Для хранения первичных документов, подтверждающих осуществление расходов в виде амортизационных начислений, установлен общий срок в четыре года, исчисление которого осуществляется в специальном порядке — с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (учет расходов на приобретение такого имущества) (письмо Минфина от 26.04.11 №03-03-06/1/270).
Хранить бухгалтерскую и налоговую отчетность и другие документы компании необходимо еще в течение четырех лет после ликвидации (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Сроки хранения документов указаны в приказе Минкультуры России от 25.08.10 № 558 (письмо Минфина РФ от 29.07.11 № 03-02-07/1-267).
Налогоплательщик должен хранить материалы, подтверждающие объем понесенного убытка в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на сумму ранее полученных убытков (письмо Минфина от 02.08.11 № 03-02-07/1-272).
Источник
Сколько должны храниться договоры в организациях — не менее 5 лет после истечения срока их действия или прекращения обязательств по ним. Срок хранения различных видов контрактов указан в приказе Росахрива №236 от 20.12.2019.
Сроки хранения документации организации, в том числе договорной, указаны в законодательстве (приказ Росахрива №236 от 20.12.2019), так как имеют значение для контроля за ее деятельностью со стороны государства. Но не всегда законы содержат точный ответ на вопрос, сколько лет нужно хранить договоры с контрагентами по конкретным видам взаимоотношений. В этом случае рекомендуется исходить из общих правил.
Зачем это нужно
Зачем, где и сколько хранить договоры с клиентами — вопросы, имеющие большое значение для деятельности организации. Контракты и соглашения определяют обязательства сторон — самой компании и ее партнера. Текущее хранение соглашений (до их исполнения, прекращения или если их действие заканчивается в текущем году) организуется для отслеживания своевременного исполнения обязанностей, предъявления претензий, то есть обеспечения нормальной хозяйственной деятельности.
Руководитель организации решает, у кого должны храниться договоры во время их исполнения. Обычно это входит в полномочия юридического отдела или бухгалтерии, секретаря. Отслеживание выполнения обязательств вменяется конкретным лицам: юристу, начальнику склада и т. д. Для этого создается копия документа.
Хранение после передачи в архив имеет значение при расчете налогов и сборов (ст. 23 и ст. 283 НК обязывают юрлицо хранить документы о доходах и убытках не менее 4 и 10 лет соответственно), при осуществлении иных надзорных мероприятий.
Как определить срок
Чтобы решить, какой срок хранения договоров в организации установить для конкретного вида документов, рекомендуется обратиться к законодательным актам:
- Налоговому кодексу;
- ФЗ «Об архивном деле»;
- ФЗ «О бухгалтерском учете».
Основной нормативный документ о сроках — Перечень видов документации организации (далее Перечень), утвержденный приказом Росархива №236 от 20.12.2019, применяемый с 18.02.2020. Поиск осуществляется по:
- конкретному названию контракта, соглашения (но так сложно найти точную информацию, сколько хранятся договоры на оказание услуг, купли-продажи, поставки);
- обобщенному наименованию вида контрактов (например, контракты, отдельно не включенные в основной Перечень).
Что делать, если срок не установлен
В соответствии с Перечнем в этом случае необходимо обеспечить сохранность документов в течение 5 лет с момента истечения срока действия, прекращения обязательств. Период в 5 лет отсчитывать необходимо с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства.
Сроки в зависимости от вида договора
Чтобы узнать, сколько лет хранятся договоры с поставщиками, арендаторами, покупателями, рекомендуется обратиться к п. 1.3.1 приказа Росархива.
Основные позиции приведены в таблице:
Сколько хранить в архиве
Из системного толкования закона следует, что хранение договоров в организации подразделяется на два вида:
- текущее (во время исполнения);
- в архиве.
Такая классификация следует из общих начал делопроизводства. В приказе Росархива не указано, где должны храниться договоры в организации, на практике исходят из конкретной ситуации. Пока документ используется, его хранят в конкретном отделе, бухгалтерии, затем — в архиве. Под законодательно установленным периодом сохранности понимается период после сдачи в архив. Информация о сроках берется из Перечня. Если контракт смешанный, следует определить период сохранности для каждого вида и применять максимальный.
Последствия нарушения сроков
Важно знать, сколько хранятся договоры в архиве (5, 10 лет или больше), так как это имеет значение для налогообложения. По ст. 120 НК возможно привлечение к налоговой ответственности за грубое нарушение правил учета объектов налогообложения и первичных документов. Хотя контракт обычно не относится к первичным документам, в судебной практике встречались случаи признания его подтверждением факта совершения хозяйственной операции. Ст. 126 НК предусматривает ответственность за непредставление документации для проведения налогового контроля.
В КоАП перечислены составы правонарушений: грубое нарушение требований к бухучету (ст. 15.11) и нарушение правил формирования архивов (ст. 13.20). Эти нормы применяются при несоблюдении периодов сохранности, установленных в приказе Росархива.
Источник
В соответствии со статьей 29 ФЗ от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», первичные документы хранят не менее 5 лет. Правда, они бывают разными. От типа договора с контрагентом, покупателем, подрядчиком или поставщиком зависит и срок его хранения в организации.
Если вас обвиняют в том, что вы не организовали правильное хранение контрактов и договоров и утилизировали важные документы, свяжитесь с юристом. Возможно, правда на вашей стороне. Специалист защитит ваши права, поможет восстановить документы и справедливость.
Сколько нужно хранить договоры по законам РФ?
Договор — это документ, который может относиться к разным видам бумаг той или иной организации: к бухгалтерской и налоговой отчетности, трудовым обязательствам, партнерским отношениям. Регламентируются сроки хранения договоров разными законами и актами, среди которых:
- Доходы и расходы (подпункт 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Если вы получили доход в связи с заключением договора на оплату услуг от вашей организации или потратились на приобретение техники — бумаги нужно хранить как минимум 4 года. По факту, эти данные нужны для оформления налоговой и бухгалтерской отчетности и могут понадобиться для проведения проверок.
- Возмещение убытков (пункт. 4 ст. 283 НК РФ). Статья обязывает обеспечить хранение договора с суммой убытков в течение всего срока погашения стоимости. А также договор с подрядчиком на компенсацию этого убытка (ремонт, услуги). 10 лет — срок, на который фирмы могут переносить убыток после его получения (п. 2 ст. 283 НК РФ).
- Услуги для гос. учреждений (пункт 272 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее просто «перечень»). Согласно этому пункту, период хранения договоров на поставку товаров и предоставление услуг для муниципальных учреждений — 5 лет.
- Договоры подряда (пункт 440 перечня). В нем сказано, что договор подряда у юридических лиц должен храниться 5 лет.
Пункт 1.4 перечня свидетельствует о том, что период отсчета срока хранения контракта идет с начала года, следующего за годом окончания делопроизводства (каждое первое января).
Также в перечне есть пункты (439–451), которые содержат информацию о периодах сохранения специфических контрактов. Хранение данных договоров должно быть обеспечено на следующий период:
- на постоянной основе должны храниться свидетельства дарения, ренты, лизинга имущества;
- 5 лет — прокат, наем, страхование имущества;
- 5 лет либо на постоянной основе (зависит от специфики документа) — страховая деятельность, договор-поручение;
- 10 лет — документы по залогу имущества компании (причем некоторые хранящиеся договоры должны оставаться в архиве на постоянной основе).
В соответствии со статьями 120 и 126 НК РФ, утилизировать документы раньше времени запрещено. Если компания не соблюдала правила хранения и удалила документы, то отвечающие за это лица (руководитель, главный бухгалтер) будут привлечены к ответственности.
Если вы не уверены, что хранящиеся документы вам нужны, запросите консультацию юриста. Он скажет, сколько должны храниться бумаги в вашей компании и зачем это нужно. Если вы их утилизировали, специалист поможет восстановить всю информацию, необходимую для налогового учета.
Источники:
Сроки хранения договоров в организации
Хранение договоров, связанных с доходами и расходами
Бумаги и договоры по оплате убытков
Перечень типовых архивных документов
Пожалуйста, оцените статью, которую вы только что прочитали.
Отзывы помогают нам писать только полезные и качественные тексты.
полезная статья
статья не понравилась
Источник
Не пропустите самое важное, что происходит в Интернете
ПодписатьсяНе сейчас
Спросить юриста бесплатно
г. Горно-Алтайск • Вопросов: 1
вопрос №15243887
прочитан 46 раз
Оцените вопрос
отзывов: 67 645
•
ответов: 151 827
•
г. Новокузнецк
По истечению 5 лет хранения договор займа ст ст 807-808 ГК РФ можно уничтожить.
(текст отредактирован вчера в 13:00)
отзывов: 14 838
•
ответов: 21 345
•
г. Самара
В течении срока исковой давности хотя бы минимум 3 года.
(текст отредактирован вчера в 13:00)
Надо ли нотариально заверять договор займа между физ. лицом и юр.лицом?
вопрос №7161936
прочитан 60 раз
отзывов: 16 065
•
ответов: 37 686
•
г. Москва
Нет не нужно заверять.
отзывов: 12
•
ответов: 42
•
г. Москва
Такого требования в законе нет.
Статья 808 ГК РФ. Форма договора займа
1. Договор займа между гражданами должен быть заключен в письменной форме, если его сумма превышает не менее чем в десять раз установленный законом минимальный размер оплаты труда, а в случае, когда займодавцем является юридическое лицо, — независимо от суммы.
2. В подтверждение договора займа и его условий может быть представлена расписка заемщика или иной документ, удостоверяющие передачу ему займодавцем определенной денежной суммы или определенного количества вещей.
г. Нижний Новгород • Вопросов: 7
Как правильно составить договор займа между физ. лицами под залог движимого имущества (бытовая техника, мебель)? Какой максимальный срок займа? Нужно ли у нотариуса заверять? Или достаточно подписей сторон? И смогут ли приставы забрать имущество, находящееся в залоге в счет погашения долга у другого кредитора?
вопрос №5160637
прочитан 62 разa
отзывов: 66 883
•
ответов: 200 685
•
г. Пермь
Достаточно простой письменной формы, срок может быть любым (ст. 421 ГК РФ)
Договор залога между физ. лицами.
В договоре указана залоговая стоимость (под ПТС) и сумма займа, могу отдать свое имущество и полностью добраться залоговую стоимость?
вопрос №10989275
прочитан 38 раз
отзывов: 5 126
•
ответов: 11 802
•
г. Барнаул
В договоре залога указывается сумма кредита и сумма заложенного имущества в качестве обеспечительной меры в случае невозврата займа. Если вы не вернете сумму займа, то кредитор вправе забрать ваш автомобиль. Если сумма залога больше долга. То разницу в стоимости обязаны вам вернуть.
Между физ. лицами, один из которых является военнослужащим, заключен договор займа. Заимодавцем являлся военнослужащий. Условием договора являлось ежемесячное получение фиксированной величины процентов в денежном эквиваленте. Можно ли считать получение процентов военнослужащим, коммерческой деятельностью. Должен ли займодавец уплачивать НДФЛ от суммы полученных процентов и по какой ставке?
вопрос №3940666
прочитан 37 раз
отзывов: 257
•
ответов: 584
•
г. Смоленск
Налог на доходы будет по общей ставке 13 %. Если это разовый договор, то коммерческой деятельностью являться не будет. В противном случае — коммерческая незарегистрированная деятельность (административная или уголовная ответственность).
г. Екатеринбург • Вопросов: 6
1.12.11 был заключен договор займа между физ. лицами с условием выплаты 3% ежемесячно, с условием вернуть долг 01.12.12. В положенный срок деньги возвращены не были, но проценты платились, поэтому решено было оставить договор действующим (устно, без дополнительных соглашений) .С 2014 проценты перестали выплачиваться. Оформляю иск в суд. Вопрос — как считать проценты — по прежнему 3% по договору до дня подачи иска, или с 01.12.12 — по ставке рефинансирования, как просрочку платежа.
вопрос №5975720
прочитан 41 раз
отзывов: 70 574
•
ответов: 160 077
•
г. Липецк
Для точного ответа на ваш вопрос сначала нужно изучить сам договор.
Если в нём нет каких-то подковырок, то вы можете взыскать и 3 % ежемесячно, и неустойку за просрочку платежа – по ставке рефинансирования Центробанка.
г. Владивосток • Вопросов: 1
Есть ли у Вас образец процентного договора или расписки займа между физ. лицами под залог авто, земли или квартиры (дом)?
вопрос №5897193
прочитан 13 раз
отзывов: 24 287
•
ответов: 61 232
•
г. Москва
В Вашем случае нужно 2 договора: займа и залога.
Между мной и другим физ. лицом был заключен договор займа без процентов. В срок указанный в договоре, тот, кто брал у меня деньги долг не погасил. Могу ли я подать в суд и насчитать ему проценты за пользование чужими денежными средствами на срок, после истечения договора займа. Заранее спасибо.
вопрос №5993079
прочитан 25 раз
отзывов: 4 091
•
ответов: 12 807
•
г. Улан-Удэ
Да можете.
Источник
Основными документами, регламентирующими сроки хранения документов кредитной организации, являются:
- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (2010 года);
- Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утверждено Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс);
- а также основные нормативные документы, регламентирующие деятельность кредитных организаций по основным вопросам деятельности.
Необходимо отметить, что несколько лет назад Ассоциацией российских банков совместно с Росархивом проводилась огромная работа по разработке специализированного перечня документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, но она так и не была завершена. То есть проект перечня так и умер в недрах Росархива. Поэтому единого мнения о сроках хранения документов кредитных организаций не существует.
Рассмотрим сроки хранения договоров вклада физических лиц, установленные новым перечнем:
Фрагмент документа
СвернутьПоказать
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 г. № 558)
Мы видим, что для данного типа документов установлен срок хранения 5 лет после выполнения определенных условий (см. примечания для статей 337 и 340 Перечня).
Необходимо также знать, что Гражданским кодексом РФ не установлен срок исковой давности по договорам банковского вклада.
Также хотелось бы обратить Ваше внимание на письмо Центрального Банка РФ от 05.08.1998 № 169-Т «О размещении архивов и порядке уничтожения документов при ликвидации кредитных организаций», в приложении к которому дается примерная Номенклатура дел. В соответствии с ней установлены сроки хранения для следующих документов:
Фрагмент документа
Номенклатура дел (перечень документов) кредитной организации, подлежащих хранению после завершения ликвидационных процедур (приложение к письму Банка России от 05.08.1998 № 169-Т)
Как видно из приведенных документов, однозначного ответа на вопрос читателя нет.
Обращаясь к своему личному опыту, могу сказать, что при выделении к уничтожению документов, связанных с финансовой деятельностью физических лиц, необходимо проводить тщательную экспертизу ценности: оценивать сумму вклада, условия вклада, а также личность вкладчика.
Пример
СвернутьПоказать
Был случай, когда вкладчик обратился в банк за возвратом вклада через 10 лет после его закрытия. А о выданной в свое время доверенности на имя другого лица он и забыл. Если бы документы были своевременно уничтожены (в соответствии с установленными сроками хранения – 5 лет), то банку пришлось бы выплатить вкладчику кругленькую сумму: сумму вклада + значительно выросший процент.
Так же внимательно нужно относиться и к кредитным досье, так как встречаются прецеденты, когда они используются как доказательство в суде при разделе имущества, приобретении квартиры и при получении наследства.
Поэтому я считаю, что установленный в Перечне срок хранения продолжительностью 5 лет не актуален. И по решению экспертной комиссии кредитной организации он должен быть изменен в сторону увеличения.
И обязательно при разработке номенклатуры дел получите консультацию (желательно в письменной форме) юристов вашей кредитной организации. В таком важном вопросе ответственность за установление сроков хранения должна быть возложена на руководство кредитной организации, а не на архивариуса. При этом желательно учесть все возможные риски.
Источник