Договор займа с работником: материальная выгода, налоги и проводки
Если у организации есть свободные денежные средства, она может выделить их часть на предоставление займа другой организации, физическому лицу или своему работнику. Материальная поддержка своих сотрудников — распространенная практика. Работник может получить заем на более выгодных условиях, чем в банке. В свою очередь, работодатель с помощью займов может повысить лояльность персонала, что положительно скажется на деятельности организации в целом. Как безошибочно оформить договор займа с работником, какие налоги придется заплатить, какими проводками отразить операции займа — читайте в нашей статье.
Руководитель организации вправе предоставить сотруднику заем на его личные нужды. Заем может быть процентным и беспроцентным. От условий договора займа зависит расчет налога на прибыль и НДФЛ. На что обратить внимание, выдавая заем, рассмотрим ниже.
Договор займа
Операции займа регулируются главой 42 ГК РФ. Передача в долг денег оформляется договором займа в письменной форме. По соглашению сторон к договору может быть приложен документ, который подтверждает передачу займа (расписка, акт).
Договор вступает в силу с момента передачи денег ( п. 1 ст. 807 ГК РФ).
В договоре займа нужно определить сумму, порядок и сроки возврата, размер и порядок уплаты процентов. Особое внимание следует уделить процентной ставке. Если ваш договор является безвозмездным, обязательно пропишите это условие. При отсутствии данной информации договор по умолчанию считается процентным ( ст. 809 ГК РФ).
Если в договоре не установлен размер процентов, его определяют исходя из ставки рефинансирования на день уплаты займа или его части ( п. 1 ст. 809 ГК РФ).
Сотруднику можно предоставить заем только в рублях (ст. 9 Федерального закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле»).
Если не определен срок возврата займа, сотрудник обязан вернуть его по требованию организации в течение 30 дней ( п. 1 ст. 810 ГК РФ). Заем можно вернуть досрочно, если это не противоречит условиям договора (п. 2 ст. 810 ГК РФ).
Займы можно выдавать сотрудникам в любом размере. Если сумма займа равна или превышает 600 тысяч рублей, то такой заем подлежит обязательному контролю со стороны банка. Это требование прописано в пп. 4 п. 1 ст. 6 Федерального закона от 07.08.2001 № 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма».
Работник может вернуть заем в кассу или на расчетный счет организации. Также по соглашению сторон сумму долга можно удерживать из заработной платы. Размер удержаний не может превышать 20 % от суммы зарплаты ( ст. 138 ТК РФ).
Вы можете составить договор займа, воспользовавшись шаблоном.
Налог на прибыль, НДС, страховые взносы
При определении базы, облагаемой налогом на прибыль, суммы выданных займов не учитываются (п. 12 ст. 270 НК РФ). Возврат займа также не является доходом организации (пп. 10 п. 1 ст. 251 НК РФ).
Если заем — процентный, сумма начисленных процентов признается внереализационным доходом (п. 6 ст. 250 НК РФ).
Операции по предоставлению займа, в том числе проценты по ним, не облагаются НДС (пп. 15 п. 3 ст. 149 НК РФ).
Для организаций на УСН предоставление займа не является расходом, а его возврат не считается доходом.
Заем не облагается страховыми взносами (ст. 420 НК РФ, п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).
Материальная выгода
Материальная выгода возникает у сотрудника от экономии на процентах в двух случаях:
1. Получен беспроцентный заем.
2. Ставка по займу ниже 2/3 ставки рефинансирования ЦБ РФ (п. 2 ст. 212 НК РФ).
Сумма материальной выгоды является доходом сотрудника, и поэтому облагается НДФЛ (п. 1 ст. 210 НК РФ). Работодатель, выдавший заем сотруднику, признается налоговым агентом и обязан удержать и перечислить НДФЛ с материальной выгоды (п. 2 ст. 212 НК РФ). Налог удерживается из заработной платы. Если удержать НДФЛ невозможно, организация должна уведомить об этом налоговую инспекцию (п. 5 ст. 226 НК РФ).
Датой получения дохода в виде материальной выгоды от экономии на процентах считается последний день каждого месяца в течение срока займа (пп.7 п. 1 ст. 223 НК РФ). Таким образом, НДФЛ на материальную выгоду начисляется ежемесячно.
Для резидентов РФ ставка НДФЛ в отношении материальной выгоды равна 35 %, для нерезидентов — 30 % (п. 2, 3 ст. 224 НК РФ).
Исключение! Если заем выдан сотруднику на приобретение жилого дома, квартиры, комнаты или доли (долей) в них, земельных участков под строительство или с жилыми домами, то материальная выгода не облагается НДФЛ (абз. 3 пп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ). Чтобы получить освобождение от налога, работник должен представить работодателю уведомление о праве на получение имущественного налогового вычета.
Проводки
Выданные сотрудникам займы отражаются на счете 73-1 «Расчеты по предоставленным займам».
Дебет 73-1 Кредит 50 (51) — выдан денежный заем сотруднику;
Дебет 73-1 Кредит 91-1 — начислены проценты по займу;
Дебет 51 (50) Кредит 73-1 — заем и % возращены на р/с или в кассу;
Дебет 70 Кредит 68 — удержан НДФЛ с материальной выгоды.
Рассмотрим пример. 31 января 2017 года ООО «Свет» предоставило сотруднику беспроцентный заем в сумме 100 000 рублей сроком на 4 месяца. Назначение займа — покупка автомобиля. Сотрудник будет возвращать заем в кассу равными частями. Первый платеж был произведен 01.03.2017. Ставка рефинансирования равна 10 %.
Рассчитаем материальную выгоду (день выдачи займа в расчет не берется, ст. 191 ГК РФ) и НДФЛ.
В феврале работник пользовался займом 28 дней.
На 28.02.2017 материальная выгода составит:
100 000 руб. × 28 дн. : 365 дн. × 2/3 × 10 % = 511,42 руб.
НДФЛ за февраль = 511,42 × 35 % = 179 руб. (сумма налога округляется).
01.03.2017 работник вернул часть займа и общий долг уменьшился (100 000 – 25 000 = 75 000).
На 31.03.2017 материальная выгода составит:
(100 000 руб. × 1 дн. : 365 дн. × 2/3 × 10 %) + (75 000 руб. × 30 дн. : 365 дн. × 2/3 × 10 %) = 429,22 руб.
НДФЛ за март = 429,22 × 35 % = 150 руб.
Отразим операции проводками:
31.01.2017
Дебет 73-1 Кредит 50 — 100 000 руб. — выдан беспроцентный заем.
28.02.2017
Дебет 70 Кредит 68 — 179 руб. — начислен НДФЛ с материальной выгоды.
01.03.2017
Дебет 50 Кредит 73-1 — 25 000 руб. — частичное гашение займа.
31.03.2017
Дебет 70 Кредит 68 — 150 руб. — начислен НДФЛ с материальной выгоды.
Аналогичные расчеты и проводки делаются в конце каждого месяца до полного погашения долга.
Прощение долга
Организация может простить сумму долга сотруднику, подписав с ним договор дарения или соглашение о прощении долга. Тогда у работника не возникнет материальной выгоды, но будет доход, который облагается налогом по ставке 13 % (письма Минфина РФ от 15.07.2014 № 03-04-06/34520, от 22.01.2010 № 03-04-06/6-3).
Кроме того, Минздравсоцразвития РФ считает, что у работодателя возникает обязанность начислить страховые взносы на сумму прощенного займа (письма Минздравсоцразвития РФ от 21.05.2010 № 1283-19 и от 17.05.2010 № 1212-19. Однако судебная практика свидетельствует об обратном (Постановление ФАС УО от 24.03.2014 № Ф09-1316/14 по делу № А60-22299/2013, Определение ВАС РФ от 10.07.2014 № ВАС-8732/14, Постановление ФАС Поволжского округа от 20.06.2013 № А65-19012/2012). Суды объясняют свою позицию тем, что выдача и прощение займа выходят за рамки трудовых отношений и не могут облагаться взносами.
Источник
Если организация/ИП выдала работнику или иному физлицу (в определенных случаях) беспроцентный заем или же заем, предусматривающий уплату заемщиком процентов по ставке ниже 2/3 ставки рефинансирования ЦБ РФ, то у работника/иного физлица, по общему правилу, возникает облагаемый НДФЛ доход, а у организации/ИП – обязанности налогового агента (п. 1 ст. 210 НК РФ, пп. 1 п. 1, пп. 1 п. 2 ст. 212, п. 1, 2 ст. 226 НК РФ).
Наш калькулятор поможет рассчитать вам сумму НДФЛ с материальной выгоды по займам, полученным как до 2016 года, так и после, по которым дата возврата займа приходится на период после 01.01.2016. В результате вы получите не только сумму материальной выгоды и НДФЛ с нее, но и подробную бухгалтерскую справку-расчет.
Сумма займа
Выдача займов в иностранной валюте запрещена. Если сумма займа выражена в валюте, он считается выданным в рублях и возвращается тоже в рублях по курсу, установленному в договоре
Дата выдачи займа наличными из кассы либо дата списания денег со счета организации при перечислении денег безналичным путем
При каких условиях материальная выгода облагается НДФЛ
С 2018 года изменился порядок обложения НДФЛ материальной выгоды по займам (пп.1 п.1 ст.212 НК РФ (в ред., действ. с 01.01.2018)). Так, облагаемая налогом выгода возникает при соблюдении хотя бы одного из условий:
- заем получен физлицом от организации или ИП, с которыми он состоит в трудовых отношениях;
- заем получен физлицом от организации или ИП, которые признаны с ним взаимозависимыми лицами;
- экономия на процентах фактически является материальной помощью;
- экономия на процентах фактически является формой встречного исполнения организацией или ИП обязательства перед физлицом, в т.ч. оплатой (вознаграждением) за поставленные им товары (выполненные работы, оказанные услуги).
Правда, иногда материальная выгода не облагается НДФЛ, даже вопреки соблюдению хотя бы одно из вышеназванных условий.
Когда у заемщика в любом случае не возникает облагаемой НДФЛ материальной выгоды по займу
Материальная выгода освобождается от налогообложения при выполнении двух требований (пп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ):
- в договоре займа указано, что денежные средства предоставлены заемщику для покупки конкретного жилья или для строительства жилья;
- заемщик представил заимодавцу уведомление или справку из ИФНС, подтверждающие право заемщика на получение имущественного вычета в отношении этого жилья. Причем, в документе из ИФНС обязательно должны быть указаны реквизиты договора займа (п. 2 Письма Минфина от 21.09.2016 № 03-04-07/55231).
Какая сумма признается материальной выгодой по займу
Выгодой от экономии на процентах признается:
- если договор процентный, то разница между суммой процентов, рассчитанных исходя из 2/3 ставки рефинансирования ЦБ, и суммой процентов, рассчитанных исходя из ставки, прописанной в договоре займа;
- если договор беспроцентный, то сумма процентов, рассчитанных исходя из 2/3 ставки рефинансирования ЦБ.
На какую дату нужно рассчитывать материальную выгоду по займу
Для целей уплаты НДФЛ доход в виде материальной выгоды от экономии на процентах считается полученным на последнее число каждого месяца в течение срока, на который выдан заем (пп. 7 п. 1 ст. 223 НК РФ). Следовательно, налоговому агенту на эти даты необходимо производить расчет материальной выгоды и НДФЛ с нее.
Ставка НДФЛ с материальной выгоды по займу
По какой ставке НДФЛ будет облагаться материальная выгода от экономии на процентах, зависит от такого, кто получил материальную выгоду: резидент или нерезидент РФ (п. 2 ст. 207 НК РФ). Так, доход в виде материальной выгоды налогового резидента РФ будет облагаться по ставке 35% (п. 2 ст. 224 НК РФ), а не резидента – по ставке 30% (п. 3 ст. 224 НК РФ). То есть в данном случае нерезиденты оказываются более в выгодном положении, нежели резиденты РФ.
При выдаче займов в инвалюте тоже может возникнуть облагаемая НДФЛ материальная выгода
При получении займа в иностранной валюте у заемщика образуется материальная выгода, облагаемая НДФЛ, если (пп. 2 п. 2 ст. 212 НК РФ):
- выдан процентный заем со ставкой менее 9% годовых (материальной выгодой признается разница между суммой процентов, рассчитанных исходя из 9% годовых, и суммой процентов, рассчитанных исходя из ставки, прописанной в договоре займа);
- выдан беспроцентный заем (материальной выгодой признается сумма процентов, рассчитанных исходя из 9% годовых);
Соответственно, заимодавец в подобной ситуации становится налоговым агентом по НДФЛ.
Материальная выгода в отчетности по НДФЛ
Информацию, связанную с доходом в виде материальной выгоды по займу и НДФЛ с него, нужно отразить:
- в справке 2-НДФЛ (материальной выгоде от экономии на процентах соответствует код 2610 (Приложение № 1 к Приказу ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@));
- в расчете по форме 6-НДФЛ.
Здесь стоит отметить, что у орагнизации/ИП не всегда может быть возможность удержать НДФЛ, исчисленный с материальной выгоды, и перечислить его в бюджет (например, если заем выдан физлицу, не являющемуся работником, и других доходов, кроме займа, организация/ИП ему не выплачивает). В этом случае заимодавцу, помимо подачи 2-НДФЛ в общем порядке (п. 2 ст. 230 НК РФ), необходимо не позднее 1 марта года, следующего за годом, в котором НДФЛ не был удержан, сообщить об этом в ИФНС, подав справку 2-НДФЛ с признаком «2», а также направить справку самому физлицу (п. 5 ст. 226 НК РФ).
Материальная выгода и страховые взносы
Материальная выгода от экономии на процентах не облагается страховыми взносами (п. 4 ст. 420 НК РФ).
Источник
Положении о предоставлении займов и договоры с сотрудниками
Для начала налоговики могут затребовать от компании Положение о порядке предоставления займов работникам фирмы. Здесь может содержаться следующая информация:
- требуемый стаж для получения займа;
- условия для получения процентного или беспроцентного займа;
- возможные сроки, на которые предоставляется заём;
- условия для расчёта суммы возможного займа;
- порядок представления работником заявления на получение займа;
- порядок рассмотрения заявления руководством компании.
Затем налоговики будут смотреть сам договор займа, так как на основании п. 1 ст. 808 НК РФ он должен быть составлен в письменной форме. В частности, там должны быть указаны сумма займа, срок его предоставления, порядок возврата: частями или единовременно, через кассу или путём удержания из заработной платы. Если заём беспроцентный, то это обязательно должно быть указано в тексте договора. Может быть указана цель предоставления займа.
Проверка освобождения
Если работник экономит на процентах по полученному займу, то такая экономия подпадает под действие ст. 212 НК РФ о материальной выгоде.
Однако довольно часто работодатели предоставляют займы сотрудникам для улучшения ими своих жилищных условий. А это ситуация особая.
Как предусмотрено в пп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ, не облагается НДФЛ материальная выгода, полученная от экономии на процентах за пользование заёмными средствами, предоставленными на новое строительство или приобретение на территории РФ жилого дома, квартиры, комнаты или доли в них, земельных участков, предоставленных для индивидуального жилищного строительства, и земельных участков, на которых расположены приобретаемые жилые дома, или доли в них.
Но при этом для использования льготы следует выполнить ряд условий. Данная материальная выгода освобождается от налогообложения при условии наличия права у гражданина на получение имущественного налогового вычета, установленного в пп. 3 п. 1 ст. 220 НК РФ, подтверждённого налоговой инспекцией в порядке, предусмотренном в п. 8 ст. 220 НК РФ. Именно это и проверят налоговые инспекторы.
Проще говоря, сначала самому работнику нужно будет получить подтверждение его права на имущественный вычет в налоговой инспекции в виде Уведомления по форме, утверждаемой в ФНС России. Форма эта утверждена приказом ФНС России от 14.01.15 № ММВ-7-11/3@. Отметим, что в письме ФНС России от 15.01.16 № БС-4-11/329@ налоговики предложили также форму справки конкретно для получения рассматриваемой нами льготы по ст. 212 НК РФ.
Работник передаёт один из указанных документов своему работодателю. В свою очередь, полученный документ компания должна будет предоставить налоговым инспекторам.
Правильность исчисления
Разумеется, денежные средства, полученные работником в долг на условиях возвратности и срочности, не облагаются НДФЛ, так как не образуют для физического лица экономической выгоды от предоставленного ему займа — см., например, письмо ФНС России от 17.05.16 № ОА-3-17/2208.
Но если сотрудник фирмы не имеет права на льготу, то налоговики проверят правильность исчисления налоговой базы по материальной выгоде в виде экономии на процентах.
В пп. 1 п. 2 ст. 212 НК РФ установлено, что налоговой базой в нашем случае является превышение суммы процентов за пользование заёмными средствами, выраженными в рублях, исчисленной исходя из 2/3 действующей ставки рефинансирования, установленной Банком России на дату фактического получения налогоплательщиком дохода, над суммой процентов, исчисленной исходя из условий договора.
Согласно пп. 7 п. 1 ст. 223 НК РФ, при получении дохода в виде материальной выгоды, полученной от экономии на процентах при получении заёмных средств, дата фактического получения дохода определяется как последний день каждого месяца в течение срока, на который были предоставлены заёмные средства.
Ставка НДФЛ для материальной выгоды от пониженных процентов на основании п. 2 ст. 224 НК РФ составляет 35 процентов.
Не стоит забывать, что сумма материальной выгоды от экономии на процентах исчисляется и по беспроцентным займам — см., например, письмо ФНС России от 23.11.16 № БС-4-11/22246@.
Бывший работник
В соответствии с п. 4 ст. 226 НК РФ при получении налогоплательщиком дохода в виде материальной выгоды удержание исчисленной суммы налога производится налоговым агентом за счёт любых доходов, выплачиваемых налоговым агентом налогоплательщику в денежной форме.
Когда сотрудник продолжает работать на фирме, нелегко представить такую ситуацию, что у него вообще не будет денежных доходов, за счёт которых работодатель в качестве налогового агента может удержать НДФЛ по материальной выгоде.
Но, предположим, сотрудник уволился, не погасив заём. Тогда в течение года у работодателя не будет возможности удержать и перечислить НДФЛ в бюджет.
В этом случае налоговый агент, в соответствии с п. 5 ст. 226 НК РФ, обязан в установленном порядке письменно сообщить налогоплательщику и налоговой инспекции по месту своего учёта о невозможности удержать налог и сумме налога.
6-НДФЛ
По мнению автора, чиновники здорово запутали налогоплательщиков с порядком отражения материальной выгоды от экономии на процентах в форме 6-НДФЛ.
Так, в письмах ФНС России от 18.03.16 № БС-4-11/4538@ и от 24.03.16 № БС-4-11/5106 было сказано, что в случае получения налогоплательщиком дохода в виде материальной выгоды, полученной от экономии на процентах за пользование заёмными средствами, данная операция подлежит отражению в Расчёте по форме 6-НДФЛ по строкам 020, 080 раздела 1 и по строкам 100 — 140 раздела 2.
А в письме ФНС России от 19.07.16 № БС-4-11/12975@ уже говорилось, что по строке 080 «Общая сумма налога, не удержанная налоговым агентом нарастающим итогом с начала налогового периода» раздела 1 формы 6-НДФЛ указывается общая сумма налога, не удержанная на отчётную дату налоговым агентом, нарастающим итогом с начала налогового периода. И по данной строке отражается общая сумма налога, не удержанная налоговым агентом с полученных физическими лицами доходов в натуральной форме и в виде материальной выгоды при отсутствии выплаты иных доходов в денежной форме.
Подождите. Это понятно, если речь идёт о стороннем человеке. Но если заём выдан работнику, получающему в компании заработную плату, причём здесь неудержанная сумма налога?
По мнению автора, (и ряда других специалистов), в письмах ФНС России от 18.03.16 № БС-4-11/4538@ и от 24.03.16 № БС-4-11/5106 ссылка на строку 080 была дана ошибочно. Там должна стоять строка 040.
Тогда всё становится логично. Если материальная выгода удерживается работодателем — налоговым агентом из суммы заработной платы, то картина выглядит следующим образом.
Так как данная материальная выгода облагается по ставке в размере 35 процентов, то нужно оформить отдельный лист расчёта с разделами 1 и 2.
В разделе 1 следует указать, по соответствующим строкам, ставку налога, величину дохода и сумму НДФЛ для этого дохода.
Информацию, предназначенную для внесения в блок «Итого по всем ставкам», в этом отдельном листе отражать не надо. Её нужно отнести к показателям, указываемым в этом блоке на первом по счёту листе Раздела 1.
В разделе 2 расчёта:
— по строке 100 нужно указать последний день месяца, за который определяется материальная выгода;
— по строке 110 — дата выплаты заработной платы, за счёт которой погашается НДФЛ с материальной выгоды;
— по строке 120 — следующий день за днём выплаты заработной платы;
— по строке 130 — размер материальной выгоды;
— по строке 140 — сумма удержанного НДФЛ.
Справедливость нашего варианта, как нам кажется, подтверждает письмо ФНС России от 27.01.17 № БС-4-11/1373@.
Там сказано, что если в течение года компания не удалось удержать НДФЛ с суммы материальной выгоды по уплате процентов, то в расчёте по форме 6-НДФЛ за данный год суммы дохода и налога должны быть отражены в строках 020, 040 и 080 раздела 1, а вот раздел 2 при этом не заполняется.
Таблицу со сроками исчиления, удержания и перечисления НДФЛ — 2017 по основным видам доходов смотрите тут.
Прощение долга
Если работодатель прощает сотруднику сумму займа, то у того исчезает обязанность по возврату суммы долга и появляется возможность распоряжаться денежными средствами по своему усмотрению.
Согласно п. 1 ст. 41 НК РФ, доходом признаётся экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности её оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая в соответствии с главами об НДФЛ и налогу на прибыль в НК РФ.
Следовательно, при прощении суммы займа у сотрудника возникает налогооблагаемый доход в размере этой суммы. Он подлежит обложению НДФЛ по ставке в размере 13 процентов. (См., например, письмо Минфина России от 15.07.14 № 03-04-06/34520).
Датой появления рассматриваемого дохода у заёмщика будет дата получения им от заимодавца документов, подтверждающих освобождение сотрудника от обязанности возвращать долг.
Еще важные детали
Если погашение займа и процентов по нему производится из заработной платы сотрудника, работодателю не следует забывать, что согласно ст. 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов.
На основании п. 4 ст. 226 НК РФ при получении налогоплательщиком дохода в виде материальной выгоды удержание исчисленной суммы налога производится налоговым агентом за счёт любых доходов, выплачиваемых налоговым агентом налогоплательщику в денежной форме. Но при этом удерживаемая сумма налога не может превышать 50 процентов суммы выплачиваемого дохода в денежной форме.
Ну и отметим, что в связи с тем, что уплата заёмщиком процентов за пользование заёмными средствами наличными денежными средствами в кассу компании, получение от заёмщика наличных денежных средств в кассу организации при уплате неустойки, штрафа или пени, оприходование наличных денежных средств, вносимых заёмщиком в счёт уплаты основного долга по договору займа, не подпадают под признаки торговых операций, работ или услуг, то и обязательного применения ККТ в этом случае не требуется (письмо ФНС России от 20.12.16 № ЕД-4-20/24495).
Источник