Займ сотрудник возвращает в кассу предприятия

Вопрос: Можем ли мы принимать в кассу деньги по договору займа от сотрудника (возврат долга) и как быть с лимитом остатка кассы? Можем ли мы простить долг в рамках договора займа и как прописать это в договоре?

Ответ: 1.Да, Вы можете принять от сотрудника наличные денежные средства в кассу в счет погашения займа. Если в кассе окажется денег больше установленного лимита, то разницу надо сдать в банк. Заемные средства, поступившие в кассу, можно тратить на выплату зарплаты, минуя расчетный счет. В дни выдачи заработной платы лимит может быть превышен.

Еще читайте: прогноз ключевой ставки ЦБ РФ на 2020 год

Малые предприятия вправе не устанавливать лимит остатка наличных денег в кассе (абз. 10 п. 2 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

2. Да, кредитор может освободить должника от лежащих на нем обязанностей. Такая операция называется прощением долга. Прощение долга предполагает четкое волеизъявление кредитора освободить должника от обязанности погасить долг. (Если кредитор просто не предъявляет требование о погашении долга – это не прощение долга.)

Законодательством РФ не установлено, какими документами нужно оформить прощение долга. На практике это могут быть уведомление или соглашение (договор) о прощении долга. При этом укажите в нем, какой именно долг прощается, его размер, а также реквизиты документов, на основании которых возникла задолженность (образец соглашения приведен в рекомендации). Такой порядок следует из статей 407, 415 ГК.

Обоснование

Как соблюдать лимит остатка денежных средств в кассе

Наличные деньги организации могут хранить в кассе только в пределах установленного лимита. То есть ежедневно в кассе может оставаться не больше определенной суммы. Размер такого лимита определяет руководитель организации. И именно с этой величиной надо сравнивать остаток наличных в кассе, выведенный по кассовой книге на конец рабочего дня. Такой порядок установлен пунктом 2 указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У.

Если в кассе окажется денег больше установленного лимита, то разницу надо сдавать в банк. Вы вправе установить самостоятельно, как часто будете сдавать сверхлимитную выручку. Инкассировать наличные деньги в банк нужно только за те дни, когда денежный остаток в кассе на конец рабочего дня превышает установленный лимит. Например, если сдаете выручку раз в пять дней, то эта цифра (5) используется в расчете лимита. Она не должна превышать семи рабочих дней. А если в населенном пункте нет банка – 14 рабочих дней. Но если сдаете деньги в банк каждые пять дней, а лимит был превышен раньше, то сдать наличность нужно, не дожидаясь этого срока. Если лимит не превышен, посещать банк не нужно.

Лимит кассового остатка определяйте исходя из объема:

— поступления выручки;

— расходования наличных.

При этом наиболее подходящий способ расчета лимита организация вправе выбрать самостоятельно.

Это следует из пунктов 1 и 2 приложения к указанию ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У.

Лимит устанавливайте отдельным приказом.

Какая ответственность установлена за превышение лимита кассового остатка

Если превысить лимит кассового остатка, а разницу своевременно не сдать в банк, то инспекторы выпишут организации штраф от 40 000 до 50 000 руб. А должностное лицо, например руководитель организации или предприниматель, за подобное нарушение заплатит от 4000 до 5000 руб. Такой порядок установлен статьями 2.4 и 15.1 КоАП.

Организациям и предпринимателям, которые относятся к субъектам малого и среднего предпринимательства, инспекторы могут заменить штраф на предупреждение, если:

— нарушение совершили впервые;

— нет материального ущерба;

-нет угрозы возникновения природных или техногенных чрезвычайных ситуаций;
нет вреда или угрозы:
– жизни и здоровью людей;
– животным и растительности, окружающей среде;
– памятникам истории и культуры;
– безопасности России.

Это следует из части 3 статьи 1.4, части 3 статьи 3.4, части 3.5 статьи 4.1, статьи 4.1.1 КоАП.

Важная деталь. Дела, связанные с нарушением лимита кассового остатка, рассматривают налоговые инспекции (ст. 23.5 КоАП). Поскольку такое нарушение не является длящимся, привлечь организацию к административной ответственности инспекторы вправе только в течение двух месяцев со дня его совершения (а не со дня обнаружения). Такой вывод следует из положений части 1 статьи 4.5 и подпункта 6 части 1 статьи 24.5 КоАП и подтверждается арбитражной практикой (см., например, постановления ФАС Северо-Западного округа от 20.06.2006 № А56-49021/2005, Северо-Кавказского округа от 13.12.2005 № Ф08-5915/2005-2341А).

Что такое кассовые операции

Кассовые операции и работа с наличностью включают в себя:1

-прием и выдачу наличных, для чего оформляют приходные и расходные кассовые ордера;

— хранение наличных в кассе;

-соблюдение лимита расчетов наличными;

— ведение кассовой книги;

— сдачу наличности в банк.

Порядок ведения кассовых операций закрепите в отдельном положении.

Свободные деньги хранят на банковских счетах. Непосредственно в кассе можно хранить ограниченную сумму наличных – в пределах установленного руководителем организации лимита. Такой порядок установлен абзацами 1–9 пункта 2 указания Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У.

Из данного правила есть исключение. Малые предприятия вправе не устанавливать лимит остатка наличных денег в кассе (абз. 10 п. 2 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

Ситуация: можно ли расходовать наличные на выплату зарплаты, не внося их на расчетный счет. Эти деньги получены от учредителя в кассу как беспроцентный заем

Да, можно.

Ведь ограничение на нецелевое использование средств установлено только для наличной выручки. При этом полученный заем выручкой или доходом организации не является. А значит, ограничения, установленные указанием Банка России от 07.10.2013 № 3073-У, не действуют. Таким образом, заемные средства, поступившие в кассу, можно тратить на выплату зарплаты, минуя расчетный счет.

Как кредитору оформить и отразить в бухучете и при налогообложении прощение долга

Основания для прощения долга

Кредитор может освободить должника от лежащих на нем обязанностей. Такая операция называется прощением долга. Прощение долга предполагает четкое волеизъявление кредитора освободить должника от обязанности погасить долг. Если кредитор просто не предъявляет требование о погашении долга – это не прощение долга.

Требовать исполнения обязательства – право, а не обязанность кредитора. Следовательно, он может отказаться от своих притязаний. Единственное ограничение – отказ невозможен, если нарушаются права и законные интересы третьих лиц (например, мать не может отказаться от получения алиментов на несовершеннолетнего ребенка (п. 1 ст. 60, п. 3 ст. 80 СК).

Это следует из статей 407 и 415 ГК.

Простить долг контрагенту (организации, гражданину) можно, в частности:

-по договору реализации товаров (на сумму оплаты);

— по договору займа (на сумму предоставленного займа и (или) процентов за пользование заемными средствами).

Как правило, задолженность прекращается:

— в целях финансового оздоровления дочерней организации;

— с целью частичного возврата долга;

— в других случаях.

Как документально оформить прощение долга

Законодательством РФ не установлено, какими документами нужно оформить прощение долга. На практике это могут быть уведомление или соглашение (договор) о прощении долга. При этом укажите в нем, какой именно долг прощается, его размер, а также реквизиты документов, на основании которых возникла задолженность.

Такой порядок следует из статей 407, 415 ГК.

Как кредитору отразить в бухучете прощение долга

В бухучете сумму долга, прощенную контрагенту, отразите в составе прочих расходов по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы» (п. 11 ПБУ 10/99). Сделайте проводку:

Дебет 91-2 Кредит 62 (58-3, 73, 76…) – отражена сумма прощения долга должнику (покупателю, заемщику).

Это следует из Инструкции к плану счетов (счета 91, 62, 58-3, 73, 76).

Отразите расходы в том отчетном периоде, в котором был прощен долг (п. 18 ПБУ 10/99). Основанием для включения сумм прощенного долга в состав расходов является уведомление (соглашение, договор) о прощении долга, подписанное (полученное) должником (п. 16 ПБУ 10/99).

Как учесть при расчете налога на прибыль прощение долга дебитору

Если организация прощает дебитору задолженность, такая сделка считается дарением (ст. 572 ГК). В этом случае при расчете налога на прибыль прощенную задолженность не учитывайте:

— ни по договору реализации товаров (на сумму оплаты);

— ни по договору займа (на сумму предоставленного займа и (или) процентов за пользование заемными средствами);

— ни по иным основаниям.

Это следует из пункта 16 статьи 270 НК.

Подробнее о налоговом учете прощенной задолженности по договору займа см. Как учесть при налогообложении выдачу займа.

Если прощение долга не направлено на получение дохода, то в налоговом учете сумма прощенного долга не учитывается в составе расходов. Поэтому в бухучете возникает постоянная разница и соответствующее ей постоянное налоговое обязательство (п. 4, 7 ПБУ 18/02).

Обратите внимание: в момент прощения долга по договору реализации товаров организации, применяющие кассовый метод при расчете налога на прибыль, должны признать выручку от реализации товаров. Дело в том, что при кассовом методе налогового учета доходом является не только полученная оплата, но и погашение задолженности другим способом (в данном случае – прощением долга). Это следует из пункта 1 статьи 248 и пункта 2 статьи 273 НК. При этом организация вправе признать в расходах стоимость приобретения покупных товаров (при условии их оприходования и оплаты поставщику) (подп. 3 п. 1 ст. 268, п. 3 ст. 273 НК).

Нужно ли удержать НДФЛ и начислить страховые взносы при прощении долга гражданину

Если организация прощает долг сотруднику (или другому гражданину), то в результате у последнего возникает доход, с которого нужно удержать НДФЛ (п. 1 ст. 210, п. 1, 3 ст. 224, п. 1 ст. 226 НК). При этом, когда прощение долга квалифицируют как дарение, НДФЛ облагается лишь часть прощенного долга, которая превышает 4000 руб. (п. 28 ст. 217 НК, письмо Минфина от 17.07.2017 № 03-04-06/45347).

На доход гражданина, полученный в результате прощения долга, взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний не начисляйте (п. 1 ст. 20.1 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ). Это связано с тем, что такой доход не является вознаграждением за выполнение обязанностей в рамках трудовых отношений или гражданско-правового договора. Соответственно, объекта обложения взносами не возникает.

О том, нужно ли начислить при прощении долга сотруднику (или другому гражданину) взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование, см. Как учесть при налогообложении выдачу займа.

Ситуация: как учесть при налогообложении прощение долга по предоставленному займу. Организация применяет общую систему налогообложения

На сумму прощенного долга не начисляйте НДС, страховые взносы, а вот НДФЛ придется заплатить. Списывать в расходы по налогу на прибыль сумму прощенного долга рискованно. Объясним почему.

Налог на прибыль

В налоговом учете, по мнению Минфина, сумму прощенного долга списывать нельзя (письма от 31.12.2008 № 03-03-06/1/728 и от 06.04.2005 № 03-03-01-04/2/60). Независимо от того, в какой форме предоставлен заем (в натуральной или денежной), прощение долга рассматривается как безвозмездная передача имущества. Расходы на данную операцию при расчете налога на прибыль учесть нельзя (п. 16 ст. 270 НК). Кроме того, согласно положениям пункта 12 статьи 270 НК расходы в виде средств, переданных по договору займа, налоговую базу не уменьшают.

Следует отметить, что Президиум ВАС в постановлении от 15.07.2010 № 2833/10 (доведено до налоговых инспекторов письмом ФНС от 12.08.2011 № СА-4-7/13193) указал, что возможность списать в расходы суммы прощенного долга у организации все-таки есть. Ведь та организация, которая заключила мировое соглашение на условиях прощения долга, не может быть поставлена в худшее положение, чем компания, которая даже не пыталась взыскать задолженность, а списала ее по истечении срока исковой давности. Кроме того, перечень внереализационных расходов (в т. ч. убытков, приравниваемых к внереализационным расходам) не является закрытым. А понесенные организацией расходы будут соответствовать требованиям пункта 1 статьи 252 НК, если организация сможет доказать, что прощение долга связано с коммерческим интересом (например, когда часть денег от должника все-таки поступила). Аналогичные выводы содержатся в письме ФНС от 22.12.2010 № ШС-37-3/18261.

Если заем был выдан под проценты, то при кассовом методе на момент прощения долга нужно учесть в составе доходов проценты, начисленные за период пользования займом. Это связано с тем, что при кассовом методе налогового учета доходом является не только полученная оплата, но и погашение задолженности другим способом (в данном случае – прощением долга). Такой порядок следует из пункта 6 статьи 250 и пункта 2 статьи 273 НК.

НДС

Прощение долга не является самостоятельным основанием начислять НДС. Дата прощения долга приравнивается для целей расчета НДС к оплате обязательства (подп. 2 п. 1 ст. 167 НК, письмо ФНС от 28.02.2006 № ММ-6-03/202). Однако обязанность уплатить НДС возникает раньше прощения долга. При предоставлении займа в натуральной форме объект налогообложения возникает в момент передачи имущества по договору займа. Это следует из пункта 1 статьи 39 и пункта 1 статьи 146 НК. По денежным займам НДС не начисляется вообще. Это следует из подпункта 1 пункта 3 статьи 39 и подпункта 1 пункта 2 статьи 146 НК, в которых сказано, что операции, связанные с обращением российской валюты, не признаются реализацией товаров (работ, услуг). Таким образом, на дату подписания соглашения о прощении долга оснований для возникновения объекта налогообложения НДС не возникает.

НДФЛ

Если заем выдан сотруднику (или другому гражданину), то в результате прощения долга у него возникает доход, с которого нужно удержать НДФЛ. Такой доход у заемщика возникнет с даты списания долга с баланса организации. Это следует из положений пункта 1 статьи 210, пунктов 1, 3 статьи 224, пункта 1 статьи 226 НК и подтверждено в письме Минфина от 26.10.2015 № 03-04-06/61255.

Страховые взносы

На сумму прощенного долга страховые взносы не начисляйте. Ведь организация предоставляет заем в рамках гражданско-правовых отношений. К сотруднику переходит право собственности на имущество – деньги. Такая операция – не объект обложения страховыми взносами. А вот если организация систематически выдает заем и прощает долг сотрудникам, это вызовет вопросы у налогового инспектора. Ведь организация таким способом получает необоснованную налоговую выгоду, поэтому сделку признают мнимой или притворной.

Об этом – в пунктах 1, 4 статьи 420 НК, части 1 статьи 807 ГК, пункте 1 статьи 20.1 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ и письмах ФНС от 30.05.2018 № БС-4-11/10449, от 26.04.2017 № БС-4-11/8019.

Пример отражения в бухучете и при налогообложении суммы долга по займу, предоставленному сотруднику. Организация прощает долг

В январе ООО «Альфа» предоставило Е.В. Ивановой беспроцентный заем в сумме 50 000 руб. В марте генеральным директором «Альфы» было принято решение о прощении Ивановой долга по предоставленному займу.

Организация применяет метод начисления, налог на прибыль платит поквартально.

В учете бухгалтер сделал следующие проводки.

В январе:

Дебет 73-1 Кредит 50 – 50 000 руб. – выдан сотруднице заем.

В марте:

Дебет 91-2 Кредит 73-1 – 50 000 руб. – отнесена на прочие расходы организации сумма прощенного долга.

Иванова – резидент, поэтому бухгалтер удержал НДФЛ с суммы прощенного займа:

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» – 6500 руб. (50 000 руб. ? 13%) – удержан НДФЛ с зарплаты сотрудницы.

Учитывая позицию Минфина, сумму прощенного долга в налоговых расходах бухгалтер решил не отражать. В связи с этим в бухучете образуется постоянное налоговое обязательство:

Дебет 99 субсчет «Постоянные налоговые обязательства» Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» – 10 000 руб. (50 000 руб. ? 20%) – отражено постоянное налоговое обязательство.

Пример отражения в бухучете и при налогообложении суммы долга по займу, предоставленному организации. Организация прощает долг

В январе ООО «Альфа» предоставило АО «Производственная фирма «Мастер»» беспроцентный заем в сумме 50 000 руб. В марте генеральным директором «Альфы» было принято решение о прощении «Мастеру» долга по предоставленному займу.

В учете бухгалтер сделал следующие проводки.

В январе:

Дебет 58-3 Кредит 51 – 50 000 руб. – отражено предоставление займа «Мастеру».

В марте:

Дебет 91-2 Кредит 58-3 – 50 000 руб. – отнесена на прочие расходы организации сумма прощенного долга.

Учитывая позицию Минфина, сумму прощенного долга в налоговых расходах бухгалтер решил не отражать. В связи с этим в бухучете образуется постоянное налоговое обязательство:

Дебет 99 субсчет «Постоянные налоговые обязательства» Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» – 10 000 руб. (50 000 руб. ? 20%) – отражено постоянное налоговое обязательство.

Соглашение о прощении долга сотрудника по договору займа приведено в разделе Формы Системы Главбух https://vip.1gl.ru/#/document/118/26620//

Уведомление о прощении долга организации по договору купли-продажи товаров (выполнения работ, оказания услуг) приведено в разделе Формы Системы Главбух https://vip.1gl.ru/#/document/118/26619//