Формирование акта приема-передачи денежных средств обычно происходит в результате исполнения какого-либо договора, поэтому акт не является самостоятельным документом, а служит к нему приложением.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта приема-передачи денежных средств .docСкачать образец акта приема-передачи денежных средств .doc
В каких случаях составляется акт
Акт может составляться в самых разных ситуациях:
- при выполнении договора дарения, договора оказания услуг, купли-продажи, аренды, займа и т.д.
- при передаче денег внутри компании – от одного бухгалтера (или кассира) другому, к примеру, при сдаче смены.
Если акт служит приложением к договору, его наличие, и даже, при желании, основные аспекты содержания можно прописать прямо в основном документе (впоследствии надлежащим образом заполненный и заверенный акт станет основанием для придания договору статуса действительного).
Акт служит доказательством факта передачи денег между сторонами, поэтому важность его нельзя недооценивать.
Относиться к составлению акта следует тщательно, прописывая все детали и не забывая о том, что в какой-то момент этот бланк может обрести статус юридически значимого документа (например, если между сторонами возникнут разногласия и кто-либо из них решит обратиться в судебную инстанцию).
Почему акт, а не расписка
Подтверждать факт передачи денежных средств может не только акт, но и расписка.
Однако, акт имеет свои преимущества:
- в отличии от расписки он подписывается не одной стороной, а двумя;
- фиксирует непосредственную передачу денег, и при этом не налагая никаких обязательств ни на одну из сторон;
- он может быть официально приложен в любому договору, став его неотъемлемой частью.
Кто составляет акт
Акт обычно пишет представитель организации, которая передает средства (юрисконсульт, бухгалтер и т.д.) или лично займодавец. Если речь идет об организации, то акт должен быть подписан ее руководителем, действующим на основании устава, или лицом, уполномоченным действовать от его имени.
На что обратить внимание при составлении акта
Единой формы акта приема-передачи денежных средств, обязательной к применению, не существует, так что представители сторон могут формировать его исходя из собственного представления в свободной форме или, если в организации есть собственный разработанный и утвержденный должным образом образец документа – по его шаблону. Важно только то, чтобы бланк по своему составу отвечал определенным стандартам делопроизводства, а по содержанию включал в себя некоторые неизменные данные.
Как любой другой официальный документ, акт можно условно поделить на три части: «шапку», основной раздел и заключение.
- В «шапку» вносится:
- наименование документа и коротко обозначается его смысл;
- место и дата его составления;
- если документ является приложением к договору, нужно дать ссылку на номер и дату заключения договора.
- После этого идет основная часть. Сюда необходимо вписать:
- субъекты, которые составляют акт (названия организаций и ФИО ее представителей, ФИО ИП или гражданина РФ и их паспортные данные);
- сумму, которая передается (обязательно цифрами и прописью);
- удостоверить тот факт, что обязательства выполнены в полном объеме и надлежащим образом;
- указать все прочие сведения, которые стороны считают нужным внести в данный документ (например, о форме передачи денег – банковский перевод, онлайн-перевод, векселя, «наличка» и т.д.).
Если есть какие-то приложения (чеки, квитанции и прочие документы), их оригиналы или копии можно также прикрепить к акту, отметив их наличие отдельным пунктом.
- Заключительная часть акта должна содержать подписи обеих сторон (только «живые» — использование факсимильных автографов, т.е. отпечатанных при помощи различного рода клише недопустимо), а также печати, но только тогда, когда их применение обозначено в локальных нормативно-правовых бумагах фирмы.
Нюансы оформления
Так же как и текст акта, его оформление целиком и полностью зависит от видения документа составителем. Его можно делать в рукописном виде (как расписку) или набирать на компьютере, на фирменном бланке или на обыкновенном чистом листе бумаги.
Документ составляется как минимум в двух экземплярах — по одному для каждой из заинтересованных сторон, но при необходимости можно сделать и их заверенные копии. Если акт формируется между юридическими лицами, информацию об нем нужно внести в журнал учета документации.
Условия хранения документа
Акт, являясь неотъемлемой частью договора, должен храниться с ним вместе в отдельной папке там, куда нет доступа посторонних лиц. Срок хранения устанавливается либо законодательством РФ, либо внутренними нормативно-правовыми бумагами фирмы.
Особенности составления акта
Данный документ в обязательном порядке должен содержать реквизиты обеих сторон (сведения из регистрационных бумаг организации или паспортные данные физического лица) – без них документ не обретает юридического статуса.
Акт допустимо составлять не только лично, но и действуя через представителя. Однако в этом случае, важно, чтобы доверенное лицо имело на руках нотариально заверенную доверенность, копию которой необходимо прилагать к акту.
Акт должен в обязательном порядке удовлетворять требованиям обеих сторон. Если какая-либо из них не согласна с какой-то частью акта, она вправе внести свои коррективы, которые должны быть утверждены контрагентом.
Источник
Денежные расчеты между юридическими или физическими лицами (в т.ч. ИП) происходят не только при приобретении товаров, работ или услуг, но, и например, при передаче денег по договору займа или даже по договору дарения. В общем случае, когда расчеты производятся безналичным способом, факт перечисления денег подтверждается оформляемым плательщиком платежным документом с отметкой банка о принятии его к исполнению. Требовать от получателя подтверждения перечисления ему денег необходимости нет. Но когда расчеты производятся наличными деньгами, может оформляться акт приема-передачи. О форме такого акта расскажем в нашей консультации и приведем образец его заполнения.
Всегда ли нужен акт приема-передачи наличных?
В том случае, когда наличными рассчитываются за товары, работы, услуги, в подтверждение факта внесения денег выдается чек ККТ или бланк строгой отчетности (БСО) (Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Такие документы являются доказательством внесения наличных денег.
А вот в том случае, когда прием-передача наличных производится не в рамках товарных расчетов между сторонами, для подтверждения передачи денег может оформляться соответствующий акт. Например, когда наличные передаются по договору займа не в целях оплаты товаров (работ, услуг). Напомним, что если заем выдавался для оплаты товаров, работ или услуг, то при получении денег в счет погашения выданного целевого займа займодавец должен применять ККТ и выдавать чек, а вот при выдаче такого займа обязанность применять ККТ возникнет у займодавца только с 01.07.2019. К слову, заемщик не применяет ККТ ни при каких условиях (Письмо ФНС от 18.09.2018 № ЕД-4-20/18186@).
В случае, когда наличные деньги получает организация, подтверждением для вносителя будет квитанция к приходному кассовому ордеру по форме № КО-1 (утв. Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88). Но это не препятствует сторонам оформить еще и акт приема-передачи денег.
Кроме того, без акта не обойтись и в случае, когда расчеты производятся между физлицами, не являющимися ИП. Ведь применять ККТ или выдавать БСО, равно как и заполнять ПКО, они не должны. Например, в случае, когда физлица рассчитываются между собой за отчуждаемое недвижимое имущество или реализуемое транспортное средство.
Форма акта приема-передачи денежных средств
Для акта приема-передачи денег образец простой. Из него должно следовать, кто передает, а кто получает деньги, в каком размере и за что. В акте указывается дата и место его составления. Затем нужно, чтобы акт приема-передачи наличных денежных средств (бланк) был скреплен подписями лиц, его составивших.
Скачать акт приема-передачи денежных средств можно по приведенной ниже ссылке.
Приведем пример заполнения акта приема-передачи денег по договору займа между организацией и физическим лицом.
Скачать для акта передачи денежных средств образец (простой) можно здесь.
Скачивать формы документов могут только подписчики журнала «Главная книга».
Я подписчик:
Я не подписчик, но хочу им стать
Хочу скачивать формы документов бесплатно и попробовать все возможности подписчика
Скачать
Вместо составления акта приема-передачи наличных денежных средств может составляться расписка в получении денег. В отличие от двухстороннего акта расписка составляется лицом, получившим наличные деньги, но содержит ту же информацию, что и акт (в частности, указывается, от кого и на каком основании получено, сумма полученных наличных денег).
Составляется ли акт приема-передачи денежных средств в кассе?
Когда речь идет о приеме-передаче денег в кассе при смене кассира, то в этом случае обычно оформляется акт инвентаризации наличных денежных средств по форме № ИНВ-15 (утв. Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88). Такой акт составляется комиссией в 3 экземплярах: один экземпляр передается МОЛ, сдавшему ценности, второй — кассиру, принявшему ценности, а третий — в бухгалтерию.
Проставляя свою подпись в поле «Расписка», «старый» кассир подтверждает передачу денег в кассе, а подписью под актом «новый» кассир подтверждает прием ценностей. Составление еще и акта приема-передачи денег в этом случае не требуется.
Источник
В ходе своей деятельности организациям часто приходится осуществлять всевозможные расчеты за товары, услуги, работы. Такие действия подразумевают передачу денежных средств, как наличным путем, так и безналичным. Нужно понимать, при безналичном переводе документальным подтверждением этого факта может стать чек или банковская выписка.
Однако при расчете наличными нужно оформить документальное подтверждение того, что деньги действительно были переданы. Именно в таких ситуациях оформляется акт приема-передачи денежных средств. По сути, это договор, в котором одна сторона передает деньги, а другая их принимает. Стоит отметить, данный акт может составляться не только между организациями. Частные лица также имеют право составлять этот документ.
Форма акта приема передачи денежных средств
Как правило, для оформления акта используется простой шаблон, где отмечается вся важная информация. Например, указываются данные сторон, сам факт передачи денежных средств, конкретная сумма, сроки, условия и способы передачи. Практика показывает, многие организации разрабатывают для этих целей специальный шаблон, в котором отмечаются все необходимые пункты.
Фактически, с юридической стороны акт является грамотно оформленной распиской. Однако все-таки здесь имеются определенные различия. Например, акт в обязательном порядке подписывают обе стороны. В отличие от расписки, которая возлагает обязательства на участников сделки, акт просто подтверждает факт передачи денег. Достаточно часто он становится приложением к какому-либо документу, например, к договору. Однако нужно понимать, договор может быть подписан, но деньги при этом не отдаются по какой-либо причине. Но в том случае, если по этому договору передаются наличные, данный факт необходимо фиксировать дополнительным документом, а именно, актом приема-передачи.
За исключением редких случаев, данный акт имеет одну страницу. Никаких сложностей с его оформлением возникнуть не должно. Однако необходимо тщательно проверять вносимую информацию. Не стоит забывать, ошибка в одном символе может стать причиной серьезных проблем. Проставление подписей обеих сторон говорит о завершении сделки.
В каких случаях составляется акт приема передачи денежных средств в 2020 году
Практика показывает, некоторые люди недооценивают значение акта приема-передачи денежных средств. Нужно понимать, в спорных ситуациях этот документ может играть важную роль при судебных разбирательствах. Можно сказать, составление данного акта в интересах передающей стороны. С помощью этого документа она сможет доказать, что действительно передавала деньги.
Стоит отметить, акт составляется не только в том случае, если сделка осуществляется между организациями. Документ нужен даже в тех ситуациях, когда денежные средства передаются внутри одной компании, например, от кассира бухгалтеру, или между ответственными лицами во время сдачи смены. Не стоит пренебрегать составлением акта и в тех ситуациях, когда составляется договор дарения. Казалось бы, в этом случае деньги отдаются безвозмездно. Но известны случаи, когда и при этом между сторонами возникают конфликты, доходящие до судебных разбирательств. Договор купли-продажи, займа, аренды и все ситуации, при которых происходит передача денежных средств, нуждаются в оформлении данного акта.
(Видео: “Подрядные работы. Акт приема передачи.”)
Как правило, акт составляется стороной, которая передает денежные средства. Если это компания, оформлением занимается бухгалтер, юрист или другое ответственное лицо. В обязательном порядке документ подписывает руководитель компании или другой сотрудник, обладающий данными полномочиями. Нельзя сказать, что акт является обязательным документом. Но многие организации уже оценили преимущества акта, поэтому оформляют его при каждой передаче денежных средств.
Как правильно составить акт приема передачи денежных средств
Главное, чтобы бланк документа отвечал нормам оформления подобных документов. Таким образом, здесь должны присутствовать следующие пункты:
- В верхней части указывается название документа, дата и место его оформления.
- Так как обязательства по передаче денег выполняются в соответствии с каким-то договором, следует указать информацию и о нем;
- В основной части нужно указать, между кем оформляется сделка. Это могут быть организации или частные лица.
- В обязательном порядке нужно прописать конкретную сумму, которая передается от одной стороны к другой. Она указывается не только цифрами, но и прописью.
- В зависимости от ситуации, можно указать дополнительную информацию, касающуюся данной сделки. В общем, можно написать все, что стороны посчитают нужным. Например, деньги могут передаваться наличным путем, банковским или онлайн переводом. Об этом также можно указать в документе.
- Если к акту прилагаются какие-либо дополнительные документы, например, квитанции и чеки, о них также следует упомянуть в акте.
- Завершающим этапом составления акта является подписи представителей обеих сторон. Если документ заполнялся на компьютере, необходимо поставить «живые» подписи. Если они будут представлены в электронном виде, документ считается недействительным. Организации, которые используют в своей деятельности печати, их также необходимо поставить в акте.
Если какая-то из сторон не согласна с информацией, указанной в акте, она может обсудить внесение изменений. Также можно и вовсе отказаться от подписания документа, что делает его ничтожным. Не обладает акт юридической силой и в том случае, если здесь не указаны данные, хотя бы одной из сторон.
Каждая сторона должна получить по одному экземпляру. Они обладают равнозначной юридической силой. Нет необходимости обращаться за помощью в составлении документа к юристам. Если внимательно относится к заполнению документа, даже юридически малограмотный человек сможет самостоятельно его составить.
Можно сказать, не существует принципиальных отличий между актами, которые заключают физические или юридические лица. Здесь лишь нужно помнить, что частные лица должны вносить информацию из своего паспорта. Что касается организаций, то они указывают коды КПП, ИНН и юридический адрес. Обычно интересы компании представляет директор. Но в сделке могут принимать участие одновременно несколько ответственных лиц. В этом случае вписывается информация о каждом из них.
Если возникает необходимость, акт можно оформлять по доверенности. Как правило, доверитель наделяет своего представителя полномочиями не только получать и передавать денежные средства, но и подписывать сопутствующие документы. Таким образом, доверенность должна быть заверена нотариально. Этот документ следует предъявить второй стороне при составлении акта. Также понадобится сделать копию доверенности. Она станет дополнением акта, который в свою очередь является приложением к договору.
Простой образец приема передачи денежных средств
Скачать образец и бланк приема передачи денежных средств
- Образец
- Бланк
Условия хранения документа
Акт выступает в качестве приложения к договору. По сути, эти два документа неразделимы. Соответственно, храниться они должны вместе. Так, договор и акт рекомендуется поместить в одну папку, которая должна храниться в течение определенного времени. Как правило, срок хранения таких документов организация определяет внутренними правилами. Однако он не должен быть менее пяти лет.
Учитывая всю важность данного документа, можно предположить, что он является необходимым при любых сделках, связанных с передачей денежных средств. Однако практика показывает, многие пренебрегают оформлением соответствующего акта. Именно это может стать причиной длительных судебных тяжб. Именно правильно оформленный акт приема-передачи денежных средств является гарантией безопасности и чистоты сделки. Именно поэтому, если вторая сторона, а именно получатель, отказывается заверять документ своей подписью, вряд ли ее можно назвать надежным партнером.
Источник
История одного займа.
Юридическое лицо выдало займ своему работнику. Договор заключили простенький. Деньги передавались наличными. После не продолжительной работы работник уволился. Подошло время выплачивать займ, но бывший работник не спешил отдавать деньги. Общество обратилось в суд с иском о взыскании с физического лица займа. Бывший работник вышел со встречным иском и оспаривал договор займа по безденежности. Решение суда: в первоначальном иске Обществу отказать, встречное исковое бывшего работника удовлетворить.
Почему так получилось, что Общество сделало не так? Разберем ошибки допущенные Обществом:
Первая ошибка: директор взял договор из интернета вписал туда сумму займа и ФИО работника. Стороны его подписали. Но директор не прочитал нюансы договора. По условиям которого, денежные средства должны были передаваться по акту приема передачи денежных средств. Такого документа, составлено не было.
Вторая ошибка: бухгалтерия Общества никак не оформила выдачу денежных средств.
Юридическое лицо по мимо того, что должно заключить договор в письменной форме обязано было соблюдать иные нормативные акты, действующие в РФ при выдачи займа наличными деньгами.
Третья ошибка: директор полагал, что подписного договора более чем достаточно для взыскания займа в судебном порядке.
Данные ошибки оказались существенные при рассмотрении спора в суде.
Руководителю юридического лица следовало иметь в виду что сам по себе факт выдачи займа работнику с которым он находится в трудовых отношениях, не влияет на заемное обязательство.
Заемное обязательство существует самостоятельно и исполняется по нормам гражданского законодательства РФ.
Как грамотно выдать займ работнику:
Документальное оформление передачи наличных денег по договору займа.
Юридическое лицо при осуществлении предпринимательской деятельности с наличными деньгами, обязано руководствоваться нормативными актами Центробанка России.
- Особое внимание уделяем заключению договора займа и прописываем все существенные условия договора (сумму займа, срок возврата, процентный или беспроцентный займ, условия выдачи (тоже важны), является ли займ целевым, условия возврата по частям или целой суммой и т.д.).
Договор это «фундамент» заемных обязательств подтверждающих выдачу займа работнику на условиях договора. Если отнестись к нему не должным образом, то в последствии можно лишится шанса взыскать денежные средства с должника, а это убытки. Ваши убытки.
- Бухгалтерия при выдачи наличных денежных средств обязана выдать расходный кассовый ордер.
- При получении денежных средств от работника в кассу предприятия, в случае погашения займа оформляется приходный кассовый ордер.
- Акт приема передачи денежных средств, может быть приложением к договору, но нужно учитывать риски, что суды могут рассматривать акты приема-передачи как не надлежащее доказательство передачи денег по договору займа, особенно если займ выдает юридическое лицо. Скорее этот документ будет одно из доказательств факта выдачи займа.
Важно: Договор, расходно кассовые и приходно кассавые ордера, акты и иные документы должны быть грамотно и разборчиво заполнены. Должны быть проставлены даты, номера, подписи, печати и т.д. Это позволит избежать проблем в доказывании факта выдачи займа.
Перечисленные документы признаются судами надлежащими доказательствами возникновения между сторонами правоотношений по договору займа.
Документальное оформление перечисления безналичных денежных средств по договору займа.
Если денежные средства перечисляются работнику безналично, то факт выдачи займа работнику должен подтверждаться платежным поручением с отметкой банка об исполнении при безналичном платеже, выпиской по счету юридического лица о движении денежных средств, актами сверки и иными доказательствами.
- Как основание платежа для бухгалтерии будет нужен надлежаще оформленный договор займа.
- Особое внимание заимодавцу при заполнении платежного поручения следует уделить графе “Назначение платежа”. В поле “Назначение платежа” должны быть указаны номер и дата договора. Указание на конкретный договор займа в графе “Назначение платежа” платежного поручения является необходимым подтверждением факта передачи денежных средств в качестве заемных. Так же в назначении платежа не будет лишним прописать срок погашения займа и проценты под которые выдается займ.
Пример: “По договору займа N ___ от __.__.____г. на срок до __.__.______г. На сумму займа начисляются проценты по ставке 12 (двенадцать) % в год”.
Для чего это надо? Для того, что если в суде признают договор займа не заключенным или недействительным, но суд примет платежное поручение в качестве доказательства возникновения заемных отношений и может применить при расчете суммы, подлежащей взысканию с заемщика, указанную процентную ставку.
Важно: По вопросу о том, может ли платежное поручение подтверждать наличие между сторонами заемных правоотношений в отсутствие подписанного договора займа, существует две позиции судов.
Первая позиция: Платежное поручение может быть признано доказательством наличия между сторонами правоотношений по договору займа. Платежное поручение свидетельствует о передаче заемщику денежной суммы, что подтверждает заключение договора займа. Следовательно, договор займа, являясь реальным, считается заключенным с момента передачи денежных средств независимо от соблюдения письменной формы договора.
Вторая позиция: Надлежащим образом оформленное и исполненное платежное поручение подтверждает факт перечисления денежных средств. Однако данный документ выражает волю только одной из сторон – заимодавца. В связи с этим некоторые суды указывают, что при отсутствии подписанного сторонами договора займа перечисленные платежным поручением денежные средства не являются заемными. Перечисленная заимодавцем сумма в этом случае признается неосновательным обогащением получателя и взыскивается с него в порядке неосновательного обогащения.
При этом суды отмечают, что, если заимодавцем является юридическое лицо, для заключения договора денежного займа помимо передачи денежных средств займа необходимо соглашение обеих сторон, выраженное в письменной форме, то есть договор займа.
Немного о расписке.
В соответствии с п.2 ст.808 ГК РФ договор займа может быть оформлен в виде расписки. Расписка признается договором в простой письменной форме и применяется в основном между физическими лицами. При оформлении договора займа между юридическим лицом и его работникам, расписка может быть оформлена как дополнительный документ к договору займа.
Сама по себе расписка подтверждает факт приема-передачи денег при условии, что она содержит существенные условия договора займа, а именно условие о получении конкретной денежной суммы в долг с обязательством ее возврата. Если расписка не будет содержать таких условий, то еще не факт, что ваши правоотношения квалифицируют как заемные.
Как не надо делать: Нередко директора или индивидуальные предприниматели обнаружив причиненный ущерб работником предприятию, заставляют его написать расписку о неком долге.
Это конечно облегчает жизнь работодателю от необходимости оформлять с работником договор о полной материальной ответственности, фиксировать причинение ущерба и доказывать, что ценности действительно передавались работнику. Доказывать, что имеются законные основания для возложения на него материальной ответственности.
Нужно учесть риск, что суды при рассмотрении дела оценивают все обстоятельства дела в совокупности, а не только одну расписку. Суд соотнесет:
- сумму долга по расписке с размером причиненного работником ущерба;
- даты составления расписки и выявления данного дисциплинарного проступка;
- имелись ли основания для выдачи расписки;
- действительно ли работник получал заем от работодателя;
- стаж работы работника-заимодавца в компании;
- имелись ли у него какие-либо высокие заслуги перед работодателем;
- что послужило основанием для выдачи займа;
- отсутствие цели займа и т.д.
Расписка в этой ситуации будет только одним из доказательств совершения дисциплинарного проступка, а не подтверждением факта получения займа работником.
Как правило, суды признают такие договора не заключенными, так как реально денежных средств работнику не передавалось, а расписка составлялась с целью возмещения причиненного ущерба, это подтверждается судебной практикой.
По этому, я бы не рекомендовала «прикрывать» распиской причиненный материальный ущерб работодателю.
В заключении хочется отметить, что при грамотном оформлении выдачи займа работнику, Вы уменьшаете свои риски по не возврату денежных средств в организацию. Помните, что суды учитывают все доказательства в комплексе исследуют все обстоятельства дела (например, переговоры сторон, расписки, заявления работника на займ, внутренние приказы организации, переписку иные доказательства).
Что Вам даст обращение к юристу?
Позволит грамотно оформить заемные отношения с работником.
Позволит компетентно представить Вашу организацию в суде при взыскании займа и вернуть заемные средства Обществу.
Руководитель юридического бюро Араменко О.В.
При перепечатке ссылка на автора и сайт первоисточник обязательна.
2016г. (с) abramenko.pro
Источник