Как с подотчета деньги перевести на займ

Цитата (Георгий _юрист):Добрый день.Деньги руководитель брал подотчет. На форуме встречается мнение, что это надо переоформлять в договор займа- отсюда вопрос: Как это документально переоформить в договор займа?

Новировать расчеты с сотрудниками нельзя. Т.е. нельзя задолженность по подотчету превратить в заем. Есть только один вариант оформить заем вместо «зависшего» подотчета: составить договор займа, выдать деньги сотруднику (из кассы или с расчетного счета), а сотрудник внесет эти же деньги как возврат подотчетных сумм.

Правила расчетов в иностранной валюте на территории РФ описаны в законе от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ. С нерезидентами расчеты можно вести без ограничений, а вот при расчетах с резидентами не все операции возможны, особенно наличной валютой. В частности, в п.9 части 1 ст. 9 закона приведен перечень разрешенных операций. Например, к ним относится выдача валюты для заграничной командировки. Соответственно, если работнику были выданы командировочные в иностранной валюте, он и должен вернуть неиспользованный остаток в иностранной валюте. В противном случае это может быть расценено как продажа валюты сотруднику, а это запрещено. Предположим, работник вернул валюту. Выдать заем в валюте запрещает тот же закон 173-ФЗ. Можно выдать заем только рублями.

Таким образом, «превратить» валютную задолженность по подотчету в рублевый заем можно таки образом: Вы оформляете договор займа, перечисляете сумму по договору на карточку работнику. Можно выдать и из кассы, но не забудьте, что для этой операции нужно будет снять деньги с расчетного счета, потому что из выручки выдавать займы нельзя. Затем директор покупает иностранную валюту, в которой получал командировочные, и вносит ее в кассу как возврат подотчета.

Обоснование

Какие валютные операции могут проводить российские организации

Разрешенные валютные операции

К разрешенным валютным операциям относятся:

Это следует из статей 6 и 9 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ.

Список валютных операций, которые разрешено проводить с резидентами, см. в таблице.

С нерезидентами российская организация вправе проводить валютные операции без ограничений (ст. 6 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ). То есть можно свободно использовать в расчетах с нерезидентами иностранную валюту и рубли (п. 9 ч. 1 ст. 1 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ).

Вместе с тем, к любым разрешенным валютным операциям законодательство предъявляет определенные требования:

По общему правилу все расчеты по разрешенным валютным операциям организация обязана проводить с использованием счета в уполномоченном банке (ч. 2 ст. 14 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ).

Кроме того, при совершении отдельных валютных операций организация вправе использовать счета, открытые в банках за рубежом. Об открытии такого счета организация обязана уведомить налоговую инспекцию по месту своего учета. Форма и рекомендуемый электронный формат уведомления утверждены приказами ФНС России от 21 сентября 2010 г. № ММВ-7-6/457 и от 14 ноября 2013 г. № ММВ-7-14/502. Срок, в течение которого организация должна представить сведения в инспекцию, составляет один месяц со дня открытия счета. Такой порядок установлен в части 2 статьи 12 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ.

Расчеты наличными

Организация вправе вести расчеты наличными, то есть без использования банковских счетов (оплачивать, получать в оплату рубли и иностранную валюту), в следующих случаях:

Полный перечень случаев, когда российская организация вправе рассчитываться с резидентами и нерезидентами наличными в рублях или иностранной валюте, установлен частью 2 статьи 14 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ. Этот перечень является исчерпывающим.

1. Из рекомендации
   Олега Хорошего, начальника отдела налогообложения прибыли организаций департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России
   • операции с резидентами, предусмотренные в части 1 статьи 9 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ;
   • операции с нерезидентами.
   • расчеты по таким операциям должны проходить через счета в уполномоченном банке или счета в банках, расположенных за пределами территории России (ч. 2 и 3ст. 14, ч. 4–6 ст. 12, ч. 10 ст. 28 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ);
   • организация обязана представлять в уполномоченный банк документы, связанные с проведением валютной операции (ч. 2 ст. 24 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ);
   • при расчетах с нерезидентами необходимо проводить репатриацию валютной выручки (ст. 19 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ).
   • по операциям с уполномоченными банками;
   • по договорам розничной купли-продажи, заключенным с физическим лицом-нерезидентом в рублях;
   • когда организация оказывает физическим лицам-нерезидентам на территории России транспортные, гостиничные, образовательные и другие услуги;
   • когда организация обслуживает суда (в т. ч. воздушные) иностранных государств в аэропортах, речных и морских портах;
   • когда организация получает от нерезидентов аэронавигационные, аэропортовые и портовые сборы на территории России;
   • когда организация оплачивает обслуживание ее транспортных средств (воздушных, речных, морских, автомобильных и т. д.), находящихся за пределами России;
   • когда организация оплачивает обязательные сборы, связанные с обеспечением ее деятельности (в т. ч. аэропортовые, аэронавигационные и т. д.);
   • по договорам перевозки с физическими лицами-резидентами, филиалами, представительствами, находящимися за пределами России, и физическими лицами-нерезидентами;
   • по договорам перевозки грузов с физическими лицами резидентами и нерезидентами (для личных, семейных и других нужд, не связанных с ведением предпринимательской деятельности);
   • когда организация оплачивает и (или) возмещает расходы, связанные с командированием сотрудников представительств на территорию страны местонахождения представительств и за ее пределы за исключением территории России;
   • в других случаях.
2. Из статьи журнала «Главбух», №13, июль 2014

Пять действенных способов обнулить накопленный подотчет директора

Зависший на директоре подотчет — проблема многих компаний. Как правило, деньги, которые берет руководитель из кассы, оформляют на хозяйственные нужды. Но часто документов для подтверждения таких затрат нет. Со временем незакрытая сумма подотчетных становится настолько солидной, что может привлечь внимание проверяющих из налоговой службы и фондов.

Конечно, идеальный вариант обнулить подотчет — чтобы директор вернул все деньги в кассу или представил подтверждающие документы. Но добиться этого не всегда возможно. Тогда пригодятся другие способы. В статье вы найдете пять самых жизнеспособных и сможете выбрать оптимальный для вашей компании (см. также таблицу ниже). Все способы, кроме первого, подойдут и для случаев, когда деньги числятся за другим сотрудником компании, например заместителем директора и т. д.

Главные преимущества и недостатки каждого способа

Способ № 2. Переоформить долг по подотчету в заем

Для кого подходит: Для всех компаний.

Переоформление подотчета в беспроцентный заем не потребует больших финансовых и трудозатрат, но полностью не решит проблему с зависшим долгом. Получится лишь на некоторое время отложить ее решение. Ведь рано или поздно директор все же должен будет вернуть компании деньги, которые он получил по договору займа.

Еще один минус. При беспроцентном займе возникнет материальная выгода от экономии на процентах, которые директору пришлось бы заплатить, если бы он, к примеру, взял кредит в банке (подп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ). С суммы этой материальной выгоды придется исчислить и заплатить в бюджет НДФЛ по ставке 35 процентов.

Конечно, можно оформить процентный заем, причем проценты установить такие, чтобы у работника не возникало материальной выгоды. Но это еще более трудоемкий вариант, ведь понадобится оформлять документально и проводить в учете не только сумму займа, но начисление и уплату процентов. Кроме того, у организации возникают доходы в виде процентов по займу, с которых надо заплатить налог на прибыль.

Что касается формы расчетов, безопасный вариант здесь — это перечислить заем директору по безналу, а он потом погасит этими деньгами свой подотчетный долг.

Пример 2: Как долг по подотчету заменить на договор займа

Долг директора перед компанией по подотчетным средствам составляет 92 000 руб. Этот долг решили переоформить в задолженность директора по беспроцентному займу. Бухгалтер сделал в учете такую запись:

Дебет 73 субсчет «Расчеты по предоставленным займам» Кредит 51
— 92 000 руб. — выдан заем директору;

Дебет 51 Кредит 71
— 92 000 руб. — возвращен аванс подотчетником.

Можно поступить по-другому: сначала выдать директору заем из кассы, а потом он вернет компании деньги тоже наличными. Но здесь много ограничений. Выдать заем руководителю можно только из наличности, снятой с расчетного счета, а не из кассовой выручки (п. 4 Указания № 3073-У). Кроме того, безопаснее, чтобы сумма подотчетного долга, возвращаемого наличными в кассу, не превышала 100 000 руб. В пункте 6 Указания № 3073-У прямо сказано, что 100-тысячный лимит не распространяется на суммы, выдаваемые работникам под отчет. Но для подотчетных, возвращаемых в кассу компании, такой оговорки нет.

Рано или поздно срок действия договора займа истечет. То есть у директора опять зависнет долг перед компанией. В такой ситуации есть два варианта действий, но они с налоговыми рисками.

Первый — можно продлевать срок займа до бесконечности. Это позволит не платить ни НДФЛ, ни взносы. Но компанию могут обвинить в том, что она скрывает облагаемый доход директора.

Второй — через три года списать не возвращенный в срок заем как безнадежный. Здесь проверяющие могут усомниться в том, что компания не смогла удержать долг у своего же директора. И решат, что фактически долг прощен. Значит, надо платить НДФЛ (письмо ФНС России от 11 октября 2012 г. № ЕД-4-3/17276) и взносы (письмо Минздравсоцразвития России от 17 мая 2010 г. № 1212–19).