Договор займа как провести в зарплате

Компании или лично директор могут предоставлять сотрудникам заемные средства для различных нужд. Эксперты 1С рассматривают случаи взаимоотношений по договорам займа организации и сотрудника, исчисления и удержания НДФЛ с материальной выгоды от экономии на процентах и с полученных процентов, а также порядок отражения операций в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3.

Заем — денежная операция, заключающаяся в получении денег в долг на определенных условиях возврата.

Регламентируется договор займа нормами главы 42 ГК РФ. 

Займодавцем и заемщиком может быть и физлицо, и организация. Заем выдается под проценты и беспроцентно. 

В договоре процентного займа обычно указывается величина годового процента, например 5%. Для ежемесячных расчетов используется величина процента за 1 день. Дневной процент займа составляет 1/365 часть от годового (или 1/366 для високосного года). При годовом проценте 5% величина процентов за 1 день в 2019 году составляет примерно 0,0137 % (5/365). 

Если заем был получен не с первого числа, то дневной процент займа умножается на оставшееся количество дней в месяце, за который начисляются проценты. В месяце выдачи займа расчет производится со дня, следующего за днем выдачи займа и по последнее число месяца. В месяце погашения — с первого числа месяца по день погашения займа. Если расчет процентов производится за целый месяц, то дневной процент займа умножается на календарное количество дней в месяце. И при годовом проценте 5 % величина процентов за апрель 2019 года равна 0,410959 % (30 х 5/365).

Организация — займодавец, сотрудник — заемщик

Сотрудник может получить у работодателя заем для различных целей, среди которых приобретение или строительство жилья, прочие нужды. Порядок предоставления займов сотрудникам и условия возврата устанавливаются локальным нормативным актом организации. 

Если сотруднику предоставляется беспроцентный заем или процентная ставка по договору меньше 2/3 ключевой ставки ЦБ РФ, то у него появляется материальная выгода от использования заемных средств, облагаемая НДФЛ (см. пп. 1 п. 1, пп. 1 п. 2 ст. 212 НК РФ). 

В соответствии с НК РФ организация, выдавшая заем сотруднику, становится налоговым агентом по НДФЛ в отношении дохода в виде матвыгоды. Доход в виде материальной выгоды по займам и НДФЛ следует исчислять ежемесячно по состоянию на последнее число каждого месяца и удерживать из ближайших денежных выплат. 

Материальная выгода рассчитывается по формуле:

СумЗ х (2/3 КлСт – ПгСт) х Дм / Дг,

• где Дм — количество календарных дней в месяце расчета. Если в расчетном месяце заем выдается или погашается, то дни учитываются только после получения/до погашения соответственно;
• Дг — количество дней в году (365 либо 366);
• СумЗ — сумма займа по состоянию на момент расчета;
• КлСт — ключевая ставка ЦБ РФ, действующая на последнее число месяца. Ключевая ставка ЦБ РФ — это минимальная процентная ставка, по которой ЦБ РФ предоставляет кредиты коммерческим банкам на срок в 1 неделю. На 30.04.2019 КС составляет 7,75 %, а 2/3 от этой ключевой ставки составляют примерно 5,17 %;
• ПгСт — процентная годовая ставка. Если процент годовой ставки, под который выдан заем, оказывается меньше этой величины, то возникает материальная выгода.

Сумма рассчитанной материальной выгоды облагается НДФЛ. Размер налоговой ставки по НДФЛ, которая применяется к материальной выгоде от экономии на процентах, зависит от налогового статуса получателя такого дохода:

• для налогового резидента РФ — 35 %;
• для налогового нерезидента РФ — 30 %.

Для налоговых нерезидентов, имеющих особые статусы (например, граждане ЕАЭС или высококвалифицированные иностранные специалисты, в первую очередь — нерезиденты), ставка НДФЛ на материальную выгоду составляет 30 %.

Удержать НДФЛ необходимо при ближайшей денежной выплате. Перечислить удержанный налог в бюджет следует в срок не позднее первого рабочего дня, после того как НДФЛ был удержан.

Обратите внимание, если заем выдан на приобретение жилья (квартиры, дома, комнаты, долей в них), об этом прямо указано в договоре займа и сотрудник получил в ИФНС уведомление о подтверждении права на имущественный вычет в связи с покупкой жилья, то матвыгода по этому займу не облагается НДФЛ.

Доход в виде материальной выгоды и НДФЛ с него в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» редакции 3 рассчитываются в соответствии с законодательством РФ. Кроме того, в соответствии с настройками документа Договор займа (рис. 1) в программе автоматически рассчитывается месячная сумма погашения основного займа и удерживается в документе Начисление зарплаты и взносов на закладке Погашение займов. Таким образом, ежемесячно автоматически уменьшается сумма займа (СумЗ). Датой возникновения материальной выгоды в программе считается дата уплаты процентов, то есть дата начисления заработной платы.

Рис. 1. Документ «Договор займа сотруднику»

Для подключения возможностей программы по отражению операций по удержаниям в счет возврата займа, регистрации материальной выгоды, расчету и учету НДФЛ необходимо в настройках расчета зарплаты (меню Настройка — Расчет зарплаты) установить флаг Выдаются займы сотрудникам. Тогда в меню Расчет зарплаты становится доступен блок документов Займы сотрудников:

• Договор займа между сотрудником и организацией — регистрирует все условия займа: сумму и порядок выдачи, годовой процент и необходимость удержания НДФЛ, порядок погашения долга и процентов. Можно получить печатную форму договора займа и приложения к нему — График погашения займа;
• Выдача займа сотруднику — может быть сформирован на основании документа Договор займа и регистрирует факт выдачи денежных средств сотруднику;
• при необходимости изменения в договор займа применяется документ Изменение условий договора займа сотруднику;
• из зарплаты сотрудника удерживается сумма в счет погашения займа в соответствии с графиком платежей документом Начисление зарплаты и взносов;
• досрочные погашения займа фиксируются документом Погашение займа сотруднику.

Сотрудник — займодавец, организация — заемщик

Случается, что предприятию для текущей хозяйственной финансовой деятельности нужны дополнительные финансовые средства. И при этом сотрудник (например, руководитель, учредитель организации) готов предоставить эти средства в долг. 

Такую сделку в соответствии с требованиями ГК РФ следует зарегистрировать договором займа в письменной форме. Если заем беспроцентный, то возвращаемые организацией сотруднику суммы не являются его доходом и не облагаются НДФЛ. 

В противном случае у сотрудника возникнет налогооблагаемый доход (ст. 208, ст. 209 НК РФ). Суммы начисленных процентов — это доход сотрудника с кодом 1011. 

В соответствии с НК РФ организация, выплачивающая проценты по займу сотруднику, становится налоговым агентом по НДФЛ в отношении этого дохода. 

Для налоговых резидентов применяется ставка НДФЛ 13 % по доходу от процентов. Для всех нерезидентов, включая тех, кто имеет особые статусы (например, граждане ЕАЭС или высококвалифицированные иностранные специалисты), ставка НДФЛ на получаемые проценты составляет 30 %, так как такой доход не является оплатой труда.

В «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» редакции 3 предустановленных настроек для начисления дохода в виде процентов по займу нет, но такой вид оплаты можно настроить самостоятельно, применяя стандартные механизмы программы. Для настройки нового вида расчета, например «Проценты по займу», в плане видов расчета Начисления следует предварительно создать ряд показателей для регистрации годового процента и ежемесячного остатка займа. Назовем эти показатели соответственно «Годовой процент» и «Остаток займа».

Показатели настраиваются в меню Настройки — Показатели расчета зарплаты. Показатель «Годовой процент» остается неизменным на протяжении всего периода возврата долга сотруднику (рис. 2).

Рис. 2. Настройка показателя «Годовой процент»

Поля формы настройки показателя «Годовой процент» следует заполнить следующим образом:

• Наименование и Краткое наименование — Годовой процент;
• Идентификатор — ГодовойПроцент. По умолчанию поле Идентификатор заполняется автоматически из поля Наименование путем удаления пробелов;
• Назначение показателя следует выбрать Для сотрудника;
• Тип показателя следует выбрать Числовой;
• Точность выбирается . Предполагается, что процент будет целым числом, иначе следует задать возможное число десятичных знаков;
• Используется — переключатель устанавливается в положение Во всех месяцах после ввода значения (постоянное использование). Такое использование означает, что показатель вводится и изменяется в кадровых документах.

Для регистрации показателя «Годовой процент» в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 для сотрудника, одолжившего организации денег под проценты, можно использовать документ Изменение оплаты труда (меню Расчет зарплаты).

В документе Изменение оплаты труда (рис. 3) для выбранного сотрудника устанавливается флаг Изменить начисления. В табличной части документа Доп. тарифы, коэффициенты кнопкой Добавить следует внести в соответствующие поля созданный ранее показатель «Годовой процент» и указать его значение, например «5».

Рис. 3. Документ «Изменение оплаты труда»

Второй показатель, необходимый для расчета ежемесячных процентов, — «Остаток займа». Предполагается его редактировать ежемесячно перед расчетом процентов.

Поля формы настройки показателя «Остаток займа» следует заполнить следующим образом:

• Наименование и Краткое наименование — Остаток займа;
• Идентификатор — ОстатокЗайма;
• Назначение показателя следует выбрать Для сотрудника;
• Тип показателя следует установить Числовой;
• Точность выбирается 2. Предполагается, что сумма может быть в рублях и копейках;
• Используется следует выбрать Только в месяце, в котором вводится значение (разовое использование). При этом переключатель необходимо установить в положение Вводится при расчете, непосредственно в документе начисления. Такое использование означает, что показатель вводится непосредственно в расчетном документе (например, Разовое начисление) и не распространяется на расчеты в других документах.

При настройке начисления «Проценты по займу» (рис. 4) следует предусмотреть, что этот показатель будет регистрироваться именно типовым документом Разовое начисление.

Рис. 4. Настройка начисления «Проценты по займу»

Настройка расчета процентов производится в программе в регистре видов расчета Начисления (меню Настройки).

Во вновь созданном начислении «Проценты по займу» поля формы следует заполнить в соответствии с таблицей:

Настроенное таким образом начисление позволяет расчитывать проценты в целых месяцах. В первом и последнем месяце расчета придется вручную скорректировать суммы, если даты получения/погашения займа не приходятся на первое/последнее число месяца соответственно.

Начисление «Проценты по займу» подразумевает, что ежемесячно в документ Разовое начисление (меню Расчет зарплаты) следует вносить «Остаток займа» (рис. 5). При этом автоматически рассчитываются проценты (в поле Результат) и НДФЛ.

Рис. 5. Документ «Разовое начисление», регистрирующий начисление «Проценты по займу» и НДФЛ

От редакции. Используя механизмы настройки показателей, шаблонов ввода, формул и начислений в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» редакции 3, можно автоматизировать различные расчеты, в том числе предусмотреть и автоматический расчет остатка займа. Многообразие возможностей настроек продемонстрировано на лекции «Настройка программы „1С:Зарплата и управление персоналом 8“ редакции 3 на конкретных примерах», которая состоялась в 1С:Лектории 25.04.2019. С видеозаписью можно ознакомиться в 1С:ИТС на странице 1С:Лектория.