Учет и регистрация договоров является важным направлением договорной работы и залогом успешной работы организации и индивидуального предпринимателя.
В соответствии со ст. 420 ГК РФ договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.
Реестр договоров — это список, перечень соглашений (договоров), заключенных организацией за определенный период времени.
Наличие реестра договоров позволяет сохранить, систематизировать и быстро найти информацию о сделках, совершенных предприятием.
В предпринимательство постоянно приходят новые люди, им приходится выстраивать бизнес-процесс своей фирмы, поэтому информация в статье никогда не потеряет актуальность.
В статье Вы найдете проверенные практикой советы по организации этого направления деятельности, а по традиции логическим завершением публикации будет ссылка на скачивание образца таблицы для ведения реестра договоров.
Каких-либо единых унифицированных требований к ведению реестра договоров в действующем законодательстве Российской Федерации не имеется.
Нет также норм права, обязывающих обязательно вести реестр договоров.
Компания по своему усмотрению выбирает, как вести реестр договоров. Следует отразить порядок ведения реестра договоров в Положении и договорной работе организации.
Не следует путать реестр договоров, о котором идет речь в это статье, с реестром договоров на портале Госзакупок, который ведется в соответствии со ст. 4.1 Федерального закона от 18.07.2011 № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц».
На практике ведение реестра договоров осуществляется:
- в бумажной форме — путем ведения Книги (или журнала) договоров;
- в электронной форме — путем заполнения таблицы в офисном приложении.
Обычно журнал регистрации договоров и таблица с реестром содержат следующие основные столбцы:
- номер записи регистрации;
- порядковый номер договора;
- дата заключения договора;
- срок действия договора;
- наименование договора;
- наименование контрагента;
- вид договора (доходный, расходный);
- сумма (цена) договора;
- ответственный работник (куратор договора);
- примечания — любые иные важные сведения.
В реестр вносятся все заключенные договоры в хронологическом порядке. В крупной организации в зависимости от сложившегося документооборота может быть целесообразным вести раздельный учет, например, по видам договоров, направлениям хозяйственной деятельности.
Каждому договору обязательно присваивается индивидуальный номер. Это важно. В стабильной и успешной организации не должно быть договоров «без номера (б/н)».
Компания, являющаяся поставщиком или исполнителем, выставляет другой стороне счет на оплату. Чтобы упорядочить финансовые отношения, в счете на оплату указывают дату и номер договора. Эти же сведения вносятся в накладные, акты сдачи-приемки услуг и т.п.
Отсутствие даты и номера договора создаст путаницу в бухгалтерском учете и может быть причиной проблем в случае хозяйственного спора, особенно рассматриваемого арбитражным судом.
Какого-либо обязательного для всех нормативного правового акта, предписывающего как присваивать номера договорам нет. Целесообразно отразить порядок присвоения номеров договорам в Положении о договорной работе.
Самая простая система нумерации договоров это «Год — номер записи о регистрации», например «2020-136». Можно разработать свою систему нумерации, указывая шифр например по видам договоров, структурным подразделениям предприятия и т.п.
При заключении договора номер ему можете присвоить Вы или контрагент. На практике номер договору присваивает организация, предложившая другой стороне свой проект договора для подписания.
Если контрагент прислал проект договора без указания номера, то Ваша организация присваивает договору свой регистрационный номер.
Нецелесообразно дописывать к номеру договора, указанному контрагентом, номер по регистрации Вашей фирмы, например, через косую черту, так как это может привести к путанице. Лучше указать свой номер регистрации в отдельном месте на экземпляре договора.
В зависимости от ситуации и важности сделки в текст договора в раздел «Заключительные положения» можно даже внести пункт примерно следующего содержания:
Под номером договора стороны понимается регистрационный номер договора Поставщика.
Ведением реестра договоров занимается работник, ответственный за договорную работу. Если в штате компании имеется юридический или договорной отдел, то целесообразно назначить на данное направление деятельности отдельного работника.
Срок хранения реестра договоров и журнала регистрации договоров соответствует сроку хранения самих договоров — не менее 5 лет в силу ст. 11 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
Также для ведения реестра договоров можно воспользоваться специализированными платными и бесплатными программами, о которых будет рассказано в следующих публикациях.
Скачать с Яндекс.Диск образец реестра договоров в формате .xlsx
Скачать с Яндекс.Диск образец реестра договоров в формате .ods
Информация в публикации актуальна по состоянию на 15 октября 2020 г.
Рекомендуем другие статьи
Договорная работа. Часть I: Договор как схема бизнес-процесса
Договорная работа. Часть II: Этапы большого пути
Договорная работа. Часть V: Согласование договоров
Поделитесь этой публикацией с друзьями — они будут Вам благодарны!
Хотите еще больше полезных публикаций — оцените статью, поставив лайк!
Снижайте информационный шум и подписывайтесь на авторские публикации на канале Бюро Indie Lawyer в Яндекс.Дзен и Яндекс.Мессенджере!
#право #закон #юристы #бизнес и финансы #договор
Источник
08.11.2008, 10:04
#1
Клерк
Нумерация договоров (вопрос от начинающего)
Недавно зарегистрировал ИП. Поэтому вопрос возможно наивый…
Нужно заключать договоры. Есть ли какие-либо правила по их нумерации? Или я могу использовать абсолютно любые циферки-буковки, лишь бы они не повторялись?
Может есть какие-либо рекомендации на эту тему? Чтобы было удобно…08.11.2008, 10:45
#2
Клерк
как придумаете, так и будет правильно
миллениум… миллениум… кризис… кризис… хочется уже сказать:»придурки, успокойтесь!!!» (с) М.М. Жванецкий
08.11.2008, 13:11
#3
Что не запрещено — то разрешено
09.11.2008, 17:26
#4
Юрист Вам в помощь.
Обязательных правил тут нет. Но, если договоров много, то должна быть определенная система, что было проще и самому не запутаться.
Я, например, нумерую так с каждого нового месяца договоры: 1-11/08, где 1 — порядковый номер договора в текущем месяце, 11 — месяц , 08 — год. Соответственно, 2-11/08 — второй по счету договор в ноябре месяце 2008 года. Такой порядок я использую для направления поставок. Для других направлений можно придумать иную нумерацию.11.11.2008, 01:50
#5
Клерк
Всем спасибо.
Но тогда ещё вопрос. А что касается номеров счетов и актов — тут есть какие-то правила? Должны ли они как-то быть связаны между собой?Я вот тут выписал два счета с одинаковыми номерами (по разным договорам), с этим могут быть проблемы?
11.11.2008, 13:01
#6
Клерк
с этим могут быть проблемы?
могут — запутаетесь в документах
миллениум… миллениум… кризис… кризис… хочется уже сказать:»придурки, успокойтесь!!!» (с) М.М. Жванецкий
25.01.2011, 02:39
#7
Клерк
А какие либо общепринятые системы нумерации существуют?
25.01.2011, 08:44
#8
Клерк
Никаких обязательных норм не существует. Только локальные нормативные акты или правила для гос. структур.
Более того. Вы можете вообще договоры не регистрировать и не присваивать им номер. Это ваше личное дело.
Стандартно пишут порядковый номер договора. Закладывать дату в номер не имеет особого смысла, т.к. реквизитом договора является дата его заключения (тоже кстати по большей части необязательным, но гораздо более информативным и важным).
Построение номера — дело вашей фантазии и практичности.
Например, одно время я вбивал в номер страницу журнала регистрации договоров, т.к. договоров было очень много и таким образом было проще найти конкретный.
Если договоров немного, то пишите просто порядковый номер, заносите информацию о договоре в журнал регистрации и не заморачивайтесь.
Если они разные, то имеет смысл указывать буквами суть договора. Например Договор №КП-1 от 01.01.2011г. Т.е. договор купли-продажи №1.Последний раз редактировалось Шквал; 25.01.2011 в 08:48.
22.02.2012, 12:00
#9
Клерк
А журнал регистрации договоров обязательно вести?
А еще у нас бывает, менеджер уже присвоит номер договору, а клиент не приходит его заключать, получается такая вот «дыра» в нумерации. Я так поняла, никого, кроме нас самих, этот момент не волнует?22.02.2012, 12:22
#10
Сообщение от Mouretta Jet
А журнал регистрации договоров обязательно вести?
если это предусмотрено ЛНА
Информация о теме
Пользователи, просматривающие эту тему
Эту тему просматривают: 1 (пользователей: 0 , гостей: 1)
Ваши права
- Вы можете создавать новые темы
- Вы можете отвечать в темах
- Вы не можете прикреплять вложения
- Вы не можете редактировать свои сообщения
Правила форума
Источник
Здравствуйте.
1) Подскажите, пожалуйста, как правильно упорядочить делопроизводство в ООО по договорам оказания транспортных услуг (грузоперевозки). Например, договоры заключены в 2012 году, им присвоены номера с № 01, № 02 и т.д., в следующем году заключены новые договоры с новыми заказчиками. Так вот новым договорам 2013 года присваивать номера с № 01, 02 и т.д. или продолжить общую нумерацию, начатую с самых первых договоров нашего ООО?
2) Как правильно пролонгировать договоры? В наших договорах в пункте «Срок действия настоящего договора» указывается, что «…договор действует по 31 декабря текущего года. Настоящий договор может быть расторгнут, изменен и пролонгирован по письменному соглашению сторон». Как правильно оформить пролонгацию договора?
Заранее благодарю
15 Июня 2013, 00:16, вопрос №101116
Юлия, г. Санкт-Петербург
Свернуть
Консультация юриста онлайн
Ответ на сайте в течение 15 минут
Задать вопрос
Ответы юристов (2)
Общаться в чате
Бесплатная оценка вашей ситуации
Нумерация договоров производится по правилам, установленым в вашей организации. Как правило номер договора включает порядковый номер и год договора, иногда буквенный код, в зависимости от вида договора, иногда в нумерацию включается месяц заключения договора.
В крупных организациях в договор иногда включается индекс подразделения, которое отвечает за подготовку и исполнения договора.
Иногда номер договора ставится через дробь — вначале порядковый номер в организации, от которой исходит договор, затем через дробь порядковый номер в организации, для которой этот договор является «входящим».
Пролонгируются договоры дополнительными соглашениями к договору. Если хотите «автоматической» пролонгации, то как правило «если ни одна сторона не заявит об ином за 30 дней до окончания срока действия договора, договор пролонгируется на тех же условиях на следующий год/на каждый последующий год». Зависит от договора.
Общаться в чате
Бесплатная оценка вашей ситуации
Уважаемая Юлия!
1. Порядок нумерации договоров определяется самостоятельно Вашей организацией. Если для Вас важно контролировать количество контрагентов за все время, то ставьте сквозную нумерацию. Если хотите сделать акцент на год заключения договора, можно каждый год начинать нумерацию заново и добалять год заключения договора. Также можно применить и смешанный порядок, допустим при сквозной нумерации через дробь ставится год заключения. Это все на Ваше усмотрение, Для упорядочения, можете обратиться к унифицированной системе.
2. Удобнее прописать в договоре автоматическую пролонгация, для этого, я бы порекомендовала составить указанный пункт следующим образом: «Договор действует по 31 декабря текущего года. Если ни одна сторона не заявит о расторжении договора за 30 дней до окончания срока действия договора, договор пролонгируется на тех же условиях на следующий календарный год, анологичный порядок действует и в последующем.»
Все услуги юристов в Санкт-Петербурге
Гарантия лучшей цены – мы договариваемся
с юристами в каждом городе о лучшей цене.
Источник
- Как нумеровать договора
- Как изменить номер счета
- Что должно быть в договоре
- — бумага;
- — принтер;
- — текстовый редактор.
Официально банковский счет – это юридический договор между банком и физическим либо юридическим лицом, основным предметом которого выступают денежные средства. В соответствии с договором клиент получает право аккумулирования собственных финансов в текущем банке и возможность обращения к ним в любой (либо определенный) момент. Средства размещаются среди внутренних активов организации, которая в свою очередь обязует сохранять конфиденциальность заключенного соглашения.
Юридические лица могут открыть расчетный, временный или текущий счет. Функция первого – зачисление доходов и других поступлений, а также переводы средств для различных целей. Второй обычно предназначается для аккумулирования уставного капитала только что созданной компании. Что касается текущего, он является основным расчетным счетом для некоммерческих организаций.
Выделяют также бюджетные счета, право на открытие которых имеют предприятия, получающие целевые денежные средства от государственных структур. Наконец, существуют корреспондентские счета, принадлежащие банку и размещаемые в различных кредитных организациях, в том числе за рубежом. Через них на специальных условиях производятся международные денежные переводы.
Общепринятым в мире условием является то, что банковский счет должен состоять из двадцати цифр. Большинство из них выбираются не случайным образом, а с определенной целью. Прежде всего, это необходимо самим банкам, которые получают возможность учета данных о каждом клиенте. Кроме того, зная порядок и особенности присвоения номера, становится сложнее допустить ошибку при использовании счета для совершения платежей и других финансовых операций.
Следующая комбинация из трех цифр указывает на валюту, которая хранится на счете. Самыми распространенными в российской практике являются значения 810 (рубль), 840 (доллар) и 978 (евро). Далее идет цифра-ключ (контрольный разряд) для уникализации счета и его проверки электронными системами. Четыре цифры сразу после нее означают номер банковского филиала. Наконец, заключительные семь цифровых символов чаще всего являются порядковым номером текущего лицевого счета, однако кредитные организации вправе самостоятельно выбирать их порядок и целевое предназначение.
1) Подскажите, пожалуйста, как правильно упорядочить делопроизводство в ООО по договорам оказания транспортных услуг (грузоперевозки). Например, договоры заключены в 2012 году, им присвоены номера с № 01, № 02 и т.д., в следующем году заключены новые договоры с новыми заказчиками. Так вот новым договорам 2013 года присваивать номера с № 01, 02 и т.д. или продолжить общую нумерацию, начатую с самых первых договоров нашего ООО?
2) Как правильно пролонгировать договоры? В наших договорах в пункте «Срок действия настоящего договора» указывается, что «. договор действует по 31 декабря текущего года. Настоящий договор может быть расторгнут, изменен и пролонгирован по письменному соглашению сторон». Как правильно оформить пролонгацию договора?
Ответы юристов ( 2 )
- 7,0 рейтинг
- 853 отзыва
Нумерация договоров производится по правилам, установленым в вашей организации. Как правило номер договора включает порядковый номер и год договора, иногда буквенный код, в зависимости от вида договора, иногда в нумерацию включается месяц заключения договора.
В крупных организациях в договор иногда включается индекс подразделения, которое отвечает за подготовку и исполнения договора.
Посмотрите ЕГСДОУ (Единое государственное документационное обеспечение управления) и УСОРД (Унифицированная система организацонно-распорядительной документации),
1. Порядок нумерации договоров определяется самостоятельно Вашей организацией. Если для Вас важно контролировать количество контрагентов за все время, то ставьте сквозную нумерацию. Если хотите сделать акцент на год заключения договора, можно каждый год начинать нумерацию заново и добалять год заключения договора. Также можно применить и смешанный порядок, допустим при сквозной нумерации через дробь ставится год заключения. Это все на Ваше усмотрение, Для упорядочения, можете обратиться к унифицированной системе.
- Юсипова Е.Г. | заместитель начальника правового управления, начальник договорного отдела фармацевтической компании, член Гильдии Управляющих Документацией
Я работаю начальником секретариата более 10 лет, имею специальное образование (историко-архивное). В последнее время у меня возникла следующая проблема, которую я не могу решить ни поисками в Интернете, ни консультациями у коллег.
Не могли бы вы, как специалисты высшей для меня инстанции, к которым я имею возможность обратиться, объяснить, как правильно должны регистрироваться данные документы (желательно со ссылками на нормативные акты, устанавливающие данный порядок). Я знаю, что данный вопрос будет интересен и другим моим коллегам.
Х отелось бы обратить внимание читателей на то, что, как правило, представители служб делопроизводства привыкли работать с организационно-распорядительными документами, а основные требования, предъявляемые к такому документу, как договор, определяются Гражданским кодексом Российской Федерации (далее по тексту – ГК РФ). В соответствии со статьей 420 ГК РФ договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей. К договорам применяются правила о двух- и многосторонних сделках. Но сразу сделаем оговорку, что требований к регистрации договоров и присвоению номера договорам ГК РФ не содержит, за исключением договоров, подлежащих государственной регистрации.
Так, в соответствии со статьей 433 ГК РФ договор, подлежащий государственной регистрации, считается заключенным с момента его регистрации, если иное не предусмотрено законом. К таким договорам относятся, например, сделки с землей и другим недвижимым имуществом.
Поэтому следует понимать, что законодательство не требует обязательно присваивать договору номер. Хотя в соответствии с ГСДОУ регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, учета и последующего использования в справочных целях: распорядительные, кадровые, плановые, отчетные, статистические, учебные, бухгалтерские, финансовые и другие.
На практике многие читатели сталкивались с тем, что иногда договор не имеет номера. Но вместе с тем именно отсутствие номера на договоре иногда приводит к серьезным проблемам, которые порой приходится решать в суде. Посмотрим несколько примеров из судебной практики.
Постановление ФАС СЗО от 19.12.2005 № А56-6971/2005:
Суд отказал во взыскании с налогового органа расходов на оплату услуг представителя, так как налогоплательщик не подтвердил получение представителем денежных средств. Одной из причин было названо отсутствие в платежном документе ссылки на номер и дату договора, на основании которого производилась выплата денег.
Постановление ФАС СЗО от 03.11.2005 № Ф04-7721/2005 (16362-А46-7):
Налоговый орган отказал в предоставлении вычетов по НДС, так как в представленных налогоплательщиком договорах и платежных поручениях имелись расхождения между датами заключения договоров и номерами договоров. Позже данное решение налогового органа было признано судом незаконным, так как было установлено следующее:
- в платежных поручениях и договорах полностью совпадают получатели платежа и суммы платежа,
- контрагенты налогоплательщика подтвердили, что названные договоры являются единственными сделками с налогоплательщиком в течение года, а налоговым органом не представлены доказательства того, что данные платежи осуществлены по каким-либо иным договорам и могут быть предъявлены или уже предъявлены к вычету по другим счетам-фактурам.
Ну что же, в этом конкретном случае повезло компании, и только потому, что с данным налогоплательщиком не было заключено других договоров, а если бы они были заключены (и тоже без присвоения номера), то решение арбитражного суда могло быть совершенно другим и не в пользу данной компании. Этот пример особо поучителен. Он показывает важность правильного присвоения номера договору. Законодательство, как уже отмечалось, не содержит специальных требований на этот счет, но практика говорит о другом.
Автору вопроса следует обратить особое внимание на Пример 2. Представители контрагента, вернувшие Вам договор, могут быть правы при определенных обстоятельствах. И то, что они обратили внимание на неправильное проставление номера договора, говорит об определенном уровне организации договорной работы на их предприятии. А поскольку я и сама сталкивалась с такими проблемами, то знаю, насколько это важно для организации. Дам пояснения своей позиции.
Договор – это документ, который насквозь пронизывает работу всех структурных подразделений предприятия. Сначала это служба делопроизводства, где договору присваивается номер, который проставляется на договоре и вносится в соответствующие регистрационные формы. Причем при заключении двустороннего договора номер ему может присвоить любая из подписывающих его сторон. Но чаще поступают следующим образом: организация, которая предложила свой проект договора или свою типовую форму для подписания, и присваивает ему номер.
Затем организация, которая должна по договору получить за свой товар или услугу деньги, выставляет счет на оплату. В нем должна содержаться ссылка на номер и дату договора. Это помогает упорядочить финансовые отношения. Ведь по одному договору может быть предусмотрено выставление нескольких счетов с разными основаниями или с разным временем оплаты. Наличие в них ссылки на договор помогает упорядочить взаимные расчеты по нему.
После этого начинается исполнение договора (отгружается товар, оказывается услуга), и ответственный исполнитель обязан предоставить в бухгалтерию документы, подтверждающие исполнение обязательств по договору. Это могут быть накладные на товар или акты выполненных работ (услуг), в которых опять же должна содержаться ссылка на номер и дату договора.
Проблема с присвоением номера договора особенно актуальна в последнее время в связи с внедрением систем электронного документооборота, автоматизации договорной деятельности в рамках IRP-систем (систем управления ресурсами предприятия), CRM-систем (систем взаимоотношений с клиентами). Об этом свидетельствуют и вопросы слушателей, которые задаются на семинарах. Многие организации нашли ей решение, но обо всем по порядку.
Для начала давайте разберемся, откуда появилась такая тяга к добавлению своего номера договора через косую черту. Дело в том, что регистрация договоров помогает упорядочить работу с ними:
- подтвердить факт подписания договора в определенные сроки,
- отследить количество подписанных договоров, а также
- дает возможность эффективно использовать информацию при подготовке ответов на запросы при принятии управленческих решений, оперативно предоставлять информацию при проведении различных проверок на предприятии.
Но реализовать это не всегда представляется возможным. Так, некоторые компании, которые имеют договоры не только с тысячами, но и с миллионами контрагентов, стараются исключить возможность проставления номера контрагента на договоре, так как они просто не имеют физической возможности отследить, какой же номер присвоил контрагент. Они производят учет договора и всех последующих документов к нему по тому номеру, который зарегистрирован в их информационной системе. Это особенно актуально для государственных предприятий, которые тоже очень ревностно относятся к номеру договора.
Рассмотрим несколько вариантов решения проблемы присвоения контрагентами двустороннего номера договору:
Правила регистрации договоров не могут быть произвольными. Все конкретные варианты присвоения номера должны быть закреплены в Положении о договорной работе либо в ином внутреннем нормативном документе вашей организации. Только так можно избежать путаницы.
Источник
