Договор займа с сотрудником проценты 1с

Компании или лично директор могут предоставлять сотрудникам заемные средства для различных нужд. Эксперты 1С рассматривают случаи взаимоотношений по договорам займа организации и сотрудника, исчисления и удержания НДФЛ с материальной выгоды от экономии на процентах и с полученных процентов, а также порядок отражения операций в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3.

Заем — денежная операция, заключающаяся в получении денег в долг на определенных условиях возврата.

Регламентируется договор займа нормами главы 42 ГК РФ. 

Займодавцем и заемщиком может быть и физлицо, и организация. Заем выдается под проценты и беспроцентно. 

В договоре процентного займа обычно указывается величина годового процента, например 5%. Для ежемесячных расчетов используется величина процента за 1 день. Дневной процент займа составляет 1/365 часть от годового (или 1/366 для високосного года). При годовом проценте 5% величина процентов за 1 день в 2019 году составляет примерно 0,0137 % (5/365). 

Если заем был получен не с первого числа, то дневной процент займа умножается на оставшееся количество дней в месяце, за который начисляются проценты. В месяце выдачи займа расчет производится со дня, следующего за днем выдачи займа и по последнее число месяца. В месяце погашения — с первого числа месяца по день погашения займа. Если расчет процентов производится за целый месяц, то дневной процент займа умножается на календарное количество дней в месяце. И при годовом проценте 5 % величина процентов за апрель 2019 года равна 0,410959 % (30 х 5/365).

Организация — займодавец, сотрудник — заемщик

Сотрудник может получить у работодателя заем для различных целей, среди которых приобретение или строительство жилья, прочие нужды. Порядок предоставления займов сотрудникам и условия возврата устанавливаются локальным нормативным актом организации. 

Если сотруднику предоставляется беспроцентный заем или процентная ставка по договору меньше 2/3 ключевой ставки ЦБ РФ, то у него появляется материальная выгода от использования заемных средств, облагаемая НДФЛ (см. пп. 1 п. 1, пп. 1 п. 2 ст. 212 НК РФ). 

В соответствии с НК РФ организация, выдавшая заем сотруднику, становится налоговым агентом по НДФЛ в отношении дохода в виде матвыгоды. Доход в виде материальной выгоды по займам и НДФЛ следует исчислять ежемесячно по состоянию на последнее число каждого месяца и удерживать из ближайших денежных выплат. 

Материальная выгода рассчитывается по формуле:

СумЗ х (2/3 КлСт – ПгСт) х Дм / Дг,

• где Дм — количество календарных дней в месяце расчета. Если в расчетном месяце заем выдается или погашается, то дни учитываются только после получения/до погашения соответственно;
• Дг — количество дней в году (365 либо 366);
• СумЗ — сумма займа по состоянию на момент расчета;
• КлСт — ключевая ставка ЦБ РФ, действующая на последнее число месяца. Ключевая ставка ЦБ РФ — это минимальная процентная ставка, по которой ЦБ РФ предоставляет кредиты коммерческим банкам на срок в 1 неделю. На 30.04.2019 КС составляет 7,75 %, а 2/3 от этой ключевой ставки составляют примерно 5,17 %;
• ПгСт — процентная годовая ставка. Если процент годовой ставки, под который выдан заем, оказывается меньше этой величины, то возникает материальная выгода.

Сумма рассчитанной материальной выгоды облагается НДФЛ. Размер налоговой ставки по НДФЛ, которая применяется к материальной выгоде от экономии на процентах, зависит от налогового статуса получателя такого дохода:

• для налогового резидента РФ — 35 %;
• для налогового нерезидента РФ — 30 %.

Для налоговых нерезидентов, имеющих особые статусы (например, граждане ЕАЭС или высококвалифицированные иностранные специалисты, в первую очередь — нерезиденты), ставка НДФЛ на материальную выгоду составляет 30 %.

Удержать НДФЛ необходимо при ближайшей денежной выплате. Перечислить удержанный налог в бюджет следует в срок не позднее первого рабочего дня, после того как НДФЛ был удержан.

Обратите внимание, если заем выдан на приобретение жилья (квартиры, дома, комнаты, долей в них), об этом прямо указано в договоре займа и сотрудник получил в ИФНС уведомление о подтверждении права на имущественный вычет в связи с покупкой жилья, то матвыгода по этому займу не облагается НДФЛ.

Доход в виде материальной выгоды и НДФЛ с него в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» редакции 3 рассчитываются в соответствии с законодательством РФ. Кроме того, в соответствии с настройками документа Договор займа (рис. 1) в программе автоматически рассчитывается месячная сумма погашения основного займа и удерживается в документе Начисление зарплаты и взносов на закладке Погашение займов. Таким образом, ежемесячно автоматически уменьшается сумма займа (СумЗ). Датой возникновения материальной выгоды в программе считается дата уплаты процентов, то есть дата начисления заработной платы.

Рис. 1. Документ «Договор займа сотруднику»

Для подключения возможностей программы по отражению операций по удержаниям в счет возврата займа, регистрации материальной выгоды, расчету и учету НДФЛ необходимо в настройках расчета зарплаты (меню Настройка — Расчет зарплаты) установить флаг Выдаются займы сотрудникам. Тогда в меню Расчет зарплаты становится доступен блок документов Займы сотрудников:

• Договор займа между сотрудником и организацией — регистрирует все условия займа: сумму и порядок выдачи, годовой процент и необходимость удержания НДФЛ, порядок погашения долга и процентов. Можно получить печатную форму договора займа и приложения к нему — График погашения займа;
• Выдача займа сотруднику — может быть сформирован на основании документа Договор займа и регистрирует факт выдачи денежных средств сотруднику;
• при необходимости изменения в договор займа применяется документ Изменение условий договора займа сотруднику;
• из зарплаты сотрудника удерживается сумма в счет погашения займа в соответствии с графиком платежей документом Начисление зарплаты и взносов;
• досрочные погашения займа фиксируются документом Погашение займа сотруднику.

Сотрудник — займодавец, организация — заемщик

Случается, что предприятию для текущей хозяйственной финансовой деятельности нужны дополнительные финансовые средства. И при этом сотрудник (например, руководитель, учредитель организации) готов предоставить эти средства в долг. 

Такую сделку в соответствии с требованиями ГК РФ следует зарегистрировать договором займа в письменной форме. Если заем беспроцентный, то возвращаемые организацией сотруднику суммы не являются его доходом и не облагаются НДФЛ. 

В противном случае у сотрудника возникнет налогооблагаемый доход (ст. 208, ст. 209 НК РФ). Суммы начисленных процентов — это доход сотрудника с кодом 1011. 

В соответствии с НК РФ организация, выплачивающая проценты по займу сотруднику, становится налоговым агентом по НДФЛ в отношении этого дохода. 

Для налоговых резидентов применяется ставка НДФЛ 13 % по доходу от процентов. Для всех нерезидентов, включая тех, кто имеет особые статусы (например, граждане ЕАЭС или высококвалифицированные иностранные специалисты), ставка НДФЛ на получаемые проценты составляет 30 %, так как такой доход не является оплатой труда.

В «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» редакции 3 предустановленных настроек для начисления дохода в виде процентов по займу нет, но такой вид оплаты можно настроить самостоятельно, применяя стандартные механизмы программы. Для настройки нового вида расчета, например «Проценты по займу», в плане видов расчета Начисления следует предварительно создать ряд показателей для регистрации годового процента и ежемесячного остатка займа. Назовем эти показатели соответственно «Годовой процент» и «Остаток займа».

Показатели настраиваются в меню Настройки — Показатели расчета зарплаты. Показатель «Годовой процент» остается неизменным на протяжении всего периода возврата долга сотруднику (рис. 2).

Рис. 2. Настройка показателя «Годовой процент»

Поля формы настройки показателя «Годовой процент» следует заполнить следующим образом:

• Наименование и Краткое наименование — Годовой процент;
• Идентификатор — ГодовойПроцент. По умолчанию поле Идентификатор заполняется автоматически из поля Наименование путем удаления пробелов;
• Назначение показателя следует выбрать Для сотрудника;
• Тип показателя следует выбрать Числовой;
• Точность выбирается . Предполагается, что процент будет целым числом, иначе следует задать возможное число десятичных знаков;
• Используется — переключатель устанавливается в положение Во всех месяцах после ввода значения (постоянное использование). Такое использование означает, что показатель вводится и изменяется в кадровых документах.

Для регистрации показателя «Годовой процент» в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 для сотрудника, одолжившего организации денег под проценты, можно использовать документ Изменение оплаты труда (меню Расчет зарплаты).

В документе Изменение оплаты труда (рис. 3) для выбранного сотрудника устанавливается флаг Изменить начисления. В табличной части документа Доп. тарифы, коэффициенты кнопкой Добавить следует внести в соответствующие поля созданный ранее показатель «Годовой процент» и указать его значение, например «5».

Рис. 3. Документ «Изменение оплаты труда»

Второй показатель, необходимый для расчета ежемесячных процентов, — «Остаток займа». Предполагается его редактировать ежемесячно перед расчетом процентов.

Поля формы настройки показателя «Остаток займа» следует заполнить следующим образом:

• Наименование и Краткое наименование — Остаток займа;
• Идентификатор — ОстатокЗайма;
• Назначение показателя следует выбрать Для сотрудника;
• Тип показателя следует установить Числовой;
• Точность выбирается 2. Предполагается, что сумма может быть в рублях и копейках;
• Используется следует выбрать Только в месяце, в котором вводится значение (разовое использование). При этом переключатель необходимо установить в положение Вводится при расчете, непосредственно в документе начисления. Такое использование означает, что показатель вводится непосредственно в расчетном документе (например, Разовое начисление) и не распространяется на расчеты в других документах.

При настройке начисления «Проценты по займу» (рис. 4) следует предусмотреть, что этот показатель будет регистрироваться именно типовым документом Разовое начисление.

Рис. 4. Настройка начисления «Проценты по займу»

Настройка расчета процентов производится в программе в регистре видов расчета Начисления (меню Настройки).

Во вновь созданном начислении «Проценты по займу» поля формы следует заполнить в соответствии с таблицей:

Настроенное таким образом начисление позволяет расчитывать проценты в целых месяцах. В первом и последнем месяце расчета придется вручную скорректировать суммы, если даты получения/погашения займа не приходятся на первое/последнее число месяца соответственно.

Начисление «Проценты по займу» подразумевает, что ежемесячно в документ Разовое начисление (меню Расчет зарплаты) следует вносить «Остаток займа» (рис. 5). При этом автоматически рассчитываются проценты (в поле Результат) и НДФЛ.

Рис. 5. Документ «Разовое начисление», регистрирующий начисление «Проценты по займу» и НДФЛ

От редакции. Используя механизмы настройки показателей, шаблонов ввода, формул и начислений в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» редакции 3, можно автоматизировать различные расчеты, в том числе предусмотреть и автоматический расчет остатка займа. Многообразие возможностей настроек продемонстрировано на лекции «Настройка программы „1С:Зарплата и управление персоналом 8“ редакции 3 на конкретных примерах», которая состоялась в 1С:Лектории 25.04.2019. С видеозаписью можно ознакомиться в 1С:ИТС на странице 1С:Лектория.

В данной статье мы рассмотрим, что необходимо настроить в программе, чтобы зарегистрировать займ сотруднику в 1С 8.3 ЗУП и как может быть произведена выдача займа сотруднику в ЗУП 3.1.

Подробнее смотрите в онлайн-курсе «ЗУП 3.1 кадровый и зарплатный учет от А до Я»

Подключение учета займов

Использование механизма учета займов в 1С ЗУП 8.3 подключается в настройках расчета зарплаты через флажок Выдаются займы сотрудникам (Настройка – Расчет зарплаты).

После установки флажка становится доступен журнал документов Займы сотрудникам (Зарплата – См. также) со следующими документами:

• Договор займа сотруднику;
• Выдача займа сотрудникам;
• Изменение условий договора займа сотруднику;
• Погашение займа сотруднику.

Также в документе Начисление зарплаты и взносов появится вкладка Займы.

Регистрация договора займа

Документом Договор займа сотруднику в программе регистрируются все условия выдачи займа. В нем определяются:

• Условия выдачи займа – сумма, способ выдачи (единовременно или частями), срок (в месяцах), процентная ставка.
• Условия погашения займа – варианты погашения займа: единовременно в конце срока или ежемесячными платежами. При ежемесячных платежах также есть 4 варианта расчета этих платежей (дифференцированные платежи, аннуитетные платежи, только проценты (заем в конце срока), только заем (проценты в конце срока)).
• По умолчанию установлен флажок Материальная выгода облагается НДФЛ (его можно снять, например, если заем выдается для покупки или строительства жилья или у налогоплательщика есть право на имущественный вычет). Материальная выгода возникает, если процент по займу меньше 2/3 ставки рефинансирования (ключевой ставки) ЦБ РФ.
• Возможна регистрация предоставления отсрочки, т.е. с какого месяца начинать удержания по займу, а также возможно указать ограничение суммы платежа.
• Также можно ввести сведения о ранее погашенных суммах по этому займу (актуально, если на момент начала ведения учета в ЗУП 3.1, в организации есть действующие займы).

Подробно о вводе сведений о непогашенных займах

Регистрация выдачи займа

Синхронизация с 1С Бухгалтерией 3 НЕ настроена

Если в 1С ЗУП 3.1 на момент ввода договора займа не настроена синхронизация с бухгалтерской программой, то в документе Договор займа сотруднику появляется флажок Заем по договору выдан полностью и поля для указания даты выдачи и формы расчета.

После установки этого флажка, указания даты и проведения документа, будет считаться, что заем выдан (ввод документа Выдача займа сотруднику не требуется). И со дня выдачи будет выполняться расчет суммы погашения основного долга, а со следующего дня после выдачи — расчет процента и мат. выгоды в документе Начисление зарплаты и взносов и/или Погашение займа сотруднику.

Синхронизация с 1С Бухгалтерией 3 настроена

Если синхронизация ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 3 настроена, то флажок Заем по договору выдан полностью в документе не появится. Для регистрации факта выдачи займа необходим документ Выдача займа сотруднику. Его можно создать вручную на основании документа Договор займа сотруднику.

Однако, необходимо учитывать, что если в программе 1С Бухгалтерия 3 вводился факт выдачи займа через документ Выдача наличных или Списание с расчетного счета вид операции Выдача займа работнику, то после синхронизации на основании этих документов в ЗУП 3.1 будут созданы соответствующие документы Выдача займа сотруднику.

Поэтому рекомендуемая схема работы следующая:

1. В ЗУП 3.1 ввести Договор займа сотруднику, а в Бухгалтерии 3 Выдачу наличных или Списание с расчетного счета вид операции Выдача займа работнику;
2. Выполнить синхронизацию;
3. В созданных после синхронизации документах Выдача займа работнику (они загружаются непроведенными) указать ссылку на договор займа и провести.

Выдача займа несколькими траншами

Если выдача займа выполняется не одним платежом, а несколькими, то в документе Договор займа сотруднику устанавливается флажок Несколькими траншами и в появившейся табличной части (верхней) указывается помесячная схема выдачи займа. Параллельно в нижней таблице автоматически рассчитывается размер погашения.

В этом случае независимо от того настроена синхронизация или нет, требуется документ Выдача займа сотруднику (он может быть создан вручную или передан в ЗУП 3.1 из Бухгалтерии 3 при синхронизации, как в рассмотренном выше случае).

Расчет удержаний по займам в документе «Начисление зарплаты и взносов»

Расчет удержаний займа (по основному долгу, процентам, а также мат. выгода и НДФЛ с неё) происходит в документе Начисление зарплаты и взносов на вкладке Займы. Рассмотрим на примере, как эти показатели рассчитываются в программе.

Сотруднику Акопяну Р.Г. 10.12.2019 выдан займ в размере 100 000 руб. на 10 месяцев под 2% годовых. Погашение займа будет выполняться ежемесячно при окончательном расчете зарплаты дифференцированными платежами (основной долг, проценты и ндфл с мат. выгоды).

В документе Начисление зарплаты и взносов за декабрь произойдет расчет удержания по займу этого сотрудника за декабрь.

Расчет происходит следующим образом.

Сумма удержания по основному долгу:

• 100 000 (начальная сумма займа) / 10 (месяцев) / 31 (календарных дней в декабре) * 22 (календарных дней с даты выдачи займа, включая день выдачи) = 7 096,77 руб.

По процентам:

• 100 000 (остаток займа на дату расчета) * 2% / 365 (календарных дней в году расчета) * 21 день (календарных дней со следующего после выдачи займа дня) = 115,07 руб.

Расчет материальной выгоды:

• 100 000 (остаток займа на дату расчета) * (2/3 * 6,25% (ставка рефинансирования на последний день месяца) – 2% (ставка займа)) / 365 (календарных дней в году расчета) * 21 (календарных дней со следующего после выдачи займа дня) = 124,66 руб.

Регистрация погашения займа сотрудником в середине месяца

Сотрудник может погасить часть займа путем внесения суммы в кассу или на расчетный счет организации. Для регистрации этого факта в ЗУП 3.1 используется документ Погашение займа сотруднику.

Если между программой ЗУП 3.1 и Бухгалтерия 3.0 настроена и выполняется синхронизация, то сведения о погашении займа будут переносится в ЗУП 3.1 из документов Поступление наличных и/или Поступление на расчетный счет, в которых выбран вид операции Возврат займа работником.

При этом в ЗУП 3.1 создаются и записываются (не проводятся) документы Погашение займа сотруднику. В нем необходимо выбрать договор займа, по которому происходит погашение займа, и провести.

При проведении этого документа происходит погашение основного долга, а также происходит расчет накопленного процента за период с даты последнего погашения (которое могло происходить либо в Начислении зарплаты и взносов, либо в другом документе Погашение займа сотруднику) до даты текущего погашения.

Кроме того, на дату погашения рассчитывается мат. выгода также за период с даты последнего погашения до даты текущего погашения.

Рассмотрим на ранее используемом примере, как это происходит.

К началу Января 2020 у сотрудника Акопяна остался основной долг по займу в размере:

• 100 000 (выданная сумма займа) — 7 096,77 (погашено в декабре) = 92 903,23 руб.

20.­01.2020 сотрудник погашает 25 000 руб. займа.

Рассчитаем какие проценты были начислены сотруднику за период с 01.01.2020 по 20.­01.2020 за пользование оставшимся долгом 92 903,23 руб.:

• 92 903,23 (остаток займа на дату расчета) * 2% / 366 (календарных дней в году расчета) * 20 (календарных дней с даты последнего погашения) = 101,53 руб.

В документе Погашение займа после его проведения показывается эта сумма по процентам, а также сумма основного долга.

В текущих релизах ЗУП 3.1 общая сумма задолженности, отражаемая в документе Погашение займа сотруднику, некорректна, она отлична от показываемых здесь же сумм ее расшифровки. При этом выводимые суммы расшифровки правильны.

Также документ выполняет расчет материальной выгоды и регистрирует исчисление НДФЛ с этой материальной выгоды. Ее можно увидеть в отчете Движения документа (команда Еще – Движения документа в документе Погашение займа сотруднику) по регистру Учет доходов для исчисления НДФЛ и Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ. Либо в отчет Расчетный листок, если сформировать его до окончательного расчета по сотруднику в конце месяца (до документа Начисление зарплаты и взносов).

Мат. выгода рассчитывается следующим образом:

• 92 903,23 (остаток займа на дату расчета) * (2/3 * 6,25% (ставка рефинансирования на последний день месяца) – 2% (ставка займа)) / 366 (календарных дней в году расчета) * 20 (календарных дней с даты последнего погашения) = 109,99 руб.

Далее при расчете сотрудника в документе Начисление зарплаты и взносов за январь 2020 г. произойдет плановое погашение основного долга, а также расчет процентов по займу за период с даты последнего погашения до даты конца месяца (в данном примере с 21.01.2020 по 31.01.2020) – это колонка Начислено %. А в колонке Погашено % будет показываться общее количество процентов за месяц, с учетом того процента, который рассчитался в документе Погашение займа сотруднику.

Рассмотрим расчет колонки Начислено %:

• 67 903,23 (остаток займа на дату расчета) * 2% / 366 (календарных дней в году расчета) * 11 (календарных дней с даты последнего погашения) = 40,82 руб.

Колонка Погашено %:

• 40,82 (проценты, рассчитанные в документе Начисление зарплаты и взносов) + 101,53 (проценты, рассчитанные в документе Погашение займа сотруднику) = 142,35 руб.

Что касается материальный выгоды, то она также будет рассчитываться за период с даты последнего погашения (с 20.­01.2020):

• 67 903,23 (остаток займа на дату расчета) * (2/3 * 6,25% (ставка рефинансирования на последний день месяца) – 2% (ставка займа)) / 366 (календарных дней в году расчета) * 11 (календарных дней с даты последнего погашения) = 44,22 руб.

Отдельно необходимо отметить, что при расчете материальной выгоды используется ставка рефинансирования, установленная на последний день месяца. Т.е. даже если ставка рефинансирования изменилась 16.12.2019, а погашение займа происходит 13.12.19, всё равно должна использоваться та ставка, которая действует на конец месяца — 31.12.19.

Однако, в текущих релизах ЗУП 3.1 присутствует ошибка. При регистрации погашения займа используется ставка рефинансирования, действующая на дату погашения, а не на последний день месяца.

Подробнее об этом в материале: Неверно определяется материальная выгода, если в месяце было погашение займа и изменение ключевой ставки ЦБ РФ

Использование документа «Изменение условий договора займа сотруднику»

Если происходит изменение условий уже выданного займа, то этот факт регистрируется документом Изменение условий договора займа сотруднику. Он может быть введен на основании Договора займа сотруднику.

В созданном документе можно поправить срок, на который выдается займ, ставку и предоставить отсрочку. Начиная с даты этого документа, все удержания по займу будут рассчитываться по новым условиям.

Отчеты по займам

В ЗУП 3.1 есть ряд отчетов по займам. Во-первых, это отчеты, которые формируются непосредственно из документа Договор займа сотруднику:

• Договор займа;
• График погашения займа – в отчете не учитываются погашения, произведенные вне графика и изменения условий займа. Формируется график только на основании данных из первоначального договора;
• Отчет о погашении займа – учитываются все произведенные погашения (и по графику документом Начисление зарплаты и взносов, а также вне графика документом Погашение займа сотруднику);
• Карточка учета договора займа – вывод начальные условия по договору, график погашения (с учетом только начальных условий, а также сведения обо всех погашениях;

Во-вторых, это отчеты, формируемые из документа Изменение условий договора займа сотруднику:

• Дополнительное соглашение к договору займа;
• График погашения займа и Карточка учета договора займа – учитывает состоявшиеся погашения и изменившиеся условия по займу;

В-третьих, это отчет Займы сотрудникам, который доступен в списке зарплатных отчетов (Зарплата – Отчеты по зарплате). Этим отчетом можно просмотреть все погашения, начисленные и погашенные проценты, а также остаток по займам (помесячно).

См. также:

• Настройка проводок для удержаний в 1С ЗУП 3.1
• Лайфхаки по расчету зарплаты (из записи эфира от 28 февраля 2019 г.)
• Не заполняется ведомость на выплату аванса (пять причин)

Если Вы являетесь подписчиком системы БухЭксперт8, тогда читайте дополнительный материал по теме:

• Настройка проводок для удержаний в 1С ЗУП 3.1
• Как оформить займ сотруднику, чтобы он не удерживался из заработной платы, а сотрудник сам вносил платежи в кассу?
• Как обновить законодательные значения в ЗУП 3 вручную?

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С:ЗУП, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно