Расчеты с подотчетными лицами проводки могут предусматривать самые разнообразные. Основные из них на примерах будут рассмотрены в этой статье.
Учет расчетов с подотчетными лицами — проводки
Требования к оформлению кассовых операций, в том числе и к выдаче подотчетных сумм, установлены указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У (далее — указание № 3210-У). Но в подотчет деньги можно выдавать не только из кассы.
Подотчетники — это лица, получившие денежные средства от предприятия или ИП на определенные хозяйственные (целевые) нужды и обязанные в установленный срок отчитаться по расходованию таких средств (или вернуть их остаток, если не все средства потрачены).
Подотчетными могут быть:
- лица, работающие на предприятии или у ИП на постоянной основе;
- совместители;
- лица, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера (п. 5 указания № 3210-У).
Подробнее см. «Можно ли выдавать в подотчет не сотруднику?».
Денежные средства предприятия в подотчет выдаются:
- в наличной форме:
- из кассы предприятия;
- в безналичной форме:
- на карту подотчетного лица;
- на корпоративную карту предприятия, доступ к которой получило подотчетное лицо.
См. также: «Назначение платежа при перечислении подотчетному лицу».
Бухгалтерский учет подотчетных операций имеет широкий спектр возможных проводок. Наиболее часто используемые при расчетах с подотчетными лицами проводки представлены в таблице:
Как правильно оформить приходный или расходный кассовый ордер, можно узнать из статей:
- «Как заполняется приходный кассовый ордер (ПКО)?»;
- «Как заполняется расходный кассовый ордер (РКО)?».
Примеры с проводками по расчетам с подотчетными лицами
Пример 1. Получение денег под отчет на приобретение ТМЦ:
Пример 2
Проводки с подотчетными лицами, направленными командировку.
См. также:
- «Что делать, если подотчетное лицо потратило свои деньги?»;
- «Подотчетное лицо потеряло кассовый чек — что делать».
Итоги
В настоящей статье приведены чаще всего встречающиеся проводки по учету расчетов с подотчетными лицами. Главным нормативным документом, регулирующим правила оформления выдачи и возврата подотчетных средств через кассу, является указание ЦБ РФ № 3210-У. При иных вариантах выдачи средств подотчетным лицам необходимо руководствоваться положениями закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, российскими бухгалтерскими стандартами, внутренними распорядительными документами предприятия.
Источник
Учет подотчетных средств ведется на бухгалтерском счете 71. Рассмотрим, какие проводки могут составляться с использованием этого счета, а также со счетами, корреспондирующими с ним.
Операции по расчетам с подотчетными лицами
В расчеты между работодателем и подотчетным лицом входят следующие основные операции:
- выдача денежных средств работнику на расходы для нужд предприятия;
- признание расходов, совершенных работником;
- последующие расчеты с работником.
Рассмотрим каждую из них подробнее.
Выдача денег под отчет
Первый возможный вариант выдачи подотчетных сумм — безналичный. Во многих случаях российские работодатели оформляют подотчет именно по безналу, открывая специальные карточные счета, на которых размещаются подотчетные денежные средства.
Для отражения таких операций, как правило, задействуется отдельный субсчет на счете 55. Как только работник снимает со специального счета положенную сумму, данный факт отражается в бухучете проводкой: Дт 71 Кт 55. Если же используется обычный расчетный счет (с привязанной к нему корпоративной картой), проводка будет следующей: Дт 71 Кт 51.
Второй вариант — это выдача денег наличными. Данная операция показывается другой проводкой: Дт 71 Кт 50.
Во многих случаях работодатель выдает работнику не денежные средства, а денежные документы: к примеру, билеты на поезд или самолет. Такая операция учитывается на специальном субсчете по кассовому счету 50: Дт 71 Кт 50.3.
Признание расходов подотчетника
Купленные подотчетным лицом на нужды компании товарно-материальные ценности, внеоборотные активы, работы, услуги ставятся на учет. При этом их стоимость дебетуется по тем или иным подходящим счетам для учета активов, например:
- 08 — если совершены расходы, связанные с приобретением основных средств;
- 10 — если приобретены материальные запасы;
- 41 — если приобретены товары.
Операция оприходования этих активов отразится проводкой Дт 08 (10, 41 или по иному активному счету) Кт 71.
Возможны и более сложные случаи, при которых к корреспонденциям со счетом 71 добавляются дополнительные проводки. Например — по счету 60, по которому показываются расчеты с поставщиками, а также по налоговым счетам — 19, 68.
Несмотря на то, что в общем Плане счетов, утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94-н, счета 71 и 60 не корреспондируют, ничего не мешает закрепить применение такой корреспонденции в вашем рабочем плане счетов.
Пример
Работнику поручено рассчитаться наличными деньгами с контрагентом организации-работодателя за ранее поставленные товары. Условимся, что контрагент и работодатель платят НДС.
В учете бухгалтер отразит следующие записи:
- Дт 41 Кт 60 (отражена стоимость поставленных товаров без НДС);
- Дт 19 Кт 60 (отражен НДС со стоимости товаров);
- Дт 68 (субсчет «НДС») Кт 19 (принят НДС к вычету);
- Дт 71 Кт 50 (работник получил наличные для оплаты товаров поставщику);
- Дт 60 Кт 71 (товары оплачены работником, представлен авансовый отчет).
Если подотчетник ничего на нужды фирмы не купил, но совершил те или иные обоснованные расходы (например, пообедал, находясь в командировке), такие затраты на основании авансового отчета и прилагаемых к нему чеков списываются на производственные расходы: Дт 20 (26, 44 или иной производственный счет) Кт 71.
Если расходы оказалось сложно классифицировать по тем или иным «производственным» основаниям, то применяется проводка, отражающая факт совершения прочих расходов: Дт 91.2 Кт 71.
Расчеты с подотчетником
Долг работника, образовавшийся по итогам расходования выданной ему наличной суммы, обычно погашается через кассу организации. Это показывается проводкой: Дт 50 Кт 71. При безналичном расчете по подотчету возврат суммы показывается проводкой Дт 51 Кт 71.
Довольно распространен сценарий, когда недостающая сумма по заявлению работника удерживается из его зарплаты. В этом случае зарплата выдается в сумме, уменьшенной на сумму причитающегося к возврату остатка по подотчету.
Такая операция законодательством не предусмотрена, но и не запрещена. Официальных пояснений контролеров по этому поводу тоже нет. Поэтому лучше этим не злоупотреблять.
В свою очередь, если сама фирма остается чего-то должна работнику, то она тоже возмещает разницу — наличными Дт 71 Кт 50 или безналичными деньгами Дт 71 Кт 51.
Если работник не погасил долг в установленный срок, невозвращенная сумма включается в недостачи: Дт 94 Кт 71. Последующее его погашение — например, за счет принудительного удержания долга из зарплаты работника, отражается проводкой Дт 70 Кт 94.
Может случиться и так, что долг придется впоследствии списывать — за отсутствием возможности взыскать его в силу того, что работник уволился, не рассчитавшись.
В этом случае в бухучете фиксируются:
- невозможность добровольного удержания долга и перенос его на счет прочих расчетов с работниками: Дт 73 Кт 94;
- при увольнении работника — долг переводится в разряд прочих дебиторских (поскольку его держатель утрачивает статус работника организации): Дт 76 Кт 73;
- списание долга и включение в прочие расходы: Дт 91 Кт 76.
В свою очередь, если сам работодатель остается должен работнику и не может погасить долг, то в случае истечения исковой давности долг включается в прочие доходы: Дт 71 Кт 91.
Проводки по расчетам с подотчетными лицами: таблица
Резюмируем рассмотренные выше проводки в сводной таблице:
Подводим итоги
- Расчеты по подотчетным операциям ведутся на бухгалтерском счете 71 в корреспонденции со счетами учета активов, затрат и др.
- К расчетам между работодателем и подотчетником входят следующие основные хозоперации: выдача денег под отчет работнику, признание расходов по авансовому отчету, последующий расчет с работником.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Источник
Ксания, добрый день.
Я бы это оформила так:
Цитата (Ксания):третье лицо напишет письмо с просьбой оплатить ему билет в счет расчетов по договору займа
пишет письмо.
Далее, распоряжение в котором поручаете подотчетному лицу купить этот билет.
Он данный билет в авансовом отчете отражает как покупку билета у поставщика, бухгалтер отражает на счете 50.03
На субсчете 50.03 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы (в сумме фактических затрат на приобретение).
Дт 50.03 — Кт 71
Далее делает акт передачи билета третьему лицу в счет погашения займа, и формируете проводку
Дт 66 — Кт 50.03
smv_mars , добрый день!
Спасибо за ответ!
Уважаемые эксперты,а что вы подскажите по данной теме?
Цитата (Ксания):smv_mars , добрый день!
Спасибо за ответ!
Уважаемые эксперты,а что вы подскажите по данной теме?
Добрый день!
По правилам форума, ответы даются в течение трех рабочих дней. Три рабочих дня еще не прошли. После появления в теме консультации от участника форума эксперты отвечают только в том случае, если дан неполный или неверный ответ.
Добрый день.
Цитата (Ксания):Организация А перечислила в подотчет Работнику некую сумму на покупку билетов.
Какие билеты работнику было поручено купить и в связи с чем?
Цитата (Ксания):Работник оплатил не только свой билет,но и билет третьего лица.
Помимо того, что третье лицо является займодавцем, какое еще отношение оно имеет к вопросу приобретения билетов? Ну то есть как вообще так получилось, что работник купил ему билет (куда, какой)?
Здравствуйте!
Добавлю еще один вопрос: билет поступал в организацию, сотрудником которой является подотчетное лицо? Или сотрудник только произвел оплату, а билет никто не видел?
Nataly S,
Добрый день!
Третье лицо не сотрудник нашего Nataly S, ООО.. НО .. не все так просто. Является учредителем организации которая имеет долю в уставном капитале в нашем ООО.
Билет есть в наличии , с этим все норм.Полет был, есть посадочный талон и тд.
Если срок возврата займа уже наступил или очень близок, стороны вполне могли договориться о том, что заемщик осуществит этот возврат путем оплаты займодавцу такого-то билета (по определенному маршруту и на дату, указанную в доп. соглашении к договору займа).
И тогда руководитель организации-заемщика мог распорядиться, чтобы билет приобрел его работник, оплатив из своих подотчетных средств. Тем более, если речь идет о совместной поездке на мероприятие представителей заемщика и займодавца. Здесь только возникает проблема с передачей подотчетному лицу персональных данных займодавца, нужно получить от него специальное разрешение.
Источник