Списание дебиторской задолженности по займу при усн

Автор: Бурсулая Т. Д., ведущий аудитор
ООО «РАЙТ ВЭЙС»

Дебиторская задолженность — это долги перед Вашей Организацией в виде денежных средств, обязательств и т.п. Примерами дебиторской задолженности являются ситуации, когда Организации вовремя не вернули взятые в долг денежные средства, не отгрузили оплаченные товары или когда сотрудник Организации не отчитался по подотчету. 

Для взыскания дебиторской задолженности существуют свои правила и сроки.

Если ценности не будут возвращены, долг признается нереальным к взысканию и его следует списать.

Основания для списания дебиторской задолженности

— истек срок исковой давности. В общем случае он составляет 3 года со дня, когда Организации должны были погасить долг, но для некоторых требований законом установлены специальные сроки;

Правила, по которым вам следует отсчитывать срок исковой давности по задолженности, приведены в таблице (п. 2 ст. 200 ГК РФ).

С какого момента отсчитывать срок исковой давности

Если в течение трехлетнего срока исковой давности предпринимались какие-либо действия по взысканию задолженности с должника, срок исковой давности прерывается и начинает отсчитываться заново. Время, которое прошло до перерыва срока, в новый расчет не включается (ст. 203 ГК РФ).

Например, подписан с должником акт сверки и он признал задолженность. Либо Организация подала на должника в суд. Или должник частично оплатил свой долг, подал заявление на взаимозачет — все эти действия прерывают срок исковой давности и его надо начинать отсчитывать заново (Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 12.11.2001 N 15, Пленума ВАС РФ от 15.11.2001 N 18).

Подтвердят признание долга в таком случае следующие документы: акты сверки, заявления, письменные просьбы должника, переписка и др.

Кроме этого, не признается безнадежным долгом дебиторская задолженность контрагента, которую можно зачесть в счет погашения встречной кредиторской задолженности перед ним (Письмо Минфина от 04.10.2011 N 03-03-06/1/620).

Вместе с тем обращаем Ваше внимание на такое ограничение: срок давности не может превышать 10 лет со дня, когда право было нарушено. Причем даже если срок прерывался. Поэтому бесконечно откладывать списание долга нельзя.

Отнести на расходы дебиторскую задолженность нужно будет по истечении 10 лет с момента просрочки.

— организация-должник ликвидирована или прекращение деятельности предпринимателя;

Ликвидация организации может быть произведена по решению суда, учредителей или в результате банкротства (ст. ст. 61, 65 и 419 ГК РФ). Предприниматель заканчивает деятельность по своему решению или в результате банкротства (ст. 22.3 Федерального закона от 08.08.2001 N 129-ФЗ и ст. 25 ГК РФ). Завершается ликвидация компании или прекращается деятельность индивидуального предпринимателя в тот момент, когда соответствующая запись внесена в Единый государственный реестр юрлиц (ЕГРЮЛ) или Единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей (ЕГРИП).

Основанием для списания дебиторской задолженности является выписка из ЕГРЮЛ (ЕГРИП). Она подтвердит, что должника нет, и позволит списать долг, не дожидаясь истечения срока исковой давности.

Или можно распечатать соответствующую информацию с сайта ФНС России https://www.nalog.ru/.

— организация-должник 01.09.2014 или позднее исключена из ЕГРЮЛ как недействующее юридическое лицо (п. 2 ст. 64.2 ГК РФ, п. п. 1, 3 ст. 3 Закона N 99-ФЗ, Письмо Минфина от 23.01.2015 N 03-01-10/1982);

Нельзя признать долг безнадежным в том периоде, когда ИФНС исключила организацию-должника из ЕГРЮЛ по причине того, что она фактически прекратила свою деятельность, если запись об этом внесена в ЕГРЮЛ до 01.09.2014 (Письмо Минфина от 27.02.2013 N 03-03-06/1/5556). Такой долг станет безнадежным только по истечении срока исковой давности.

— судебный пристав-исполнитель вынес постановление об окончании исполнительного производства и возвращении исполнительного листа взыскателю в связи с невозможностью взыскания.

Документами являются акт о невозможности взыскания долга и постановление об окончании исполнительного производства. Они выдаются Организации, если Организация выиграла дело в суде, но исполнить решение суда не удалось из-за того, что у должника нет ни денег, ни имущества, чтобы погасить долг.

Тогда Организации возвращается исполнительный лист, выносится постановление об окончании производства и выдается акт о невозможности взыскания долга.

На основании этих документов, можно списать дебиторскую задолженность.

— Гражданин-должник умер или его признали безвестно отсутствующим.

Такая ситуация возможна, например, когда Организация выдала сотруднику деньги под отчет, а потом его не стало — он умер или пропал (ст. ст. 42, 45 и 418 ГК РФ).

В связи с этим взыскать долг с него невозможно.

В таком случае, чтобы подтвердить факт смерти, Организации понадобится свидетельство о смерти гражданина (его копия, заверенная нотариально) или решение суда о признании его умершим. А для обоснования пропажи — решение суда о признании безвестно отсутствующим.

— Произошли обстоятельства, не зависящие от воли сторон, из-за которых погасить долг невозможно.

Например, пожар, наводнение и прочие природные (чрезвычайные) условия (ст. 416 ГК РФ).

Если наличие таких обстоятельств подтверждено документально, Организация сможет списать долг.

Обоснует сложные обстоятельства заключение или акт специальной инстанции — МЧС, Торгово-промышленной палаты (Письмо Минфина России от 02.07.2009 N 03-02-07/1-336 и Положение, утвержденное Постановлением Правления ТПП РФ от 30.09.1994 N 28-4). Или решение суда, которым доказано, что взыскать долг нереально (Постановления ФАС Московского округа от 29.09.2004 N КГ-А40/8877-04 и ФАС Поволжского округа от 24.01.2006 N А06-3101/2-16/04).

Документальное оформление списания дебиторской задолженности

Согласно п. 77 Положения по ведению бухучета и отчетности, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н (далее — Положение)

«Дебиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек, другие долги, нереальные для взыскания, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации и относятся соответственно на счет средств резерва сомнительных долгов либо на финансовые результаты у коммерческой организации, если в период, предшествующий отчетному, суммы этих долгов не резервировались в порядке, предусмотренном пунктом 70 настоящего Положения, или на увеличение расходов у некоммерческой организации».

Таким образом, Для того чтобы списать «дебиторку», следует подготовить следующие документы:

1) акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами.

Форма акта может быть как произвольная, так и унифицированная (N ИНВ-17), утвержденная Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

2) бухгалтерская справка. В ней указываются все сведения о задолженности и приводится обоснование причины списания дебиторской задолженности.

На основании этих документов оформляется приказ руководителя о списании «дебиторки»., в котором также указывается сумма списываемой задолженности.

Отражение списания дебиторской задолженности в бухгалтерском учете

Если Организация создавала резерв по сомнительным долгам, то в этом случае списывается задолженность следующей проводкой:

Дебет 63 Кредит 62 (71, 73, 76…) — списана за счет резерва «дебиторка».

Если же резерв не создавался или его величины недостаточно, то дебиторская задолженность списывается сразу на прочие расходы с помощью следующей проводкой (п. 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации»):

Дебет 91, субсчет «Прочие расходы», Кредит 62 (71, 73, 76…) — отнесена на финансовые результаты дебиторская задолженность (задолженность, не покрытая резервом).

Делать такие проводки следует в том отчетном периоде, когда взыскать задолженность становится нереально.

Например, когда истек срок ее исковой давности, произошли иные обстоятельства. При этом дата списания не обязательно должна совпадать с датой наступления данных обстоятельств. Главное, чтобы задолженность была отнесена на расходы к моменту составления бухгалтерской отчетности.

Таким образом, в бухучете дебиторская задолженность списывается за счет созданного резерва по сомнительным долгам.

Если его не создавали, долг относится сразу на финансовые результаты, то есть на счет 91, субсчет «Прочие расходы» (п. 77 Положения).

Учет списанной безнадежной дебиторской задолженности за балансом

Списание безнадежной «дебиторки» не является аннулированием долга.

Поэтому в течение пяти лет с того момента, как была списана дебиторская задолженность, следует отразить задолженность за балансом на счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов».

В учете производится запись:

Дебет 007 — отражена за балансом списанная дебиторская задолженность.

В течение этого времени необходимо следить за тем, изменилось ли имущественное положение должника, чтобы не пропустить возможность снова обратиться за взысканием долга.

Если у должника появятся средства и он вернет вам долг или его часть, то на поступившую сумму следует восстановить резерв, сделав следующие проводки:

Дебет 63 Кредит 91, субсчет «Прочие доходы» — восстановлен резерв в части погашения дебиторской задолженности.

Кредит 007- списан безнадежный долг, погашенный должником.

Если резерв не создавался, то следует сделать проводки:

Дебет 62 (71, 73, 76…) Кредит 91, субсчет «Прочие доходы» — восстановлена дебиторская задолженность.

Кредит 007- списан безнадежный долг, погашенный должником.

Налоговый учет

В налоговом учете при УСН сумму списанной «дебиторки» расходом не признается.

Поскольку такой вид затрат не поименован в закрытом перечне п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Такая же точка зрения отражена в Письме Минфина России от 13.11.2007 N 03-11-04/2/274.

Пример 1

ООО, применяющее упрощенную систему налогообложения, в июне 2012 г. поставило контрагенту товары на сумму 80 000 руб. По договору поставки они должны быть оплачены до 29 июня 2012 г. включительно.

В установленный срок деньги так и не поступили. В течение трех лет ООО не принимало никаких попыток взыскать с контрагента сумму «дебиторки».

30 июня 2015 г. ее срок исковой давности истек.

Руководитель ООО принял решение о списании дебиторской задолженности в связи с истекшим сроком исковой давности. Для этого на основании акта инвентаризации расчетов и бухгалтерской справки он издал приказ о списании задолженности за счет средств созданного резерва (неиспользованный остаток резерва по состоянию на октябрь 2015 г. составил 100 000 руб.).

В бухгалтерском учете ООО будут сделаны следующие записи:

в июне 2015 г.

Дебет 63 Кредит 62

— 80 000 руб. — списана за счет резерва «дебиторка» за неоплаченные товары с истекшим сроком давности;

Дебет 007

— 80 000 руб. — отражена сумма списанной дебиторской задолженности за балансом.

В налоговом учете при УСН списание дебиторской задолженности у Организации никак не отражается.

Пример 2

Воспользуемся данными Примера 1.

При этом резерв по сомнительным долгам в части данной задолженности не формировался.

Тогда проводки будут следующими:

Если долг признан безнадёжным и нереальным к взысканию, он подлежит незамедлительному списанию. Как осуществляется эта процедура, если предприятие использует упрощённую систему налогообложения, вы узнаете в данной статье.

Причины для списания дебиторской задолженности при УСН

Если дебиторка (долг, подлежащий возвращению от контрагентов предприятию) признана нереальной к взысканию, она должна быть списана в установленные законодательством РФ сроки. Данная операция обязательно отражается в документах юридического лица, выступающего в роли кредитора.

Списание кредиторской и дебиторской задолженности при УСН осуществляется по общим правилам и требованиям ведения бухгалтерского учёта. Актив, не приносящий компании экономической выгоды, относится к убыткам.

Выделяют следующие основания для инициирования процедуры списания долгов:

• истечение срока исковой давности, равного трём годам, согласно 196 статье ГК РФ;
• ликвидация дебитора (например, лишение ИП его статуса и прекращение осуществления предпринимательской деятельности).

Стоит отметить, что срок исковой давности начинает отсчитываться с момента просрочки даты платежа, указанной в договоре, заключённом сторонами сделки.

При этом течение этого периода может регулярно прерываться и отсчитываться заново, если дебитор или кредитор предпринимал какие-либо действия для погашения/взыскания задолженности. Если в течение трёх лет кредитор не направлял должнику письменную претензию с требованием о возврате долга, дебиторка подлежит списанию.

Ликвидация юридического лица осуществляется по добровольному решению учредителей компании (самого предпринимателя, если речь идёт о закрытии ИП), при вынесении соответствующего решения суда или после признания предприятия (гражданина) финансово несостоятельным.

Документальное сопровождение процедуры списания

Процесс списания дебиторской задолженности при УСН «Доходы» и «Доходы минус расходы» должен сопровождаться подготовкой нижеуказанных бумаг:

• актом инвентаризации по форме № ИНВ-17 (допускается оформление на ином бланке в свободном виде), подтверждающим наличие долга;
• бухгалтерской справки, содержащей информацию о величине задолженности и основаниях для признания её безнадёжной к взысканию.

К перечисленным документам могут приобщаться прочие бумаги, имеющие отношение к безнадёжному долгу (договоры, накладные, платёжные квитанции, акты сверок, передаточные акты и т. д.).

Кроме этого, руководство должно дополнить перечисленный список документов прочими бумагами, подтверждающими обоснованность списания.

Например, если основанием для инициирования процедуры выступила ликвидация дебитора, к перечню приобщается выписка из ЕГРЮЛ либо ЕГРИП о прекращении деятельности компании/предпринимателя. Другим таким подтверждением может выступать решение суда.

На основании перечисленной документации издаётся приказ руководства о списании долга с указанием его суммы.

Отражение операции в отчётности предприятия

Порядок осуществления списания зависит не от разновидности УСН, а от наличия либо отсутствия резерва по сомнительным долгам, созданного компанией заранее. Если он имеется у предприятия-кредитора, операция отражается в налоговых документах следующей записью – Дт 63, Кт 62 (76). В этом случае дебиторка списывается за счёт резервных средств.

Другая запись делается в документации компании, если величина задолженности превышает размеры созданного резерва – Дт 91.2, Кт 62. Оставшаяся сумма долга переносится на счёт прочих затрат.

Стоит отметить, что списанная дебиторка должна значиться на балансе фирме в течение пяти календарных лет с момента оформления операции. Она учитывается в полной сумме по дебету счёта 007. Окончательное списание допустимо лишь после завершения данного пятилетнего периода.

Иначе обстоит ситуация, если резерв компанией не был создан. В таком случае бухгалтер, ответственный за заполнение отчётности, должен указать в документах Дт 91.2, Кт 62. При этом учёт величины долга за балансом предприятия осуществляется с помощью той же проводки – Дт 007.

Стоит отметить, что документы, сопровождающие данную операцию, должны храниться в архиве компании на протяжении пятилетнего периода, то есть до фактического списания дебиторки.

В течение четырёх лет с момента оформления процедуры налоговая инспекция вправе запросить предоставление данных бумаг для осуществления соответствующей проверки.

Особенности списания долга при УСН

Затраты, связанные со списанием дебиторки, не относятся к перечню расходов, на которые возможно уменьшить налоговую базу лицу, использующему УСН. Данные затраты также не подлежат отражению в КУДИР, потому как они не поименованы.

В налоговом учёте при УСН (равно как и при ОСНО) списанный долг не относится к расходам предприятия, потому как он не поименован в закрытом списке, содержащемся в первом пункте 346.16 статьи НК РФ. Именно поэтому в отчётности он не отражается.