Как оприходовать денежный заем в кассу

На вопросы отвечает Надежда Сазонова, заместитель главного редактора журнала «Упрощенка»

—  Надежда Геннадьевна, самый доступный способ восполнить временный недостаток наличности для организации — это получить деньги от учредителя. Расскажите, как можно оформить такую операцию?

— Способов для оформления такой помощи достаточно много. Выбор зависит от текущих потребностей компании и возможностей учредителя.

Наиболее простым и распространенным вариантом является договор займа. Заем не влечет негативных последствий для организации, поскольку полученные средства не нужно включать в доходы при упрощенной системе налогообложения. И выгоден для самого учредителя, так как деньги организации отдаются не насовсем и через некоторое время возвращаются (подп. 1 п. 1.1 ст. 346.15 и подп. 10 п. 1 ст. 251 НК РФ, письма Минфина России от 03.04.2015 № 03-11-11/18813 и от 12.05.2014 № 03-11-06/2/22059).

Если вы — предприниматель

Материал будет полезен всем предпринимателям. В том числе и тем, кто являются учредителями в организациях. Не пропустите важную информацию!

Важно для фирмы – как взять деньги взаймы у учредителя

— Тогда начнем с самого главного — с оформления займа. Обязательно ли на поступившую сумму составлять письменный договор? Или учредитель может просто внести сумму в кассу или на расчетный счет фирмы, а в первичных документах будет указано, что деньги предоставляются взаймы?

— Если одной стороной сделки является юридическое лицо, а в нашем случае это так, письменный договор займа обязателен. Это следует из пункта 1 статьи 808 Гражданского кодекса РФ. Одних лишь первичных документов по приему денежных средств организации будет недостаточно.

— Какие основные положения следует прописать в документе?

— В договоре займа надо указать сумму передаваемых денег (п. 1 ст. 807 и ст. 432 ГК РФ). А также срок и порядок ее возврата. Так, заем можно вернуть к определенной дате, а можно, например, возвращать каждый месяц по графику. Также возможен вариант, при котором заем предоставляют до востребования, то есть до того, пока заимодатель сам не попросит вернуть назад деньги. Пока за деньгами он не обратился, долг можно не отдавать. Но как только заимодатель выставит требование о возврате средств, вернуть задолженность надо будет в течение 30 дней. Таков же срок возврата и для займов, по которым дата погашения вообще не определена по договору (ст. 810 ГК РФ).

На заметку

Образец договора займа вы можете посмотреть на сайте электронного журнала «Упрощенка» e.26-2.ru в разделе «Формы», набрав в поисковой строке «Договор займа с учредителем». Подходящий вам вариант можно скачать себе на компьютер.

Также в договоре следует оговорить условие о процентах, то есть указать, какой заем предоставляется: процентный или беспроцентный. Если этого не сделать, то по умолчанию заем будет считаться процентным. Тогда фирме придется платить проценты по ставке рефинансирования, действующей на дату уплаты долга или его части (ст. 808 и п. 1 ст. 809 ГК РФ). А еще надо прописать, как учредитель будет передавать деньги — в кассу или на расчетный счет фирмы. Ну и, конечно же, стороны договора — фирма в лице генерального директора и учредитель — должны подписать договор. Это будет означать их согласие на все прописанные в контракте условия.

Важное обстоятельство

В договоре займа надо указать сумму передаваемых денег, иначе контракт будет считаться незаключенным (п. 1 ст. 807 и ст. 432 ГК РФ).

— А если учредитель является одновременно и директором? Получается, он должен подписать договор с двух сторон: и со стороны компании-заемщика, и со стороны учредителя-заимодателя. Не будут ли подобные действия нарушением?

— Нет, нарушения здесь нет. Ведь со стороны заемщика учредитель выступает как исполнительный орган юридического лица. То есть он заключает договор не от своего имени, а от имени организации. А вот будучи заимодавцем, учредитель — это уже физическое лицо. И в таком случае договор он подписывает от себя лично (Определение ВАС РФ от 19.12.2007 № 14573/07 по делу № А40-2640/07-138-17 и постановление Президиума ВАС РФ от 11.04.2006 № 10327/05 по делу № А13-13712/04-22). Поэтому в данной ситуации все законно.

Обратите внимание

Директор — единственный учредитель подписывает договор займа с двух сторон: от имени собственника и от лица компании. Это не является нарушением.

— Есть ли ограничение по сумме займа и по сроку, на который его можно получить?

— Нет, никаких ограничений нет. То есть у собственника можно взять любую сумму и на любой срок — хоть на год, хоть на 10 лет.

Взять взаймы у учредителя можно любую сумму и на любой срок — На лимит расчетов наличными в 100 000 руб. при получении займа ориентироваться нужно?

— Если учредитель — физическое лицо, то нет. Ведь лимит расчетов наличными распространяется только на платежи между юрлицами и предпринимателями. А от гражданина принять можно любую сумму.

Если же учредителем является другая организация, то можно получить от нее максимум 100 000 руб. наличными по одному договору займа. Остальную часть придется принять в безналичном порядке, то есть на расчетный счет (п. 5 и 6 Указания Банка России от 07.10.2013 № 3073-У). За несоблюдение лимита наличных расчетов могут оштрафовать обе стороны: и организацию, и ее фирму-учредителя. Штраф для юрлиц — от 40 000 до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

— Если учредитель-физлицо является еще и предпринимателем, то, принимая от него наличные деньги, тоже надо соблюдать данный лимит?

— Здесь все будет зависеть от того, какой статус учредителя указан в договоре займа. Если собственник там записан как предприниматель, то лимит расчетов соблюдать нужно. Если в договоре займа учредитель отмечен как физическое лицо, то принять от него вы можете любую наличную сумму.

Обратите внимание

Принять наличными по договору займа от учредителя-юрлица можно не более 100 000 руб. Остальная сумма должна поступать на расчетный счет.

Как оформить получение и возврат средств по договору займа

— Допустим, учредитель выдал организации заем наличными. Обязательно ли поступившую сумму сначала проводить по кассе, или ее сразу можно сдать в банк?

— Если денежные средства поступают в наличной форме, то их вначале нужно оприходовать в кассу. Для этого следует оформить приходный кассовый ордер (п. 5 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, далее — Указание № 3210-У). Затем уже можно сдать средства в банк, выписав расходный кассовый ордер (п. 6 Указания № 3210-У). Сразу вносить сумму займа наличными в банк нельзя. Потому как и получение, и выдачу наличных сумм организация должна отразить в кассовой книге (п. 4.6 Указания № 3210-У). Если не соблюсти данный порядок, фирма может быть оштрафована за нарушение порядка работы с денежной наличностью. Штраф — от 40 000 до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ, постановление Двенадцатого арбитражного апелляционного суда от 03.03.2015 № А12-41742/2014).

Суть вопроса

Наличные деньги, полученные от учредителя, надо сначала оприходовать в кассу компании, а уже потом вносить на расчетный счет.

— «Провести деньги» — это ведь не означает, что нужно применять кассовую технику, получая заем?

— Нет, провести деньги по кассе — это значит выписать соответствующие кассовые документы и зафиксировать движение денег в кассовой книге, куда записывается приход и расход средств. А вот кассовую технику (ККТ), получая заем, применять не надо. Поскольку чек ККТ выдается только при наличных расчетах за проданные товары, выполненные работы или оказанные услуги (п. 1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Выдача или возврат денежных займов и процентов по ним реализацией не является (постановление Президиума ВАС РФ от 03.08.2004 № 3009/04). Следовательно, для таких операций применять ККТ не следует. Получая заем наличными, применять ККТ не нужно

— А можно не сдавать заемные деньги в банк?

— Здесь все зависит от того, установлен ли в организации лимит кассы или нет. Если лимит есть, то в кассе на конец дня не должно быть средств больше действующего ограничения. Его, напомню, фирма определяет самостоятельно. Поэтому всю сверхлимитную сумму, в том числе и заем, придется сдать в банк (п. 2 Указания № 3210-У, письмо ФНС России от 09.07.2014 № ЕД-4-2/13338). Если лимит фирма не установила (такое право есть у всех субъектов малого бизнеса — они могут хранить средства в кассе без ограничения), то накапливать деньги можно сколько угодно. Поэтому и заем можно не сдавать в банк.

— Нужно ли учитывать какие-либо ограничения, получая средства на расчетный счет?

— В целом никаких ограничений нет. На расчетный счет фирма может принять любое количество денег. Единственное, если сумма займа превышает 600 000 руб., то информацию о сделке банк должен будет сообщить в Росфинмониторинг, например, если заем является беспроцентным. С этой целью учредителю придется представить в банк дополнительные бумаги: договор займа или его копию, содержащие информацию об условиях, на которых заем предоставляется. Это даст возможность банку убедиться, что операция и заимодавец реальные (Федеральный закон от 07.08.2001 № 115-ФЗ, письма Банка России от 11.04.2006 № 12-1-3/804 и от 21.02.2005 № 7). Организации же достаточно иметь все документы, подтверждающие получение займа: договор и «первичку». У организации банк также может попросить копию договора займа.

Как отразить заем в учете при УСН

— В Налоговом кодексе РФ сказано, что полученный заем не нужно учитывать в доходах, а возвращенную сумму — в расходах, с этим понятно. А вот если заем беспроцентный, не будет ли у фирмы материальной выгоды? Ведь если бы она взяла деньги в банке, ей пришлось бы платить проценты за пользование средствами…

— Нет, при получении беспроцентного займа у организации никакой выгоды не образуется. Поскольку материальная выгода может быть только у физлиц, у фирм ее в принципе быть не может. Поэтому и доходы от пользования беспроцентным займом определять и учитывать компании не нужно (письма Минфина России от 09.02.2015 № 03-03-06/1/5149 и от 12.04.2007 № 03-02-07/1-171).

Если же заем фирма получила под проценты, то их сумму она может списать на расходы в налоговом учете при УСН. Причем нормировать займы с 2015 года не нужно. Всю сумму можно сразу отнести на затраты при УСН (подп. 9 п. 1 ст. 346.16 и ст. 269 НК РФ).►

► Наглядно информацию о том, как поступление и возврат займа отражаются в бухгалтерском и налоговом учете при УСН, смотрите в таблице в конце статьи.

У организации на УСН не образуется материальной выгоды от того, что она пользуется беспроцентным займом — А расходы, оплаченные за счет заемных средств, компания может учесть в налоговом учете? Предположим, заемными средствами оплачены материалы, можно ли в таком случае стоимость этих материалов списать в налоговом учете по УСН?

— Да, никакого запрета на признание таких расходов нет. Списать их можно в общем порядке, если траты поименованы в статье 346.16 НК РФ (письмо Минфина России от 13.01.2005 № 03-03-02-04/1/2 и п. 9 постановления Пленума ВАС РФ от 12.10.06 № 53). Материалы там отмечены, значит, учесть их можно (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Также, при УСН, например, можно отнести на расходы заработную плату работникам, выплаченную из заемных средств (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Или затраты на строительство имущества, которые оплачены из займа учредителя (подп. 1 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). А вот, к примеру, расходы на выплату дивидендов и на уплату штрафов учесть при упрощенной системе налогообложения нельзя. Так как среди закрытого перечня трат при «упрощенке» они не поименованы (п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

— Порой фирма берет заем, не планируя его отдавать. И оформляет договор лишь потому, что это наиболее выгодная форма сделки — не нужно начислять лишних налогов. А вот если заем не вернуть, обязанность платить налоги появится?

— Не возвращать заем можно три года, то есть пока не истечет срок исковой давности, в течение которого учредитель может обратиться в фирму за своими деньгами (ст. 196 ГК РФ). За это время налоги не начисляются. А вот после трех лет сумму полученного займа организации придется включить в доходы при «упрощенке» и заплатить с нее единый налог при упрощенной системе налогообложения (п. 1 ст. 346.15 и п. 18 ст. 250 НК РФ). Но есть способ продлить течение срока исковой давности. Для этого, например, можно подписать с учредителем акт сверки или перечислить ему символическую сумму в качестве платы по договору займа. Тогда отсчет трех лет исковой давности начнется заново с момента, когда фирма признала свой долг. И можно будет снова не платить его. Не возвращать заем можно максимум 10 лет. Потом придется его включить в доходы при УСН

— И как долго таким образом можно откладывать возврат займа?

— Максимум 10 лет. Так как общий срок исковой давности не может превышать 10 лет со дня, когда право было нарушено. Причем даже если данный срок прерывался. Поэтому бесконечно откладывать учет займа при УСН не получится. По истечении отмеченного срока невозвращенный заем придется включить в доходы при упрощенной системе налогообложения (ст. 203 и п. 2 ст. 196 ГК РФ).

Важно для бизнесмена – как предпринимателю помочь своему бизнесу

— В работе бизнесмена может возникнуть ситуация, когда денег на ведение бизнеса не хватает. Где ему можно взять свободные средства и как оформить такую помощь?

— Самый простой вариант — вложить в бизнес личные деньги. Никакого запрета в отношении подобных действий нет и ограничений по суммам тоже. Поэтому, если у коммерсанта есть накопления в банке или дома, в любой момент можно пустить их в оборот.

— Какой-либо договор с самим собой в таком случае оформлять нужно?

— Нет необходимости, предприниматели вправе вкладывать свои деньги в бизнес и без договоров.

— А налоги не придется платить с вложенных средств?

— Нет. Так как эти средства не являются выручкой (письмо Минфина России от 08.07.2009 № 03-11-09/241). Главное, правильно данную операцию оформить, чтобы налоговики не посчитали полученные средства неучтенным доходом и не доначислили налог при УСН. С вложенных в бизнес средств коммерсанту платить налоги не нужно

Так, если личные деньги вносятся на счет предпринимателя, в объявлении на взнос наличными надо в качестве основания указать: «внесение личных средств» или «пополнение предпринимательского счета из личных средств».

Если же личные денежные средства бизнесмен хочет внести в кассу, то тут надо учесть вот что. С 1 июня 2014 года предприниматели могут не вести кассовую книгу и не оформлять кассовые документы (п. 4.1 и 4.5 Указания № 3210-У). Поэтому, если коммерсант воспользовался этим правом, можно оприходовать деньги в кассу без каких-либо документов. То есть официально фиксировать приход наличных денег не нужно. При этом собственный учет таких операций можно вести, например, в ежедневнике или записной книжке.

Если же бизнесмен кассовые документы ведет, то поступление личных денег следует оформить приходным кассовым ордером. В качестве основания там следует прописать: «внесение личных денежных средств в кассу предпринимателя». При таком оформлении поступивших средств вопросов у налоговиков точно не возникнет.

— Если предприниматель является учредителем в какой-либо фирме, к ней за помощью он обратиться может?

— Конечно, в таком случае бизнесмен может взять средства у компании взаймы или в дар. Для этого придется оформить договор займа или дарения. При этом если в компании предприниматель является еще гендиром, то подписать договор ему придется и со стороны заимодавца или дарителя, и со стороны заемщика или одаряемого. Нарушением это не является.

— А если предприниматель получил беспроцентный заем, у него возникает материальная выгода от того, что он пользовался деньгами бесплатно?

Обратите внимание

С выгоды от пользования беспроцентным займом бизнесмену на УСН придется заплатить НДФЛ.

— Да, если физлицо, в том числе и предприниматель, получило беспроцентный заем либо процент по договору займа меньше 2/3 ставки рефинансирования, у него появляется матвыгода (подп. 1 п. 2 ст. 212 НК РФ).

— Кто должен рассчитывать материальную выгоду?

— Определять материальную выгоду от экономии на процентах за пользование заемными средствами обязан налоговый агент. То есть тот, кто предоставил заем предпринимателю (п. 4 ст. 226 и п. 5 ст. 346.11 НК РФ). Выгода рассчитывается в день возврата заемных средств или в момент уплаты процентов (подп. 3 п. 1 ст. 223 НК РФ).

— С суммы выгоды предпринимателю придется заплатить «упрощенный» налог?

— Нет. С точки зрения «упрощенного» налога коммерсанту ничего не грозит. Так как материальная выгода в рамках УСН не учитывается. А вот НДФЛ с экономии на процентах заплатить придется. Причем не имеет значения, использовались заемные средства в бизнесе или нет. По мнению Минфина, коммерсант в любом случае с сумм экономии на процентах должен уплатить НДФЛ по ставке 35% (п. 2 ст. 224 НК РФ, письмо Минфина России от 07.08.2015 № 03-04-05/45762). А налог должна будет удержать и перечислить в бюджет компания, которая выдала заем бизнесмену. Ранее, напомню, специалисты Минфина придерживались иного мнения: НДФЛ с выгоды предпринимателю на УСН платить не нужно (письмо Минфина России от 27.08.2014 № 03-11-11/42697). Однако налоговики все равно доначисляли налоги с беспроцентных займов. И судьи их поддерживали (постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 14.11 2014 по делу № А56-67702/2013). Чтобы исключить данное противоречие, финансисты изменили позицию.

— А если договором предусмотрено ежемесячное погашение беспроцентного займа, то доход в виде выгоды будет возникать у заемщика на каждую дату возврата средств?

— Да. В этом случае налоговый агент будет ежемесячно рассчитывать выгоду на дату возврата денег (письмо Минфина России от 25.07.2011 № 03-04-05/6-531). Однако уже с 2016 года доход в виде матвыгоды будет считаться полученным в последний день месяца в течение срока, на который были предоставлены средства.

— Спасибо за подробные разъяснения для наших читателей!

Беседовала Виктория Барковец, эксперт журнала «Упрощенка».

Материал взят из журнала “Упрощенка”.