Работник увольняется, но остается должен компании определенную сумму. Что делать бухгалтеру с этими долгами? Как списать? И есть ли возможность получить их с увольняющегося сотрудника? Давайте разберемся.
При увольнении сотрудника бухгалтер может столкнуться с тем, что у работника имеется непогашенная задолженность перед компанией. Долги могут быть из-за:
- непогашенного займа, который ему выдала компания;
- невозвращенного остатка подотчетных сумм;
- использованного авансом отпуска, который к моменту увольнения не был отработан полностью;
- выданного денежного аванса, неотработанного сотрудником к моменту увольнения;
- причиненного компании материального ущерба (например, порча имущества, штрафы водителей за нарушение ПДД и т.д.).
Как в этих случаях быть с долгами увольняющегося работника? Можно ли «задержать» задолжавшего сотрудника на работе, отказав ему в увольнении до тех пор, пока он не погасит свои долги? Сразу отметим, что отказать в увольнении сотруднику, изъявившему желание прекратить трудовые отношения, компания не вправе. Она может лишь потребовать обязательной для таких случаев отработки сотрудником двух недель (ст. 80 ТК РФ).
Условия по удержанию
При увольнении работодатель производит окончательный расчет сумм, полагающихся увольняющемуся сотруднику. И из этих сумм он может удержать сумму, которую задолжал компании работник. Правда, существует масса нюансов, которые следует учитывать компании-работодателю.
Во-первых, не любую задолженность организация может удержать из расчета сотрудника. Все случаи удержания из зарплаты описаны в статье 137 ТК РФ и приведенный там перечень является исчерпывающим.
Так, удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться:
- для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы;
- для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях;
- для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику, в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда или простое;
- при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска. Правда, в некоторых ситуациях компания не вправе удерживать у работника «лишние» отпускные (например, если увольнение происходит вследствие сокращения штата или ликвидации компании).
В отношении первых трех выплат есть две особенности. Первая: удержания можно произвести, только если работник не оспаривает оснований и размеров удержаний. Доказательством того, что работник не оспаривает факт удержания, будет являться его согласие, оформленное в письменном виде. Такие выводы следуют из писем чиновников и судебной практики (Письмо Минтруда РФ от 09.08.2007 № 3044-6-0, Кассационное определение Верховного суда Республики Татарстан от 14.03.2011 по делу № 33-2570/2011, Апелляционное определение Московского городского суда от 20.08.2015 по делу № 33-29621/2015). И второе: решение об удержании из заработной платы компания вправе принять не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат. Если срок пропущен, то удержать из зарплаты фирма уже не имеет права.
Обратите внимание, в указанном выше перечне отсутствует задолженность по займам. Это значит, что компания не сможет удержать из зарплаты увольняющегося сотрудника задолженность по непогашенному займу. А вот что касается причиненного работником ущерба, то возможность удержать сумму ущерба из зарплаты предусмотрена, но уже другой статьей Трудового кодекса – статьей 248. При этом существует особенности, о которых вы сможете узнать из статьи.
Во-вторых, общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов (ст. 138 ТК РФ). И, в-третьих, размер удержаний из заработной платы работника исчисляется из суммы, оставшейся после удержания налогов (Письмо Минздравсоцразвития РФ от 16.11.2011 № 22-2-4852).
Как фирме получить остаток долга?
Если 20 процентов от суммы окончательного расчета не хватило на то, чтобы погасить весь имеющийся долг работника перед компанией (либо речь идет о суммах, которые законодательством не разрешено удерживать, например, долг по займу), то последняя может предложить вернуть деньги добровольно.
Хорошо, если работник готов это сделать. Тогда недостающая сумма может покрыться за счет оставшихся 80 процентов «увольнительных» выплат. В этом случае можно не разбивать удержание на две суммы, одна из которых укладывается в 20-процентное ограничение, а провести удержание сразу одной суммой. Но для этого обязательно нужно получить от сотрудника заявление на удержание всей суммы долга из зарплаты. Такой документ будет свидетельствовать о волеизъявлении работника распорядиться начисленной заработной платой. В этом случае положения статьи 138 ТК РФ о 20-процентном ограничении применяться не должны (Письмо Роструда от 26.09.2012 № ПГ/7156-6-1).
Если сумма долга оказалась больше суммы окончательного расчета, то остаток задолженности работник может внести в кассу компании, либо перечислить на ее расчетный счет.
Кстати, полученные от работника (а также удержанные из его зарплаты) суммы, возможно, придется включить в налоговую базу по налогу на прибыль. Например, если это суммы излишне выплаченных отпускных. В этом случае не придется корректировать данные налогового учета за период, в котором отпускные были отнесены на расходы. Такие разъяснения дают столичные налоговики в Письме от 11.01.2007 № 21-08/001467@.
Но не во всех случаях возникает обязанность включать в налоговую базу по налогу на прибыль полученные от должника суммы. Например, если это возврат займа, то очевидно, что подобные суммы компании не нужно включать в доход (подп. 10 п. 1 ст. 251 НК РФ). Таким образом, каждая ситуация подлежит отдельному рассмотрению.
Остальное через суд!
Но что делать, если сотрудник отказывается погашать свой долг? Может ли компания взыскать с него деньги через суд?
Однозначно тут ответить нельзя. Все зависит от конкретной ситуации.
Например, в случае с излишне выплаченными отпускными судебная практика не на стороне работодателя. Суды считают, что компания не может взыскать в судебном порядке с работника, использовавшего отпуск авансом, сумму отпускных за неотработанные дни отдыха. Такую позицию можно увидеть в Определениях Верховного Суда РФ от 12.09.2014 № 74-КГ14-3, от 14.03.2014 № 19-КГ13-18, Апелляционном определении Московского городского суда от 04.12.2013 по делу № 11-37421/2013. Данная правовая позиция была отражена и в Обзоре судебной практики Верховного Суда РФ за третий квартал 2013 года (утвержден Президиумом Верховного Суда РФ от 5 февраля 2014 г.).
Кроме того, если компании не удастся получить деньги от работника за излишне выплаченные отпускные, то придется подать на уволившегося сотрудника справку о невозможности удержать налог. По мнению чиновников, сумма задолженности по излишне полученным отпускным по истечении срока исковой давности превращается в облагаемый доход бывшего сотрудника (Письмо Минфина РФ от 17.06.14 г. № 03-04-06/28915). Позиция чиновников небесспорна, ведь при выплате отпускных с работника уже был удержан НДФЛ. Тем не менее, во избежание споров с ИФНС, соответствующую справку лучше составить.
Помимо этого, потребуется внести «уточнения» и в налоговом учете. Столичные налоговики считают, что расходы работодателя, понесенные в связи с увольнением работника, не отработавшего дни предоставленного отпуска, не учитываются при формировании налогооблагаемой прибыли в связи с их несоответствием положениям статьи 252 НК РФ (Письмо УФНС РФ по г. Москве от 30.06.2008 № 20-12/061148).
А вот если компания обратится в суд за взысканием задолженности, например, по непогашенному займу, то спор, скорее всего, будет разрешен в ее пользу.
Компания простила сотруднику долг
Если суммы незначительные, то организации, как правило, не желают ввязываться в судебные тяжбы и просто-напросто прощают долг уволившемуся сотруднику. Это фиксируется в соглашении о прощении долга.
Бухгалтеру нужно иметь в виду, что у бывшего работника может возникнуть доход, облагаемый НДФЛ. Например, если речь идет о невозвращенных подотчетных суммах, то при прощении этого долга у бывшего сотрудника возникает облагаемый доход (Письмо Минфина РФ от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610). Чиновники считают, что облагаемый доход появляется у гражданина и в случае прощения ему долга по выплаченным отпускным, которые он не отработал. Поскольку у компании отсутствует возможность удержать НДФЛ в данных ситуациях, то она ограничивается подачей в ИФНС сведений о невозможности удержать налог.
Если речь идет о прощении задолженности по договору займа, то у работника также возникает доход в сумме долга, прощенного кредитором-работодателем (Письмо Минфина РФ от 28.10.2014 № 03-04-06/54626). В этом случае фирма также подает в ИФНС сведения о невозможности удержать налог.
Сумма прощеного долга не учитывается в расходах, так как не соответствует критериям, установленным пунктом 1 статьи 252 НК РФ. Кроме того, в пункте 16 статьи 270 НК РФ прямо указано, что стоимость безвозмездно переданного имущества не уменьшают налогооблагаемую прибыль. Это подтверждают и чиновники (Письмо УФНС России по г. Москве от 20.06.2012 № 16-15/053953@).
Что касается страховых взносов, то здесь ситуация не очень приятная для компаний. Есть разъяснения чиновников, согласно которым в случае прекращения обязательств по возврату работником денежных средств по договору ссуды, сумма невозвращенного долга подлежит обложению страховыми взносами согласно ч. 1 ст. 7 Федерального закона № 212-ФЗ как выплата, произведенная в пользу работника в рамках его трудовых правоотношений с организацией. Такое мнение можно увидеть в Письмах Минздравсоцразвития РФ от 21.05.2010 № 1283-19, от 17.05.2010 № 1212-19.
Однако судебная практика данный вывод не поддерживает. Суды исходят из того, что между выдачей работнику займа (ссуды) и выполнением им трудовых функций отсутствует взаимосвязь, поэтому при прощении долга не возникает объекта обложения страховыми взносами (Определение ВС РФ от 26.09.2014 № 309-КГ14-1674, Постановления ФАС Поволжского округа от 21.05.2013 № А65-18287/2012, от 29.08.2013 № А65-18176/2012).
В целях снижения налоговых рисков советуем оформлять прощение долга уже после того, как работник уволился. В таком случае проверяющим будет сложно вменить компаниям в обязанность начисление страховых взносов, поскольку на момент прощения долга трудовых отношений с работником уже нет.
А может быть оставить долг «висеть» до тех пор, пока не пройдет срок исковой давности? Об этом далее.
Переход долга в разряд безнадежного
Компания может принять решение не взыскивать долги с уволенного работника и не оформлять прощение долга. В этом случае задолженность остается «висеть», а по истечении срока исковой давности бухгалтер произведет ее списание.
С позиции НДФЛ чиновники считают эту ситуацию аналогичной той, когда работодатель оформляет прощение долга. В Письме Минфина РФ от 17.06.2014 № 03-04-06/28915 говорится, что после истечения срока исковой давности списанная задолженность по неотработанным отпускным образует доход гражданина, о котором необходимо сообщить в инспекцию.
А вот с позиции налога на прибыль данная ситуация гораздо выгоднее работодателю, нежели ситуация с прощением задолженности. Дело в том, что налоговое законодательство разрешает компаниям уменьшать налогооблагаемую прибыль на сумму безнадежных долгов, то есть долгов, не реальных к взысканию (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ). А безнадежной задолженность становится, в частности, тогда, когда истекает срок исковой давности (п. 2 ст. 266 НК РФ). Например, правомерность отнесения на расходы, учитываемые при налогообложении прибыли, задолженности по подотчетным суммам, не вызывает сомнений и у Минфина (Письмо от 08.08.2012 № 03-03-07/37).
Источник
- Главная
- Консультация эксперта
- Расчеты
- Займы и кредиты
477215 сентября 2016
Даже если сотрудник уволился, необходимо продолжать считать материальную выгоду и НДФЛ с невозвращенной суммы займа. С увольнением работника срок пользования заемными средствами не заканчивается. Он продлевается до дня возврата займа.
С порядком расчета материальной выгоды и отражением данной операции в бухгалтерском учете можно познакомиться в обосновании ответа.
Обоснование
Из рекомендации
Андрея Кизимова, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России
НДФЛ и страховые взносы с материальной выгоды
Налоговый агент
Сумма материальной выгоды облагается НДФЛ (ст. 210, подп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ).
В отношении материальной выгоды, полученной сотрудником, организация (заимодавец) выступает налоговым агентом. Поэтому с суммы материальной выгоды она должна рассчитать НДФЛ и перечислить налог в бюджет.* Об этом сказано в абзаце 4 пункта 2 статьи 212 Налогового кодекса РФ.
Дата получения дохода
Материальную выгоду нужно рассчитывать на дату получения дохода. Такой датой будет последний день каждого месяца в течение срока, на который сотрудник получил заем. Поэтому размер материальной выгоды определяйте ежемесячно независимо от даты:
- уплаты процентов;
- получения и погашения займа.
Например, на 31 января 2016 года, на 29 февраля 2016 года и т. д. Даже если договор заключен до 2016 года.
Об этом сказано в подпункте 7 пункта 1 статьи 223 Налогового кодекса РФ и разъяснено Минфином России в письме от 18 марта 2016 г. № 03-04-07/15279 (доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС России от 29 марта 2016 г. № БС-4-11/5338).
Материальную выгоду по беспроцентному займу, выданному в рублях, рассчитайте по формуле:*
Если заем в течение месяца возвращали частями, материальную выгоду рассчитайте следующим образом:*
Бухучет
В бухучете удержание НДФЛ с материальной выгоды отразите проводкой:
Дебет 70 (73) Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– удержан НДФЛ с зарплаты (других доходов) сотрудника.
Такой порядок следует из Инструкции к плану счетов (счета 70, 73, 68).
Пример расчета НДФЛ с материальной выгоды по беспроцентному займу, предоставленному сотруднику в рублях. Заем возвращается по частям*
19 июля 2016 года ООО «Альфа» предоставило своему сотруднику беспроцентный заем в сумме 50 000 руб. на восемь месяцев. Заем не связан с приобретением жилья. Срок возврата займа – 19 марта 2017 года.
Сотрудник возвращает заем по частям:
– 25 000 руб. – 11 марта 2017 года;
– 25 000 руб. – 19 марта 2017 года.
За период пользования беспроцентным займом сотрудник получил материальную выгоду в виде экономии на процентах. С нее бухгалтер «Альфы» ежемесячно удерживал НДФЛ. Сумму материальной выгоды он рассчитывал, исходя из ставки рефинансирования на последний день каждого месяца в течение срока пользования займом. Ставка рефинансирования не менялась – 11 процентов (условно).
В бухучете «Альфы» операции, связанные с выдачей и возвратом займа, отражены следующими проводками.
19 июля 2016 года:
Дебет 73-1 Кредит 50
– 50 000 руб. – выдан беспроцентный заем.
11 марта 2017 года:
Дебет 50 Кредит 73-1
– 25 000 руб. – частично погашена сумма займа.
19 марта 2017 года:
Дебет 50 Кредит 73-1
– 25 000 руб. – погашена оставшаяся сумма займа.
НДФЛ с материальной выгоды бухгалтер отражал ежемесячно проводкой:
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 42 руб. (50 000 руб. ? 12 дн. : 366 дн. ? 2/3 ? 11% ? 35%) – начислен НДФЛ в июле 2016 года с суммы материальной выгоды по беспроцентному займу.
Аналогичные проводки бухгалтер делал в конце каждого месяца.
31 марта 2017 года:
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 53 руб. (50 000 руб. ? 11 дн. : 365 дн. ? 2/3 ? 11% ? 35% + (50 000 руб. – 25 000 руб.) ? 8 дн. : 365 дн. ? 2/3 ? 11% ? 35%) – начислен НДФЛ в марте 2017 года с суммы материальной выгоды по беспроцентному займу.
Бухгалтер удерживал налог ежемесячно при выплате очередной зарплаты.
Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний бухгалтер на сумму материальной выгоды не начислял.
Из статьи журнала «Зарплата» № 3, Март 2016
Выплаты работникам
Как считать НДФЛ, если работник уволился, не вернув заем
Работник получил заем — беспроцентный или под минимальный процент. Через некоторое время он уволился, но заем не вернул. Срок действия договора займа закончился. В такой ситуации в 2016 году бухгалтер должен начислять НДФЛ:
- — с материальной выгоды от экономии на процентах ежемесячно (подп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ);
- — с невозвращенной суммы в момент ее списания как безнадежного долга (подп. 10 п. 1 ст. 208 и подп. 5 п. 1 ст. 223 НК РФ).
Увольнение не отменяет НДФЛ с материальной выгоды
Даже если сотрудник уволился, бухгалтер продолжает считать материальную выгоду и НДФЛ с невозвращенной суммы займа. Так будет продолжаться, пока:
- — работник не вернет заем;*
Новый порядок расчета облагаемого дохода
С 2016 года дата получения дохода в виде материальной выгоды — последний день каждого месяца в течение срока, на который были предоставлены заемные (кредитные) средства (подп. 7 п. 1 ст. 223 НК РФ, письма Минфина России от 02.02.2016 № 03-04-06/4762 и от 14.01.2016 № 03-04-06/636).
С увольнением работника срок пользования заемными средствами не заканчивается. Он продлевается до дня возврата займа* или списания его с баланса.
Расчет НДФЛ с материальной выгоды не поменялся
Алгоритм расчета суммы материальной выгоды в 2016 году не поменялся. Как и раньше, материальная выгода возникает в случаях, когда процентная ставка по договору займа:
- — в рублях — ниже 2/3 ставки рефинансирования (ключевой ставки) ЦБ РФ (подп. 1 п. 2 ст. 212 НК РФ, Указание ЦБ РФ от 11.12.2015 № 3894-У);
- — иностранной валюте — не превышает 9% (подп. 2 п. 2 ст. 212 НК РФ).
НДФЛ с материальной выгоды бухгалтер считает по налоговой ставке:
- — 35% — если заемщик является налоговым резидентом РФ (п. 2 ст. 224 НК РФ);
- — 30% — если заемщик не является налоговым резидентом РФ (п. 3 ст. 224 НК РФ).
Пример 1
Расчет НДФЛ с материальной выгоды по невозвращенному займу
Работник заключил договор беспроцентного займа с компанией-работодателем (ООО «Южный берег»). Срок его действия истек 28 февраля 2013 года. Работник уволился 31 декабря 2012 года. На момент увольнения за ним числился долг по договору займа — 20 000 руб.
В январе и феврале 2016 года долг еше числился на балансе. Работник является налоговым резидентом РФ.
Необходимо определить НДФЛ с материальной выгоды в январе и феврале 2016 года.
Решение
С 1 января 2016 года ставка рефинансирования равна 11% (Указание Банка России от 11.12.2015 № 3894-У), а 2/3 ставки рефинансирования — это 7,33% годовых (11% ? 2/3).
Материальная выгода по датам получения дохода равна:
— на 31 января (с 01.01.2013 по 31.01.2016) — 4510,15 руб. (20 000 руб. ? 7,33 %: 366 календ. дн. ? 1126 календ. дн.);
— 29 февраля (за февраль) — 116,16 руб. (20 000 руб. ? 7,33 %: 366 календ. дн. ? 29 календ. дн.).
Сумма НДФЛ по материальной выгоде:
— за январь — 1579 руб. (4510,15 руб. ? 35%);
— февраль — 41 руб. (116,16 руб. ? 35%).
Статьи по теме в электронном журнале
Источник