Для хранения первичных документов, подтверждающих осуществление расходов в виде амортизационных начислений, установлен общий срок в четыре года, исчисление которого осуществляется в специальном порядке — с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (учет расходов на приобретение такого имущества) (письмо Минфина от 26.04.11 №03-03-06/1/270).
Хранить бухгалтерскую и налоговую отчетность и другие документы компании необходимо еще в течение четырех лет после ликвидации (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Сроки хранения документов указаны в приказе Минкультуры России от 25.08.10 № 558 (письмо Минфина РФ от 29.07.11 № 03-02-07/1-267).
Налогоплательщик должен хранить материалы, подтверждающие объем понесенного убытка в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на сумму ранее полученных убытков (письмо Минфина от 02.08.11 № 03-02-07/1-272).
Источник
Сколько должны храниться договоры в организациях — от пяти лет с момента их передачи в архив. Длительность хранения зависит от вида соглашения и указана в приказе Росархива №236 от 20.12.2019.
Виды хранения, зачем это необходимо
Выделяются два вида хранения документов в организации:
- Текущее — соглашение сохраняется в оперативном доступе, пока идет срок его исполнения, а в случае возникновения спора — до его разрешения, в том числе в судебном порядке. Администрация компании самостоятельно определяет, где должны храниться договоры в организации, как правило, обязанность по текущему хранению возлагается на юридический отдел, бухгалтерию или специально созданное для этого подразделение.
- Архивное — начинается с момента передачи документа в архив, то есть после того, как исполнение по нему окончено и разрешены все споры между сторонами, а сколько хранятся договоры в архиве, определено приказом Росархива №236 от 20.12.2019.
Текущее необходимо для решения следующих задач:
- отслеживание этапов исполнения контракта, приемки ТРУ и их корректной оплаты;
- расчет налогов и платежей;
- разрешение споров с контрагентом, если такие возникают, поскольку основным документом, на который стороны ссылаются, обосновывая свою позицию в споре, является письменное соглашение.
Архивное требуется на случай проведения проверок со стороны различных контролирующих органов (налоговой службы и др.) и внутренних проверок организацией своей хозяйственной деятельности за истекшие периоды.
Законодательно не установлено, сколько хранить договоры с клиентами и организациями в текущем порядке, — этот период зависит от многих факторов, которые невозможно предусмотреть при разработке общей нормы, например от периода действия контракта и истории взаимодействия сторон. Поэтому когда речь идет об установленных сроках, имеют в виду только архивное хранение соглашений.
В целях упорядочения обращения с документацией администрации компании следует издать специальный приказ, в котором определить, у кого должны храниться договоры, утвердить порядок передачи оригиналов контрактов внутри компании (из одного подразделения в другое) и привести перечень лиц, отвечающих за хранение.
Как определить, сколько хранить
Инструкция, как определить, какой срок хранения договоров в организации, состоит из следующих шагов:
- Изучить документ, в отношении которого возник вопрос, и определить, к какому виду соглашений он относится.
- Открыть приказ Росархива №236 от 20.12.2019 и указатель видов документов в нем.
- Найти раздел, посвященный соглашениям, и в нем требуемый вид.
- Найти пункт перечня типовых документов, который соответствует искомому документу, и посмотреть срок.
Сроки в зависимости от типов соглашений
Приказ Росархива №236 от 20.12.2019 содержит несколько десятков наименований соглашений. Основные из них приведены в таблице сроков хранения договоров в организации в 2020 году.
А вот таблица сроков хранения договоров займа в организации в 2020 году.
И дополнительно таблица сроков хранения договоров поставки в организации в 2020 году.
ВАЖНО!
Если документ однозначно не указан в приказе Росархива №236 от 20.12.2019, храните его 5 лет с правом оставить на постоянное хранение. Но только после истечении срока действия или прекращения обязательств по нему.
Сколько хранить, если в перечне нет такого типа
Перечень содержит множество наименований контрактов и соглашений, но не все. Чтобы определить, сколько лет нужно хранить договоры с контрагентами, если конкретный тип не перечислен в приказе, следует обратиться к п. 11 перечня. В нем указано, сколько лет хранятся договоры с поставщиками и другими лицами, если срок не указан в отдельных пунктах. Этот период составляет 5 лет.
Предусмотрена ли ответственность за несоблюдение сроков
За нарушение правил хранения, в том числе несоблюдение сроков, предусмотрена ответственность по ст. 13.20 КоАП, предполагающая ответственность в виде штрафа до 500 рублей.
Недостаточно продолжительное хранение договоров в организации может повлечь санкции со стороны ФНС, например в соответствии со ст. 126 НК РФ, предусматривающей ответственность за непредставление документов при их истребовании в рамках проверки.
Источник
Не пропустите самое важное, что происходит в Интернете
ПодписатьсяНе сейчас
Спросить юриста бесплатно
г. Горно-Алтайск • Вопросов: 1
вопрос №15243887
прочитан 54 разa
Оцените вопрос
отзывов: 68 159
•
ответов: 152 706
•
г. Новокузнецк
По истечению 5 лет хранения договор займа ст ст 807-808 ГК РФ можно уничтожить.
отзывов: 14 890
•
ответов: 21 406
•
г. Самара
В течении срока исковой давности хотя бы минимум 3 года.
Надо ли нотариально заверять договор займа между физ. лицом и юр.лицом?
вопрос №7161936
прочитан 60 раз
отзывов: 16 175
•
ответов: 37 867
•
г. Москва
Нет не нужно заверять.
отзывов: 12
•
ответов: 42
•
г. Москва
Такого требования в законе нет.
Статья 808 ГК РФ. Форма договора займа
1. Договор займа между гражданами должен быть заключен в письменной форме, если его сумма превышает не менее чем в десять раз установленный законом минимальный размер оплаты труда, а в случае, когда займодавцем является юридическое лицо, — независимо от суммы.
2. В подтверждение договора займа и его условий может быть представлена расписка заемщика или иной документ, удостоверяющие передачу ему займодавцем определенной денежной суммы или определенного количества вещей.
г. Нижний Новгород • Вопросов: 7
Как правильно составить договор займа между физ. лицами под залог движимого имущества (бытовая техника, мебель)? Какой максимальный срок займа? Нужно ли у нотариуса заверять? Или достаточно подписей сторон? И смогут ли приставы забрать имущество, находящееся в залоге в счет погашения долга у другого кредитора?
вопрос №5160637
прочитан 62 разa
отзывов: 67 189
•
ответов: 201 403
•
г. Пермь
Достаточно простой письменной формы, срок может быть любым (ст. 421 ГК РФ)
Договор залога между физ. лицами.
В договоре указана залоговая стоимость (под ПТС) и сумма займа, могу отдать свое имущество и полностью добраться залоговую стоимость?
вопрос №10989275
прочитан 38 раз
отзывов: 5 127
•
ответов: 11 802
•
г. Барнаул
В договоре залога указывается сумма кредита и сумма заложенного имущества в качестве обеспечительной меры в случае невозврата займа. Если вы не вернете сумму займа, то кредитор вправе забрать ваш автомобиль. Если сумма залога больше долга. То разницу в стоимости обязаны вам вернуть.
Между физ. лицами, один из которых является военнослужащим, заключен договор займа. Заимодавцем являлся военнослужащий. Условием договора являлось ежемесячное получение фиксированной величины процентов в денежном эквиваленте. Можно ли считать получение процентов военнослужащим, коммерческой деятельностью. Должен ли займодавец уплачивать НДФЛ от суммы полученных процентов и по какой ставке?
вопрос №3940666
прочитан 37 раз
отзывов: 257
•
ответов: 584
•
г. Смоленск
Налог на доходы будет по общей ставке 13 %. Если это разовый договор, то коммерческой деятельностью являться не будет. В противном случае — коммерческая незарегистрированная деятельность (административная или уголовная ответственность).
г. Екатеринбург • Вопросов: 6
1.12.11 был заключен договор займа между физ. лицами с условием выплаты 3% ежемесячно, с условием вернуть долг 01.12.12. В положенный срок деньги возвращены не были, но проценты платились, поэтому решено было оставить договор действующим (устно, без дополнительных соглашений) .С 2014 проценты перестали выплачиваться. Оформляю иск в суд. Вопрос — как считать проценты — по прежнему 3% по договору до дня подачи иска, или с 01.12.12 — по ставке рефинансирования, как просрочку платежа.
вопрос №5975720
прочитан 41 раз
отзывов: 70 598
•
ответов: 160 113
•
г. Липецк
Для точного ответа на ваш вопрос сначала нужно изучить сам договор.
Если в нём нет каких-то подковырок, то вы можете взыскать и 3 % ежемесячно, и неустойку за просрочку платежа – по ставке рефинансирования Центробанка.
г. Владивосток • Вопросов: 1
Есть ли у Вас образец процентного договора или расписки займа между физ. лицами под залог авто, земли или квартиры (дом)?
вопрос №5897193
прочитан 13 раз
отзывов: 24 288
•
ответов: 61 232
•
г. Москва
В Вашем случае нужно 2 договора: займа и залога.
Между мной и другим физ. лицом был заключен договор займа без процентов. В срок указанный в договоре, тот, кто брал у меня деньги долг не погасил. Могу ли я подать в суд и насчитать ему проценты за пользование чужими денежными средствами на срок, после истечения договора займа. Заранее спасибо.
отзывов: 4 123
•
ответов: 12 869
•
г. Улан-Удэ
Да можете.
Источник
Сколько должны храниться договоры в организациях — не менее 5 лет после истечения срока их действия или прекращения обязательств по ним. Срок хранения различных видов контрактов указан в приказе Росахрива №236 от 20.12.2019.
Сроки хранения документации организации, в том числе договорной, указаны в законодательстве (приказ Росахрива №236 от 20.12.2019), так как имеют значение для контроля за ее деятельностью со стороны государства. Но не всегда законы содержат точный ответ на вопрос, сколько лет нужно хранить договоры с контрагентами по конкретным видам взаимоотношений. В этом случае рекомендуется исходить из общих правил.
Зачем это нужно
Зачем, где и сколько хранить договоры с клиентами — вопросы, имеющие большое значение для деятельности организации. Контракты и соглашения определяют обязательства сторон — самой компании и ее партнера. Текущее хранение соглашений (до их исполнения, прекращения или если их действие заканчивается в текущем году) организуется для отслеживания своевременного исполнения обязанностей, предъявления претензий, то есть обеспечения нормальной хозяйственной деятельности.
Руководитель организации решает, у кого должны храниться договоры во время их исполнения. Обычно это входит в полномочия юридического отдела или бухгалтерии, секретаря. Отслеживание выполнения обязательств вменяется конкретным лицам: юристу, начальнику склада и т. д. Для этого создается копия документа.
Хранение после передачи в архив имеет значение при расчете налогов и сборов (ст. 23 и ст. 283 НК обязывают юрлицо хранить документы о доходах и убытках не менее 4 и 10 лет соответственно), при осуществлении иных надзорных мероприятий.
Как определить срок
Чтобы решить, какой срок хранения договоров в организации установить для конкретного вида документов, рекомендуется обратиться к законодательным актам:
- Налоговому кодексу;
- ФЗ «Об архивном деле»;
- ФЗ «О бухгалтерском учете».
Основной нормативный документ о сроках — Перечень видов документации организации (далее Перечень), утвержденный приказом Росархива №236 от 20.12.2019, применяемый с 18.02.2020. Поиск осуществляется по:
- конкретному названию контракта, соглашения (но так сложно найти точную информацию, сколько хранятся договоры на оказание услуг, купли-продажи, поставки);
- обобщенному наименованию вида контрактов (например, контракты, отдельно не включенные в основной Перечень).
Что делать, если срок не установлен
В соответствии с Перечнем в этом случае необходимо обеспечить сохранность документов в течение 5 лет с момента истечения срока действия, прекращения обязательств. Период в 5 лет отсчитывать необходимо с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства.
Сроки в зависимости от вида договора
Чтобы узнать, сколько лет хранятся договоры с поставщиками, арендаторами, покупателями, рекомендуется обратиться к п. 1.3.1 приказа Росархива.
Основные позиции приведены в таблице:
Сколько хранить в архиве
Из системного толкования закона следует, что хранение договоров в организации подразделяется на два вида:
- текущее (во время исполнения);
- в архиве.
Такая классификация следует из общих начал делопроизводства. В приказе Росархива не указано, где должны храниться договоры в организации, на практике исходят из конкретной ситуации. Пока документ используется, его хранят в конкретном отделе, бухгалтерии, затем — в архиве. Под законодательно установленным периодом сохранности понимается период после сдачи в архив. Информация о сроках берется из Перечня. Если контракт смешанный, следует определить период сохранности для каждого вида и применять максимальный.
Последствия нарушения сроков
Важно знать, сколько хранятся договоры в архиве (5, 10 лет или больше), так как это имеет значение для налогообложения. По ст. 120 НК возможно привлечение к налоговой ответственности за грубое нарушение правил учета объектов налогообложения и первичных документов. Хотя контракт обычно не относится к первичным документам, в судебной практике встречались случаи признания его подтверждением факта совершения хозяйственной операции. Ст. 126 НК предусматривает ответственность за непредставление документации для проведения налогового контроля.
В КоАП перечислены составы правонарушений: грубое нарушение требований к бухучету (ст. 15.11) и нарушение правил формирования архивов (ст. 13.20). Эти нормы применяются при несоблюдении периодов сохранности, установленных в приказе Росархива.
Источник