Договор займа между физическим лицом и работодателем

Бывают такие жизненные ситуации, когда срочно нужны деньги, а кредит брать совсем не хочется. В таком случае, можно попросить в долг у организации, в которой работаешь. Это достаточно распространённый способ займа.

Требования к работнику и к организации

В законодательстве не предусмотрено никаких особенных требований ни к организации, которая выступает в роли займодателя, ник сотруднику, который является заёмщиком.

Только нужно придерживаться положений Федерального закона от 07. 08. 2001 года № 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путём, и финансированию терроризма».

В этом законе сказано, что контролю со стороны государства, подлежат операции, которые совершаются на сумму более 600-сот тысяч рублей. Это касается как рублёвых расчётов, так и расчётов в иностранной валюте по курсу ЦБ РФ на день совершения сделки.

Подлежат контролю следующие операции в рамках вышеуказанной суммы:

• с наличностью;
• выдача или получение займа и кредита;
• операции по банковским вкладам;
• сделки с движимым имуществом.

Однако есть ограничение – сделка подлежит контролю, если юридическое лицо, которое не является кредитной организацией, выдаёт займ постороннему физическому лицу.

Только в этом случае, сделка подлежит контролю. Так как предполагается выдача займа своему сотруднику, то не стоит принимать во внимание положения данного закона.

Так как одной из сторон договора является юридическое лицо, то обязательным условием его заключения является то, что он должен быть заключён в письменной форме. Заверять ли такой договор у нотариуса или нет – это решение сторон.

Для каких целей может быть выдан займ

Договор займа сотруднику фирмы может быть выдан только целевой – то он должен быть использован для каких-то определённых целей. Эти цели должны указываться в самом тексте договора. При составлении такого договора необходимо руководствоваться ст. 814 ГК РФ.

Например, организация может заключить договор займа с сотрудником на обучение с отработкой, которая последует после окончания обучения.

Займ может быть как беспроцентный, так и с процентами. В договоре должны быть указаны проценты по договору, в противном случае, он будет беспроцентным по умолчанию.

Стоит помнить, что выдача беспроцентных займов своим сотрудникам – это прямое указание налоговикам обратить на такую компанию внимание.

Дело в том, что налоговики могут доначислить по такому договору налог на прибыль, исходя из ставки рефинансирования ЦБ РФ на день совершения сделки.

Если по договору в займ к сотруднику переходят вещи, то брать проценты за их пользование, займодатель не имеет права.

Размер и сроки выплаты долга

Размер и сроки займа сотруднику являются существенными условиями его заключения. Размер займа является предметом соглашения. Он указывается в 1 параграфе пункта «Предмет договора».

А вот срок займа можно не указывать. В этом случае, договор займа будет считаться бессрочным. То есть обязательства по этому договору могут длиться вечно.

Если договор бессрочный, то заёмщик обязан вернуть займодателю полученные взаймы средства в течение 30 дней после получения уведомления о возврате. Уведомление должно быть в письменном виде.

Расчёт материальной выгоды

При получении сотрудником предприятия займа от своего работодателя. В некоторых случаях, у него возникает материальная выгода.

Это происходит тогда, когда:

• процентная ставка по займу занижена – то есть она меньше 2/3 ставки рефинансирования ЦБ РФ на день выдачи займа. На весь 2014 года, ЦБ РФ установил ставку рефинансирования равную 8,25% годовых;
• займ является беспроцентным – то есть сотрудник не выплачивает предприятию проценты за пользование денежными средствами.

Материальная выгода возникает в виде экономии на процентах по займу. Она рассчитывается на день получения дохода.

Под этим термином понимается:

• день уплаты процентов по займу – если займ выдан с пониженной процентной ставкой;
• день возврата займа – если займ выдан без процентов.
  Об этом говорится в пп. 3 п. 1 ст. 223 НК РФ.

Если займ беспроцентный, то рассчитать сумму материальной выгоды можно по формуле:

Мат. выгода = (2/3 * ставку рефинансирования * сумма займа) / 365 * кол-во дней использования займа

Для наглядности стоит привести пример:

Компании ООО «Гамма» выдало своему сотруднику Петрову Н.Л. займ без процентов на сумма 150 тысяч рублей на полгода (180дней).

Сумма материальной выгоды будет равна

( 2/3 * 8,25 * 150 000) / 365 * 180 = 4 068 рублей

С этой суммы заёмщик должен будет уплатить налог на доходы.

Как говорится в Письме Минфина РФ от 25.07.2011 г. № 03-04-05/6-531, рассчитывать и уплачивать налог нужно на день получения дохода – то есть на дату возврата займа.

Обязанность по расчёту и уплате налога ложиться «на плечи» работодателя. Сделать он это должен со следующей зарплаты, которая после возврата займа, а, следовательно, получения материальной выгоды.

Если в договоре указано, что сотрудник возвращает долг частями раз в месяц (квартал), то исчислять и уплачивать налога нужно также раз в месяц (квартал).

Уплата налогов

Из суммы материальной выгоды сотрудник должен заплатить государству НДФЛ. С беспроцентного займа, а точнее с материальной выгоды по такому займу, государство взимает налог в размере 35% от этой выгоды.

Исходя из предыдущего примера, сумма НДФЛ к уплате будет равна

4 068 * 35% = 1 423, 8 рублей

Если займ выдаётся в иностранной валюте, то и материальную выгоду тоже надо рассчитывать в иностранной валюте, а потом пересчитывать её по курсу ЦБ РФ на день получения дохода физическим лицом.

Советы по составлению и оформлению договора

Составление договора займа регулируется параграфом 1 главы 42 ГК РФ. Для того чтобы оформит займ сотруднику, необходимы следующие документы:

• заявление сотрудника на имя руководителя организации, где он работает, с просьбой выдать ему конкретную денежную сумму. Кроме суммы необходимо указать ориентировочные условия, на которых данных сотрудник хочет получить займ, а также предполагаемые сроки его возврата. Если руководитель согласен с такими условиями, он должен поставить свою резолюцию «Утверждаю»;
• договор займа, составленный по всем правилам гражданского законодательства. Он заключается в письменной форме в присутствии 2-ух свидетелей, которые также, наряду с заёмщиком и займодателем, подписывают этот договор;
• приказ о выплате необходимой денежной суммы сотруднику. Унифицированной формы для такого приказа нет, поэтому он может быть составлен в произвольной форме;
• уведомление для бухгалтерии для выдачи займа.

Образец договора займа с сотрудником

Стоит помнить, что договора займа с сотрудником является разновидностью обычного договора займа, поэтому и составляться он должен в соответствии с положениями параграфа 1 главы 42 ГК РФ.

Независимо от того, является ли договор процентным или нет, к нему, желательно, сделать следующие приложения:

• график выдачи сотруднику займа. Этот документ необходимо приложить, если займ выдаётся частями;
• график погашения займа – если займа погашается частями. Долг может погашаться равными или неравными частями. Должно быть указано, что возврат по договору займа с сотрудником фиксированной суммой будет погашаться долг;
• график возврата процентов – если займ сотруднику выдаётся с процентами.

Если стороны меняют некоторые положения договора, то к нему заключается дополнительное соглашение, которое также подкладывается к основному договору.

Образец договора займа с сотрудником беспроцентный можно скачать здесь.

Образец договора займа с сотрудником процентный можно скачать здесь.

Как происходит получение денег

После направления уведомления о выдаче денежных средств сотруднику, бухгалтерия выдаёт сотруднику необходимые средства.

Это может произойти следующим способами:

• наличными денежными средствами из кассы. Для этого необходимо оформить расходный кассовый ордер;
• переводом на банковский счёт заёмщика.

Выплата задолженности

Выплата задолженности также может происходить следующими способами:

• наличностью в кассу предприятия – займодателя. Для этого бухгалтер выписывает приходный кассовый ордер. ККТ в этом случае использовать не нужно;
• переводом на расчётный предприятия – заёмщика. Стоит помнить, что деньги на расчётный счёт могут поступать в течение суток. Это стоит учитывать, чтобы заём «не ушёл» в просроченные;
• удержанием из заработной платы. Стоит помнить, что размер удержаний не может быть больше 25%. В этом случае, должно быть указано, что заключён договор займа с сотрудником с удержанием из зарплаты;

Если сотрудник, который получил займ, увольняется, то бухгалтер должен составить справку – расчёт, в которой указаны все условия договора займа, а также все сведения о выплаченной сумме займа и о погашении займа.

Договор займа между сотрудником и организацией, где он работает по трудовому договору, сейчас не редкость.

Часто работодатель, стараясь помочь своему сотруднику, выдаёт ему займ на льготных условиях – с пониженной процентной ставкой или без таковой.

Стоит помнить, что такие условия займа сотруднику являются  материальной выгодой. А с неё сотрудник посредством работодателя должен уплачивать подоходный налог. работодатель в этом случае выступает налоговым агентом.

Видео: Компания выдает займы сотрудникам: нюансы налогообложения