Протокол о выдаче займа директору

Посмотрите, как без рисков выдать заем директору. НДФЛ и взносы с материальной выгоды. Проводки в учете. Условия договора.

Договор с руководителем

Работники пишут заявление на выдачу займа, а затем директор либо одобряет его, либо нет. Руководитель может не оформлять заявление, договора будет достаточно. Требования к беспроцентному займу мы привели ниже.

1. Письменная форма. Все условия нужно зафиксировать на бумаге. Обязательно пропишите сумму займа, сроки, порядок возврата денег.

2. Расписка или акт на передачу денег (это не обязательное условие).

3. Договор начинает действовать со дня передачи денег заемщику (п. 1 ст. 807 ГК РФ).

4. Обязательно укажите, что заем беспроцентный. Иначе он автоматически будет классифицирован как возмездный. Тогда придется платить проценты в размере ставки рефинансирования ЦБ РФ (ст. 809 ГК РФ).

5. Договор можно оформлять только в рублях (ст. 9 Федерального закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ).

6. Пропишите срок возврата денег. Если не оговорить срок, то вернуть долг придется по первому требованию компании в течение 30 дней (п. 1 ст. 810 ГК РФ). Если директор и учредитель – одно лицо, это условие не принципиально, так как требовать возврата денег самому себе руководитель не станет.

7. Законодательство не ограничивает размер займа. Но если сумма договора превысит 600 тыс. рублей, будьте готовы предоставить оправдательные документы в банк (подп. 4 п. 1 ст. 6 Федерального закона от 7 августа 2001 г. № 115-ФЗ).

Вернуть деньги по договору займа директор может раньше оговоренного срока. Бухгалтерия с согласия заемщика вправе удерживать сумму долга из его зарплаты (но не более 20 % месячной зарплаты, ст. 138 ТК РФ).

Материальная выгода и налоги

Беспроцентный заем можно назвать условно-бесплатным. Директору, как и другому сотруднику-заемщику, нужно заплатить НДФЛ с материальной выгоды.

Материальная выгода – это доход заемщика, который по беспроцентному займу равен 2/3 ставки рефинансирования (подп. 1 п. 2 ст. 212 НК РФ). На 1 января 2017 года ставка рефинансирования (приравнена к ключевой ставке) равна 10%. Таким образом, материальная выгода составляет 6,67% от суммы займа (10% х 2/3).

НДФЛ удерживают ежемесячно и считают его с суммы долга на конец месяца (подп. 7 п. 1 ст. 223 НК РФ). Ставка рефинансирования может меняться в течение года, поэтому необходимо ее проверять каждый раз при расчете полученной выгоды и налога

Если директор возьмет заем для покупки жилья или земли под строительство собственного дома, полученная выгода не подлежит налогообложению (абз. 3 подп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ). Воспользоваться этим правом можно, предъявив в бухгалтерию компании уведомление о получении имущественного вычета. Этот документ выдает налоговая инспекция на основании личного заявления.

Денежные средства, данные в долг, не облагаются НДС (подп. 15 п. 3 ст. 149 НК РФ) и не учитываются при расчете налога на прибыль (п. 12 ст. 270 НК РФ, подп. 10 п. 1 ст. 251 НК РФ).

Заемные средства, выданные директору, не облагаются страховыми взносами.

Как простить директору долг

Если директор не хочет возвращать заем на счет компании, можно оформить прощение долга. Для этого между директором и компанией заключается договор дарения или соглашение о прощении долга. Преимущество такого решения в том, что у руководителя не будет материальной выгоды. Однако заплатить НДФЛ все-таки придется, здесь возникнет доход, облагаемый налогом по ставке 13% (письма Минфина России от 15 июля 2014 г. № 03-04-06/34520, от 22 января 2010 г. № 03-04-06/6-3).

Пример

Директор взял в долг 300 000 рублей, которые ему перешли безвозмездно по договору дарения. Значит, руководитель обязан заплатить НДФЛ в размере 39 000 рублей (300 000 руб. х 13%).

Спорным является вопрос о начислении страховых взносов с прощенного долга. Минздравсоцразвития России считает, что взносы надо начислять (письмо от 21 мая 2010 г. № 1283-19). Суды встают на сторону заемщика и считают начисление взносов неправомерным (постановление ФАС Уральского округа от 24 марта 2014 г. № Ф09-1316/14).

Пример

ООО «Пион» 1 февраля 2017 года выдало директору Кошкину заем в размере 300 000 рублей. Вернуть деньги руководитель обязан через год. Цель займа – ремонт квартиры. Ежемесячный платеж Кошкина составляет 25 000 рублей: в кассу 1-го числа каждого месяца.

Для учета займов, выданных руководителю, используется счет 73-1 «Расчеты по предоставленным займам». Выдачу займа бухгалтер должен отразить проводкой:

ДЕБЕТ 73-1 КРЕДИТ 50

– 300 000 руб. – выдали заем директору.

В конце месяца нужно рассчитать материальную выгоду.

На 28 февраля 2017 года материальная выгода составит:

300 000 руб. х 28 дн./ 365 дн. х 2/3 х 10 % = 1534,25 руб.

НДФЛ за февраль:

1534,25 руб. х 35% = 537 руб. (налог округляется до полных рублей)

Удержание налога бухгалтер должен отразить проводкой:

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ68

– 537 руб. – удержали НДФЛ.

1 марта 2017 года Кошкин вернул часть займа, и общий долг уменьшился до 275 000 руб. (300 000 – 25 000):

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 73-1

– 25 000 руб. – Кошкин внес ежемесячный платеж.

На 31 марта 2017 года материальная выгода составит:

275 000 руб. × 31 дн. / 365 дн. × 2/3 × 10 % = 1557,08 руб.

НДФЛ за март:

1557,08 руб. х 35% = 545 руб.

Аналогичные расчеты и проводки бухгалтеру нужно делать в конце каждого месяца, пока руководитель не погасит долг полностью.

Елена Рогачева,

эксперт сервиса Контур.Норматив компании СКБ Контур

Тонкости и нюансы документального оформления и предоставления займа: необходим ли протокол о крупной сделке при выдаче займа — читайте в статье.

Вопрос : Сотрудник нашей организации (генеральный директор) хочет взять займ. Есть ли какие-нибудь ограничения по сроку займа и сумме займа? Нужно ли делать протокол о крупной сделке, если сумма займа больше 25 % от стоимости активов (организационно правовая форма фирма ООО)?

Как оформить выдачу займа

Ответ: В гражданском законодательстве нет каких-либо ограничений по суммам предоставленного работникам займа. Основное условие содержится в пункте 1 статьи 808 Гражданского кодекса РФ: договор займа между организацией и физическим лицом должен быть заключен в письменной форме. Он вступает в силу с момента фактической передачи денег заемщику. Ограничения на выдачу займов в целом и, в частности, работникам нет и в Федеральных законах от 5 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах». Но в статье 46 Закона № 14-ФЗ и статьях 78 и 79 Закона № 208-ФЗ есть ограничение на совершение крупных сделок. Если сумма займа превысит 25 процентов стоимости активов на последнюю отчетную дату, то сделка признается крупной и требует одобрения в специальном порядке. А вот если заем предоставляется, например, руководителю предприятия или члену совета директоров, то это может быть признано сделкой с заинтересованностью. Тогда также потребуется получить одобрение в специально установленном порядке. Решение о предоставлении займа в крупном размере принимается советом директоров (наблюдательным советом), общим собранием или единственным учредителем (участником, акционером) (п. 3, 4 ст. 46, подп. 9 п. 2.1 ст. 32, ст. 39Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, п. 3 ст. 47, ст. 79 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ).

Еще читайте: Как учитывать беспроцентные займы, чтобы не было проблем с инспекторами

Обоснование данной позиции приведено в материалах БСС Главбух для коммерческих организаций:

Как оформить выдачу займа

Как составить договор

Независимо от суммы договор займа составьте в письменной форме (п. 1 ст. 808 ГК РФ). Данное соглашение считается заключенным с момента передачи денег или других вещей по нему (п. 1 ст. 807 ГК РФ).

Займы, которые предоставляет организация, могут быть:
– денежными или имущественными (в натуральной форме);
– процентными или беспроцентными.*

Это следует из положений статей 807, 809 Гражданского кодекса РФ.

Размер процентов по займу можно указать в договоре. Если такой оговорки нет, получатель займа (заемщик) должен выплатить организации проценты по ставке рефинансирования, действующей на дату возврата (всей суммы займа или его части).

Порядок уплаты процентов тоже можно предусмотреть в договоре. Но если это условие отсутствует, заемщик должен выплачивать проценты ежемесячно до полного погашения займа.

Если организация предоставит беспроцентный заем, это условие должно быть прямо указано в договоре. Исключение – займы, выданные в натуральной форме. По умолчанию они являются беспроцентными. Но если организация намерена получить с заемщика проценты, их размер и порядок уплаты следует предусмотреть в договоре.*

Об этом сказано в статье 809 Гражданского кодекса РФ.

Порядок получения и возврата займа укажите в договоре (п. 1 ст. 808 ГК РФ).*

При выдаче займа деньгами организация может перевести сумму займа на банковский счет (в безналичном порядке) или выплатить ее наличными.

Лимит расчетов наличными

Ситуация: можно ли выдать сотруднику (или другому гражданину) заем наличными деньгами, если сумма займа превышает 100 000 руб.

Да, можно.

Лимит расчетов наличными распространяется только на договоры, которые организация заключает с другими организациями или предпринимателями (указание ЦБ РФ от 20 июня 2007 г. № 1843-У). Предельный размер наличных расчетов между организациями и гражданами, которые не занимаются предпринимательской деятельностью, не установлен. Поэтому в качестве займа организация может выдать человеку любую сумму наличных. Единственное условие – расходовать наличные деньги, поступившие за проданные товары (работы, услуги), а также в качестве страховых премий, на выдачу займа нельзя (письмо ЦБ РФ от 4 декабря 2007 г. № 190-Т).*

О выдаче организацией гражданину или другой организации (предпринимателю) займа в безналичной форме в сумме не менее 600 000 руб. банки должны уведомить службу по финансовому мониторингу.* Это будет сделано в случаях:
– если организация предоставила заемщику беспроцентный заем;
– если одной из сторон договора займа является организация или гражданин, которые имеют регистрацию, местожительство или местонахождение в государстве (на территории), которое не участвует в международном сотрудничестве в сфере противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма;
– одной из сторон договора займа является лицо, которое владеет счетом в банке, зарегистрированном в указанном государстве (на указанной территории).
Перечень таких государств (территорий) устанавливает Правительство РФ.

Об этом сказано в статье 6 Закона от 7 августа 2001 г. № 115-ФЗ, письме ЦБ РФ от 11 апреля 2006 г. № 12-1-3/804.

Ситуация: в каких случаях для выдачи займа требуется разрешение учредителей (участников, акционеров) организации

Такое разрешение требуется в следующих случаях.*

1. Если заключенная сделка отвечает критериям заинтересованности.
Перечень  лиц, являющихся заинтересованными в совершении сделки, определен  пунктом 1 статьи 81 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ и пунктом 1 статьи 45 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ. Например, сделкой с заинтересованностью считается выдача займа супругу, родителям или детям руководителя организации. Сумма займа при этом роли не играет.*
Решение о предоставлении займа заинтересованным лицам принимает совет директоров (наблюдательный совет), общее собрание или единственный учредитель (участник, акционер) (п. 3, 7 ст. 45, подп. 8 п. 2.1 ст. 32, ст. 39 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, п. 3 ст. 47, ст. 83 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ).

2. Если выдается крупная сумма займа.
Крупной сделкой считается заем, сумма которого равна или превышает 25 процентов стоимости активов организации на последнюю отчетную дату (п. 1 ст. 46 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, п. 1 ст. 78 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ).*
Решение о предоставлении займа в крупном размере принимается советом директоров (наблюдательным советом), общим собранием или единственным учредителем (участником, акционером) (п. 3, 4 ст. 46, подп. 9 п. 2.1 ст. 32, ст. 39Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, п. 3 ст. 47, ст. 79 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ).

При несоблюдении вышеуказанных требований договор займа может быть признан недействительным (п. 5 ст. 46 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ и п. 6 ст. 79 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ).

Выдали заем. О чем следует помнить

Если предприятие предоставляет работникам займы, бухгалтер должен удержать налог на доходы физических лиц с материальной выгоды работника. В этом случае следует знать о новациях, которые вступают в силу с 2009 года (изменения внесены  Федеральным законом от 22 июля 2008 г. № 158-ФЗ). Есть и другие особенности, о которых следует помнить.

Ограничения на выдачу займов

В гражданском законодательстве нет каких-либо ограничений по суммам предоставленного работникам займа. Основное условие содержится в пункте 1 статьи 808 Гражданского кодекса РФ: договор займа между организацией и физическим лицом должен быть заключен в письменной форме. Он вступает в силу с момента фактической передачи денег заемщику.* Причем факт передачи денег должен быть подтвержден документально. В случае безналичного перечисления денежных средств на счет работника доказательствами передачи будут служить платежное поручение и банковская выписка по счету организации.

Ограничения на выдачу займов в целом и, в частности, работникам нет и в Федеральных законах от 5 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах». Но в статье 46 Закона № 14-ФЗ и статьях 78 и 79 Закона № 208-ФЗ есть ограничение на совершение крупных сделок. Если сумма займа превысит 25 процентов стоимости активов на последнюю отчетную дату, то сделка признается крупной и требует одобрения в специальном порядке.

А вот если заем предоставляется, например, руководителю предприятия или члену совета директоров, то это может быть признано сделкой с заинтересованностью. Тогда также потребуется получить одобрение в специально установленном порядке (ст. 45 Закона № 14-ФЗ и ст. 81–84 Закона № 208-ФЗ).*

Госпредприятия могут выдать заем не всегда

Пунктом 4 статьи 18 Федерального закона от 14 ноября 2002 г. № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» установлено, что таким организациям запрещено предоставлять займы без согласия собственников. Поскольку никаких исключений здесь не предусмотрено, то этот запрет распространяется и на выдачу займов работникам.

Проценты за пользование займом

Пользование заемными средствами для работника может быть возмездным или безвозмездным (ст. 809 Гражданского кодекса РФ). Если заем безвозмездный, то это условие обязательно должно быть включено в договор. Иначе работник обязан уплатить проценты. В том случае, когда размер процентов в договоре не указан, его определяют действующей ставкой рефинансирования на день погашения долга.*

Также договором определяют порядок уплаты процентов.

Уплачивать проценты можно ежемесячно, ежеквартально или единовременно в момент возврата суммы.

Соблюдайте правила кассовых операций

При выдаче работнику займа наличными из кассы следует учитывать разъяснения специалистов Банка России, которые даны в письме от 4 декабря 2007 г. № 190-Т. В нем отмечено, что наличные деньги, поступившие в кассу организации за проданные товары, выполненные работы или оказанные услуги, нельзя расходовать на выдачу займов. Поэтому деньги для выдачи займа нужно специально получить в банке по чеку.*

Погасить заем работник может путем внесения денег в кассу. Если же договором предусмотрены ежемесячные платежи в погашение суммы, то чаще всего это оформляют удержанием определенной суммы из заработной платы. Для этого работник должен написать соответствующее заявление.

Отражение ситуации в бухгалтерском учете

Суммы, выданные работникам, отражают по дебету счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (субсчет «Расчеты по предоставленным займам»). Причем выдать можно как наличные деньги из кассы, так и перечислить на счет работника в банке. Лучше всего это указать в тексте договора.

В тех случаях, когда за пользование деньгами работник уплачивает проценты, у организации образуется доход. Такие суммы признают прочими доходами на основании пункта 7 ПБУ 9/99 «Доходы организации».

Отметим, что суммы займов, выданные работникам, не относятся к финансовым вложениям. Это следует из Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета (утверждена приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н).

Во-первых, для учета таких сумм предназначен счет 73, который используют независимо от вида займа – процентный или беспроцентный.

Во-вторых, в описании к счету 58 «Финансовые вложения» прямо указано, что на субсчете «Предоставленные займы» не учитывают суммы займов, выданные работникам. Кроме того, в пункте 3 ПБУ 19/02 «Учет финансовых вложений» говорится, что к финансовым вложениям относятся займы, предоставленные именно другим организациям.

Поэтому в бухгалтерской отчетности суммы любых займов, выданных работникам организации, отражают в составе краткосрочной либо долгосрочной дебиторской задолженности.

Не забудьте удержать налог с доходов

Отметим, что выдача займа работнику практически всегда влечет за собой возникновение у предприятия-заимодавца обязанности налогового агента, то есть обязанности исчислить, удержать у налогоплательщика и перечислить в бюджет налог на доходы физических лиц.

Удерживать налог необходимо, если проценты по займу существенно ниже рыночных либо вовсе отсутствуют. В этом случае у работника возникает так называемая материальная выгода в виде экономии на процентах.*

Такая материальная выгода признается налоговым доходом (подп. 1 п. 1 ст. 212 Налогового кодекса РФ) и с него «сэкономивший» работник должен уплатить налог на доходы физических лиц. Причем, согласно пункту 2 статьи 224 Налогового кодекса РФ, применяется ставка 35 процентов.

Мнение специалиста

– Предприятие предоставляет работнику заем. Можно ли перечислить ему сумму займа на «зарплатную» карточку?

– Статья 807 Гражданского кодекса РФ («Договор займа») не содержит каких-либо условий и ограничений на способ предоставления займа. Следовательно, денежные средства могут быть предоставлены как в наличной, так и в безналичной форме.

В договоре займа необходимо указать существенные условия договора. Основание – статья 432 Гражданского кодекса РФ.*

Безналичный способ предоставления займа также должен быть оговорен в нем особо.

И еще один момент, о котором следует помнить. В соответствии с пунктом 4 статьи 226 Налогового кодекса РФ налоговый агент обязан удержать исчисленную сумму НДФЛ непосредственно из доходов работника.

Причем при их фактической выплате. В данном случае это работодатель. Удержание у работника начисленной суммы налога производится налоговым агентом за счет любых денежных средств, выплачиваемых ему.*

Однако при этом удерживаемая сумма не может превышать 50 процентов суммы выплаты.