Можно ли гасить займ с корпоративной карты

Банковские корпоративные карты можно использовать для снятия наличных, для оплаты хозяйственных расходов, для осуществления других расходов, не запрещенных законодательством. Законодательно не установлено запретов на возврат заемных средств наличными денежными средствами. Но в п.4 Указания ЦБ 3073-У говорится, что выдача и возврат займов должны осуществляться из средств, полученных с расчетного счета.

Если Вы снимаете денежные средства с банковской карты, то это приравнивается к выдаче под отчет. Поэтому формально внесение в кассу подотчетником денег, снятых с карты, это возврат неиспользованного аванса. Т.е. выдача займа из этих средств может привести к привлечению Вас к ответственности по ч.1 ст. 15.1 КоАП РФ.

Обоснование

Олега Хорошего, начальника отдела налога на прибыль организаций департамента налоговой и таможенной политики Минфина России

Как оформить, провести, отразить в бухучете операции по банковским спецсчетам

Расчеты банковскими картами

Организация может открыть в банке специальный счет для расчетов банковскими картами. Такой счет открывается на основании договора между банком и организацией, в котором оговариваются конкретные условия предоставления денежных средств и использования банковских карт (п. 1.8 Положения Банка России от 24 декабря 2004 г. № 266-П).

Для организаций выпускаются банковские карты двух видов:

Такой порядок предусмотрен пунктом 1.5 Положения Банка России от 24 декабря 2004 г. № 266-П.

Расчетные и кредитные банковские карты можно использовать:

Об этом сказано в пункте 2.5 Положения Банка России от 24 декабря 2004 г. № 266-П.

Для оплаты расходов организация выдает сотруднику банковскую корпоративную карту. Карта должна относиться к одной из платежных систем (VISA, Eurokard/Mastercard и т. д.).

Банковские карты оформляют на конкретных сотрудников (держателей карт). Поэтому к договору с банком приложите список сотрудников и укажите (при необходимости) лимит расходов в рублях или иностранной валюте. По одному банковскому счету может быть выдано несколько карт (на разных сотрудников). В то же время одной картой можно расплачиваться с нескольких счетов организации.

Об этом сказано в пунктах 2.1 и 2.2 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П.

Выданные банковские карты учитывайте за балансом на счете 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение» в оценке, предусмотренной в договоре банковского счета. Если договором цена не установлена, банковские карты можно учитывать по условной оценке (п. 18 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н).

В бухучете средства, зачисленные на корпоративную карту, отразите на счете 55 «Специальные счета в банке». Карточный счет может быть рублевым или валютным. При этом наличие и движение иностранной валюты нужно учитывать обособленно (Инструкция к плану счетов). Поэтому, если у организации два карточных счета (валютный и рублевый), к счету 55 должны быть открыты соответствующие субсчета. Например, субсчета «Специальный карточный счет в валюте» и «Специальный карточный счет в рублях».

При открытии рублевого корпоративного счета сделайте проводку:

Дебет 55 субсчет «Специальный карточный счет в рублях» Кредит 51
– перечислены деньги на корпоративную пластиковую карту.

При открытии валютного корпоративного счета сделайте проводку:

Дебет 55 субсчет «Специальный карточный счет в валюте» Кредит 52
– перечислены деньги на корпоративную пластиковую карту.

По мере того как сотрудник будет снимать с карты деньги, на основании банковских выписок в учете делайте записи:

Дебет 71 Кредит 55 субсчет «Специальный карточный счет в рублях»
– выдан рублевый аванс на оплату расходов;

Дебет 71 Кредит 55 субсчет «Специальный карточный счет в валюте»
– выдан валютный аванс на оплату расходов.

Основанием для списания задолженности с подотчетного лица – держателя карты является его авансовый отчет по форме № АО-1, к которому приложены документы, подтверждающие поступление товаров (работ, услуг), и слипы (квитанции электронных терминалов или банкоматов), свидетельствующие об их оплате с корпоративного счета.

Вернуть заем разрешено только из наличных, снятых со счета

«…Выдали сотруднику заем. Ежемесячно он возвращает его в кассу. Вправе ли мы потратить эти деньги, чтобы вернуть деньги, которые компания заняла у директора?..»

— Из письма главного бухгалтера Светланы Ивановой, г. Москва

Нет, Светлана, не вправе.

Наличную выручку из кассы можно расходовать только на цели, перечисленные в пункте 2 Указания Банка России от 07.10.13 № 3073-У. В частности, на зарплату, выдачу денег под отчет и т. д. Гасить задолженность по займу из наличной выручки вы не вправе.

Деньги, которые возвращает в кассу работник, не считаются наличной выручкой. А значит, формально их можно тратить на любые цели. В то же время в Указании № 3073-У есть другое ограничение. Погашать займы можно только из средств, которые компания сняла с расчетного счета (п. 4 Указания № 3073-У). Поэтому выдать наличные вы вправе только за счет денег, которые сняли с расчетного счета. Иначе при проверке возможен штраф на компанию до 50 тыс. рублей (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).

1. Из рекомендации
   • расчетные (дебетовые);
   • кредитные.
   • для получения наличных денег и оплаты хозяйственных расходов (в т. ч. для оплаты командировочных и представительских расходов) в рублях и в иностранной валюте на территории России и за ее пределами;
   • для других операций в рублях, разрешенных законодательством на территории России;
   • для других операций в иностранной валюте с соблюдением требований валютного законодательства России.
2. Из статьи журнала «Учет. Налоги. Право» №3 январь 2016 (содержится в вип-версии БСС «Главбух»)
3. Из статьи журнала «Учет. Налоги. Право» №28 август 2016 (содержится в вип-версии БСС «Главбух»)

«…Банк наотрез отказывается проводить платежку на возврат займа учредителю…»

«…Мы получили от учредителя пять займов по 100 тыс. рублей. Деньги участник давал частями: 100 тыс. рублей — на счет, а остальные — в кассу. Общая сумма — 500 тыс. рублей. Из кассы мы сразу же выдавали зарплату, и эти деньги в банк не сдавали. Когда решили вернуть заем на личную карту учредителя, банк наотрез отказался проводить платежку. Операционист объяснил, что мы получили на счет взаймы только 100 тыс. рублей. Значит, эту сумму можем вернуть. А 400 тысяч банк не проведет. Как же вернуть заем?..»

Из письма главного бухгалтера Вероники Ашурковой, г. Тюмень

У нашей читательницы возник конфликт с банком. Учредитель дал компании заем — часть денег вносил в кассу, часть — в банк. А когда пришло время вернуть долг, банк отказался проводить операцию. Операционист объяснил, что заем в такой сумме на расчетный счет не поступал. Банкиры и независимые эксперты дали свои рекомендации о том, как вернуть деньги.

Александр Баукен, заместитель начальника юридического управления ПАО «Челиндбанк»:

БАНКИРЫ

— Банк проверяет операции клиента по Федеральному закону от 07.08.01 № 115-ФЗ. Вероятно, сотрудники банка сочли вашу операцию сомнительной, к примеру, заподозрили обналичку. И если банк считает операцию подозрительной, он вправе ее не проводить. Но попробуйте доказать, что операция реальная. Для этого представьте документы, которые подтвердят тот факт, что компания получила и потратила заем на зарплату. Представьте в банк договор, приходные ордера, ведомости на зарплату и т. д.

Наталья Добренкова, заместитель руководителя юридического департамента ОАО «Крайинвестбанк»:

— Банк вправе не проводить операцию, если по правилам внутреннего контроля она сомнительная. Об этом сказано в пункте 11 статьи 7 закона № 115-ФЗ. Банк сам утверждает список сомнительных операций. Об этом сказано в пункте 5.2 Положения Банка России от 02.03.12 № 375?П. Полагаю, что возврат займа на личную карту учредителя банк посчитал подозрительным. Чтобы провести платеж, представьте в банк договор займа и приходные ордера, по которым участник вносил средства. Так компания обоснует, почему перечисляет 500 тысяч на личную карту.

Марина Марчук, юрист компании «Деловой Фарватер»:

НЕЗАВИСИМЫЕ ЭКСПЕРТЫ

— Считаю, что банк необоснованно отказался проводить платеж. Деньги на расчетном счете компании являются ее собственностью, и банк обязан выполнять поручения клиента о переводе денег. Это следует из пунктов 1, 3 статьи 845 ГК РФ. Чтобы решить проблему, обратитесь к руководству банка и представьте договор займа, а также приходные ордера. Документы подтвердят, какую сумму компания получила взаймы.

Александр Анищенко, аудитор аудиторской фирмы «АТОЛЛ-АФ»:

— Действия банка незаконны. «Физик» и компания вправе рассчитываться между собой как наличными, так и в безналичном порядке. Значит, компания вправе вернуть заем, который «физик» внес наличными, любым способом. Либо с расчетного счета, либо из кассы. Такой запрет не предусматривает и Указание Банка России от 07.10.13 № 3073-У.

Наталья Телешенко, эксперт финансового отдела «УНП»:

НАШЕ МНЕНИЕ

— Сначала попробуйте вернуть заем наличными из кассы. Для этого снимите деньги со счета и отдайте учредителю. Компания может отдать «физику» любую сумму наличных. Лимит в 100 тысяч при таких расчетах не применяется (п. 5 Указания Банка России от 07.10.13 № 3073?У). Но из выручки отдать деньги нельзя. Это следует из пункта 4 Указания № 3073?У.

Есть риск, что банк откажется выдавать компании деньги по чековой книжке. Банк уже отказался проводить платежку на возврат займа учредителю, поэтому может не выдать и наличные из-за сомнительной операции.

Если снять наличные тоже не получится, то представьте в банк документы на возврат денег: договор и копии приходных кассовых ордеров. Эти бумаги подтвердят, что компания получила заем в той сумме, которую возвращает.