Учет в кассу займа наличными

Учет при получении займов наличными

Организация получила заем наличными денежными средствами. Как отразить в бухгалтерском и налоговом учете данную операцию?

Юридические аспекты

По договору займа одна сторона (займодавец) передает или обязуется передать в собственность другой стороне (заемщику) деньги, вещи, определенные родовыми признаками, или ценные бумаги, а заемщик обязуется возвратить займодавцу такую же сумму денег (сумму займа) или равное количество полученных им вещей того же рода и качества либо таких же ценных бумаг (п. 1 ст. 807 ГК РФ).

В соответствии со ст. 808 ГК РФ договор займа между гражданами должен быть заключен в письменной форме, если его сумма превышает 10 000 руб. (по договорам, заключенным до 01.06.2018, — 1000 руб.), а в случае, когда займодавцем является юридическое лицо, — независимо от суммы.

Согласно ст. 861 ГК РФ расчеты между юридическими лицами, а также расчеты с участием граждан, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, производятся в безналичном порядке, а также наличными деньгами с учетом ограничений, установленных законом и принимаемыми в соответствии с ним банковскими правилами.

Согласно п. 6 Указания ЦБР от 07.10.2013 N 3073-У (далее — Указание N 3073-У) наличные расчеты в валюте РФ и иностранной валюте между участниками наличных расчетов в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами, могут производиться в размере, не превышающем 100 тысяч руб. либо сумму в иностранной валюте, эквивалентную 100 тысячам руб. по официальному курсу Банка России на дату проведения наличных расчетов. В целях применения этого ограничения под участниками расчетов понимаются юрлица и индивидуальные предприниматели (п. 2 Указания N 3073-У). В отношении наличных расчетов с участием граждан, не связанных с осуществлением ими предпринимательской деятельности, каких-либо ограничений не установлено. Наличные расчеты производятся в размере, не превышающем предельный, при исполнении гражданско-правовых обязательств, предусмотренных договором, заключенным между участниками наличных расчетов, и (или) вытекающих из него и исполняемых как в период действия договора, так и после окончания срока его действия.

Виды договоров, к которым применяется это ограничение, в Указании N 3073-У не конкретизированы. Поэтому, на наш взгляд, расчеты по договору займа подпадают под его действие.

Следовательно, организация вправе получать заем наличными деньгами в рамках одного договора с физическим лицом, не являющимся ИП, без ограничения суммы. Если же заем получен от юридического лица либо ИП, то предельная сумма займа в рамках одного договора не может превышать 100 000 руб. В случае превышения лимита заимодавец может быть привлечен к ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ.

Для ведения операций по приему наличных денег, включая их пересчет, и выдаче наличных денег (далее — кассовые операции) юридическое лицо распорядительным документом устанавливает максимально допустимую сумму наличных, которая может храниться в месте для проведения кассовых операций, определенном руководителем юридического лица (далее — касса), после выведения в кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня (далее — лимит остатка наличных денег). Организация самостоятельно определяет лимит остатка наличных денег в соответствии с приложением к Указанию Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (далее — Указание N 3210-У) исходя из характера его деятельности с учетом объемов поступлений или объемов выдач наличных денег (п. 2 Указания N 3210-У). Юридическое лицо обязано хранить на банковских счетах в банках наличные деньги сверх установленного лимита остатка наличных денег (свободные денежные средства).

Накопление организацией наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег допускается в дни выплат заработной платы, стипендий, выплат, включенных в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы, и выплат социального характера (далее — другие выплаты), включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения юридическим лицом в эти дни кассовых операций. В других случаях накопление юридическим лицом наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег не допускается.

Таким образом, при получении в кассу организации суммы займа наличные денежные средства сверх установленных лимитов необходимо сдать в банк.

Бухгалтерский учет

Для целей бухгалтерского учета полученные по договору займа денежные средства не учитываются в составе доходов организации (п. 2 ПБУ 9/99″Доходы организации» ).

Основная сумма обязательства по полученному займу отражается в бухгалтерском учете организацией-заемщиком как кредиторская задолженность в соответствии с условиями договора займа в сумме, указанной в договоре (п. 2 ПБУ 15/2008 «Учет расходов по займам и кредитам»). 

Для обобщения информации о краткосрочных займах (срок погашения которых согласно условиям договора не превышает 12 месяцев) предназначен счет 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам». Сумма займа, полученного на срок, превышающий 12 месяцев, отражается на счете 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам». При этом не имеет значения, предусмотрена договором займа уплата процентов или нет.

Получение займа на дату его фактического поступления в кассу организации оформляется записью:

Документооборот

Документами, подтверждающими получение займа наличными денежными средствами, являются:

— договор займа (ст. 807 ГК РФ);

— квитанции к приходным кассовым ордерам с указанием назначения платежа.

При получении заемщиком суммы займа наличными деньгами в кассу следует оформить приходный кассовый ордер по форме N КО-1, утвержденной постановлением Росстата от 18.08.1998 N 88. Заимодавцу в подтверждение полученной от него суммы займа выдается квитанция к приходному кассовому ордеру с подписью кассира и с оттиском штампа, подтверждающим проведение кассовой операции.

После получения денег в кассовой книге (форма N КО-4) указывают реквизиты приходного кассового ордера и полученную сумму. Форма КО-4 утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

Налогообложение

НАЛОГ НА ПРИБЫЛЬ

Денежные средства, полученные организацией по договору займа, не признаются доходом при их получении и расходом — при возврате их заимодавцу (пп. 10 п. 1 ст. 251, п. 12 ст. 270 НК РФ, письма Минфина России от 18.12.2007 N 03-03-06/1/868, от 20.02.2006 N 03-03-04/1/128).

Проценты по договору займа учитываются у заемщика в составе внереализационных расходов (пп. 2 п. 1 ст. 265 НК РФ) с учетом особенностей, предусмотренных ст. 269 НК РФ. Статьей 269 НК РФ установлено, что под долговыми обязательствами понимаются кредиты, товарные и коммерческие кредиты, займы, банковские вклады, банковские счета или иные заимствования независимо от способа их оформления. С 1 января 2015 года по долговым обязательствам любого вида доходом (расходом) признаются проценты, исчисленные исходя из фактической ставки, если иное не установлено ст. 269 НК РФ.

У налогоплательщиков, которые определяют доходы и расходы по методу начисления, проценты по долговым обязательствам включаются в налоговую базу вне зависимости от сроков их фактического перечисления (уплаты).

Пунктом 8 ст. 272 НК РФ установлено, что по договорам займа или иным аналогичным договорам (включая долговые обязательства, оформленные ценными бумагами), срок действия которых приходится более чем на один отчетный (налоговый) период, расход признается осуществленным и включается в состав соответствующих расходов на конец каждого месяца соответствующего отчетного (налогового) периода независимо от даты (сроков) таких выплат, предусмотренных договором (за исключением расходов, указанных в пп. 12 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Следовательно, в налоговом учете расходы в виде процентов должны признаваться ежемесячно. См. также письмо Минфина России от 17.02.2014 N 03-03-06/1/6387.

НДФЛ

Если заимодавцем является физическое лицо, то проценты по займу, уплачиваемые ему по договору, признаются доходами этого физического лица и являются объектом налогообложения по НДФЛ (пп. 1 п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 209, п. 1 ст. 210 НК РФ).

Организация-заемщик является налоговым агентом физлица-заимодавца (п. 1 ст. 226 НК РФ). При выплате дохода в виде процентов по договору займа она обязана исчислить НДФЛ по ставке 13%, удержать налог из суммы процентов, начисленных к уплате, и перечислить в бюджет (пп. 1 п. 1 ст. 223, п. 1 ст. 224, п. 4 ст. 226 НК РФ).

НДС

В соответствии с пп. 15 п. 3 ст. 149 НК РФ не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения) на территории РФ операции займа в денежной форме, включая проценты по ним.

Согласно пп. 1 п. 3 ст. 39 НК РФ не признается реализацией товаров, работ или услуг осуществление операций, связанных с обращением российской или иностранной валюты (за исключением целей нумизматики).

Таким образом, заимодавец не предъявляет НДС заемщику ни по основной сумме займа, ни по процентам.

Возможные риски

Кто несет ответственность за нарушение лимита расчетов наличными между организациями (ИП): получающая или передающая сторона?

Положительная практика

Ранее разъяснения налоговиков и большинство судебных решений сводились к тому, что наказать по ст. 15.1 КоАП РФ можно только ту сторону договора, которая передает деньги. Организация же, получившая наличные сверх лимита, не штрафуется.

Отрицательная практика

Вместе с тем, в последнее время арбитражной практике встречаются решения, подтверждающие наличие состава административного правонарушения также и при получении наличных денег сверх установленного лимита. Таким образом, оштрафованы могут быть обе стороны.