- Главная
- Консультация эксперта
- Расчеты
- Расчеты через подотчетников
7136 июня 2014
организации вправе расходовать наличную выручку только на ограниченный перечень целей. В частности, наличная выручка может расходоваться на выдачу сотрудникам подотчет. Поэтому формально Ваша организация соблюдает порядок расходования наличной выручки, выдавая наличную выручку подотчет, за счет которой сотрудники впоследствии выдают займы клиентам.
Вместе с тем необходимо отметить следующее. Ответственность за нецелевое расходование наличных денег законодательством не установлена. Штрафные санкции могут быть предусмотрены в договоре на расчетно-кассовое обслуживание (п. 4 ст. 421 ГК РФ). В договоре могут содержаться расширенные формулировки о порядке целевого расходования средств. И применяемый способ выдачи займов через подотчётных лиц может быть расценен обслуживающим банком как нарушение. Как следствие, Ваша организация может быть привлечена к ответственности по договору с банком.
Обоснование данной позиции приведено ниже в рекомендациях «Системы Главбух»
Рекомендация: Как соблюдать порядок ведения кассовых операций
Расходование наличной выручки
Поступающую в кассу наличную выручку от реализации можно расходовать на следующее:
- выдачу зарплаты;
- социальные выплаты;
- оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;
- выдачу сотрудникам под отчет (в т. ч. командировочных);
- выплату денег при возврате товаров, отказе от выполнения работ или оказания услуг (при условии, что ранее они были оплачены наличными);
- выплату страховых возмещений по договорам страхования граждан (при условии, что страховая премия была уплачена наличными);
- выдачу денег в качестве банковского платежного агента (субагента);
- использование денег на личные нужды предпринимателем, при условии, что выплата не связана с его предпринимательской деятельностью.
На эти цели можно расходовать только выручку от реализации собственных товаров (выполнения работ, оказания услуг). Наличные деньги, принятые от граждан в качестве платежей в пользу иных лиц (например, при посреднических договорах, оплате услуг мобильных операторов, комиссионной торговле), должны быть в полном объеме сданы в банк.
Об этом сказано в пунктах 2 и 3 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У.
Внимание: ответственность за нецелевое расходование наличных денег законодательством не установлена. Вместе с тем, штрафные санкции могут быть предусмотрены в договоре на расчетно-кассовое обслуживание (п. 4 ст. 421 ГК РФ). Поэтому во избежание санкций со стороны банка придерживайтесь целевого расходования денег по согласованным с ним направлениям.
Налоговые инспекции могут попытаться привлечь организацию к административной ответственности по статье 15.1Кодекса РФ об административных правонарушениях за нарушение порядка работы с денежной наличностью. Однако эта статья предусматривает ответственность за такие нарушения:
– расчеты наличными с другими организациями сверх установленных лимитов;
– неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности;
– несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств;
– накопление в кассе денег сверх установленных лимитов.
При применении административных наказаний должны соблюдаться основания и порядок привлечения к ответственности (ч. 1 ст 1.6 КоАП РФ). Таким образом, нецелевое использование денежных средств по статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях нарушением не является. Есть примеры судебных решений, подтверждающих такую позицию (см., например, постановления ФАС Северо-Западного округа от 5 сентября 2007 г. № А56-4636/2007, от 4 июля 2007 г. № А56-36244/2006, от 14 мая 2007 г. № А56-51773/2006 и Центрального округа от 3 октября 2008 г. № А64-1887/08-24).
Ситуация: можно ли расходовать наличную выручку на предоставление займов
Нет, нельзя.
Перечень операций, на проведение которых организация может расходовать наличную выручку, закрытый (п. 2 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У). Выдача займов в этом перечне отсутствует. Следовательно, предоставлять за счет полученной выручки займы организации и предприниматели не вправе.*
Если организации или предпринимателю надо выдать или вернуть заем и проценты по нему наличными, то необходимо поступить следующим образом. Сначала сдать выручку в банк, а затем снять ее со счета и использовать на указанные цели. Такой порядок следует из пункта 4 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У.
Вместе с тем, какая-либо ответственность за данное нарушение Кодексом об административных правонарушениях не установлена.
Елена Попова,
государственный советник налоговой службы РФ I ранга
09.06.2014г.
С уважением,
Ксения Рупасова, эксперт БСС «Система Главбух».
Ответ утвержден Варварой Абрамовой,
ведущим экспертом БСС «Система Главбух».
Статьи по теме в электронном журнале
Источник
Здравствуйте! Мы ООО на ЕНВД, субъект малого предпринимательства, перечислили директору на карту денежные средства в подотчет. За часть денег директор отчитался по авансовому отчету, а неизрасходованные деньги сдал в кассу ООО. Можем ли мы из кассы из возвращенных денег с подотчета погасить займ перед учредителем? Заранее спасибо за ответы.
Указание Банка России от 07.10.2013 N 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов»
4. Наличные расчеты в валюте Российской Федерации между участниками наличных расчетов (с соблюдением предельного размера наличных расчетов, установленного пунктом 6 настоящего Указания), между участниками наличных расчетов и физическими лицами по операциям с ценными бумагами, по договорам аренды недвижимого имущества, по выдаче (возврату) займов (процентов по займам), по деятельности по организации и проведению азартных игр осуществляются за счет наличных денег, поступивших в кассу участника наличных расчетов с его банковского счета.
Т.е. ЦБ велит займы возвращать только деньгами, снятыми р/с.
Контролирующие органы считают, что нарушение этого попадает под п. 1 ст. 15.1 КоАП:
1. Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, —
влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от четырех тысяч до пяти тысяч рублей; на юридических лиц — от сорока тысяч до пятидесяти тысяч рублей.
С этим согласился ВС (Определение Верховного Суда РФ от 28.02.2017 N 306-АД16-21335 по делу N А65-18422/2016)
ash, спасибо за ответ.
Контролирующие органы считают, что нарушение этого попадает под п. 1 ст. 15.1 КоАП:
1. Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, —
влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от четырех тысяч до пяти тысяч рублей; на юридических лиц — от сорока тысяч до пятидесяти тысяч рублей.С этим согласился ВС (Определение Верховного Суда РФ от 28.02.2017 N 306-АД16-21335 по делу N А65-18422/2016)
Но вряд ли нас накажут, мы субъект малого предпринимательства, у нас никак не может быть перелимита, у нас нет лимита кассы. Отмена лимита кассы для малых предприятий действует с 01.06.2014 в связи с изданием Указания ЦБР от 11.03.2014 № 3210-У.
Просто лишнего денег в подотчет сотруднику перечислили на карту и имеем долг по договору беспроцентного займа перед учредителем и очень бы хотелось погасить перед учредителем долг по займу, а в банк деньги сдавать не хочется, напряжно и банк комиссию берет.
Исправлений: 3; последнее — в 26.09.2018, 15:37.
или могут наказать за не целевой расход наличных денег из кассы? Хотя, в Указаниях ЦБР № 3210 написаны только цели, на которые можно расходовать выручку, а это не выручка, это возврат подотчета. Я запуталась…
Kathrine, ну что ж Вы торопитесь успокоиться, даже не глянув документ, на который дана ссылка.
Kathrine
Но вряд ли нас накажут, мы субъект малого предпринимательства, у нас никак не может быть перелимита, у нас нет лимита кассы.
Вот как раз и наказали.
Определение Верховного Суда РФ от 28.02.2017 N 306-АД16-21335 по делу N А65-18422/2016
Требование: О пересмотре в кассационном порядке судебных актов по делу об оспаривании постановления.
Решение: В передаче дела в Судебную коллегию по экономическим спорам ВС РФ отказано, поскольку суд апелляционной инстанции пришел к выводу о наличии в действиях общества признаков состава административного правонарушения.
Постановление Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 09.12.2016 по делу N А65-18422/2016
Как установлено материалами дела, на основании поручения N 314 от 18.07.2016 Инспекцией Федеральной налоговой службы России по городу Набережные Челны Республики Татарстан в отношении ООО «Валерий и Компания» была проведена проверка соблюдения порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, по результатам которой 22.07.2016 составлен акт проверки N 173 (л.д. 48-51).
26.07.2016 на основании акта проверки Инспекцией в отношении Общества был составлен протокол об административном правонарушении N 000323 по части 1 статьи 15.1 КоАП РФ (л.д. 10-11).
На основании данного протокола постановлением Инспекции Федеральной налоговой службы по г. Набережные Челны Республики Татарстан от 28.07.2016 N 78н Общество было привлечено к административной ответственности по ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ в виде взыскания штрафа в размере 40 000 рублей (л.д. 5).
В постановлении отражено, что в ходе проверки полноты учета выручки в отношении ООО «ВалКом» установлены факты нарушения порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившиеся в выдаче наличных денежных средств из кассы для возврата займа за счет наличных денег предприятия, которые являются выручкой от реализации товаров (оказания услуг), а не полученными со своего банковского счета, на общую сумму 50 000 рублей. Согласно кассовой книге, договору займа N б/н от 04.02.2015, расходным кассовым ордерам из наличной выручки выдавались денежные средства Крапивину В.Л. в виде возврата займов, в том числе 01.06.2016 в сумме 50 000 руб. Таким образом, налоговый орган пришел к выводу о том, что Обществом нарушен п. 4 Указания ЦБ РФ от 07 октября 2013 N 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов».
Данные обстоятельства послужили основанием для привлечения Общества к административной ответственности по ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ.Не согласившись с постановлением Инспекции, Общество обратилось в арбитражный суд с указанным заявлением.
Удовлетворяя заявление Общества и признавая оспариваемое постановление Инспекции незаконным, суд 1 инстанции исходил из того, что в рассматриваемом случае действия общества по расчету наличными денежными средствами нельзя расценивать как нарушение порядка хранения свободных денежных средств. Вмененное обществу нарушение пункта 4 Указания Центрального банка Российской Федерации от 07.10.2013 N 3073-У не относится ни к одному из перечисленных действий, которые образуют состав правонарушения по части 1 статьи 15.1 КоАП РФ. По мнению суда, фактически общество произвело две операции с наличными денежными средствами — принятие наличности и ее выдача. При этом согласно копиям листов кассовой книги за соответствующий день операции по приему и выдаче наличных денежных средств совершались в один и тот же день. Следовательно, обществом не осуществлялось хранение наличных денежных средств. Таким образом, ответчиком действия заявителя неправомерно квалифицированы по статье 15.1 КоАП РФ, поскольку они не образуют объективную сторону указанного состава административного правонарушения.Между тем данные выводы суда 1 инстанции являются ошибочными.
В соответствии с ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от четырех тысяч до пяти тысяч рублей; на юридических лиц — от сорока тысяч до пятидесяти тысяч рублей.
Порядок ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации юридическими лицами определен в Указании от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».
Основания, по которым может быть оформлен расходный кассовый ордер, регламентированы закрытым перечнем ситуаций, в которых организация может тратить наличную денежную выручку.
Данный перечень предусмотрен п. 2 Указания Банка России от 07.10.2013 N 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов».
…..
Таким образом, для участников наличных расчетов (индивидуальных предпринимателей и юридических лиц) предусмотрен определенный перечень ситуаций, в которых денежная наличность может тратиться.
Данный перечень является закрытым, дополнению и иному толкованию не подлежит.
Согласно п. 4 Указания N 3073-У, наличные расчеты в валюте Российской Федерации между участниками наличных расчетов (с соблюдением предельного размера наличных расчетов, установленного п. 6 Указания N 3073-У), между участниками наличных расчетов и физическими лицами по операциям с ценными бумагами, по договорам аренды недвижимого имущества, по выдаче (возврату) займов (процентов по займам), по деятельности по организации и проведению азартных игр осуществляются за счет наличных денег, поступивших в кассу участника наличных расчетов с его банковского счета.Следовательно, наличные денежные средства, поступившие в кассу юридического лица, должны быть зачислены в банк, кроме тех, которые могут быть израсходованы на указанные в законодательстве цели.
…..
Денежные средства в сумме 50 000 руб. были выданы руководителю ООО «ВалКом» Крапивину В.Л. в виде возврата займа по расходному кассовому ордеру N 22 от 01.06.2016 в сумме (л.д. 67).
Между тем в данном случае для осуществления операции по возврату займа они могли быть использованы только после того, как поступили в кассу с банковского счета.
Организация не вправе расходовать наличную денежную выручку, как на предоставление, так и на возврат займов за счет средств, полученных в кассу от реализации товаров (работ, услуг).
Таким образом, организацией нарушен порядок работы с денежной наличностью — вместо передачи денежных средств в банк общество использовало их на операцию, не указанную в упомянутом перечне.За нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций предусмотрена административная ответственность согласно ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ в виде наложения административного штрафа на юридических лиц в размере от сорока тысяч до пятидесяти тысяч рублей.
Событие указанного административного правонарушения и вина Общества в его совершении применительно к положениям ч. 2 ст. 2.1, ст. 26.1 КоАП РФ материалами дела доказаны, процедура привлечения общества к административной ответственности Инспекцией соблюдена, наказание назначено в соответствии с положениями ст. 4.1 КоАП РФ в минимальном размере, предусмотренном санкцией ст. 15.1 КоАП РФ.
PS Вот только не надо сейчас говорить, что у Вас не выручка, а возврат подотчетной суммы.
Это не важно в данном случае.
ash, так ведь и есть, это не выручка, поэтому я начала ломать голову, в Постановлении суда Татарстана как раз наказали за не целевую выдачу займа из выручки.
ash
PS Вот только не надо сейчас говорить, что у Вас не выручка, а возврат подотчетной суммы.
Это не важно в данном случае.
Ничего себе не важно!
Вам бы судьей работать.
Kathrine
поэтому я начала ломать голову
Не ломайте голову. Выручка, не выручка… Если деньги не сняли с расчётного счета на возврат займа, вероятность попасть на административку приближается к 100% в случае проверки )
Источник
С 2020 года бухгалтеры должны выдавать работникам деньги в подотчет по новому порядку. Старый порядок использовать нельзя. Редакция журнала «Упрощенка» подготовила ответы на все вопросы, а также образцы документов на подотчет с учетом изменений-2020.
Новые правила подотчета в 2020 году
С 2020 года используйте новые образцы документов:
В 2020 году организация вправе закупать товары, работы и услуги любым способом. Например, заключив договор с поставщиком или выдав деньги подчиненному лицу для закупки. Приобретение через работника — это и есть выдача средств под отчет. То есть, сотрудник получает определенную сумму на конкретную цель. А выполнив поставленную задачу — подчиненный обязан отчитаться о затратах.
Расчеты с подотчетниками регламентированы в Указаниях Центробанка РФ № 3210-У. За последнее время правила корректировали несколько раз. Обозначим ключевые нормативы с учетом изменений — 2020 в специальной таблице:
Новые чеки по подотчету в 2020 году: онлайн видео
Изменения в чеках ККТ с 1 февраля 2020
С 1 февраля 2020 года автоматы могут не выдавать бумажные и электронные чеки, если соблюдают два условия:
- дисплеи автоматов отражают QR-код, с помощью которого покупатели могут получить электронный чек, например, отсканировав на смартфоне;
- на корпусе автомата есть легко читаемый заводской номер устройства. Заводской номер можно посмотреть, не разбирая и не перемещая автомат для расчетов
При таком способе расчета можно не выдавать бумажные чеки и не отправлять электронные чеки на почту или телефон покупателя. Исключение — если покупатель сообщил номер телефона или адрес электронной почты. Тогда придется направить покупателю электронный чек. Чтобы настроить автомат под вывод QR-кодов на дисплей, обратитесь в организацию, которая обслуживает вашу технику.
Сам же автомат может не печатать чеки. Достаточно настроить в офисе одну удаленную кассу, которая будет получать сигнал с автоматов, когда покупатель оплачивает товар. В момент, когда касса получила сигнал о расчетах, она сформирует чек.
Изменения в чеках ККТ с 1 марта 2020
С 1 марта 2020 года компании и ИП, которые продают маркированные товары, обязаны печатать в чеке новый реквизит — «код товара» (приказ ФНС от 29.08.2019 № ММВ-7-20/434@). В бумажных чеках касса должна выдавать [М] для маркированного товара, а в электронных — префикс и код идентификации маркированного товара. Чтобы ККТ печатала новый код, придется обновить ПО кассы. Как это сделать, рассказал представитель компании АТОЛ (см. комментарий).
Информация дана в статье журнала «Упрощенка» Кассовые изменения, которые надо учесть упрощенцам в 2020 году
Порядок выдачи и получения денег в подотчет в 2020 году
Вести подотчет и заполнять авансовый отчет в несколько кликов удобно в программе БухСофт. Программа подготовит все отчеты быстро и с учетом всех изменений.
Подотчет онлайн в программе БухСофт
При направлении работника в командировку придется оформить приказ, либо иное распоряжение руководства о командировании. Для иных целей приказ теперь не обязателен. Но компания вправе оформить распоряжение на выдачу подотчетных средств.
Целью подотчетного аванса могут быть разные затраты. Но общий порядок получения средств таков:
- Определяем цель, сумму и срок подотчета.
- Составляем письменное заявление на имя руководителя. Документ оформляют в произвольной форме. Главное, чтобы бумага не содержала размытых и не четких формулировок. Только конкретные цифры, задачи и сроки. Иначе у контролеров могут возникнуть вопросы.
- Получаем резолюцию. Необходимо согласовать подотчет с руководителем. Начальство рассмотрит обращение работника, оценит ситуацию и примет решение. Директор вправе отказать в авансе, или, например, может уменьшить сумму, если сочтет расходы завешенными. Также гендир вправе сократить срок выдачи подотчета. Например, если работник требует на закупку канцелярских товаров целую неделю. Начальник может сократить срок до трех рабочих дней.
- В бухгалтерии работнику выдаем денежные средства по согласованному заявлению. Деньги могут выдать из кассы наличными, кассир оформит расходный кассовый ордер. Подотчет можно перевести на банковскую карту сотрудника или на корпоративную карту. В таком случае, перевод оформляется платежным поручением.
- Работник расходует деньги на установленные цели, сохраняет все чеки, квитанции и БСО.
- По истечению трех дней с момента окончания срока выдачи подотчета работник подает в бухгалтерию авансовый отчет и подтверждающие документы.
Важно! В 2020 году допускается использовать электронные чеки в качестве подтверждения. Например, если закупка оформлялась через интернет, и продавец прислал электронный БСО об оплате. Достаточно распечатать электронный чек и предоставить его вместе с отчетом в бухгалтерию. Главное, чтобы фискальный документ соответствовал требованиям закона № 54-ФЗ.
Если у работника остались деньги, то их следует вернуть в кассу вместе с авансовым отчетом. Проследите, чтобы кассир оформил приходный ордер, и выдал вам квитанцию по приемке налички.
Бывают ситуации, когда подотчетник израсходовал собственные средства на закупку. Например, при планировании суммы не был учтен НДС. В этом случае организация должна возместить перерасход: выдать деньги из кассы или перечислить на карту.
Как составить заявление на подотчет
Письменное заявление на подотчет — это основной документ, на основании которого работнику будет предоставлен аванс. Если бумагу составить неверно, или допустить существенные ошибки в оформлении, то в средствах могут отказать.
Унифицированной формы для заявления не предусмотрено. Но чиновники обозначили ключевые требования к документу.
Так, заявление на выдачу денег подотчет должно раскрывать следующие позиции:
- сумма, требуемая в подотчет;
- цель, на что будут потрачены деньги;
- срок, в течение которого работник выполнит поставленную задачу.
Заявление должно быть согласовано с руководителем. То есть, на документе в обязательном порядке должна присутствовать подпись директора и дата согласования. Без визы руководства выдавать аванс сотруднику нельзя.
Компания вправе установить в своей учетной политике, что выдача денежных средств в подотчет производится только на основании приказа руководства. В таком случае, на основании письменного заявления придется оформить приказ.
Как выдать подотчетные деньги
Работник обращается за авансом в бухгалтерию. Способ предоставления средств в подотчет выбирает сама фирма. Допускается выдавать наличные из кассы, либо перечислять деньги на карты. Причем это может быть не только зарплатная карта подчиненного, но и корпоративная. Это карта, которая оформлена специально для таких операций.
Кассир выписывает расходный кассовый ордер. Для этого используется унифицированный бланк КО-2. Расходник должен быть подписан не только кассиром, но и главбухом и гендиректором.
С 2020 года разрешено ведение кассовых документов в электронном виде. Если оформляете электронный РКО, то заверьте его усиленными цифровыми подписями ответственных лиц.
Для безналичного расчета бухгалтер оформляет платежное поручение. Заполняется стандартная форма ОКУД 0401060. Важно указать в платежном поручении, что средства перечисляют в подотчет. Для этого в поле 24 «Назначение платежа» укажите, что транш является подотчетным.
Как составить авансовый отчет
Отчитаться за полученный подотчет нужно по установленной форме. Бланк авансового отчета утвержден Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55. Учтите, что организация вправе применять самостоятельно разработанный шаблон.
Авансовый отчет заполняет сам работник, который получил деньги в подотчет. Документ можно оформить на бумаге от руки, или составить в электронном виде. В бланке указывается наименование организации, сведения о подотчетнике (ФИО, должность). Обязательно указывается цель и основание для выдачи аванса. В табличной части расписываются сведения о полученном авансе и произведенных тратах.
Отчет сдайте в бухгалтерию в течение трех рабочих дней, с момента завершения срока подотчета. Если авансовый отчет не предоставлен вовремя, то руководитель вправе принять решение об удержании сумм из заработной платы. На это у работодателя есть один календарный месяц.
Источник