Прошу прощение, если тема такая уже есть, не нашла.
Никогда не вела делопроизводство. Хочу теперь все систематизировать.
На предприятии с 2008 года есть папки отдельно на каждый год с договорами. Одни договоры уже не действуют, другие продолжают действие. Начинаю уже путаться.
К некоторым договорам имеются приложения, я их подшиваю к договору, даже если год приложения другой. Правильно ли я делаю?
Подскажите как мне правильно хранить договоры за прошлые года? Нужно ли действующие отдельно откладывать?
Учет и хранение договорной документации
У компаний, активно работающих с клиентами, за календарный год набирается значительное число договоров, поэтому требует особого внимания такой момент, как учет и хранение оригиналов договорной документации.
Почему это важно?
Отсутствие оригинала договора (дополнительных соглашений, спецификаций, смет, расчетов и иных приложений к нему) может создать серьезные сложности в случае судебного спора с соответствующим контрагентом. Кроме того, отсутствие оригинала может привести к нежелательным последствиям, скажем, при налоговой проверке компании.
Большая часть компаний (за исключением ряда крупных, где внедрены специализированные программы управленческого учета и управления документами) не ведет учет заключенных договоров (ведется только их регистрация в бумажном журнале либо электронном файле), а хранение осуществляется путем подшивки заключенных договоров в папки, которые хранятся у юриста, в бухгалтерии, в договорном отделе или у кого-то еще. Четкой регламентации всех моментов, связанных с учетом и хранением оригиналов договорной документации, не осуществляется.
Рис. 3.2. Пример гарантийного письма
В том случае, когда за календарный год компания заключает 20–40 договоров, особых проблем может не возникнуть, поскольку каждый договор практически на виду. Но если за календарный год заключается 150–200 и более договоров, проблемы рано или поздно возникают. Во-первых, поиск нужного договора среди множества папок занимает значительное время. Во-вторых, появляется риск утраты оригинала договора или приложений к нему из-за постоянной бесконтрольной процедуры выдачи-возврата документов (один сотрудник пришел и взял договор, чтобы снять копию, второй попросил другой договор и спецификации к нему для подготовки отчета, третий изъял что-то для демонстрации налоговикам в ходе выездной проверки и т. п.). В итоге уследить за всем становится сложно, если не сказать невозможно.
Чтобы навести порядок в этих вопросах, требуется не так уж много:
1) четко определить в документированном виде приказа, регламента или процедуры порядок регистрации и хранения договоров, а также выдачи оригиналов договорной документации сотрудникам, которым она необходима. Разумеется, также важно определить ответственных лиц;
2) все папки, в которые подшиваются договоры, пронумеровать;
3) завести в каждой папке с подшитыми договорами реестры хранимых в ней договоров;
4) на каждый заключенный договор заводить учетную карточку с наименованием контрагента, номером и датой заключения договора, а также учетным порядковым номером карточки договора и специализированными информационными полями о выдаче-возврате оригиналов договорной документации (пример карточки см. на рис. 3.3);
5) подшивая договор в папку, вносить его в соответствующий реестр папки;
6) вести общий (сводный) реестр всех заключенных договоров. В данном реестре необходимо заполнять специальные поля, указывающие на номер папки, учетный порядковый номер карточки договора. Помимо этого, в реестр можно включить любые необходимые данные: предмет договора, срок договора, сумма договора, количество и наименование подписанных приложений и т. п.
Ведение сводного реестра всех договоров лучше вести в электронном виде. Тем более что реестр можно выложить на сервере компании в открытом для всех заинтересованных сотрудников доступе (естественно, в режиме чтения и с защитой документа паролем для его правки). Существующие в настоящее время компьютерные офисные программы (текстовые и табличные редакторы) позволяют это сделать в лучшем виде;
7) выдачу сотрудникам нужных им оригиналов договорной документации и возврат данных документов оформлять под подпись;
8) при возможности сканировать все договоры и приложения к ним и хранить их графические отсканированные копии, скажем, на сервере в упорядоченном и систематизированном виде с предоставлением заинтересованным сотрудникам доступа к ним в режиме чтения документов;
9) хранение папок с договорами осуществлять в закрывающихся на ключ шкафах.
Что это дает?
Результаты внедрения предлагаемых мер позволяют:
• находить нужный договор за считанные секунды (в сводном электронном реестре с помощью встроенной функции контекстного поиска, имеющейся в текстовых и табличных редакторах, а также с помощью системы автофильтров, имеющейся в табличных редакторах);
• находить нужную информацию по договору (предмет договора, срок договора, сумма договора, количество подписанных приложений и т. п.) в сводном реестре всех договоров либо графических отсканированных копиях договоров без обращения к оригиналу договора;
• снизить до минимума риск утраты оригиналов договорной документации.
Папка № _____________________ Карточка №
Срок действия договора
Прилагаемые к договору документы _____________________________________
ЗАПИСИ о получении и возврате оригинала договора либо оригинала иного договорного документа (дополнительного соглашения, спецификации и т. п.)
Рис. 3.3. Пример учетной карточки хранения оригинала договора и прилагаемых к нему документов
Рис. 3.4. Пример формы общего (сводного) реестра заключенных договоров
У нас есть договоры без указания срока их действия. Есть и такие, пролонгация которых осуществляется автоматически (на год или более), если ни одна из сторон не станет инициатором их прекращения. Есть договоры, заключенные, например, на год, но дополнительными соглашениями мы уже несколько лет продлеваем их действие на тех же условиях или с незначительными изменениями. Бывает, что дополнительные соглашения к договору заключаются и для изменения иных его условий, но без корректировки срока действия.
У нас возникли следующие вопросы:
Такое количество вопросов свидетельствует о том, что в организации необходимо в плановом порядке и как можно скорее приступить к разработке регламента договорной работы. В рабочую группу по подготовке данного документа включаются представители юридической службы, службы делопроизводства, бухгалтерии и подразделений, чья деятельность, осуществляемая на основе договоров, приносит наибольшую прибыль организации. А с другими подразделениями проект регламента необходимо будет согласовывать, причем кадровая служба может разработать самостоятельный раздел регламента о трудовых договорах и договорах возмездного оказания услуг, заключаемых с физическими лицами.
В регламенты договорной работы обычно включают (это зона ответственности руководителя организации и юридической службы):
Служба делопроизводства в рамках подготовки регламента:
- сразу разрабатывает и согласовывает проекты типовых форм договоров по видам сделок или контролирует, что в регламент включено положение о приоритетном применении типовых форм данной организации, порядке их разработки, согласования и утверждения;
- конкретизирует классификацию и устанавливает индексацию договоров с учетом направлений и вопросов деятельности организации и зон ответственности структурных подразделений и наименований контрагентов. Это позволит уточнить или разработать заново классификатор для предварительного рассмотрения документов, которым пользуется служба делопроизводства при предварительном рассмотрении поступающих документов, в части маршрутизации документопотоков договоров и документов по их исполнению, в том числе и в СЭД или иной информационной или расчетной системе;
- и, наконец, регламентирует порядок формирования дел с договорами и документами, возникающими в процессе их исполнения, сроки хранения, ответственность за обеспечение сохранности в подразделениях и порядок передачи в архив.
Таким образом, разработка регламента договорной работы позволит установить единый порядок работы с данными документами и распределить ответственность за правильное формирование дел с договорами и обеспечение их использования и сохранности.
Поэтому сначала нужно определить простейшую схему систематизации договоров:
- направление деятельности организации – структурные подразделения, имеющие право заключать договоры, – виды сделок (договоров) – контрагенты (может быть много или несколько, необходимо расположить названия в алфавитном порядке) или
- направление деятельности организации – структурные подразделения, имеющие право заключать договоры – контрагенты (может быть много или несколько, необходимо расположить названия в алфавитном порядке) – виды заключаемых с ними сделок (договоров). В данной схеме систематизации работает управленческий аспект, т.к. все знают число Паретто 80:20, говорящее о том, что 20% клиентов приносят (должны приносить) 80% прибыли организации. Поэтому и служба делопроизводства контролирует правильность формирования досье в структурных подразделениях сначала по клиентам / контрагентам, а потом по видам сделок по каждому из них.
Досье с соответствующими заголовками могут быть включены в номенклатуру дел как переходящие дела, если договоры продлеваются в соответствии с их условиями в течение нескольких лет. Единственное обязательное правило – к досье ведется внутренняя опись документов, причем в ней последовательно и оперативно, по мере возникновения / получения конкретных документов по исполнению договора, осуществляется учет (идентификация) сформированных в досье документов.
Сроки хранения договоров определяются по типовым перечням документов с указанием сроков их хранения или по ведомственным перечням, действовавшим до 1991 г., которые могут в настоящее время использоваться в качестве справочников межотраслевого значения. Но поскольку договоры являются нематериальным активом организации, подтверждающим законность владения соответствующими материальными активами, конкретный срок хранения договоров организация устанавливает самостоятельно, как правило, в сторону их увеличения от нормативных сроков, что закрепляется протоколом заседания экспертной комиссии и номенклатурой дел организации.
Но в связи с широким распространением досье как вида первичного комплекса документов в настоящее время архивные учреждения субъектов Российской Федерации иногда дают рекомендации включать в описи заголовки переходящих дел по году исполнения документа, завершения его в делопроизводстве. Новых единых методических рекомендаций насчет формирования дел-досье и их учета в научно-справочном аппарате архивов пока нет, профессиональное сообщество ожидает результаты обсуждения правил работы архивов организаций, которые должны заменить действующие в настоящее время Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002).
Adblock
detector
Источник
Беспроцентный договор займа с учредителем — скачать образец вы можете на нашем сайте — в ряде случаев может предполагать появление у заемщика расходов сверх суммы долга. Изучим такие случаи подробнее, а также то, как составляется договор займа без процентов.
Вполне. Договор займа с учредителем — беспроцентный как вариант — имеет полное право заключить принадлежащее ему хозяйственное общество. Основополагающие в части регламентации займов положения законодательства, в частности нормы п. 1 ст. 807 ГК РФ, не содержат запрета на такие правоотношения. Потребность в подобном займе может возникать, если, к примеру, текущей нераспределенной прибыли фирмы недостаточно для инвестирования в те или иные проекты, и в этих целях финансовую поддержку компании оказывает ее учредитель.
Деятельность участника рынка займов легальна только в случае приобретения им статуса кредитной организации или иной специализированной фирмы, например, МФО, потребительского кооператива и т. д. Выдача займов без получения подобного статуса может привести к штрафам в размере:
- 20–50 тыс. руб. — на должностное лицо фирмы;
- 200–500 тыс. руб. — на саму фирму (ст. 14.56 КоАП РФ).
Кроме того, полностью беспроцентным заем учредителю от ООО все-таки быть не может. Изучим далее, с чем это связано.
Дело в том, что в случае если ставка по кредиту нулевая либо меньше ключевой ставки ЦБ РФ, то заемщик считается получателем материальной выгоды, с которой нужно уплатить НДФЛ (подп. 1 п. 2 ст. 212 НК РФ).
При беспроцентном договоре займа между учредителем и организацией выгода считается по формуле:
МВ = (СУММА × 2/3 × КС / ГОД) × ДНИ,
МВ — материальная выгода, начисленная за 1 месяц пользования займом;
СУММА — сумма займа;
КС — ключевая ставка ЦБ РФ;
ГОД — количество дней в году;
ДНИ — количество дней пользования займом в месяце.
Если все же проценты на заем начисляются, то формула будет немного иной:
МВ (ПРОЦ) = (СУММА × 2/3 × (КС – ПРОЦ) / ГОД) × ДНИ,
ПРОЦ — проценты по займу учредителю.
На показатель МВ начисляется НДФЛ в размере 35%; для лиц, не имеющих статуса налогового резидента России, — 30% (п. 2 ст. 224 НК РФ).
Как отразить в 6-НДФЛ материальную выгоду заемщика, читайте здесь.
Изучим теперь подробнее то, как составляется договор беспроцентного займа между учредителем и ООО.
Договор займа между владельцем фирмы и самой фирмой должен включать преамбулу, в которой отражаются сведения о сторонах правоотношений и факт заключения договора беспроцентного займа между учредителем и ООО, а также следующие разделы:
1. Предмет договора.
2. Права и обязанности участников.
3. Ответственность участников договора займа.
4. Порядок разрешения споров.
5. Заключительные положения.
6. Реквизиты сторон.
Договор беспроцентного займа учредителю от ООО (и наоборот) может иметь различные приложения. Например, график платежей.
Скачать образец договора беспроцентного займа с учредителем вы можете на нашем сайте по ссылке ниже.
Отметим, что структура договора займа между владельцем ООО и самой организацией — достаточно стандартна и принципиально не отличается от подобных соглашений в других правоотношениях. У нас вы можете скачать образец договора беспроцентного займа с учредителем, при котором заемщик — именно учредитель.
Заем без процентов может быть взят ООО у его владельца и наоборот. Во втором случае заемщик, поскольку договор займа между учредителем и организацией беспроцентный, должен уплатить НДФЛ по ставке 35% с материальной выгоды.
В каждой фирме, особенно вновь созданной или небольшой, бывают ситуации, когда предприятию срочно требуются деньги. Тогда за средствами можно обратиться к учредителю. Вероятна и обратная ситуация — когда деньги нужны собственнику. В обоих случаях есть выход в виде беспроцентного займа — от учредителя к компании либо от компании — физлицу. Образцы соответствующих договоров и пояснения к ним на 2019 год найдете далее.
Согласно положениям ГК РФ, договор займа, одна сторона по которому — юрлицо, заключается исключительно в письменной форме (п. 1 ст. 808 ГК РФ). То есть нужно все максимально задокументировать. Образец 2019 найдете в нашей статье.
Беспроцентность займа с участием собственника — законна. Но только соответствующее условие об отсутствии платы за предоставление денег обязательно должно быть прямо прописано в тексте соглашения. По умолчанию такие вещи не делаются. Иначе с заемщика могут быть взысканы проценты, рассчитанные согласно пункту 1 статьи 809 ГК РФ по ставке рефинансирования. В 2019 году данный показатель в России неуклонно снижается, но тем не менее, это уже будут непредусмотренные операции.
Есть одно исключение. Это случай, когда передача имущества идет не в денежной, а натуральной форме (абз. 3 п. 3 ст. 809 ГК РФ). Тогда условия о процентах в договоре может и не быть. Как раз — наоборот — если ничего не сказано, то за пользование деньгами платить ничего не нужно.
Также обязательна для займа сумма выдаваемых средств (п. 1 ст. 807 ГК РФ). Иначе сделка может быть признана недействительной. Ничего страшного, если вы не можете сразу определиться с величиной транша. Всегда впоследствии можно заключить допник и добавить нужную часть, скорректировать график и размер платежей контрагенту. То же самое касается и процедуры возврата средств. Кроме того, если учредитель перечислит сумму займа меньше той, что указана в договоре, то таковой считается заключенным именно на фактически полученную заемщиком часть (п. 3 ст. 812 ГК РФ).
Если учредитель фирмы — другая организация, то здесь в 2019 году действует общий лимит расчетов наличными по одному договору — 100 000 руб. То есть это общее правило актуально и для займов.
А вот когда общество учредил физик, то гонять наличные допустимо без ограничения суммы. Можно принять от такого участника наличность в любом размере. Либо выдать таковую (п. 5 и 6 Указаний Центрального банка от 07.10.2013 № 3073-У).
При выдаче беспроцентного займа обществу учредителем компании никаких доходов у фирмы не возникает ни на общем режиме, ни на упрощенке (подп. 10 п. 1 ст. 251, подп. 1 п. 1.1 ст. 346.15 НК РФ). Конечно, если договор действующий, то есть срок погашения по нему не прошел. Поэтому следите за датами и при необходимости своевременно продляйте действие соглашения. Делать это можно сколь угодно раз.
В обратной ситуации, если заем выдает общество, у учредителя-физлица при получении денег возникает материальная выгода, с которой нужно уплачивать НДФЛ по тарифу 35% (для нерезидентов — 30%). Сумма выгоды по рублевым договорам считается исходя из двух третей (2/3) ставки рефинансирования от всей массы долга и за весь период займа (подп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ).
Как видите, беспроцентный договор в пользу физика не такой уж безобидный. Поэтому рекомендуем брать его за образец в 2019 году очень осторожно. Если средства есть в наличии, намного безопаснее и правильнее выдавать собственнику ООО дивиденды.
Внимание: независимо от применяемой системы налогообложения при получении бесплатного займа компанией материальная выгода от экономии на процентах у нее не возникает.
Еще один немаловажный момент: при получении организацией денег даром в безналичной форме в сумме не менее 600 000 руб. банки уведомят об этом службу по финансовому мониторингу.
Дата получения дохода — 31 декабря. Ключевая ставка ЦБ РФ на эту дату составляет 7,75%. Итого матвыгода равна 205,25 руб. (50 000 руб. × 7,75% × 2/3 : 365 дн. × 29 дн.), где 365 дней — количество дней в 2017 году, а 29 дней — количество дней пользования займом. Сумма НДФЛ с материальной выгоды составила 86 руб. (205,25 руб. × 35%).
Зарплату в компании за декабрь выдали 29 декабря. На этот момент доход по материальной выгоде еще не появился. Значит, удержать налог нужно при выплате аванса в январе 2019.
С 1 января 2016 года ставку рефинансирования приравняли к ключевой. Сегодняшний уровень последней — 7,50%. Это новое значение, действующее с 2019 года
Откуда взять образец на бесплатный заем (многие ошибочно говорят — займ) между ООО и его собственником — вопрос не праздный. Ведь типовой формы подобного документа нет.
На юрсайтах и в других деловых источниках предлагаются те или иные образцы. В работу берите их только после проверки содержания и формата.
Если поисками заниматься не хотите, воспользуйтесь нашим вариантом соглашения.
От общества к учредителю заем оформляется по той же конструкции. То есть по сути на практике вы даже можете составить под себя один проект договора. И подстраивать его под разные ситуации в зависимости от того, кто берет деньги, а кто — их дает. В частности, важно не забывать менять информацию (сторон) в преамбуле.
Но, напомним, что бесплатная передача средств от ООО физику чревата НДФЛ с матвыгоды. И пристальным вниманием инспекторов. Поэтому во избежание лишних хлопот и возможных претензий рекомендуем заключать процентные договоры. Правда, низкие ставки — тоже не решение вопроса. По общему правилу при маленьких тарифах также имеет место матвыгода. Напомним, таковая возникает, если:
- человек получил заем без процентов либо с ними, но они очень низкие — а именно меньше 2/3 ставки рефинансирования по займам в рублях или 9% годовых — в валюте;
- средства предоставляет работодатель или взаимозависимое лицо (отношения ООО-учредитель с долей более 25% как раз сюда подпадают) (подп. 2 п. 2 ст. 105.1 НК РФ).
Документ на передачу имущества. Договор займа, в том числе беспроцентный (образец мы его привели в статье), считается заключенным с момента, когда переданы деньги или другие вещи, согласованные сторонами. То есть если документ датирован, скажем, декабрем 2017 года, а первые перечисления по нему прошли только в январе 2019 года, то соглашение считается заключенным в 2019 году. Это значит, что именно с этого момента у заемщика возникает обязательство вернуть долг в размере выданных средств. И именно на эту дату заимодавцу-ООО надо отразить дебиторскую задолженность на сумму выдачи.
Например, в договоре займа прописана общая величина заемных средств 250 000 руб. Но сначала получена только часть — 75 000 руб. На эти 75 000 руб. и нужно делать проводку на счете 66 (67). И неважно, что соглашение составлено на большую сумму. Просто сведения о не полученных от заимодавца средствах надо будет раскрыть в пояснениях к бухгалтерской отчетности (п. 18 ПБУ 15/2008, письмо Минфина от 28.01.2010 № 07-02-18/01).
Передачу наличных денежных средств и вещей от ООО учредителю-физику можно удостоверить распиской. Если заем выдан (получен) наличными, то тогда соответствующие операции пройдут и по кассе общества. И будет оформлен РКО (ПКО). ККТ при расчетах по займу не применяйте. Безналичные расчеты подтвердят банковские выписки.
Приложения к контракту. Неотъемлемой частью договора займа может быть график платежей и график уплаты процентов по ним, если таковые предусмотрены. Ссылку на подобные приложения сделайте в тексте самого соглашения.
Бухсправки по расчетам. Если ведутся какие-то расчеты по сделке, например, в качестве налогового агента компания считает НДФЛ с той же матвыгоды, нужно составить бухсправку на все сделанные вычисления. За образцы расчетов можете взять наш пример, который мы привели выше.
Доверенность. Стандартно, как и при любой сделке, понадобится доверенность на лиц, подписывающих договор, если они выступают не сами за себя, а от имени других лиц — сторон сделки. Например, когда по доверенности от имени учредителя подписывает соглашение его представитель.
Сумму беспроцентного займа получатель (ООО или учредитель — в зависимости от ситуации) вправе вернуть досрочно, если прямого запрета на это нет в договоре (абз. 1 п. 2 ст. 810 ГК РФ). Конечно, лучше такой запрет не включать в проект. Если вдруг образец, с которым вы работаете, содержит соответствующий пункт, уберите его.
Если конкретный срок возврата занятых денег не установлен сторонами в соглашении, то на процедуру возврата средств отводится 30 дней после того, как заимодавец (кредитор) предъявил такое требование (абз. 2 п. 1 ст. 810 ГК РФ).
От учредителя каждый месяц в кассу поступают наличные, приходуются ордером. Можно ли оформить все эти поступления одним договором займа, чтобы не писать каждый месяц новый договор? и есть ограничения в сумме займа или можно указать любую сумму денег?
Ответы юристов ( 2 )
- 8,7 рейтинг
- 2286 отзывов эксперт
Оформить все это одним договором возможно, главное прописать общую сумму займа, которая поступила или поступит в будущем, ну и соответственно срок и порядок возврта. Я составляла такой договор, так что при необходимости помогу вам с правильными формулировками.
Сумма договора или сумма поступлений может быть разная, это не ограничено законом.
Напоминаем, что Вы имеет право оценить полученные
ответы юристов. Нам важно Ваше мнение. Спасибо.
Источник
