Как грамотно обнулить подотчет директора?
Подотчет директора, как и любого другого подотчетного сотрудника, можно в любом объеме списывать на уменьшение налога на прибыль (относить на расходы по УСН) и при этом не платить с него НДФЛ и/или взносы в бюджет. Но такое возможно при условии, что выданный подотчет тратится только на нужды фирмы, а бухгалтерия своевременно получает документы, подтверждающие целевое использование подотчетных сумм (кассовые и товарные чеки, накладные и т. п.).
Посмотрите, что в подотчете изменилось с 30.11.2020.
Предположим, что по Дт 71 на конец очередного месяца накопилась сумма, выданная директору под отчет, в размере 700 000 руб. Оправдательные документы и авансовые отчеты под эту сумму отсутствуют и их появление маловероятно.
Если действовать по правилам НК РФ, то эта сумма должна быть учтена как доход директора с уплатой по ней следующих налогов и взносов:
- НДФЛ — 91 000 руб. (700 000 × 13%);
- страховые взносы — 211 400 руб. (700 000 × [22% + 5,1% + 2,9% + 0,2%]).
Итого в бюджет с полученного директором дохода придется заплатить 302 400 руб.
К уменьшению по налогу на прибыль можно поставить сумму в 911 400 руб. (700 000 + 211 400). Значит, налога на прибыль к уплате будет меньше на 182 280 руб. (911 400 × 20%).
В целом с подотчетной суммы в 700 000 руб. вы заплатите налогов и сборов на сумму 120 120 руб. (302 400 – 182 280). А если у организации нет прибыли, то придется все 302 400 руб.
Подробнее о налогообложении невозвращенных подотчетных сумм рассказали эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.
Рассмотрим теперь, сколько же налогов надо будет заплатить, если применить иные способы обнуления подотчета.
Способ 1. Начисление дивидендов
Кто может применять: организации, у которых по итогам отчетного периода есть прибыль.
Процедура обнуления подотчета: после окончания квартала, полугодия или года составляем протокол учредителей и справку о начислении промежуточных (или годовых) дивидендов. Проводим следующие операции:
Сумма налогов и взносов к уплате: 91 000 руб. (НДФЛ). Страховые взносы уплачивать не нужно (письмо ФСС от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985). На уменьшение налога на прибыль дивиденды поставить нельзя (п. 1 ст. 270 НК РФ).
ВАЖНО! Выплачивать дивиденды наличными могут только ООО и только из сумм, которые не являются выручкой от реализации товаров, услуг (п. 2 указания Банка России «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У). Например, из возвращенных подотчетных сумм. В АО выплата дивидендов должна производиться строго в безналичной форме (п. 8 ст. 42 закона «Об АО» от 26.12.1995 № 208-ФЗ).
Совет: при начислении и выплате дивидендов не забывайте про сроки.
О подробностях читайте в статье «Какие сроки выплаты дивидендов в 2020 году?».
Способ 2. Начисление компенсации за использование имущества директора
Кто может применять: ограничений нет.
Процедура обнуления подотчета: составьте обоснованный расчет размера компенсации за использование имущества директора, расходы по которому можно учесть в деятельности фирмы. Например, его автомобиля. Для этого запросите у директора документы, показывающие, сколько он тратит на обслуживание своего авто в год (месяц, квартал). Затем оформите от имени директора заявление на компенсирование расходов по использованию автомобиля и впишите в него рассчитанную сумму по обслуживанию машины. В бухучете фиксируете следующие операции:
Сумма налогов и взносов к уплате: 0,00 руб. НДФЛ и страховые взносы уплачивать не нужно. Но только при условии достаточного документального обоснования выплаты компенсации за имущество (ст. 188 ТК РФ, п. 3 ст. 217 НК РФ). На уменьшение налога на прибыль траты на компенсацию за использование личного транспорта можно отнести только в размере от 600 до 1 500 руб. в месяц (постановление Правительства РФ «Об установлении норм расходов на компенсацию за использование личного транспорта» от 08.02.2002 № 92).
Совет: размеры компенсации должны быть реальными, т. е. соразмерными с рыночными. При оформлении документов следите за тем, чтобы в них отсутствовало слово «аренда». С доходов, полученных директором от аренды имущества, придется платить НДФЛ.
Способ 3. Начисление материальной помощи
Кто может применять: ограничений нет, но этот способ подойдет лишь при списании маленьких сумм подотчета — до 4 000 руб. за 1 год. Далее покажем на цифрах почему.
Процедура обнуления подотчета: сформируйте от имени директора заявление на выплату материальной помощи. В бухучете отметьте следующие операции:
Сумма налогов и взносов к уплате: 300 672 руб. (НДФЛ, взносы). Не облагается НДФЛ и взносами только материальная помощь в размере до 4 000 руб., выданная в пределах 1 года. На уменьшение налога на прибыль выплаченную матпомощь ставить нельзя (п. 23 ст. 270 НК РФ).
Совет: ознакомьтесь с особенностями обложения материальной помощи НДФЛ и взносами в наших статьях:
- «Облагается ли материальная помощь сотруднику НДФЛ?».
- «Материальная помощь и страховые взносы в 2020–2021 году».
Как отразить материальную помощь в отчетности, узнайте в КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.
Способ 4. Договор займа
Кто может применять: ограничений нет.
Процедура обнуления подотчета: подготовьте договор о предоставлении директору беспроцентного займа с автоматической пролонгацией. В бухучете отметьте следующие операции:
Сумма налогов и взносов к уплате: 1 342,46 руб. в месяц или 16 333,33 руб. в год (700 000 × 2/3 × 10% × 35%). Взносы с материальной выгоды не уплачиваются.
Совет: злоупотреблять этим способом не надо, так как выданный заём тоже нужно будет когда-то возвращать. Возможен и такой вариант: списать сумму предоставленного займа на расходы фирмы после истечения срока исковой давности. Но здесь есть свои нюансы.
О подробностях читайте в статье «Порядок списания договора займа (нюансы)».
Способ 5. Личные расходы директора
Кто может применять: ограничений нет.
Процедура обнуления подотчета: попросите директора принести кассовые и товарные чеки, накладные, полученные при покупке им имущества в личное пользование или получении услуг. Отберите из них те, которые можно отразить в расходах фирмы (канцтовары, мебель, отделочные материалы, ремонтные работы и др.). Составьте по ним авансовый отчет. В бухучете отметьте следующие операции:
Сумма налогов и взносов к уплате: 0,00 руб. Некоторые личные расходы директора вполне подойдут на роль расходов по основной деятельности фирмы. А значит, их можно поставить на уменьшение налога на прибыль.
Совет: тщательно соотносите произведенные траты с деятельностью организации. Например, чек из ветеринарной клиники не совсем подойдет для фирмы, занимающейся строительством домов.
Как замаскировать личные траты директора под расходы компании, пошагово разъяснено в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Итоги
При обнулении крупных подотчетов директора не следует применять какой-то 1 способ и списывать всю сумму за 1 день. Избегайте ситуаций, когда на расчетный счет фирмы или в ее кассу возвращается полная сумма выданного ранее подотчета. Особенно если она была выдана в крупных размерах и на вполне достижимые цели. Нужно, чтобы хотя бы часть этого подотчета была потрачена. В противном случае не исключена вероятность начисления НДФЛ с материальной выгоды по беспроцентному использованию подотчетных средств.
Оптимальный вариант обнуления подотчета — равномерно на протяжении нескольких месяцев (возможно и лет) списывать подотчет всеми предложенными выше способами.
Несмотря на то что существует немало возможностей обнуления подотчета, мы настоятельно вам советуем бороться с практикой неконтролируемой траты денежных средств руководством с помощью языка цифр и наглядного представления убытков, которые несет фирма в связи с действиями директора. Для этого следует периодически составлять расчет налогов, связанных с подотчетными суммами, в 2 сравнительных вариантах: если директор отчитывается по подотчетам и если он не делает этого. Этот расчет представляйте директору в качестве предложения по оптимизации налогообложения (в данный расчет можно ввести и другие статьи, кроме подотчета, чтобы ваши действия не воспринимались руководителем назидательно). Таким способом постепенно можно добиться своевременного предоставления документов по выданным подотчетам и не допустить дальнейшего нарастания неподтвержденных подотчетных сумм.
Источник
Как списать деньги с подотчета без документов, причем сделать это, минуя негативные последствия, возможные при пристальном внимании налоговых инспекторов? Вопрос, часто возникающий у бухгалтеров самых разных организаций. Попробуем разобраться в подобной ситуации.
Списание задолженности по подотчету без оправдательных документов
Для любого бухгалтера тема списания понесенных затрат без подтверждающих документов — тяжелая и изматывающая, поскольку действующим законодательством (ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ) не предусмотрено проведение неподтвержденных первичкой операций.
Законодатель говорит однозначно: на произведенный расход должны быть представлены документы, подтверждающие его экономическую целесообразность. Если же подотчетным лицом утеряны документы, оправдывающие произведенные траты, последствия могут быть самыми неприятными, поскольку невозможно:
- провести в учете оприходование приобретенных материалов или оплату различных хозяйственных нужд;
- списать задолженность сотрудника по подотчетным суммам;
- учесть эти расходы в составе налоговой базы при расчете налога на прибыль (письмо УФНС по Москве от 12.04.2006 № 20-12/29007).
Накопление задолженности по выданному подотчету — опасная тенденция. Рано или поздно она привлечет внимание налоговиков, и лучше начать действовать, пока этого не случилось.
Узнать о типичных ошибках при учете расчетов с подотчетными лицами и о том, как их избежать, можно в нашей статье «Ошибки, допускаемые в учете расчетов с подотчетными лицами».
Иными словами, списать на расходы суммы, совершенно неподтвержденные, нельзя, но существуют законные возможности исправления ситуации. Рассмотрим их в следующих разделах.
Как оформить авансовый отчет, если расходы оплачены корпоративной банковской картой, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.
Восстановление копий подтверждающих документов
Если документы были потеряны, нужно постараться восстановить все возможные бумаги, прямо или косвенно подтверждающие понесенные затраты (п. 1 ст. 252 НК РФ), а также составить авансовый отчет, приложив к нему:
- объяснительную записку, в которой необходимо указать даты, наименование и суммы покупок, а также изложить ситуацию, послужившую причиной потери первичной документации;
- копии документов, запрошенных повторно у контрагента: дубликаты квитанций ПКО, копии z-отчета кассира на дату покупки, собранные кассовые и товарные чеки на покупку и др.
Подробнее о подобных ситуациях читайте в нашей публикации «Подотчетное лицо потеряло кассовый чек — что делать?».
Удержание подотчетной суммы из зарплаты
Если все же ни прямых, ни косвенных подтверждений затрат не удалось собрать, работодатель вправе удержать сумму подотчета из зарплаты сотрудника (ст. 137 ТК РФ). Для этого необходимо:
- в месячный срок с момента истечения установленного для возврата подотчетных сумм издать приказ об удержании;
ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 правила выдачи подотчета упростили. Теперь срок, на который выдают подотчетные суммы, организация устанавливает самостоятельно. Требование о представлении авансового отчета в трехдневный срок исключили.
Какие еще нововведения в порядке учета кассовых операций вступили в действие с 30.11.2020, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорный материал.
- ознакомить с ним под расписку работника, который, в свою очередь, должен в письменной форме согласиться с основанием для удержания.
Если согласие работника не получено, взыскать деньги с него можно только через суд.
При этом следует помнить, что общая сумма удержаний не должна превышать 5-й части заработка, причитающегося к выдаче на руки (ст. 138 ТК РФ). При невозможности взыскать полную сумму сразу устанавливают несколько выплат.
Выдача материальной помощи или денежного подарка
Погасить задолженность по подотчету можно, оформив фиктивную выдачу сотруднику материальной помощи или денежного подарка. Причем предельная сумма материальной помощи, не подлежащей обложению НДФЛ и начислению взносов, составляет 4 000 руб. в год на 1 сотрудника (п. 28 ст. 217 НК РФ, ст. 9 закона «О страховых взносах» от 24.07.2009 № 212-ФЗ).
Те же лимиты действуют и при оформлении денежных подарков работодателем сотрудникам. Следует учесть, что на подарки стоимостью выше 3 000 руб. следует составлять договор дарения (п. 2 ст. 574 ГК РФ).
Оформление беспроцентного займа в счет погашения задолженности
Чтобы списать задолженность с 71-го счета, можно переоформить ее как выданный компанией заем сотруднику, являющемуся подотчетником, составив договор займа (ст. 807 ГК РФ). Следует понимать, что данная мера решит проблему не сразу, поскольку растянет погашение долга во времени. К тому же пользование беспроцентным займом повлечет возникновение материальной выгоды сотрудника при экономии на процентах, которые бы пришлось выплачивать, если бы кредит оформлялся в любой кредитной организации (п. 2 ст. 212 НК РФ). На сумму материальной выгоды придется начислить НДФЛ в размере 35%.
ПРИМЕР расчета материальной выгоды от КонсультантПлюс:
Работодатель 17 июня 20ХХ г. выдал работнику Петрову В.В. беспроцентный заем на сумму 150 000 руб. сроком на 12 месяцев. Ставка рефинансирования Банка России в течение этого периода… См.продолжение примера в К+, получив пробный демо-доступ бесплатно.
Итоги
Списать подотчет без оправдательных документов (если они отсутствовали или были утеряны) возможно разными способами — некоторые из них были приведены в данном материале. При этом стоит понимать, что любой из применяемых способов всё равно потребует оформления соответствующей первичной документации, поскольку списать подотчетные суммы без документального подтверждения соответствующих операций законодательство не позволяет.
О списании подотчетных сумм, выданных руководителю компании, читайте в публикации «Пять действенных способов обнулить накопленный подотчет директора».
Источник
Автор @garant_ooo На чтение 5 мин. Просмотров 239 Опубликовано 20.08.2020
Обновлено 01.09.2020
Общая информация о подотчетных денежных средствах
Подотчетные денежные средства — это денежные средства, которые выдаются сотруднику предприятия и могут быть направлены на любые нужды и цели компании. Используются, например, для покупки каких-либо товаров, материалов, оплаты поставщикам, на командировочные расходы и т.д. За денежные средства, выданные под отчет, работник должен отчитаться в бухгалтерию организации.
Предельного срока выдачи наличных денег под отчет законодательство не устанавливает, поэтому организация вправе самостоятельно утвердить этот срок в учетной политике, либо в ином локальном нормативном акте (например, приказом руководителя).
Неизрасходованные по каким-либо причинам подотчетные денежные средства работник обязан вернуть в кассу организации в полном объеме. В случае, если работник не предоставит в установленный срок авансовый отчет с приложенными к нему подтверждающими документами, а также не вернет ранее полученную под отчет сумму, то у него останется задолженность перед организацией.
В случае невозврата лицом подотчетных сумм, равно как и в случае непредставления документов, подтверждающих произведенные расходы, у подотчетного лица возникает доход в денежной форме, учитываемый для целей исчисления НДФЛ.
Как закрыть подотчетные денежные средства?
Рассмотрим классический случай. Денежные средства сняты с расчетного счета организации под отчет директора.
Снять денежные средства по отчет — это один из самых легких и достаточно древних способов обналичить денежные средства. Но это опасно. При выездной налоговой проверке данные суммы могут обложить налогом на доходы физических лиц (НДФЛ) и страховыми взносами. По этому обязательными условиями пользования подотчетными денежными средствами являются:
- возврат непотраченных денежных средств в кассу организации и банк;
- обязательное документальное подтверждение понесенных расходов — в виде универсального передаточного документа (УПД), товарной накладной, товарного чека и чека онлайн кассы.
Четыре возможных варианта, которыми можно закрыть подотчетную сумму:
Вариант 1. Использование товарных чеков, кассовых чеков и чеков онлайн кассы
До сих пор есть много действующих индивидуальных предпринимателей на патентной системе налогообложения, у которых вы можете попросить товарный чек или даже кассовый чек если применяется онлайн-касса. На налогах предпринимателей на патенте это никак не отразится. Ограничение для таких предпринимателей в годовой выручке составляет 60 000 000 руб.
Многие бизнесмены проявляют смекалку, ведь онлайн кассы используются как на упрощенной системе налогообложения, так и на общей. Рекомендую ознакомиться с статьями — о чеках онлайн кассы ч.1 и о чеках онлайн кассы ч.2
Из лайфхаках используемых сегодня отмечу, что предприниматели, применяющие ПСН, УСН, ЕСХН и ЕНВД, и при этом не осуществляющие торговлю подакцизными товарами, могут не указывать на кассовом чеке и бланке строгой отчетности наименования товара (работы, услуги) и их количество до 1 февраля 2021 года (Письмо МинФина 03-01-15/37032 от 14.07.17г.).
Вариант 2. Оформить договор процентного займа
Можно, например, оформить договор займа. Такой вариант подходит только для организаций. Данная операция позволит закрыть долг по подотчетным суммам руководителя компании. Обязательно должен быть выдан процентный заем (в договоре указывается процентная ставка). Директор должен иногда возвращать этот заем в организацию и уплачивать начисленные проценты.
При беспроцентном займе возникает материальная выгода в виде экономии на процентах. А это облагается НДФЛ по повышенной ставке — 35%. Чтобы избежать материальной выгоды, потребуется установить процент по займу. При этом у предприятия возникнет налогооблагаемый доход.
Вариант 3. Покупка оборудования у руководителя
Организация может купить у директора какое-то оборудование, которое по факту используется и уже сейчас есть в Вашем бизнесе. Например, это может быть мебель, компьютеры или орг.техника — не числящиеся на балансе организации. Иными словами Вы у физического лица покупаете какое-нибудь оборудование, которое по факту есть. Цена соответственно должна быть рыночной, чтобы избежать дополнительного внимания со стороны налогового органа за этой сделкой. Ведь данную операцию могут классифицировать, как сделку между взаимозависимыми лицами.
Вариант 4. Заключить договор аренды имущества директора
Можно оформить договор аренды имущества, чтобы потом «на бумаге» или фактически погасить с помощью этих денег «бесконечный» подотчет. Арендная плата будет облагаться 13% НДФЛ. Эти платежи пойдут в расходы предприятия. При этом данная сумма не будет облагаться страховыми взносами.
Что такое «бесконечный» подотчет? Эту операцию проводят многие бухгалтеры. И заключается она в том, что на руководителя компании в конце рабочего дня оформляется расходным кассовым ордером под отчет сумма наличных денег, которая превышает кассовый остаток, или та сумма денег, которую просто берет на свои нужды руководитель, являющийся учредителем компании. На следующий день, например, в его начале оформленная под отчет сумма «возвращается» из-под отчета, а в конце рабочего дня происходит снова списание некоторой суммы. И так каждый день. Это и называется бесконечным подотчетом.
Вместо аренды можно оформить выплату компенсации директору за использованный им в интересах предприятия свой автомобиль. Для этого потребуется соглашение о выплате компенсации и соответствующий приказ.
Тогда выплачиваемая компенсация в пределах норм не будет облагаться НДФЛ и страховыми взносами. Величина необлагаемого лимита компенсации не значительна. Например, при использовании легковых автомобилей с объемом двигателя до 2000 куб.см включительно в месяц положена компенсация в размере 1200 рублей (Постановление Правительства РФ №92 от 08.02.02г.).
@garant_ooo
Источник
