Договор займа подписанный факсимиле

 да, проставление факсимильной подписи в гражданско – правовом договоре допустимо, но для этого стороны должны заключить соглашение об использовании факсимиле, подписанное собственноручными, а не факсимильными подписями. В противном случае заключенный договор займа может быть признан незаключенным или недействительным (по причине несоблюдения формы договора).

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух».

1. Статья: Подписание документов по сделке факсимильной подписью может повлечь доначисление налогов

Использование на документах факсимильной подписи вместо «живой» очень удобно, но с налоговой точки зрения рискованно. Тем не менее визирование некоторых видов документов с помощью факсимиле не будет иметь неблагоприятных налоговых последствий ни для самой компании, ни для ее контрагентов

Термины «факсимиле» и «факсимильная подпись» на законодательном уровне не закреплены. В переводе с латинского факсимиле (лат. fac simile) означает «делай подобное». На практике под факсимиле понимается устройство, содержащее клише, то есть зеркальное отображение точного воспроизведения собственноручной подписи конкретного лица.

Получается, что факсимильная подпись представляет собой аналог оригинальной личной подписи лица, сделанный механическим способом. С точки зрения налоговых рисков к факсимильным можно также приравнять подписи, которые выполняются с помощью компьютерной техники путем добавления в электронный вариант того или иного документа отсканированной личной подписи должностного лица.

Подписание документов с помощью факсимиле возможно лишь в гражданско-правовых отношениях и только если это предусмотрено соглашением сторон

Нормы гражданского законодательства допускают при совершении сделок применять факсимильное воспроизведение подписи. Для этого возможность и порядок использования такой подписи должны быть предусмотрены соглашением сторон, законом или иными правовыми актами (п. 2 ст. 160 ГК РФ).

Правовой статус факсимильной подписи законодательно не установлен. Следовательно, единственным основанием для такого подписания документов может являться лишь письменное соглашение сторон сделки.

Соглашение об использовании факсимиле составляется в произвольной форме, а при наличии между сторонами договорных отношений – в виде приложения или дополнения к основному договору. В нем указывают:

наименование должностей и ФИО работников, подписи которых могут быть выполнены с помощью факсимиле;

образцы факсимильных оттисков этих подписей;

перечень документов, которые могут быть заверены с помощью факсимиле;

порядок действия сторон в случае увольнения указанных должностных лиц;

срок действия соглашения (в нем можно указать, что соглашение действует до тех пор, пока любая из сторон письменно не уведомит другую сторону о своем намерении расторгнуть это соглашение).

Отметим, что соглашение об использовании факсимиле должно быть подписано собственноручными подписями должностных лиц*. Ведь до момента его заключения между сторонами еще не достигнута договоренность о возможности замены «живой» подписи на документах на ее факсимильное воспроизведение (см. врезку).

Негативные последствия

Последствия использования факсимильной подписи без заключения сторонами сделки соглашения об этом

Предположим, договор купли-продажи либо другой договор гражданско-правового характера подписан факсимильной подписью, однако соглашения об использовании факсимиле стороны не заключали. Суд может признать такой договор:

незаключенным (постановления ФАС Северо-Кавказского от 08.09.11 № А32-13609/2010, Уральского от 06.10.09 № Ф09-7622/09-С5 и Дальневосточного от 13.08.09 № Ф03-3794/2009 округов);

недействительным по причине несоблюдения формы договора (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 27.01.10 № А02-413/2009).

Вместе с тем суды нередко отклоняют иски о признании такого договора недействительным или незаключенным, если лицо, факсимиле которого было использовано, впоследствии одобрило эту сделку или подтвердило, что оно само ставило факсимильную подпись на договоре, так как не могло подписать его лично, например, из-за травмы правой руки (постановления ФАС Волго-Вятского от 18.08.11 № А43-18585/2010 и Уральского от 14.12.09 № Ф09-10031/09-С5 округов).*

Под прямым последующим одобрением сделки, в частности, могут пониматься полная или частичная оплата товаров, работ или услуг, их приемка для использования, признание претензии контрагента, уплата неустойки, процентов по основному долгу либо других сумм, реализация иных прав и обязанностей по данной сделке (п. 5 информационного письма Президиума ВАС РФ от 23.10.2000 № 57)

На основании такого соглашения стороны сделки вправе визировать с помощью факсимиле счета на оплату, заказ-наряды, заявки, акты, отчеты и другие аналогичные документы, составляемые в ходе исполнения сделки. Таким же образом они могут подписывать дополнения и изменения к этому договору.

Однако практика показывает, что даже при наличии указанного соглашения рискованно оформлять с помощью факсимиле счета-фактуры, товарные и товарно-транспортные накладные, акты об оказании услуг или выполнении работ, поскольку это может повлечь доначисление налога на прибыль и отказ в вычете НДС по сделке.

Соглашение об использовании факсимиле, заключенное между сторонами сделки, должно быть подписано собственноручными, а не факсимильными подписями.

Е. В. Вайтман

эксперт журнала «Российский налоговый курьер»

Журнал «Российский налоговый курьер», №21, октябрь 2012

2. Статья:Используем факсимиле

Составляя отчетность за прошлый год, бухгалтер может обнаружить, что на какие-то затраты нет актов, иной «первички», и попросить документы у контрагента. Причем для ускорения процесса партнеры иногда используют для подписания документов факсимиле. Однако законодательство допускает это в строго ограниченных случаях.

Заключение договоров

Гражданский кодекс РФ по поводу простановки факсимиле говорит следующее: «Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон» (п. 2 ст. 160).

В отношении электронной подписи действует специальный закон.

Однако что касается факсимиле, то никаким другим законом этот вопрос не урегулирован. Следовательно, использование факсимиле допускается только в одном случае – если об этом имеется соглашение сторон. Это может быть удобно, когда вы заключаете долгосрочный договор и закрепляете в нем, что дальнейшие документы (например, приложения к договору, спецификации) будут подписываться с помощью факсимиле. Естественно, что сам договор нужно подписывать собственноручно. Данный вывод также подтверждается судебной практикой (определение ВАС РФ от 17 декабря 2009 г. № ВАС-16259/09).

Ю. О. Вербицкая

юрист МУ «Центр бухгалтерского и материально-технического обеспечения муниципальных образовательных учреждений Верх-Исетского района»

Журнал «Учет в сфере образования», №2, февраль 2012

3. Статья: Факсимиле на документах компании. Когда ставить оттиск, а когда получить «живую» подпись руководителя

Сделка

Некоторые компании, особенно при большом объеме документооборота, принимают решение использовать факсимильную подпись – клише-печать, аналог собственноручной подписи руководителя. Она призвана облегчить процесс подписания документов. На первый взгляд, сложностей в использовании факсимиле нет. Однако практика показывает, что неосторожное проставление факсимиле на договоре может привести к признанию его незаключенным. Чтобы сэкономленные на подписании документов минуты не обернулись длительными судебными разбирательствами, перед изготовлением факсимильного аналога нужно оценить все за и против. Ведь подпись генерального директора – значимый элемент документа, от которого напрямую зависит его юридическая сила.

Риски

Действующее законодательство регулирует использование факсимиле достаточно скупо: в Гражданском кодексе просто говорится, что оно допускается в случаях, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон (п. 2 ст. 160 ГК РФ). Если стороны решили применять факсимиле, то сделать это можно двумя способами: путем прямого указания на это в договоре или заключения дополнительного соглашения к договору об использовании факсимиле (письмо МНС России от 01.04.04 № 18-0-09/000042@). Но как показывает практика, одной оговорки о том, что документы, связанные с исполнением договора, будут подписываться факсимиле, недостаточно.*

Риск первый: договор может быть признан незаключенным. Это относится к случаям, когда без отдельного соглашения договор подписан факсимильной подписью или соглашение об использовании факсимиле подписано факсимиле (постановления федеральных арбитражных судов Восточно-Сибирского округа от 23.03.10 по делу № А58-4290/08, Дальневосточного округа от 22.11.10 по делу № А24-862/2010). По мнению судов, волеизъявление сторон на последующее использование факсимильного аналога подписи должно быть выражено собственноручными подписями исполнительных органов контрагентов.

Риск второй: доверенность, подписанная факсимиле, является недействительной. Доверенность является односторонней сделкой выдавшего ее лица. Поэтому соглашения сторон на использование факсимиле в доверенности быть не может (письмо МНС России от 01.04.04 № 18-0-09/000042@). Если доверенность все-таки была подписана с использованием факсимиле, суд признает ее недействительной (постановления Федерального арбитражного суда Волго-Вятского округа от 29.04.05 по делу № А11-1742/2003-К1-10/164, Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 10.06.10 по делу № А76-45520/2009).

Примерно такая же ситуация возникает и с векселем. Вексель признается составленным с нарушением формы при отсутствии на нем собственноручной подписи векселедателя. Выполнение подписи на передаточной надписи векселей при помощи факсимиле расценивается как отсутствие соответствующего реквизита. В связи с этим такая передаточная надпись считается несовершенной (п. 1 информационного письма ВАС РФ от 25.07.97 № 18, определение ВАС РФ от 21.04.09 № 1877/09, постановление Федерального арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 09.12.08 № А69-2237/06-Ф02-6099/08).

Риск третий: повышенный интерес налоговиков. В случае если в ходе проверки налоговые органы обнаружат договоры и иные документы компании, подписанные с помощью факсимиле, то это может вызвать подозрение в наличии налоговой схемы. В этой ситуации как раз может помочь договор, в котором стороны договорились об использовании факсимиле, подписанный «живой» подписью руководителя. Если такого договора нет, то налоговики могут обратиться в суд с заявлением о признании договора незаключенным, а также отказать в принятии расходов по налогу на прибыль и в вычетах по НДС (см. таблицу).

Риск четвертый: несанкционированное использование факсимиле сотрудниками компании. Суть факсимиле в том, чтобы не отвлекать директора подписанием большого количества текущих документов. Однако проконтролировать использование факсимиле сотрудниками, допущенными к нему, крайне трудно. Поэтому возможны неприятные сюрпризы в виде документов и обязательств, которые компания брать на себя не планировала.

Меры предосторожности

Если стороны использовали факсимильную подпись без соглашения об этом в договоре или в ходе исполнения обязательств неожиданно всплыли документы, подписанные факсимиле, то доказать в суде их действительность будет непросто. Между тем, чтобы компания не столкнулась с этими неприятностями, можно предпринять ряд превентивных мер.

Условие о факсимиле в договоре. Если стороны планируют использовать факсимиле в своих отношениях, то об этом нужно сделать ссылку в основном договоре, подписанном «живыми» подписями руководителей контрагентов или заключить дополнительное соглашение об этом. Лучше сразу оговориться о том, на каких документах стороны допускают использование факсимильного аналога, и подчеркнуть равную юридическую силу собственноручной и факсимильной подписи на этих документах. Можно также приложить к договору (допсоглашению) таблицу с образцами оригинальных и факсимильных подписей руководителей.*

Фактическое исполнение компенсирует отсутствие «живой» подписи. В случае судебного спора о незаключенности договора в связи с использованием факсимиле компания может отстоять свою позицию, если докажет фактическое исполнение договора. Например, тот факт, что товар был передан и принят, а денежные средства за него получены в срок, указанный в «факсимильном» договоре. Тут важно, чтобы между сторонами отсутствовал спор по поводу существенных условий договора (определение ВАС РФ от 04.02.10 № ВАС-1052/10). Подтвердить заключенность договора можно с помощью других доказательств наличия действий, свидетельствующих о намерении заключить и исполнить договор.

Пример из практики

Высший арбитражный суд признал заключенным подписанный факсимиле договор купли-продажи автотранспортных средств, установив, что, во-первых, факсимиле было проставлено лицом, имеющим полномочия на совершение сделок от имени компании (нотариальную доверенность), во-вторых, решением общего собрания участников было ранее принято решение об одобрении этого договора, в третьих, компания оплатила госпошлину за регистрационные действия в отношении проданных автомобилей (снятие с учета), а также получила в страховой компании возмещение части страховой премии в связи с их продажей (определение ВАС РФ от 24.06.11 № ВАС-7964/11).

Локальные акты предотвратят несанкционированное использование факсимиле. Например, в регламенте договорной работы компании может быть указан перечень сотрудников, имеющих право ставить факсимиле на документах, и сам перечень документов, на которых допускается проставление аналога собственноручной подписи. Другой вариант – разработать отдельное положение об использовании факсимиле, в котором описать порядок изготовления и уничтожения клише, порядок учета, выдачи, использования и хранения факсимиле, перечень сотрудников, ответственных за хранение и надлежащее использование факсимиле, список документов, на которые разрешено его ставить. Но в любом случае только локального регулирования недостаточно – стороны должны договориться об использовании факсимиле в обязательстве с конкретным контрагентом.

Совет в тему

Вопрос в тему

Е. Бражник

юрист юридического бюро «Виртус-Лекс»

Журнал «Юрист компании», №10, октябрь 2011

С уважением,

Ваш персональный эксперт Пушечкина Ольга.

_____________________________

Ответ на Ваш вопрос дан в соответствии с правилами работы «Горячей линии» «Системы Главбух», которые Вы можете найти по адресу:https://vip.1gl.ru/#/hotline/rules/?step=2