03.2013 № 03-04-05/4-282 и от 27.02.2012 № 03-04-05/9-223).

Чтобы лучше понять, каким образом рассчитывается материальная выгода и НДФЛ с нее при предоставлении займа сотруднику, предлагаю воспользоваться примером.

***

Пример расчета материальной выгоды по договору займа с сотрудником

Организация ООО «Омега» заключила договор займа со своим сотрудником Егоровым А.Н. По условиям договора заем в сумме 30 000 руб. выдан 01.09.2014 года на 3 месяца под 5% годовых *. Погашение займа производится ежемесячно равными частями (по 10 000 руб.), проценты также погашаются ежемесячно.

Работник вносил деньги в погашение займа через кассу в последнее число каждого месяца. Ставка рефинансирования на 30.09.14, 31.10.14, 30.11.14 составляла 8,25%, то есть 2/3 ставки рефинансирования  — 5,5%.

• Материальная выгода за сентябрь: 30 000 х (5,5% — 3%) / 365 х 30 = 61,64 руб.
• 30.09.14 начислен НДФЛ за сентябрь: 61,64 х 35% = 22 руб.
• Материальная выгода за октябрь: (30 000 – 10 000) х (5,5% — 3%) / 365 х 31 = 42,47 руб.
• 31.10.14 начислен НДФЛ за октябрь: 42,47 х 35% = 15 руб.
• Материальная выгода за ноябрь: (20 000 – 10 000) х (5,5% — 3%) / 365 х 30 = 20,55 руб.
• 30.11.14 начислен НДФЛ за ноябрь: 20,55 х 35% = 7 руб.

* Если бы сотруднику предоставлялся беспроцентный заем, то при расчете материальной выгоды сумму займу нужно было умножать на 2/3 ставки рефинансирования, а не на разницу процентных ставок. Например, материальная выгода за сентябрь составила: 30 000 х 5,5% / 365 х 30 = 135,62 руб.

***

НДФЛ, начисленный с материальной выгоды, удерживается из любых ближайших выплат в пользу сотрудника (например, из заработной платы).

! Обратите внимание: Не облагается НДФЛ материальная выгода, полученная от экономии на процентах за пользование заемными средствами, если заем выдавался сотруднику на новое строительство либо приобретение на территории РФ жилого дома, квартиры, комнаты или доли (долей) в них, а также земельных участков под индивидуальное жилищное строительство, и земельных участков, на которых расположены приобретаемые жилые дома, или доли (долей) в них  (абз. 3 пп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ). Для этого необходимо выполнение следующих условий:

• цель займа по договору должна соответствовать одному из перечисленных оснований;
• сотрудник должен предоставить письмо налогового органа о получении права на имущественный налоговый вычет. При этом в письме должен быть указан налоговый агент, то есть организация, выдавшая заем, а также реквизиты договора займа – таковы требования Минфина России (Письмо от 07.06.2013 № 03-04-06/21233).

Налог на прибыль, УСН при предоставлении займа сотруднику

Денежные средства, выданные сотруднику в качестве займа, не относятся к расходам, учитываемым при расчете налога на прибыль и единого налога при УСН. Соответственно, и возврат займа не является доходом ни на общей, ни на упрощенной системе налогообложения.

Однако в том случае, если сотруднику предоставляется процентный заем, сумма начисленных процентов включается в состав внереализационных доходов и подлежит налогообложению (абз. 2 п. 4 ст. 328, п. 6 ст. 250, п. 6 ст. 271 НК РФ).

Прощение долга сотрудника по договору займа

В некоторых случаях работодатель может пойти навстречу сотруднику и простить ему долг по договору займа, например, в связи с тяжелым материальным положением. Существует, как минимум, два варианта оформления такого решения: через соглашение сторон о прощении долга либо по договору дарения.

Если прощение долга оформляется соглашением:

• С момента подписания соглашения у сотрудника возникает доход, равный прощенной сумме долга, который подлежит налогообложению по ставке 13%. Материальной выгоды от экономии на процентах в данном случае нет (Письмо Минфина России от 22.01.2010 № 03-04-06/6-3).
• Сумму прощенного долга организация-заимодавец не имеет права включить в расходы для целей налогового учета.
• С невозвращенной суммы долга сотрудника необходимо начислить страховые взносы (Письма Минздравсоцразвития России от 21.05.2010 г. № 1283-19 и от 17.05.2010 г. № 1212-19).

Если невозвращенная сумма займа оформляется договором дарения:

• В данном случае у сотрудника также возникнет доход, облагаемый НДФЛ по ставке 13%, однако появится и право на налоговый вычет в размере 4 000 руб. с сумм подарков.
• Подаренная работнику сумма непогашенного долга обложению страховыми взносами не подлежит (Письмо Минздравсоцразвития России от 27.02.2010 № 406-19 и п. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ).
• Как и в случае с прощением долга по соглашению, «подаренная» сотруднику сумма невозвращенного займа не включается в состав расходов для целей налогообложения.

Таким образом, выгоднее и для работодателя и для работника прекратить обязательства по договору займа через договор дарения. Подробнее о том, как правильно оформить подарок сотруднику и на что обратить внимание – Вы можете прочитать в статье Подарки сотрудникам: оформление, налогообложение, учет.

Бухгалтерский учет займов сотрудникам

Операции по предоставлению займов работникам учитываются на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» на субсчете 1 «Расчеты по предоставленным займам». При этом порядок учетного отражения займов сотрудникам зависит от конкретных условий, установленных договором: способ предоставления и погашения, является заем процентным или беспроцентным и т.д.

Считаете статью полезной и интересной – делитесь с коллегами в социальных сетях!

Остались вопросы – задавайте их в комментариях к статье!

Нормативная база

1. Гражданский кодекс РФ
2. Налоговый кодекс РФ
3. Федеральный закон от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования
4. Федеральный закон от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле»
5. Письма Минфина России:

• от 26.03.2013 № 03-04-05/4-282
• от 27.02.2012 № 03-04-05/9-223
• от 26.03.2013 № 03-04-05/4-282
• от 27.02.2012 № 03-04-05/9-223
• от 07.06.2013 № 03-04-06/21233
• от 22.01.2010 № 03-04-06/6-3

6. Письма Минздравсоцразвития России:

• от 21.05.2010 г. № 1283-19
• от 17.05.2010 г. № 1212-19
• от 27.02.2010 № 406-19

Как ознакомиться с официальными текстами указанных документов, узнайте в разделе Полезные сайты