Денежный заем сотруднику
Предоставление денежного займа сотруднику — довольно распространенная операция в Украине. Такой заем бывает беспроцентным и за плату (процентным). Заем денег за плату является финансовой услугой и может предоставляться только финансовыми учреждениями1. Поэтому те работодатели, которые не являются финучреждениями, могут предоставить сотруднику только беспроцентный денежный заем. Итак, рассмотрим, как правильно документально оформить заем сотруднику, как отразить операцию по предоставлению займа и его возврату в учете и отчетности.
Документальное оформление займа
Для того чтобы предоставить заем, в большинстве случаев необходимо обязательно оформить договор в письменном виде. В соответствии со ст. 1047 Гражданского кодекса Украины (далее — ГКУ), договор займа оформляется в письменном виде, если его сумма не менее чем в десять раз превышает установленный законом размер необлагаемого минимума доходов граждан (в 2011 г. — 170,00 грн), а в случаях когда займодателем является юридическое лицо, — независимо от суммы.
На что нужно обратить внимание при составлении договора о денежном займе:
1) договор денежного займа считается заключенным с момента передачи денег заемщику (ч. 1 ст. 1046 ГКУ). Денежный заем считается возвращенным заимодателю в момент зачисления одолженной денежной суммы на его банковский счет (ч. 3 ст. 1049 ГКУ). Однако данная норма противоречит ч. 1 ст. 1049 ГКУ, который гласит, что заемщик должен вернуть полученный заем в том порядке, который установлен договором. Поэтому на практике датой возврата займа будет дата его погашения в порядке, установленном договором, а если по какой-то причине такой порядок договором не установлен, то согласно ч. 3 ст. 1049 ГКУ — по дате зачисления средств на банковский счет заимодателя;
2) поскольку речь идет о займе, в договоре обязательно должен быть определен срок его возврата (в противном случае такой заем будет признан безвозвратной финансовой помощью). В то же время предельный срок предоставления займа ГКУ не установлен, а значит, устанавливается только по соглашению сторон договора;
3) заимодатель имеет право на получение от заемщика процентов от суммы займа, если иное не установлено договором или законом. Размер и порядок получения процентов устанавливаются договором. Если договором не установлен размер процентов, он определяется на уровне учетной ставки НБУ. В случае отсутствия другой договоренности сторон проценты выплачиваются ежемесячно до дня возврата займа (ч. 1 ст. 1048 ГКУ). Поэтому нефинансовые учреждения, желающие предоставить заем сотруднику, обязательно должны отдельно указать в договоре, что заем беспроцентный2 (см. образец 1);
Образец 1
Договор беспроцентного денежного займа
4) заем, предоставленный по договору беспроцентного займа, может быть возвращен заемщиком досрочно, если иное не установлено договором (ч. 2 ст. 1049 ГКУ).
Денежный заем может быть выдан как в наличной, так и безналичной форме. Поскольку речь идет о займе обычному физлицу, а не физлицу-СПД, ограничения по наличным расчетам3 ни на операцию по выдаче займа, ни на операцию по его возврату в кассу заимодателя не распространяются. Заем может быть как выдан, так и погашен частями, а не общей суммой, если иное не установлено договором.
1 В соответствии с пп. 5 п. 1 ст. 1 и пп. 6 п. 1 ст. 4 и ст. 5 Закона Украины от 12.07.2001 г. №2664-III «О финансовых услугах и государственном регулировании рынков финансовых услуг».
2 В соответствии с Распоряжением от 31.03.2006 г. №5555 юрлица-нефинансовые учреждения предоставляют денежные средства только в безпроцентный заем.
3 Установлены п. 2.3 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте Украины, утвержденного постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. №637 и постановлением Правления НБУ от 09.02.2005 г. №32.
Документом, подтверждающим выдачу займа, будет либо расходный кассовый ордер, либо платежное поручение на перечисление средств с текущего счета и выписка банка. Документом, подтверждающим возврат займа, будет приходный кассовый ордер (у заимодателя), квитанция к нему (у заемщика) либо выписка банка о зачислении средств на текущий счет (у заимодателя) и квитанция банка (у заемщика).
Бухгалтерский и налоговый учет
В бухгалтерском учете расчеты с сотрудником по займу не отражаются на счете 66 «Расчеты по оплате труда», поскольку, как уже было сказано выше, отношения займа — не трудовые, а гражданско-правовые. Для учета расчетов с заемщиком используется субсчет 377 «Расчеты с прочими дебиторами». В соответствии с Инструкцией №2911, этот субсчет можно использовать в том числе и для всех видов расчетов с работниками, кроме расчетов по заработной плате и по подотчетным средствам. По дебету этого субсчета отражается выдача займа, а по кредиту — его возврат или списание.
Поскольку речь идет о займе обычному физлицу, а не физлицу-СПД, ограничения по наличным расчетам ни на операцию по выдаче займа, ни на операцию по его возврату в кассу заимодателя не распространяются.
Если срок договора займа больше года, такая задолженность относится к долгосрочной и отражается на субсчете 183 «Прочая дебиторская задолженность». Когда срок погашения части займа станет меньше 12 месяцев с даты баланса, она будет переведена на субсчет 377 (Д-т 377 К-т 183).
В налоговом учете все еще проще. Операция по предоставлению денежного займа не облагается НДС (пп. 196.1.5 НКУ), а поэтому не отражается ни в реестре налоговых накладных, ни в отчетности по НДС. Операция по предоставлению денежного займа не изменяет ни налоговых доходов, ни налоговых расходов заимодателя — плательщика налога на прибыль (пп. 135.5.5 НКУ).2
В соответствии с пп. 165.1.31 НКУ сумма полученного займа не попадает в налогооблагаемый доход физлица-сотрудника. Однако в случае если заимодатель аннулирует долг сотрудника перед ним либо если заем не будет возвращен до истечения сроков исковой давности (1095 дней с даты истечения срока возврата займа или другой срок, установленный согласно гл. 19 ГКУ), сумма займа станет налогооблагаемым доходом сотрудника (пп. 164.2.7, пп. «д» пп. 164.2.17 НКУ). Обратите внимание: на доход в виде аннулированной задолженности по денежному займу и в виде задолженности по денежному займу, по которой истек срок исковой давности, не распространяется действие п. 164.5 НКУ, и так называемый натуральный коэффициент для определения суммы такого дохода применять не нужно.
В соответствии с пп. «д» пп. 164.2.17 НКУ, в случае аннулирования долга по займу заимодатель должен уведомить об этом заемщика и отразить сумму возникшего у сотрудника дохода в отчете по форме №1ДФ (отдельной строкой, с признаком дохода 126). А сотрудник обязан подать годовую декларацию о доходах3 и уплатить НДФЛ по результатам такого декларирования самостоятельно.
1 Инструкция по применению Плана счетов, утвержденная приказом Минфина Украины от 30.11.99 г. №291.
2 НКУ не использует термин «заем», однако оперирует термином «возвратная финансовая помощь» (пп. 14.1.257 НКУ), определение которого совпадает с определением беспроцентного займа.
3 Пока форма годовой декларации о доходах (форма №1) не изменилась, и утверждена она приложением 1 к Инструкции о налогообложении доходов физических лиц от занятия предпринимательской деятельностью, утвержденной приказом Главной государственной налоговой инспекции Украины от 21.04.93 г. №12.
В случае истечения срока исковой давности и невозвращения займа также в отчете по форме №1ДФ отражается доход заемщика с признаком дохода 107. И в этом случае также, в соответствии с пп. 164.2.7 НКУ, физлицо самостоятельно уплачивает НДФЛ с такого дохода и указывает такой доход в годовой декларации о доходах.
Обратите внимание: поскольку мы уже расценивали денежный заем как возвратную финансовую помощь и на основании пп. 165.1.31 НКУ не облагали его НДФЛ при получении сотрудником, может возникнуть вопрос: а не является ли сумма задолженности по такому займу, которая была аннулирована или по которой истек срок исковой давности, безвозвратной финансовой помощью, и не следует ли на этом основании считать такую помощь «дополнительным благом» и применять для ее налогообложения пп. «г» пп. 164.2.17 НКУ? С точки зрения автора, нет, так как пп. 164.2.7 и пп. «д» пп. 164.2.17 являются специальными нормами, прямо описывающими налогообложение того вида дохода, который физлицу предоставляется. Поэтому использовать общую норму, относящуюся к безвозвратной финансовой помощи вообще, не нужно.
Пример 1 Сотруднику во II квартале 2011 г. предоставлен из кассы денежный беспроцентный заем в сумме 10000,00 грн. До конца 2011 г., как и было предусмотрено условиями договора, сотрудник возвращает заем в кассу в полном размере. Отражение соответствующих операций в учете заимодателя показано в таблице 1.
Таблица 1
Отражение в учете предоставления денежного беспроцентного займа работнику и его возврата (к примеру 1)
Пример 2 Сотруднику во II квартале 2011 г. предоставлен из кассы денежный беспроцентный заем в сумме 10000,00 грн. В IV квартале 2011 г. задолженность по займу была аннулирована в полном размере. Отражение соответствующих операций в учете заимодателя показано в таблице 2.
Таблица 2
Отражение в учете предоставления денежного беспроцентного займа работнику и его аннулирования (к примеру 2)
В отчете по форме №1ДФ сумма полученного сотрудником дохода, в соответствии с пп. «д» пп. 164.2.17 НКУ, отразится следующим образом (см. образец 2).
Образец 2
Заполнение отчета по форме №1ДФ (фрагмент)
Сотрудник обязан подать декларацию о доходах за 2011 г., в которой должен быть отражен полученный доход в виде аннулированного заимодателем долга, и самостоятельно уплатить НДФЛ.
Анна БЫКОВА, «Дебет-Кредит»
Источник
Добавить в «Нужное»
Актуально на: 26 января 2017 г.
В соответствии с договором займа одна сторона (займодавец) передает в собственность другой стороне (заемщику) деньги или другие вещи, определенные родовыми признаками, а заемщик обязуется возвратить полученное по договору (п. 1 ст. 807 ГК РФ).
Какие на предоставленные займы делаются проводки в бухгалтерском учете займодавца, расскажем в нашей консультации.
Учет выданных займов: проводки
Бухгалтерские проводки по займам будут зависеть от того, признается ли выдача займа финансовым вложением для займодавца.
Мы рассматривали в отдельной консультации условия для признания финансовых вложений.
Применительно к займу финансовым вложением будет считается лишь процентный заем. Если заем выдается без процентов, то и учет его будет вестись не на счете учета финансовых вложений, а на счете учета расчетов.
На займы выданные проводки будут такие (Приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н):
Заем в неденежной форме облагается НДС у займодавца (пп. 1 п. 1 ст. 146, пп. 15 п. 3 ст. 149 НК РФ). Поэтому при предоставлении неденежного займа займодавец должен начислить НДС:
Возврат займа: проводки
Если на займы выданные в бухгалтерских проводках кредитуются счета учета имущества, передаваемого взаймы, то при возврате эти счета дебетуются, т. е. делаются обратные проводки:
При возврате неденежных займов заемщик предъявляет займодавцу сумму НДС:
Займ сотрудникам: проводки
При предоставлении процентных займов работникам организации может использоваться как счет 58, так и специальный счет для учета расчетов с персоналом по прочим операциям счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»:
Какой счет использовать, 58 или 73, организация определяет самостоятельно и закрепляет этот порядок в своей Учетной политике для целей бухгалтерского учета.
Соответственно, возврат займов будет отражаться обратными записями:
Беспроцентные займы работникам всегда отражаются на счете 73.
Проценты по краткосрочным займам: проводки
Независимо от того, предоставлен долгосрочный или краткосрочный заем, начисление процентов по нему будет отражаться следующими записями:
Источник
Компания ГАРАНТ
Организация предоставила сотруднику процентный заем на приобретение автомобиля сроком на два года. Возврат займа будет производиться в форме удержаний из заработной платы данного сотрудника. Организация применяет общую систему налогообложения.
Каков порядок ведения бухгалтерского и налогового учета (налог на прибыль) операций по выдаче и погашению займа? Каков порядок исчисления НДФЛ?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Для целей бухгалтерского учета денежные средства, переданные по договору займа, а также полученные в счет его погашения, не учитываются в составе доходов и расходов организации. Проценты, причитающиеся заимодавцу, признаются прочими доходами ежемесячно на последнюю дату отчетного периода.
Денежные средства, переданные по договору займа, а также полученные в счет его погашения, не учитываются для целей налогообложения прибыли в составе расходов и доходов. Суммы полученных процентов признаются внереализационными доходами организации-займодавца.
В случае возникновения материальной выгоды от экономии на процентах за пользование займом у сотрудника организации она подлежит обложению НДФЛ по ставке в размере 35%.
Обоснование вывода:
1. Бухгалтерский учет
Для целей бухгалтерского учета денежные средства, переданные по договору займа, а также полученные в счет его погашения, не учитываются в составе доходов и расходов организации (п. 2 ПБУ 9/99 «Доходы организации» (далее — ПБУ 9/99), п. 3 ПБУ 10/99 «Расходы организации» (далее — ПБУ 10/99)).
На первый взгляд, процентный заем, выданный Вашей организацией своему сотруднику, следует квалифицировать в качестве финансовых вложений (п. 3 ПБУ 19/02 «Учет финансовых вложений» (далее — ПБУ 19/02)) и, соответственно, учитывать на субсчете «Предоставленные займы» счета 58 «Финансовые вложения».
Рассматриваемый заем удовлетворяет, по меньшей мере, двум условиям, установленным в п. 2 ПБУ 19/02, единовременное выполнение которых позволяет для целей ПБУ 19/02 принять актив к бухгалтерскому учету в качестве финансового вложения:
— наличие оформленного договора займа;
— получение экономических выгод в форме процентов в будущем.
Не так очевидно наличие у организации финансового риска, связанного с потерей должником платежеспособности, так как платежеспособность работника контролируется и управляется работодателем, по крайней мере, до тех пор, пока заемщик является работником организации. Но в случае увольнения работника непогашенный заем перейдет в другую категорию, а именно в категорию займов, выданных физическим лицам, не связанным с данной организацией трудовыми отношениями.
Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкцией по его применению, утвержденными приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н (далее — Инструкция по применению Плана счетов), информация о расчетах с работниками организации по предоставленным им займам отделена от информации, собираемой на счете 58, субсчет «Предоставленные займы».
Для обобщения информации о расчетах с работниками организации по предоставленным им займам предназначен счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по предоставленным займам». Отметим, что корреспонденцией счетов к счету 73 предусмотрено погашение задолженности работника, в частности, и через удержания из сумм по оплате труда (счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»), как в рассматриваемой ситуации.
Проценты, причитающиеся заимодавцу, в бухгалтерском учете признаются прочими доходами ежемесячно на последнюю дату отчетного периода (п.п. 7, 10.1, 16 ПБУ 9/99).
В отношении возможности возврата сотрудником суммы полученного займа путем удержаний из его заработной платы хотелось бы обратить внимание на следующее.
Во второй части ст. 137 ТК РФ содержится закрытый перечень оснований, когда работодателем могут производиться удержания из заработной платы сотрудника (смотрите также письмо Федеральной службы по труду и занятости от 19.12.2007 N 5204-6-0). Данное мнение подтверждается и судебными решениями (смотрите, например, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 20.01.2011 по делу N А63-4580/2010, Двенадцатого арбитражного апелляционного суда от 17.06.2011 N 12АП-2302/11, ФАС Северо-Западного округа от 19.10.2006 N А26-10137/2005-23).
Другие случаи удержания из заработной платы предусмотрены по основаниям, указанным в других федеральных законах. Возможность удержания из заработной платы в счет погашения займа, выданного работнику работодателем, в них не предусмотрена.
Статьей 138 ТК РФ установлены максимальные размеры удержаний из заработной платы работников: общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, — 50% заработной платы, причитающейся работнику.
Иными словами, у работодателя отсутствует право производить удержания из заработной платы работника в счет погашения выданного ему займа. Указанный вывод следует из норм трудового законодательства.
Однако в различных публицистических материалах нередко озвучивается точка зрения, согласно которой работодатель вправе производить любые удержания из заработной платы работника при наличии заявления последнего. Сторонники этой точки зрения утверждают, что трудовое законодательство не содержит ограничений на удержания из заработной платы по заявлению работника. Отмечается также, что отношения между работником и организацией по договору займа имеют гражданско-правовой характер и не являются трудовыми, поэтому ограничения, предусмотренные ст. 137 и ст. 138 ТК РФ, на них не распространяются.
Однако, по нашему мнению, сторонники этой точки зрения не учитывают то обстоятельство, что заработная плата является непременным элементом трудовых отношений. И именно в силу этого законодателем приняты меры к ее охране от различных удержаний со стороны работодателя. Обращаем Ваше внимание, что нормы ст. 137 ТК РФ согласуются и с положениями ст. 8 Конвенции международной организации труда от 01.07.1949 N 95 «Относительно защиты заработной платы».
По нашему мнению, в рассматриваемой ситуации у работодателя отсутствует право на удержание из заработной платы сотрудника денежных средств в счет погашения полученного им займа вне зависимости от размера указанных удержаний.
С нашей точки зрения, предпочтительнее, чтобы после получения заработной платы работник добровольно вносил денежные средства в кассу работодателя в счет выплаты займа либо перечислял их на расчетный счет работодателя.
Таким образом, процентный заем, выданный организацией своему сотруднику, отражается в учете организации-заимодавца следующими проводками:
Дебет 73 Кредит 50 (51)
— отражена выдача займа работнику;
Дебет 50 (51) Кредит 73
— отражено погашение займа сотрудником;
Дебет 73 Кредит 91, субсчет «Прочие доходы»
— начислены проценты работнику по договору займа за соответствующий период;
Дебет 50 (51) Кредит 73
— работник выплатил сумму процентов организации.
Если организацией будет принято решение удерживать сумму займа из заработной платы сотрудника (при наличии соответствующего условия в договоре займа), отражайте эту операцию так:
Дебет 70 Кредит 73
— деньги, причитающиеся с работника в счет погашения займа, удержаны из заработной платы.
Вопросам отражения в бухгалтерском учете операций по выдаче займа организацией посвящено письмо УМНС по г. Москве от 03.01.2002 N 26-12/472.
2. Налогообложение
2.1. Налог на прибыль
Денежные средства, переданные по договору займа, а также полученные в счет его погашения, не учитываются для целей налогообложения прибыли в составе расходов и доходов (п. 12 ст. 270, пп. 10 п. 1 ст. 251 НК РФ). Для организации-заимодавца суммы, полученные в виде процентов по договорам займа, признаются внереализационными доходами (п. 6 ст. 250 НК РФ).
2.2. НДФЛ
В силу ст. 209 НК РФ объектом обложения НДФЛ признается доход, полученный физическим лицом, являющимся налоговым резидентом РФ, в том числе от источников в РФ.
В соответствии с п. 1 ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, в том числе доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со ст. 212 НК РФ.
Согласно пп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ доходом налогоплательщика, полученным в виде материальной выгоды, является, в частности, материальная выгода от экономии на процентах за пользование заемными средствами, полученными от организаций. Материальная выгода может образоваться в том числе и при получении займа на приобретение автомобиля.
Подпункт 1 п. 2 ст. 212 НК РФ определяет, что при получении дохода в виде материальной выгоды, указанной в пп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ, налоговая база определяется как превышение суммы процентов за пользование заемными средствами, выраженными в рублях, исчисленной исходя из двух третьих действующей ставки рефинансирования, установленной ЦБ РФ на дату фактического получения налогоплательщиком дохода, над суммой процентов, исчисленной исходя из условий договора.
Из данных норм следует, что доход в виде материальной выгоды образуется у физического лица — заемщика в случае, если по условиям договора размер процентов, причитающихся к уплате, составляет менее двух третьих ставки рефинансирования, установленной ЦБ РФ, действующей на каждую дату уплаты процентов по займу.
При этом пп. 3 п. 1 ст. 223 НК РФ устанавливает, что датой фактического получения дохода в виде материальной выгоды признается день уплаты физическим лицом процентов по полученным заемным средствам. Следовательно, чтобы рассчитать, чему равна полученная заемщиком материальная выгода, нужно использовать ставку рефинансирования на день выплаты процентов.
В соответствии с п. 2 ст. 224 НК РФ материальная выгода от экономии на процентах за пользование займом, полученная сотрудником организации, подлежит обложению НДФЛ по ставке в размере 35%.
На основании п. 1 ст. 226 НК РФ организация признается в рассматриваемой ситуации налоговым агентом. Следовательно, ей следует исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить в бюджет сумму налога.
При каждой выплате заемщиком — физическим лицом процентов организация должна проверить, получил ли он материальную выгоду (экономию на процентах).
К сведению:
Согласно п. 2 ст. 5 Федерального закона от 02.12.1990 N 395-I «О банках и банковской деятельности» размещение денежных средств от своего имени и за свой счет, в том числе передача денег в рамках договора процентного займа, только в том случае, если такая передача осуществлена кредитной организацией за счет привлеченных во вклады денежных средств физических и юридических лиц, рассматривается в качестве банковской операции, осуществлять которую могут только имеющие лицензию Банка России юридические лица. Иными словами, если Ваша организация выдаст процентный заем сотруднику за счет собственных средств, то эта операция не будет подпадать под понятие лицензируемой деятельности.
Отметим также, что операция по выдаче (возврату) займа в денежной форме, включая проценты по нему, не является объектом обложения НДС на территории РФ (пп. 15 п. 3 ст. 149 НК РФ).
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Самойлюк Ольга
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Мельникова Елена
5 июня 2012 г.
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
Рекомендуйте статью коллегам:
Комментировать
Обсудить на форуме
Последние статьи по теме:
Горячие темы. Эти статьи обсуждают:
Источник
