Займ в оборотке красным

Такой вопрос был недавно задан одним из клиентов. И в целом это достаточно распространённая проблема — отрицательные остатки там, где их быть не должно. Сейчас разберём ситуацию с красными цифрами по кредиту счета 60.01. Также рекомендуем прочитать статью про красные цифры в проводках закрытия месяца здесь.

Как выглядит ошибка с отрицательным остатком на счете 60.01

Рассмотрим ситуацию, при которой по кредиту пассивного счёта 60.01 (расчеты с контрагентами) появляются красные, то есть отрицательные суммы. Поскольку счёт пассивный и предназначен для отражения задолженности перед поставщиками, его кредитовый остаток никогда не может быть отрицательным! Красные суммы — это просто ошибка и вызывается она неправильной работой с документами поступления или оплаты.

На скриншоте ниже приводится простой случай.

[нажмите на картинку для увеличения]

Справка: как сохранять фото с сайтов

Если на счете 60.01 появляется отрицательный остаток по кредиту, прежде всего следует выяснить, документы какого контрагента приводят к такой ситуации. Именно по этой причине в показанном отчёте уже установлен фильтр по контрагенту.

Обратите внимание:

Оборотно-сальдовая ведомость не позволит вам понять причину ошибки, тем более что их может быть и не одна, а несколько, а показываемые отчётом красные суммы могут складываться из результатов проведения нескольких документов!

Также вы можете видеть, что в ОСВ по счету уже установлен фильтр. Но прежде всего нужно понять, операции с участием какого контрагента вызывают ошибку…

Отчёты, ввод первичных документов, а также общие методы работы в программе рассматриваются в нашем специальном видеокурсе 1С:Бухгалтерия 8.3. Курс имеет продолжительность 42 часа и включает в себя 240 практических уроков. Примеры уроков и учебный план видеокурса Вы можете посмотреть здесь.

Шаг первый. Найти документ, вызывающий ошибку.

Напоминаю, что их может быть несколько! В любом случае алгоритм поиска простой. Прежде всего, нужно сформировать карточку счёта 60.01 — это позволит выяснить, в какой момент впервые появились красные суммы по кредиту.

[нажмите на картинку для увеличения]

Справка: как сохранять фото с сайтов

На скриншоте показан очень простой пример. В реальном случае всё может быть гораздо сложнее из-за большого количества документов, но принцип поиска ошибки всегда остаётся один и тот же.

Таким образом, мы выяснили приводящий к ошибке документ. Также мы определили контрагента и договор, что очень важно. Теперь можно в карточке счёта спокойно выставить фильтр (отбор) по этому поставщику и договору, что позволит избавиться от всех ненужных документов в отчёте и сосредоточиться на поиске ошибки.

Также важно не отвлекаться на другие последующие красные числа. Сначала нужно устранить ошибку в документах, связанную самым первым в списке отрицательным остатком по счёте а потом при необходимости повторить операцию для других групп документов (фильтр по другим контрагентам и договорам с ними).

Шаг второй. Устранить ошибку в документах

Возвращаемся в ОСВ и открываем прямо из неё тот документ, проведение которого вызывает ошибку. Причины, которые могут приводить к такого рода ошибкам, более подробно рассматриваются в курсе 1С:Бухгалтерии 8.3. Здесь же мне хочется пояснить основной принцип устранения недочётов.

Вспомним, что счёт 60.01 пассивный и предназначен для отражения задолженности перед поставщиками. А раз так, то остаток на нём всегда только кредитовый. В то же время отрицательного остатка по кредиту пассивного счёта быть не может. О чём это нам говорит?

А говорит это вот о чём: эта отрицательная (красная) сумма, которую вы можете видеть на скриншотах выше, не что иное, как ПЕРЕПЛАТА, то есть аванс. Почему? Очень просто! В показанном примере всего два документа:

• Поступление товара от поставщика;
• Платёж поставщику;

Таким образом, сначала возникла некоторая задолженность, а потом она была погашена. Вот документ закупки — он совершенно обычный, так что смотреть тут особенно не на что, кроме настройки «Расчёты», которая задаёт счета расчётов и способ погашения аванса. В примере указано «зачёт аванса автоматически».

[нажмите на картинку для увеличения]

Справка: как сохранять фото с сайтов

Проводки также совершенно обычные. Вся сумма полностью записывается в кредит 60.01.

[нажмите на картинку для увеличения]

Справка: как сохранять фото с сайтов

А теперь посмотрим на документ погашения долга. В нашем примере это платёж наличными через расходный кассовый ордер. Ниже вы можете видеть пример неправильных проводок, из-за которых могут быть ошибки, рассматриваемые в этой статье.

[нажмите на картинку для увеличения]

Справка: как сохранять фото с сайтов

Из за неверных настроек документа, 1С Бухгалтерия может формировать неправильные проводки. В приведённом выше примере излишек суммы платежа вместо того чтобы записываться на счет 60.02 (выданные авансы), записывается на 60.01, что и приводит к отрицательному остатку по кредиту счета.

Отрицательные суммы в карточке счёта, НЕ являющиеся ошибкой

Есть ещё одна причина, по которой карточка счёта может вам показывать напротив некоторых документов отрицательные остатки. Связано это с элементарной недоработкой процесса проведения документов.

Допустим, у нас есть два документа, идущие один за другим:

• Выдача аванса поставщику;
• Документ поставки;

Первый документ формирует проводку Дт60.02/Кт(50 или 51), а второй производит начисление задолженности за поставку и зачёт выданного аванса. Так вот, в карточке счёта 60.01 будет следующее:

[нажмите на картинку для увеличения]

Справка: как сохранять фото с сайтов

Отрицательное сальдо образуется из-за того, что в документе поступления проводка по зачёту выданного аванса делается ПЕРВОЙ. И только потом начисляется ЗАДОЛЖЕННОСТЬ перед поставщиком. А раз так, то вот и получается (временно!) отрицательный остаток. Причина: неверная последовательность проводок.

Однако, это не ваша ошибка, просто так устроен механизм проведения документов в данном случае. Логично, чтобы эта проводка стояла последней в списке, а не первой, как показано на скриншоте ниже:

[нажмите на картинку для увеличения]

Справка: как сохранять фото с сайтов

Тем не менее, во всех версиях 1С:Бухгалтерии проводка по зачёту аванса стоит именно первой. При этом Экспресс проверка НЕ считает это ошибкой и проводки вручную переставлять НЕ нужно. Правда встречались версии программы, в которых подобный случай признаётся 1С ошибкой, о чём и сообщает Экспресс проверка, но это недоработка программистов 1С, а не проблемы вашего учёта!

Для примера вы можете вручную переместить зачёт аванса в конец списка проводок, затем сохранить документ и обновить карточку счёта: проблема исчезнет. Это вовсе не значит, что нужно вручную править все документы. Оставьте всё как есть!

Подведём итоги

В конечном итоге вам следует искать ошибки в настройках документов поступления и оплаты. Внимательно посмотрите на счета расчётов, а также способ зачёта аванса. Как отфильтровать документы, вызывающие ошибки, мы вам показали в начале статьи.

Более подробно этот вопрос рассматривается на наших курсах по изучению программы «Бухгалтерия Предприятия», с которыми вы можете ознакомиться на сайте.