Формирование спецификации на поставку товара происходит только после заключения договора поставки. Документ не является самостоятельным, а служит приложением к договору, являясь его неотъемлемой частью. Спецификации имеют довольно широкое распространение (особенно в торговых компаниях), даже несмотря на то, что они не являются обязательными к применению.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк спецификации на поставку товара .docСкачать образец спецификации на поставку товара .doc
Зачем нужна спецификация
Любой договор, в том числе и договор поставки, включает в себя ряд определенных данных:
- наименование субъектов, между которыми он заключается;
- объект договора (т.е. обозначается поставка каких-то конкретных товаров или материалов);
- стоимость;
- условия по которым он должен исполняться;
- права, обязанности и ответственность сторон за его нарушение.
Как правило, договоры стандартны и в них не всегда прописываются конкретные наименования продукции, что чаще всего связано с тем, что ее объем может быть достаточно внушительным. И здесь на помощь приходит специальное приложение к договору – спецификация.
Спецификация также составляется в письменном виде и дает полное представление о перечне товаров или материалов, их единице измерении, количестве, сортности, виде, назначении, а также прочих характеристиках и особенностях.
Наиболее актуальна спецификация, когда речь идет о договоре длительного периода действия, на основании которого товарно-материальные ценности будут поставляться от поставщика к потребителю не один раз.
Сколько спецификаций может быть к одному договору
Количество спецификаций к одному договору поставки ничем не ограничивается.
На каждую партию товара может составляться отдельный документ. Каждый раз, после подписания его сторонами, он становится еще одной неотъемлемой частью основного договора.
Кто формирует спецификацию
Непосредственная обязанность по составлению документа лежит на работнике предприятия, которое является поставщиком – это может быть менеджер/руководитель отдела, в ведении которого находится договор поставки, юрисконсульт или другой сотрудник. Главное условие, чтобы этот человек знал все тонкости основного документа, имел точные сведения о поставке и знал, как правильно оформить спецификацию.
Как составить спецификацию, образец
На сегодня нет унифицированной формы спецификации, так что сотрудники организаций и предприятий могут составлять ее в произвольной форме или, если в компании есть разработанный и утвержденный шаблон документа – по его образцу. Главное, соблюсти всего два основных условия: по своей структуре она должна отвечать некоторым стандартам делопроизводства, а по содержанию – включать в себя ряд определенных данных.
В «шапку» спецификации следует внести:
- номер и дату заключения договора, к которому она является приложением;
- номер спецификации, как приложения;
- обозначить название документа.
Вторая часть бланка является основной. Выглядит она практически всегда в виде таблицы, куда включаются следующие сведения:
- наименование товаров или материалов;
- единица их измерения;
- количество;
- цена за штуку;
- общая стоимость.
При необходимости таблицу можно дополнить и другими дополнительными данными.
Затем под таблицей не лишним будет вписать условия оплаты продукции по данной спецификации (они могут соответствовать условиям договора, а могут быть измененными – в зависимости от обстоятельств).
На что обратить внимание при оформлении спецификации
Спецификацию можно оформлять на фирменном бланке организации или же на простом чистом листе бумаги любого удобного формата, причем как в рукописном виде, так и напечатав ее на компьютере.
Только одно условие требуется соблюдать неукоснительно: бланк должен содержать подпись руководителя компании-поставщика или его ответственного представителя, а также подпись сотрудника организации – потребителя.
При этом, их автографы должны быть только «живыми» — использование факсимильных подписей, т.е. отпечатанных каким-либо методом не разрешается, за исключением ситуаций, когда договор заключается «удаленно, а предприятия имеют официально зарегистрированные электронные цифровые подписи.
Заверять спецификацию с помощью печатей, сейчас строгой необходимости нет — проштамповывать ее нужно только в том случае, если применение штемпельных изделий прописано в нормативно-правовых актах организаций.
Спецификация оформляется в количестве двух идентичных по тексту и равнозначных по праву экземплярах – по одному для каждой заинтересованной стороны. После формирования и визирования информация о документе вносится в специальный журнал учета договоров.
Можно ли вносить изменения
К спецификации по закону применяются те же нормы и требования, которые устанавливаются к договорам (поскольку они являются их частью).
Это значит, что при необходимости, на любом этапе, готовую спецификацию при взаимном согласии сторон можно отредактировать. Допускается также расторгать ранее составленные и завизированные спецификации и формировать новые.
Как, где и сколько времени хранить документ
Спецификация весь период актуальности должна лежать в отдельной папке, вместе с договором, неотъемлемым приложением к которому она является. Срок хранения документа определяется либо законодательством РФ, либо локальными актами фирмы.
Как передать спецификацию партнеру
Способ передачи спецификаций устанавливается обычно такой же, какой используется для договоров:
- через обычную Почту России заказным письмом с уведомлением о вручении;
- через курьерскую службу;
- если организации имеют электронную цифровую подпись – через электронные средства связи;
- в некоторых случаях, когда условия договора это допускают, документ можно передать и через факс.
Источник
На чтение 5 мин. Просмотров 2.8k. Опубликовано 09.08.2019
Неотъемлемой частью договорных обязательств между сторонами на поставку товарно-материальных ценностей является документ под названием «спецификация». Она прилагается к договору поставки. Образец можно скачать в этой статье, а затем доработать в соответствии с особенностями хозяйственной деятельности предприятия. Несколько слов о том, как правильно оформлять и учитывать спецификации к договорам поставки.
Назначение и порядок формирования спецификации
В момент заключения письменных договорных обязательств о поставке товарно-материальных ценностей стороны должны оговорить и утвердить в 2-х экземплярах обязательное приложение – спецификацию. Составлением спецификации, как правило, занимается представитель отдела сбыта, ответственного за исполнение договора, в ранге менеджера. Унифицированная форма документа не установлена, поэтому в перечень информации можно добавлять данные, свидетельствующие о полной расшифровке условий поставки.
Статьями 432 и 506 ГК РФ установлено, что при поставке товаров необходимо чётко оговаривать предмет заключаемого договора. В соответствии с требованиями ч.4 ст.93 федерального закона от 05.04.2013 г. №44-ФЗ цена на товар должна быть обоснована поставщиком и включена в условия договора. Именно для выполнения этих требований бланк спецификации должен быть включён в состав конкурсной документации.
Это тип несамостоятельного документа, с помощью которого субъекты хозяйствования могут регулировать долгосрочные партнёрские отношения. Обязанность разработки спецификации возлагается на сторону – поставщика товаров. Информация о наличии в договоре спецификаций на товары излагается в разделе «Порядок поставки».
Спецификация выполняет ряд важных юридических и технических функций:
- Расшифровывает до деталей условия поставки и ассортимент товарно-материальных ценностей.
- Оговаривает формы финансовых расчётов между сторонами, заключившими договор.
Договор поставки, в соответствии с которым осуществляется приём-передача ТМЦ без утверждённой спецификации, может быть оспорен в суде в случае появления претензий к одной из сторон в ходе проверки органа ФНС.
Скачать пустой бланк спецификации
Спецификация к договору поставки – технический табличный документ, в котором указываются следующие данные:
- реквизиты договора поставки (дата, номер);
- порядковый номер;
- перечисление и описание позиций с учётом технических особенностей и требований номенклатуры;
- единицы измерения;
- цена за единицу в рублях (три колонки – без НДС, сумма НДС, с учётом НДС).
Вслед за таблицей необходимо произвести расшифровку условий оплаты текущей партии товара. Они могут отличаться от тех, на которых будет поставляться следующая партия. Каждая спецификация (их к договору может прилагаться несколько, например, по числу партий товара) должна быть подписана должностными лицами, которым сторонами делегировано право сопровождать исполнение договора.
Варианты спецификаций
Правовые нормы законодательных актов, действующих в Российской Федерации, предполагают наличие индивидуальных спецификаций к следующим видам договоров:
- купли-продажи;
- поставки;
- передачи в залог движимого и недвижимого имущества;
- дарения;
- финансовой аренды и лизинга;
- ренты.
Наиболее распространено использование уточнения условий поставок по каждой партии при составлении договоров поставки и купли-продажи. Допускается использование отдельных спецификаций для сопутствующих факту поставки услуг, например транспортных расходов.
Спецификация оборудования и полуфабрикатов
В случае поставки от продавца в адрес покупателя различных видов продукции промышленного назначения может составляться спецификация с уточнением не только условий поставки, но и отдельных технических параметров.
Марка изделия (полуфабриката) должна быть указана в соответствии с сертификатом соответствия и происхождения (для экспорта). В разделе «технические требования» следует указывать номенклатуру ГОСТ или технических условий, в соответствии с которыми изготовлена продукция. Допускается исчисление количества в нескольких единицах измерения.
Спецификация продуктов питания
При поставке продуктов питания обязательным является указание в спецификации установленного для каждого вида в отдельности предельного срока и условий хранения.
Скачать образец спецификации на поставку продуктов питания
Спецификация товаров
При поставке товаров общего назначения основным требованием к спецификации является точность указания наименования товара.
Скачать образец спецификации на поставку продуктов общего назначения
Техническая спецификация оборудования
При поставке инженерных систем, единых технологических линий и прочих видов сложного промышленного оборудования, к договору поставки разрабатывается отдельный пакет документации. Он называется «техническая спецификация».
Содержание документа:
- Перечень технических характеристик отдельных узлов и систем.
- Описание, при помощи которого осуществляется чтение и расшифровка сборочных чертежей и схем.
- Информация о комплектации и количестве единиц ТМЦ.
Следует отметить, что данный документ имеет сугубо технический характер. Однако, для унификации данных договора поставки оборудования техническая спецификация может выполнять роль бланка расшифровки условий поставки в том виде, как она используется в общих целях.
Особенности действия документа
Так как спецификация рассматривается в качестве неотъемлемой части договорных обязательств, в отношении её действуют те же правовые нормы и общие требования. На практике это означает, что на любом этапе реализации договора поставки спецификацию можно изменить. Редактированию, вплоть до аннулирования спецификации, могут быть подвергнуты любые данные, за исключением тех, которые нельзя изменить без утверждения дополнительного соглашения к действующему договору.
Порядок оформления документа предусматривает использование как фирменного бланка предприятия, так и обычной белой писчей бумаги формата А4. Способ оформления – рукописный или машинный (компьютерный) набор. Подписи руководителя предприятия и непосредственного исполнителя должны быть сделаны шариковой или перьевой ручкой. Использование факсимильных копий «автографов» лиц, принимающих участие в составлении и утверждении спецификации, не допускается.
Печать применяется, если это установлено локальным актом предприятия. Данные спецификации (дата, номер, реквизиты договора) должны быть вынесены в журнал учёта договоров.
Передача спецификаций в адрес контрагента возможна различными способами:
- заказным письмом через Почту России;
- курьерской доставкой;
- средствами электронной доставки (при использовании сторонами договора электронной цифровой подписи).
Срок хранения документа после выполнения или расторжения договора определяется действующим законодательством Российской Федерации, а также локальными документами, утверждёнными на предприятии.
Источник
г. _____________ «__» ________ ____ г.
______________, именуем___ в дальнейшем «Заимодавец», в лице __________, действующ___ на основании ____________, с одной стороны, и ______________, именуем__ в дальнейшем «Заемщик», в лице ____________, действующ___ на основании ________, с другой стороны, именуемые вместе «Стороны», а по отдельности «Сторона», заключили настоящий договор (далее — Договор) о нижеследующем.
1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА
1.1. Заимодавец передает в собственность Заемщику товар (далее — Товар) в соответствии со Спецификацией, являющейся неотъемлемой частью Договора (Приложение N 1), а Заемщик обязуется (выбрать нужное)
— вернуть Заимодавцу равное количество такого же Товара (если заем предполагается беспроцентным).
— вернуть Заимодавцу равное количество такого же Товара и уплатить проценты за пользование Товаром на условиях, предусмотренных Договором (если за пользование Товаром Стороны хотят предусмотреть уплату процентов).
1.2. Качество Товара должно соответствовать _____ (ГОСТ, ТУ и т.д.).
1.3. Товар должен быть затарен (упакован) (выбрать нужное)
— надлежащим образом, обеспечивающим его сохранность при перевозке и хранении.
— в соответствии с требованиями _____ (ГОСТ, ТУ) (если к таре (упаковке) установлены обязательные требования).
(редакция п. 1.4 в случае, если Товар передается и возвращается в одноразовой таре, не подлежащей возврату другой Стороне)
1.4. Товар передается и возвращается в таре однократного использования, остающейся в распоряжении соответствующей Стороны.
(редакция п. п. 1.4 — 1.6 в случае, если Товар передается в многооборотной таре, подлежащей возврату Заимодавцу)
1.4. Товар передается Заемщику в многооборотной таре и подлежит возврату Заимодавцу в ней же.
1.5. Тара должна быть возвращена в исправном состоянии, пригодном для ее повторного использования.
1.6. Наименование, количество и стоимость возвратной тары указаны в Спецификации тары, являющейся неотъемлемой частью Договора (Приложение N 3).
2. СРОКИ И ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ И ВОЗВРАТА ТОВАРА
2.1. Заимодавец обязуется передать Заемщику Товар в срок до «___» __________ _____ г.
2.2. Товар считается переданным Заемщику в момент (выбрать нужное)
— его доставки Заимодавцем на склад Заемщика, расположенный по следующему адресу: ______________________________.
— его выборки Заемщиком со склада Заимодавца, расположенного по следующему адресу: ______________________________.
2.3. Товар подлежит возврату Заимодавцу (выбрать нужное)
— в следующий срок: «___» __________ _____ г.
— в течение тридцати дней (возможно установление иного срока) со дня предъявления Заимодавцем соответствующего требования.
2.4. Товар считается возвращенным Заимодавцу в момент (выбрать нужное)
— его доставки Заемщиком на склад Заимодавца, расположенный по следующему адресу: ______________________________.
— его выборки Заимодавцем со склада Заемщика, расположенного по следующему адресу: ______________________________.
2.5. Передача Товара Заемщику и возврат Товара Заимодавцу оформляются товарной накладной.
2.6. Вместе с Товаром должны быть переданы документы на него, указанные в Спецификации (Приложение N 1).
2.7. Заемщик обязуется совершить все необходимые действия, обеспечивающие принятие Товара.
2.8. При приемке Товара Заемщик производит его проверку на предмет соответствия условиям Договора, Спецификации и накладной по количеству, ассортименту, качеству, комплектности и таре (упаковке). Если в результате проведенной проверки будет обнаружено несоответствие переданного Товара указанным условиям, Заемщик в течение _____ дней информирует об этом Заимодавца в письменном виде. Заимодавец обязуется в течение _____ дней с момента получения претензии Заемщика за свой счет заменить (доукомплектовать) некачественный (некомплектный) Товар, при этом срок возврата замененного (доукомплектованного) Товара продляется на срок его замены без начисления за этот период процентов за пользование Товаром, если их уплата предусмотрена Договором.
При обнаружении недостачи Товара и (или) несоответствия Товара по ассортименту Договор считается заключенным только в отношении того количества Товара, которое фактически принято Заемщиком.
2.9. Право собственности на Товар и риск его случайной гибели или случайного повреждения переходят к Заемщику в момент вручения Товара.
2.10. Приемка Товара при его возврате осуществляется Заимодавцем в порядке, предусмотренном п. п. 2.7 — 2.9 Договора.
2.11. При передаче Товара Заемщику погрузочно-разгрузочные работы производятся силами и за счет (выбрать нужное)
— Заемщика.
— Заимодавца.
При возврате Товара Заимодавцу погрузочно-разгрузочные работы производятся силами и за счет (выбрать нужное)
— Заемщика.
— Заимодавца.
(п. п. 2.12 — 2.15 включаются в Договор, если за пользование Товаром Стороны хотят предусмотреть уплату процентов)
2.12. За пользование Товаром Заемщик обязуется уплатить Заимодавцу проценты. Проценты начисляются на стоимость Товара, указанную в Спецификации (Приложение N 1), из расчета _____ процентов годовых.
2.13. Проценты начисляются со дня, следующего за днем передачи Товара (п. 2.2 Договора), до дня возврата Товара (п. 2.4 Договора) включительно.
2.14. Проценты за пользование Товаром уплачиваются (выбрать нужное/возможно установление иного способа уплаты)
— не позднее _____ -го числа каждого месяца начиная с месяца, следующего за месяцем передачи Товара (п. 2.2 Договора). Проценты, начисленные за последний период пользования Товаром, уплачиваются одновременно с возвратом Товара.
— разовым платежом одновременно с возвратом Товара.
— в соответствии с Графиком уплаты процентов, являющимся неотъемлемой частью Договора (Приложение N 2).
2.15. Заимодавец (выбрать нужное)
— не дает согласия
— дает согласие
на досрочный возврат Товара и уплату процентов без дополнительного получения Заемщиком письменного одобрения по этому поводу.
3. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН
3.1. За несвоевременный возврат Товара (п. 2.3 Договора) Заимодавец вправе требовать с Заемщика уплаты неустойки (пени) в размере _____ процентов от стоимости подлежащего возврату Товара за каждый день просрочки.
(п. 3.2 включается в Договор, если за пользование Товаром Стороны предусмотрели уплату процентов/в противном случае п. 3.2 следует исключить, последующую нумерацию пунктов изменить)
3.2. За нарушение сроков уплаты процентов (п. 2.14 Договора) Заимодавец вправе требовать с Заемщика уплаты неустойки (пени) в размере _____ процентов от не уплаченной вовремя суммы за каждый день просрочки.
3.3. За нарушение сроков замены (доукомплектования) некачественного (некомплектного) Товара (п. 2.8 Договора) Заемщик вправе требовать с Заимодавца уплаты неустойки (пени) в размере _____ процентов от стоимости некачественного (некомплектного) Товара за каждый день просрочки.
3.4. Взыскание неустоек и процентов не освобождает Сторону, нарушившую Договор, от исполнения обязательств в натуре.
3.5. Во всех других случаях неисполнения обязательств по Договору Стороны несут ответственность в соответствии с действующим законодательством РФ.
4. ФОРС-МАЖОР
4.1. Стороны освобождаются от ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств по Договору, если надлежащее исполнение оказалось невозможным вследствие непреодолимой силы, то есть чрезвычайных и непредотвратимых при данных условиях обстоятельств, под которыми понимаются: _________________________ (запретные действия властей, гражданские волнения, эпидемии, блокада, эмбарго, землетрясения, наводнения, пожары или другие стихийные бедствия).
4.2. В случае наступления этих обстоятельств Сторона обязана в течение _____ дней уведомить об этом другую Сторону.
4.3. Документ, выданный _________________________ (уполномоченным государственным органом и т.д.), является достаточным подтверждением наличия и продолжительности действия непреодолимой силы.
4.4. Если обстоятельства непреодолимой силы продолжают действовать более _____, то каждая Сторона вправе расторгнуть Договор в одностороннем порядке.
5. РАЗРЕШЕНИЕ СПОРОВ
5.1. Все споры, связанные с заключением, толкованием, исполнением и расторжением Договора, будут разрешаться Сторонами путем переговоров.
5.2. В случае недостижения соглашения в ходе переговоров, указанных в п. 5.1 Договора, заинтересованная Сторона направляет претензию в письменной форме, подписанную уполномоченным лицом. Претензия должна быть направлена с использованием средств связи, обеспечивающих фиксирование ее отправления (заказной почтой, телеграфом и т.д.) и получения, либо вручена другой Стороне под расписку.
5.3. К претензии должны быть приложены документы, обосновывающие предъявленные заинтересованной Стороной требования (в случае их отсутствия у другой Стороны), и документы, подтверждающие полномочия лица, подписавшего претензию. Указанные документы представляются в форме надлежащим образом заверенных копий. Претензия, направленная без документов, подтверждающих полномочия лица, ее подписавшего, считается непредъявленной и рассмотрению не подлежит.
5.4. Сторона, которой направлена претензия, обязана рассмотреть полученную претензию и о результатах уведомить в письменной форме заинтересованную Сторону в течение ___ (_____) рабочих дней со дня получения претензии.
5.5. В случае неурегулирования разногласий в претензионном порядке, а также в случае неполучения ответа на претензию в течение срока, указанного в п. 5.4 Договора, спор передается в арбитражный суд по месту нахождения ответчика в соответствии с действующим законодательством РФ.
6. ИЗМЕНЕНИЕ И ДОСРОЧНОЕ РАСТОРЖЕНИЕ ДОГОВОРА
6.1. Все изменения и дополнения к Договору действительны, если совершены в письменной форме и подписаны обеими Сторонами. Соответствующие дополнительные соглашения Сторон являются неотъемлемой частью Договора.
6.2. Договор может быть досрочно расторгнут по соглашению Сторон либо по требованию одной из Сторон в порядке и по основаниям, предусмотренным действующим законодательством РФ.
7. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
7.1. Договор считается заключенным с момента передачи Товара и действует в течение _____ с момента его заключения.
7.2. Договор составлен в двух экземплярах, по одному для каждой из Сторон.
7.3. К Договору прилагаются:
— Спецификация Товара (Приложение N 1);
— График уплаты процентов (Приложение N 2) (при выборе соответствующего условия в рамках п. 2.8 Договора);
— Спецификация тары (Приложение N 3) (при выборе соответствующей редакции п. п. 1.4 — 1.6);
— ________________________________.
7.4. Адреса, реквизиты и подписи Сторон:
Заимодавец Заемщик
Наименование: ______________________ Наименование: ____________________
Юридический адрес: _________________ Юридический адрес: _______________
ОГРН _______________________________ ОГРН _____________________________
ИНН ________________________________ ИНН ______________________________
КПП ________________________________ КПП ______________________________
Р/с ________________________________ Р/с ______________________________
в __________________________________ в ________________________________
К/с ________________________________ К/с ______________________________
БИК ________________________________ БИК ______________________________
ОКПО _______________________________ ОКПО _____________________________
От имени Заимодавца От имени Заемщика
____________________ (__________) ___________________ (_________)
М.П. М.П.
Источник
