Что это такое
Для того чтобы разобраться с понятием «кассовая дисциплина» сначала необходимо понять различие между терминами «Кассовый аппарат» и «Касса»:
Кассовый аппарат (ККТ) – это устройство, необходимое для получения денежных средств от ваших клиентов, а в некоторых случаях и их выдачи (например, возврат товара). Таких устройств может быть сколько угодно и по каждому из них должны оформляться свои отчетные документы.
Касса предприятия (операционная касса) – это совокупность всех наличных операций (прием, хранение, выдача). В кассу поступает выручка, полученная, в том числе по кассовому аппарату. Из кассы осуществляются все наличные расходы, связанные с деятельностью предприятия, и сдаются деньги инкассаторам для дальнейшей передачи в банк. Кассой может быть отдельное помещение, сейф в комнате или даже ящик в письменном столе.
Так вот, все операции по кассе должны сопровождаться оформлением кассовых документов, что обычно и подразумевается под соблюдением кассовой дисциплины.
Кассовая дисциплина – это набор правил, которые необходимо соблюдать при осуществлении операций, связанных с приемом, выдачей и хранением наличных денежных средств (кассовые операции).
Основными правилами кассовой дисциплины являются:
- оформление кассовых документов (отражающих движение наличных денег в кассе);
- соблюдение лимита кассы (максимальная сумма денег, которая может храниться в кассе на конец рабочего дня);
- соблюдения правил выдачи наличных денег подотчетным лицам (работникам);
- соблюдение ограничения наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности в рамках одного договора суммой не более 100 тыс. рублей.
Кто должен соблюдать
Необходимость ведения кассовой дисциплины не зависит от наличия ККТ или выбранной системы налогообложения.
Даже если вы не имеете кассового аппарата (например, попадаете в исключения из статьи 2 закона 54-ФЗ), все равно должны соблюдать правила кассовый дисциплины. Правило здесь одно – если есть движения наличных денежных средств, то кассовую дисциплину нужно соблюдать.
Однако с июня 2014 года действует упрощенный порядок ведения кассовой дисциплины, который в наибольшей степени коснулся индивидуальных предпринимателей. Теперь ИП больше не обязаны вести кассу наравне с организациями и оформлять кассовые документы (ПКО, РКО, кассовая книга). Предпринимателям необходимо только формировать документы, подтверждающие выплату заработной платы (расчетно-платежные и платежные ведомости).
Также согласно упрощенному порядку ИП и малые предприятия (количество работников не более 100 человек и выручка не более 800 млн. рублей в год) больше не обязаны устанавливать лимит остатка наличных денег по кассе.
Все правила кассовой дисциплины перечислены в указаниях Банка России (Указание от 11 марта 2014 г. № 3210-У и Указание от 7 октября 2013 г. № 3073-У).
Кассовые документы
Операции по кассе должен проводить уполномоченный на это сотрудник (кассир), при его отсутствии эти функции может выполнять руководитель (ИП). При наличии нескольких кассиров назначается старший кассир.
Кассовые документы должен формировать главный бухгалтер или другое назначенное должностное лицо (руководитель, ИП, кассир и т.д.), с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета.
В 2020 году кассовые операции оформляются следующими документами:
- Приходный кассовый ордер (ПКО) – заполняется при каждом поступлении денег в кассу. Если наличность оформляется чеком или БСО, то разрешается составлять ПКО на общую сумму принятых наличных денег за рабочий день (смену).
Примечание. С июля 2019 года БСО (бланки строгой отчетности) формируются на кассовых аппаратах. Использовать типографские БСО вместо чеков запрещено.
- Расходный кассовый ордер (РКО) – заполняется при выдаче денег из кассы. При получении ордера (например, от сотрудника который отправился за покупкой канцтоваров) кассир должен убедиться, что РКО подписан главным бухгалтером (руководителем) и проверить документы, удостоверяющие личность сотрудника.
- Кассовая книга (форма КО-4) – в книгу заносятся данные по каждому приходному и расходному кассовому ордеру. В конце рабочего дня кассир должен сверить данные кассовой книги с данными кассовых документов и вывести сумму остатка наличных денег в кассе. Если в течение дня кассовых операций не было, то кассовая книга не заполнятся.
- Книга учета (форма КО-5) – заполняется только в случае, если на предприятии работает несколько кассиров. Записи в книгу заносятся в течение рабочего дня в момент передачи наличных денег между старшим кассиром и кассирами и подтверждаются их подписями.
- Расчетно-платежная ведомость и платежная ведомость – оформляются при выдаче заработной платы, стипендий и других выплатах работникам.
Примечание: в отношении обязанности ведения документации, установленной Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132 (формы КМ-1-КМ-9, ТОРГ-1-ТОРГ-31 и др.), Минфин указал, что с введением онлайн-касс это необязательно (Письмо Минфина РФ от 16 сентября 2016 г. N 03-01-15/54413).
Кассовые документы можно вести в бумажной форме или в электронном виде:
- Документы на бумажном носителе оформляются от руки или с использованием компьютера (другой техники) и подписываются собственноручными подписями.
- Документы в электронном виде оформляются при помощи компьютера (другой техники) с обеспечением их защиты от несанкционированного доступа и подписываются электронными подписями.
Напоминаем, что такие отчетные документы как: КУДИР, Книга учета БСО и документы, связанные с применением кассового аппарата (отчет и журнал кассира-операциониста), к кассовой дисциплине не относятся.
Лимит остатка по кассе в 2020 году
Лимит остатка по кассе – это максимально допустимая сумма наличных денег, которая может храниться в кассе предприятия на конец рабочего дня (иногда лимит еще называют переходящий остаток).
Все наличные деньги, сверх установленного лимита, необходимо сдавать в банк. Исключение из этого правила допускается в дни выплаты зарплат, стипендий, а также в выходные и нерабочие праздничные дни (если в это время проводились кассовые операции).
Советуем отнестись к процедуре установления лимита по кассе очень внимательно. Если вы не установите лимит, он будет равным , и соответственно любая сумма наличных денег в кассе на конец рабочего дня будет считаться сверхлимитной.
Хранение денег в кассе сверх установленного лимита является одним из нарушений кассовой дисциплины, за которые могут привлечь к административной ответственности и выписать штраф.
Как рассчитывается лимит остатка наличных денег по кассе
Порядок расчета лимита остатка по кассе представлен в приложении к Указанию Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У. Согласно нему в 2020 году лимит остатка по кассе можно рассчитать одним из двух способов:
Вариант 1. Расчет исходя из объема поступлений в кассу наличных денег
В этом случае применяется формула:
L = V / P x Nc
L – лимит остатка наличных денег в рублях;
V – объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях (вновь созданные ИП и организации указывают ожидаемый объем поступлений).
P – расчетный период, за который учитывается объем поступлений наличных денег (при его определении можно взять любой период времени, например, месяц, в котором были наиболее пиковые объемы поступлений наличности). Расчетный период должен быть не более 92 рабочих дней, при этом его минимальное значение может быть любым.
Nc – период времени между днем, в котором были получены наличные деньги и днем сдачи этих денег в банк. Данный период не должен превышать 7 рабочих дней, а в случае отсутствия банка в населенном пункте – 14 рабочих дней. Например, если деньги сдаются в банк один раз в 3 рабочих дня, то Nc = 3. При определении Nc могут учитываться местонахождение, организационная структура, специфика деятельности (сезонность, режим рабочего времени и т.д.).
Пример расчета. ООО «Компания» занимается розничной торговлей. Руководство организации решило установить лимит остатка по кассе на 2020 год, взяв за расчетный период – декабрь 2019 года. В декабре компания отработала 21 день и получила наличную выручку в размере 357 000 рублей. При этом кассир организации сдавал выручку в банк один раз в 2 дня. Лимит остатка по кассе в этом случае будет равен: 34 000 руб. (357 000 руб. / 21 дн. x 2 дн.).
Вариант 2. Расчет исходя из объема выдачи наличных денег из кассы
Данный способ как правило используют организации, которые не получают наличные в процессе деятельности, но периодически снимают деньги в банке (например, для расчетов со своими поставщиками).
В этом случае применяется формула:
L = R / P x Nn
L – лимит остатка наличных денег в рублях;
R – объем выдачи наличных денег за расчетный период в рублях (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других перечислений работникам). Вновь созданные ИП и организации указывают ожидаемый объем выдачи наличных денег;
P – расчетный период, за который учитывается объем выдачи наличных денег (при его определении можно взять любой период времени, например, месяц, в котором были наиболее пиковые объемы выдачи наличности). Расчетный период должен быть не более 92 рабочих дней, при этом его минимальное значение может быть любым.
Nn – период времени между днями получения денег в банке (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам). Данный период не должен превышать 7 рабочих дней, а в случае отсутствия банка в населенном пункте – 14 рабочих дней. Например, если деньги снимаются в банке один раз в 3 рабочих дня, то Nn = 3.
Пример расчета. ООО «Компания» занимается розничной торговлей. Наличную выручку общество не принимает, покупатели расплачиваются через банк. Однако периодически компания снимает наличные деньги в банке для расчетов с поставщиками. Руководство организации решило установить лимит остатка по кассе на 2020 год, взяв за расчетный период – декабрь 2019 года.
В декабре компания отработала 21 день и получила в банке наличных денег в размере 455 700 рублей. При этом кассир организации получал наличные в банке один раз в 4 дня. Заработная плата из кассы не выдавалась. Лимит остатка в этом случае будет равен: 86 800 руб. (455 700 руб. / 21 дн. x 4 дн.).
Приказ для установления лимита по кассе
После того как вы рассчитаете лимит остатка наличных денег по кассе, необходимо издать внутренний приказ, утверждающий сумму лимита. В приказе можно указать срок действия лимита, например, – 2020 год (образец приказа).
Обязанность каждый год переустанавливать лимит законом не предусмотрена, поэтому если в приказе срок действия не указан, то установленные показатели можно применять как в 2020 году, так и далее до тех пор, пока вы не издадите новый приказ.
Упрощенный порядок
Начиная с 1 июня 2014 года – ИП и малые предприятия (количество работников не более 100 человек и выручка не более 800 млн. рублей в год) больше не обязаны устанавливать лимит остатка наличных денег по кассе.
Для того чтобы отменить лимит по кассе, необходимо издать специальный приказ. Он должен быть основан на Указании Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и обязательно содержать формулировку: «Хранить наличные денежные средства в кассе без установления лимита остатка в кассе» (образец приказа).
Выдача наличных денег подотчетным лицам
Подотчетные деньги – это деньги, которые выдаются подотчетным лицам (работникам) на командировки, представительские расходы и хозяйственные нужны.
Выдать деньги под отчет можно на основании заявления от сотрудника или приказа директора (другого распорядительного документа). Приказ или распоряжение составляется в произвольной форме, но в нем должны быть такие данные:
- Фамилия, имя и отчество подотчетного лица;
- номер документа;
- сумма к выдаче;
- срок;
- назначение (опционально);
- дата, подпись.
Если составляется заявление, в нем сотрудник должен указать практически те же данные: сумму денег, цель их получения и срок, на который они берутся. Заявление пишется в произвольной форме и обязательно должно быть подписано руководителем (ИП).
Если сотрудник потратил свои личные деньги, то ему необходимо их компенсировать, в этом случае также пишется заявление, но с другой формулировкой (образцы заявлений).
В течение 3-х рабочих дней после окончании срока, на который были выданы денежные средства (или со дня выхода на работу), работник должен представить бухгалтеру (руководителю) авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих совершенные расходы (чеки ККТ, товарные чеки и т.д.).
Иначе денежные средства, выданные сотруднику, нельзя будет зачесть в расходы и соответственно уменьшить налог. Более того, если не будет подтверждающих документов, то с выданной суммы придется удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.
Примечание: до 19 августа 2017 года запрещалось выдавать деньги под отчет сотрудникам, которые не отчитались по предыдущим авансам. Но теперь это правило отменено.
Ограничение наличных расчетов
Еще одним важным правилом кассовой дисциплины является соблюдение ограничения наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности (ИП и организации) в рамках одного договора суммой не более 100 тыс. рублей.
При расчетах с физическими лицами данное ограничение не действует. Также не нужно соблюдать этот лимит при выдаче работникам из кассы зарплаты, социальных выплат и подотчетных сумм (за исключением случаев, когда подотчетное лицо совершает сделку от имени организации на основании доверенности).
Обратите внимание: из наличной выручки нельзя погашать займы, выплачивать дивиденды и оплачивать аренду недвижимости.
Деньги из кассы на личные нужды
Все что зарабатывает организация является ее собственностью. Поэтому, даже если в ООО всего один учредитель, то он все равно не имеет права распоряжаться деньгами организации по своему усмотрению. Соответственно, брать из кассы наличные деньги на свои личные нужды учредителям нельзя.
Индивидуальные предприниматели, в отличие от ООО, имеют право в любой момент времени брать наличные деньги из кассы или снимать с расчетного счета. Суммы, которые ИП может тратить на свои личные нужды, не ограничены (самое главное не допускать задолженностей по уплате налогов и страховых взносов).
Примечание: если ИП не издал приказ, отменяющий ведение кассовых документов, то при получении наличных денег из кассы ему необходимо оформлять РКО с формулировкой: «Выдача денежных средств предпринимателю на собственные нужды» или «Передача предпринимателю доходов от текущей деятельности».
Проверка кассовой дисциплины налоговыми органами
До 2012 года контроль над соблюдением правил кассовой дисциплины возлагался на банки. Теперь эту функцию выполняют работники Федеральной Налоговой службы.
Осуществляя выездную проверку, они могут проверить:
- учет наличных денежных средств в кассе;
- распечатку отчетов из фискальной памяти контрольно-кассовой техники и использованных накопителей фискальной памяти;
- все документы, оформляющие кассовые операции (ПКО и РКО, кассовая книга, отчетность по ККМ и т.д.);
- выдаются ли кассовые чеки (БСО) клиентам (визуальное наблюдение, с применением видео- и аудио-фиксации).
Штрафы за нарушение правил кассовой дисциплины
За несоблюдение правил ведения кассовой дисциплины и нарушения порядка работы с денежной наличностью предусмотрен штраф по статье 15.1 КоАП РФ:
- для ИП и должностных лиц организации – от 4000 до 5 000 рублей;
- для юридических лиц – от 40 000 до 50 000 рублей.
Источник
1 июля 2020 года завершается переход всех хозяйствующих субъектов на онлайн-кассы. До этого времени должны будут установить новую кассу предприниматели на ЕНВД и ПСН, не имеющие сотрудников. На сегодняшний день применение ККТ при выдаче займов применять не требуется. Но уже с 1 июля 2020 года применение онлайн-кассы как при выдаче займа, так и при приеме оплаты по займу, будет обязательным.
Изменения в работе с ККТ в 2020 году
В 2018 году на онлайн-кассы перешло большое количество компаний и ИП. В 2020 году произошли изменения в ограничения для онлайн-ККТ. Теперь кассы с прежним форматом памяти 1.0 использовать нельзя. Сведения онлайн-ККТ должны передавать в формате 1.05 и 1.1. В случае нарушения данного требования, компании будет грозить штраф в размере 30 000 рублей.
До 1 июля 2020 года без ККТ имеют право работать компании, принимающие от населения коммунальные платежи. Организации, оказывающие услуги населению (по изготовлению ключей, присмотру за детьми, ремонту обуви), даже после крайнего срока будут вправе вместо кассового чека выдавать БСО.
От обязанности применять в работе онлайн-ККТ освобождены продавцы журналов и книг. Причем, освобождение не будет зависеть от того, в каких местах происходит реализация их товара: через специализированную торговую точку, газетный киоск и др. места.
Применять кассы не обязаны владельцы механических аппаратов по реализации товаров. Для неприменения кассы, данный аппарат должен соответствовать следующим условиям:
- отсутствует подключение к электросети;
- работа не от батареи и аккумуляторов;
- прием платежей только монетами (например, по 10 рублей).
Закон 54-ФЗ обязывает организации выдавать чеки не только когда происходит прием денег, но и в некоторых ситуациях в случае их выдачи. При этом пробивается чек, имеющий признак «расход». Такие чеки выдаются в случае уплаты выигрыша компаниями, занимающимися организацией азартных игр.
Расчеты, связанные с выдачей или возвратом подотчетных средств, через кассу не проводятся. Только в том случае, если организация проводит оплату физлицу (например, по договору аренду, по выполненным работам), пробивается чек, имеющий признак «расход».
Важно! С июля 2020 года у компаний возникает обязанность по выдаче чеков по бартерным сделкам.
В расчетах по займам, выдаваемым физлицам, тоже требуется применение ККТ:
- в случае выдачи займов онлайн-кассу нужно будет применять с 1 июля 2020 года;
- в случае приема возврата займа онлайн-кассу необходимо применять уже с 1 июня 2018 года.
Читайте также статью ⇒ ОНЛАЙН-КАССА ДЛЯ ОПТОВОЙ ТОРГОВЛИ
Когда требуется применение онлайн-кассы
Расчеты, при проведении которых необходима касса, включают в себя:
- Оплату товаров, работ, услуг.
- Получение/выплату предоплаты (авансов), а также их зачет и возврат.
- Предоставление/погашение займов для оплаты товаров (работ и услуг).
- Прием ставок.
- Предоставление, либо получение иного встречного предоставления за товары (работы и услуги).
Применение ККТ при займах
Согласно письма Минфина №ЕД-4-20/18186об особенностях использования ККТ в случае предоставления займов, касса должна применяться при операциях по продаже товаров (работ или услуг), если оплата происходит наличными, либо банковской картой через терминал, либо через интернет. То есть, на те хозяйствующие субъекты, деятельностью которых является предоставление займов и кредитов, правила применения кассы в соответствии с 54-ФЗ, не распространяются. Также Минфин обращает внимание на следующее: когда заем выдается на определенные цели (например, на покупку какого-либо товара, либо на оплату каких-либо услуг), то выдача кассового чека будет обязательной. Если средства выдаются без уточнения целевого их использования, то ККТ применять не нужно. Следует отметить, что неприменение ККТ возможно только по операциям, связанным с предоставлением нецелевых займов (включая и займы, выданные под залог имущества или имущественных прав). Когда кредитная компания реализует какие-либо товары, либо оказывает определенные услуги (например, дает консультацию), то получение выручки в этом случае должна сопровождаться формированием кассового чека.
Важно! Применение ККТ при предоставлении займа будет обязательным с 1 июля 2020 года.
ККТ в работе ломбардов
Деятельностью ломбардов является предоставление займов на короткие сроки, хранение имущества, а также оказание услуг в виде консультаций. Еще до 1 июля 2017 года ломбарды могли не использовать ККТ. Вместо этого, все операции, связанные с выдачей займов, оформлялись на бланках строгой отчетности (БСО):
- БСО в виде залогового билета являлся подтверждением выдачи займа.
- Сохранная квитанция являлась подтверждением оказания услуг, связанных с хранением имущества.
В соответствии с законом 54-ФЗ, с 1 июля 2018 года компании и предприниматели, использующие в своей работе БСО, должны были перейти на автоматизированные системы, являющиеся по сути ККТ.При этом ломбарды как и прежде вправе не применять кассу при отражении расчетов по выданным займам, таких как возврат долга, уплата процентов. Применение онлайн-кассы в деятельности ломбардов необходимо при реализации залогового имущества, которое не было востребовано должником, а также в случае оказания консультационных услуг.
Применение ККТ кредитными организациями
Нормы закона 54-ФЗ, которым предусмотрен поэтапный переход компаний и ИП на онлайн-ККТ, действуют также и в отношении кредитных организаций. Этапы перехода на новые кассы, предусмотренные законом, следующие:
Кредитные организации должны применять онлайн кассы вместо старых ККТ при:
- предоставлении займов/кредитов на приобретение конкретных товаров (работ, услуг), а также в иных случаях предоставления целевого займа;
- реализации имущества, перешедшего в собственность кредитного учреждения по судебному решению (например, если заемщик не исполняет свои обязанности по погашению займа);
- оказании консультационных и информационных услуг (если они предоставляются на платной основе);
Во всех иных ситуациях, связанных с отражением расчетов по выдаче займа или его погашении, онлайн-кассы не применяются. Читайте также статью ⇒ НУЖНА ЛИ ОНЛАЙН-КАССА ДЛЯ ИНТЕРНЕТ-МАГАЗИНА В 2020 ГОДУ
Применение ККТ при погашении займа работником
Предположим, что организация выдала своему работнику заем. Работник возвращал этот заем самостоятельно, через отделение банка. Организации при работе с населением с 1 июля 2018 года должны использовать онлайн-кассу, поэтому возникает вопрос о том, каким образом работнику погашать свой заем. И должна ли организация в данном случае использовать ККТ? Ответ на такой вопрос будет следующим: применять кассу при возврате займа до 1 июля 2020 года не нужно, поэтому работник возвращает полученный заем до указанного времени удобным для себя способом. А с указанной даты применение кассы будет обязательным.
Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:
Источник