Все что касается заключаемых работниками компании договоров подлежит обязательной регистрации и учету. Наиболее распространенный и простой путь реализации этих задач – создание специального журнала. Роль его довольно проста: с его помощью сотрудники предприятия фиксируют наиболее важную, первичную информацию обо всех проводимых сделках. Таким образом, он позволяет вести учет, систематизировать документооборот, а также дает полную информацию о работнике, который несет ответственность за исполнение того или иного соглашения.
Минимальные сведения, которые требуется внести в журнал регистрации договоров: это номер и дату формирования каждого документа, но в зависимости от потребностей организации этот список может быть существенно расширен. Кроме того, в журнал можно включать информацию не только о собственно договорах, но и обо всех приложениях к ним, в том числе дополнительных соглашениях, технических заданиях, актах выполненных работ и т.п.
Следует отметить, что журнал никоим образом не свидетельствует о том, что условия каждого внесенного в него договора, были выполнены в полном объеме.
В журнал могут вноситься все договоры, заключаемые работниками организации. Однако если предприятие достаточно крупное, то в каждом его структурном подразделении может быть свой собственный бланк журнала, также журналы могут разделяться по типу договоров (например, отдельные — по договорам поставки, договорам рекламы, юридическим договорам и т.п.). Такой подход позволяет грамотно систематизировать учет и избежать путаницы.
Журнал может вестись в течение какого-то определенного временного отрезка (месяц, квартал, полугодие, год), или же в течение неопределенного срока – все зависит от того, какое правило в отношении этого параметра закреплено в учетной политике фирмы.
Журнал должен находиться под присмотром ответственного работника, который не только занимается его ведением (т.е. вносит в него данные обо всех заключаемых договорах), но и осуществляет надзор за его хранением. Это может быть секретарь организации, делопроизводитель, юрист или любой другой сотрудник, наделенный соответствующими полномочиями, которые обозначены в его должностной инструкции или же назначенный на это отдельным приказом директора предприятия.
Наличие журнала в компании не является строго обязательным, поскольку в законодательстве не указана необходимость его применения.
Однако, при помощи него можно зафиксировать не только сам факт создания какого-либо договора, но и в случае надобности срочно его отыскать – а это достаточно веские основания для того, чтобы завести такой учетный документ.
Журнал может вестись в произвольном виде – стандартного, унифицированного его образца нет. Основная его часть всегда формируется в виде таблицы, в которой может быть сколько угодно строк – в зависимости от потребностей работников предприятия и видения ими документа. Как правило, в организациях есть свой бланк, разработанный и утвержденный руководством и рекомендованный к применению – именно его и берут сотрудники за основу.
К оформлению журнала регистрации договоров, ровно как и к его содержанию, никаких особенных требований не предъявляется, а это означает, что вести его можно как в рукописном, так и в электронном виде. Если бланк ведется в электронном виде, распечатывать его не обязательно, за исключением тех случаев, когда в нем имеется столбик для подписей работников, заключивших ту или иную сделку.
Журнал может быть самого разного объема, но обычно он имеет не одну, а множество страниц (в активно работающих организациях количество заключенных договоров может исчисляться не только десятками, а даже сотнями). Если в качестве журнала не используется, например, тетрадь, а берутся обычные листы А4 формата, то их следует пронумеровать по порядку и после этого прошить суровой нитью (можно и степлером, но он не всегда гарантирует надежность скрепления), отметив на последней странице количество страниц и поставив дату и подпись ответственного работника.
Если вам понадобилось сформировать журнал регистрации договоров, который вы ранее никогда не делали, посмотрите образец документа и прочитайте разъяснения к нему. С их помощью вам без особых усилий удастся создать нужный формуляр.
- Вначале напишите наименование организации, ниже укажите лицо, которое является ответственным за ведение журнала (его должность, фамилию, имя, отчество), а также дату начала ведения журнала (после его окончания не лишним будет также сделать соответствующую отметку).
- Далее переходите к основной части, которую, как уже было сказано выше целесообразно оформить в виде таблицы. Количество столбцов в ней может быть произвольным, но обязательно должны быть столбики о номере договора, дате его заключения, виде документа (договор или доп. соглашение к нему), название контрагента, его адрес. Также в бланк нужно включить данные о том, кто именно внутри организации заключил и ведет договор, количество экземпляров, место хранения каждого такого документа (оно может быть централизованным или договоры могут храниться в разных подразделениях).
- Если вы считаете необходимым, можете дополнить бланк и другими сведениями, имеющими значение именно в вашей ситуации. Например, о кратком содержании, сумме договора, периоде его действия, полном количестве приложений к договору, столбик для подписи ответственного работника, примечаний и т.д.
Достоверная и актуальная информация по хозяйственным операциям нужна как для того, чтобы эффективно управлять компанией, так и для целей налогового учета. Журнал хозяйственных операций является одним из базовых документов бухгалтерского учета. На его базе составляются ведомости, справки, сводки, которые необходимы для работы любого финансиста или бухгалтера.
Журнал хозяйственных операций – это учетный документ, в котором отражаются все операции, имеющие место быть на предприятии.
Журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда: образец и пошаговая инструкция по заполнению содержатся в статье по ссылке.
Отражение в журнале подлежат практически все изменения в хозяйственной жизни, происходящие на фирме, а именно:
- Изменение активов фирмы (списание сломавшегося основного средства, ввод в эксплуатацию нового основного средства, совершенствование имеющегося).
- Изменение пассивов компании (получение кредита, погашение кредита, приобретение и реализация ценных бумаг).
- Позитивные перемены благосостояния предприятия (параллельно в активах, пассивах и в инвалюте).
- Негативные перемены благосостояния фирмы (параллельно в активах, пассивах, а также в инвалюте).
- Факты хозяйственной жизни, не попадающие ни в одну из вышеперечисленных категорий (прочие изменения).
Журнал кассира-операциониста: назначение, требования и правила ведения были подробно рассмотрены в нашей новой публикации по ссылке.
Бланк журнала хозяйственных операций.
Иногда в журнале указываются первичные документы, на основании которых проходило перемещение денежных средств.
Исторически сложились специфические требования к журналу хозяйственных операций:
- Операции отражаются, начиная с самой ранней даты и заканчивая самой поздней
- Отражению подлежит каждая хозяйственная операция
- Проводки должны ссылаться на первичные документы
- Во избежание фальсификации информации цифры должны быть записаны словами (например, девять тысяч).
Как заполнить журнал регистрации трудовых договоров? Образец и пошаговая инструкция содержатся в статье по ссылке.
Журнал хозяйственных операций может вестись в бумажной и в электронной форме.
Журнал хозяйственных операций – бланк скачать бесплатно в формате excel, вы можете по этой ссылке.
Образец заполнения журнала хозяйственных операций с проводками.
В зависимости от того, в каком виде ведется журнал (в бумажном, или электронном), меняется техника его ведения.
Если журнал бумажный, то необходимо исполнить последовательность определенных действий:
- Сначала надо открыть журнал.
- Затем нужно на новой строке отразить хозяйственную операцию с ее реквизитами (датой, содержанием, типом).
- Если это необходимо, то можно указать документы, на основании которых выполнялась проводка.
- Следом за этим нужно отразить сумму проводки.
- После этого надо указать дебет и кредит используемых счетов (по дебету обычно указываются обязательства перед предприятием и сумма фактически полученных средств, по кредиту – обязательства фирмы перед кредиторами и сумма фактически уплаченных средств).
- И, наконец, нужно поставить подпись и расшифровать ее.
Что представляет собой журнал учета огнетушителей и как его правильно заполнить, вы можете узнать в этой статье.
Эта последовательность остается одинаковой для любой хозяйственной операции.
Что такое журнал регистрации инструктажа по пожарной безопасности и обязательно ли его вести на предприятии – читайте здесь.
В основном последовательность этих действий не меняется при отражении любых хозяйственных операций.
Пример заполнения журнала хозяйственных операций вы можете скачать тут.
Журнал хозяйственных операций – образец заполнения с проводками:
Образец журнала хозяйственных операций.
Таким образом, журнал хозяйственных операций на предприятии ведет ответственный работник бухгалтерии и вносит записи в него при каждом акте хозяйственной жизни.
Образец заполнения и пошаговая инструкция по ведению журнала учета трудовых книжек содержатся тут.
В каком порядке осуществляется регистрация хозяйственных операций и формирование отчетов в системе 1С Бухгалтерия, вы можете узнать в этом видео:
- основной — для записей по КТ;
- дополнительный (ведомость) — для ведения аналитического учета.
Оборот по ДТ вносится в специальные ЖО вместе с корреспондирующимися счетами по КТ, что обеспечивает выполнение принципа двойной записи в бухучете. Сальдо на начало и конец периода из ЖО по каждому счету переносятся в главную книгу организации. Каждое учреждение вправе выбрать тот тип формы, при помощи которой будет вестись бухучет:
Однако применение журнально-ордерной формы ведет к упрощению работы бухгалтерии, так как ее основным принципом является систематизация бухгалтерских данных и автоматизация составления периодической и итоговой отчетности.
Скачать Журнал № 7: образец заполнения Журнал ордер 8: бланк ЖО № 8 — это регистр учета расчетов с дебиторами и кредиторами в соответствии с аналитическими данными по следующим спецсчетам:
В ЖО № 8 вносятся обобщенные данные по взаиморасчетам с вышеуказанными контрагентами, указываются средства, поступившие от таких контрагентов, в том числе и авансовые платежи. Скачать Журнал-ордер 8: образец заполнения Журнал-ордер 10: скачать бланк ЖО № 10 используется для бухучета издержек на собственное производство.
ЖО № 6 заполняется по каждому контрагенту и договору. Скачать Журнал-ордер 6: образец заполнения Журнал-ордер 7: скачать бланк Журнал-ордер 7 отвечает за систематизацию учетных данных по расчетам с подотчетными лицами на основании операций по счету 71. В ЖО № 7 указана информация в разрезе всех авансовых отчетов сотрудников, все суммы денежных средств, выданных подотчет, а также переходящие остатки денег за выбранный период.
Строки в ЖО № 7 не подлежат группировке и объединению.
В зависимости от вида деятельности организация самостоятельно определяет необходимый перечень используемых счетов бухгалтерского учета и в соответствии с этим оформляет названия столбцов Книги, предназначенных для указания счетов. Книгу можно оформлять отдельно для каждого месяца или сделать общую за год. Первая запись в Книге — это суммы остатков по счетам на начало периода.
Это требуется для организации работы нескольких фирм (филиалов) с общей базой данных. Список договоров можно ограничить при помощи Фильтра.
Вся информация указывается на основании выписок и приложений к выпискам из банка, в том числе и платежных поручений. Оборотная сторона ЖО № 2 служит для отражения сведений о поступлениях по ДТ счета 51. Алгоритм заполнения ЖО-2 аналогичен ЖО № 1. Журнал ордер 2: скачать бланк Скачать Журнал-ордер 2: образец заполнения Скачать ЖО № 3-5 Операции по КТ счетов 54-56, фиксирующие капитальные затраты и спецсчета в банках (аккредитивы, чековые книжки, денежные документы), формируются в ЖО № 3.
- Возвращено — Дата возврата.
Сюда вводится действительная дата возврата, исходя из которой вычисляется сумма для расчета с клиентом. - Просрочка — Число дней просрочки. Вычисляется автоматически исходя из реального срока возврата и срока займа.
- За займ — Сумма оплаты за пользование займом. (За процент за пользование кредитом).
- Просрочка — Сумма за просрочку от стоимости займа.
- Дополнит. — Сумма любых дополнительных платежей.
- Оплачено — Общая сумма всех платежей клиента по этому договору.
Источник
В Журнале учета договоров хранятся все оформленные договора. Вызывается это окно кнопкой «Договора» в панели инструментов программы, либо через пункты главного меню программы «Данные» — «Договора«.
Договора в журнале можно упорядочить и искать «по Номерам» и «по Датам» (по возрастанию даты возврата), выбрав соответствующий способ сортировки (вкладку в верхней части окна «Договора»).
По умолчанию в списке договоров показываются только договора ТЕКУЩЕЙ фирмы (указанной в окне настройки программы как «Фирма по умолчанию»). Чтобы увидеть все договора нужно включить признак «Все фирмы«, расположенный в верхней части окна. Доступ к этому признаку можно запретить для некоторых категорий сотрудников при помощи объекта доступа с обозначением ShowAllFirm. Это требуется для организации работы нескольких фирм (филиалов) с общей базой данных.
Список договоров можно ограничить при помощи Фильтра. Для выбора Фильтра в верхней части окна имеется поле с названием фильтра и кнопка «Выбрать фильтр» . Те же самые фильтры применяются и в Отчетах по договорам для расширения их функций.
В верхней части окна расположены кнопки, при помощи которых выполняются основные операции в Журнале:
Добавление и изменение Договора производится при помощи следующего окна:
Поля этого окна имеют следующее назначение:
- Договор № — Учетный номер договора. Заполняется автоматически на единицу больше номера последнего договора.
- Валюта — Выбор валюты договора при помощи справочника «Валюты».
- Фирма — Код фирмы, в соответствии со Справочником фирм. Реквизиты этой фирмы будут использоваться при печати документов по данному договору.
- Дата — Дата начала срока кредита договора
- Сумма — Сумма займа
- Месяцев — Срок займа в месяцах. Это поле (и также два следующих поля) видны только в случае, если в окне настройки программы не включен признак «Использовать Процент за пользование кредитов за день».
- За месяц % — Процент оплаты за пользование кредитом за месяц.
- За месяц — Сумма оплаты за пользование кредитом за месяц.
- На срок — Срок в днях, на который выдается займ. Это поле (и также два следующих поля) видны только в случае, если в окне настройки программы включен признак «Использовать Процент за пользование кредитов за день».
- За день % — Процент оплаты за пользование кредитом за день.
- За день — Сумма оплаты за пользование кредитом за день.
- Залог — Описание предмета залога
- Кнопка [Выдано] — При нажатии на эту кнопку в Кассовой книге программы создается запись об выдаче суммы займа.
- Займ выдан — Признак того что займ выдан клиенту (была нажата кнопка [Выдано]). Не нужно включать этот признак вручную. Все операции с деньгами по данному договору видны в таблице, расположенной на вкладке «Оплата» этого окна.
- Сотрудник — Кто оформил договор (заполняется автоматически). В программе ведется история всех операций по каждому договору. Историю договора можно посмотреть нажав кнопку «Операции с договором» , расположенную в нижней части этого окна.
- Примечание — Строка произвольных примечаний к договору
Вкладка «Клиент»:
- Клиент — Фамилия имя и отчество клиента. Нажатие на кнопку , расположенную справа от этого поля вызывает окно выбора клиента из Справочника клиентов программы.
- Паспорт — Серия и номер паспорта клиента
- Выдан — Кем и когда выдан документ
- Адрес — Адрес прописки клиента
- Телефоны — Контактные телефоны клиента
- Родился — Дата рождения
- Прочее — Другие данные о клиенте. Например место рождения клиента
Вкладка «Оплата»:
На этой вкладке расположена таблица, в которой фиксируются все операции с деньгами (выдача займа и платежи клиента) по данному Договору. Записи об операциях в эту таблицу заносятся при помощи стандартных кнопок «Добавить«, «Изменить» и «Удалить«, расположенных над таблицей.
В поле «Оплачено» видна общая сумма платежей по данному договору. В поле «Долг» видна задолженность клиента.
Вкладка «Выкуп»:
- Возвращено — Дата возврата. Сюда вводится действительная дата возврата, исходя из которой вычисляется сумма для расчета с клиентом.
- Просрочка — Число дней просрочки. Вычисляется автоматически исходя из реального срока возврата и срока займа.
- За займ — Сумма оплаты за пользование займом. (За процент за пользование кредитом).
- Просрочка — Сумма за просрочку от стоимости займа.
- Дополнит. — Сумма любых дополнительных платежей.
- Оплачено — Общая сумма всех платежей клиента по этому договору. Вычисляется на вкладке «Оплата».
- Доплатить — Сумма, которую должен доплатить клиент на момент возврата.
Записи об операциях с деньгами доступны также в Кассовой книге, где собирается информация обо всех операциях с деньгами и делаются соответствующие финансовые отчеты.
Вкладка «График платежей»:
На этой вкладке расположена таблица с записями графика планируемых платежей клиента. Записи об операциях в эту таблицу заносятся при помощи стандартных кнопок «Добавить«, «Изменить» и «Удалить«, расположенных над таблицей.
В поле «Итого по графику» видна общая планируемая сумма платежей в соответствии с Графиком платежей.
Кнопки «По понедельникам» и «В конце месяца» предназначены для автоматического заполнения графика платежей по соответствующей методике.
Кнопку «Оплачено» («галочка») удобно использовать для переключения признака «Оплачено» выделенной записи графика платежей.
Содержание документации
Источник
Во многих организациях есть документ под названием «Журнал регистрации договоров», в который вносятся сведения обо всех проведенных сотрудниками предприятия сделках, контрактах и соглашениях.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк журнала регистрации договоров .docСкачать образец журнала регистрации договоров .doc
Для чего нужен журнал, его значение
Все что касается заключаемых работниками компании договоров подлежит обязательной регистрации и учету. Наиболее распространенный и простой путь реализации этих задач – создание специального журнала. Роль его довольно проста: с его помощью сотрудники предприятия фиксируют наиболее важную, первичную информацию обо всех проводимых сделках. Таким образом, он позволяет вести учет, систематизировать документооборот, а также дает полную информацию о работнике, который несет ответственность за исполнение того или иного соглашения.
Минимальные сведения, которые требуется внести в журнал регистрации договоров: это номер и дату формирования каждого документа, но в зависимости от потребностей организации этот список может быть существенно расширен. Кроме того, в журнал можно включать информацию не только о собственно договорах, но и обо всех приложениях к ним, в том числе дополнительных соглашениях, технических заданиях, актах выполненных работ и т.п.
Следует отметить, что журнал никоим образом не свидетельствует о том, что условия каждого внесенного в него договора, были выполнены в полном объеме.
Какие договоры фиксируются в журнале
В журнал могут вноситься все договоры, заключаемые работниками организации. Однако если предприятие достаточно крупное, то в каждом его структурном подразделении может быть свой собственный бланк журнала, также журналы могут разделяться по типу договоров (например, отдельные — по договорам поставки, договорам рекламы, юридическим договорам и т.п.). Такой подход позволяет грамотно систематизировать учет и избежать путаницы.
Журнал может вестись в течение какого-то определенного временного отрезка (месяц, квартал, полугодие, год), или же в течение неопределенного срока – все зависит от того, какое правило в отношении этого параметра закреплено в учетной политике фирмы.
Где хранить журнал
Журнал должен находиться под присмотром ответственного работника, который не только занимается его ведением (т.е. вносит в него данные обо всех заключаемых договорах), но и осуществляет надзор за его хранением. Это может быть секретарь организации, делопроизводитель, юрист или любой другой сотрудник, наделенный соответствующими полномочиями, которые обозначены в его должностной инструкции или же назначенный на это отдельным приказом директора предприятия.
Можно ли обойтись без этого документа
Наличие журнала в компании не является строго обязательным, поскольку в законодательстве не указана необходимость его применения.
Однако, при помощи него можно зафиксировать не только сам факт создания какого-либо договора, но и в случае надобности срочно его отыскать – а это достаточно веские основания для того, чтобы завести такой учетный документ.
Как составить журнал
Журнал может вестись в произвольном виде – стандартного, унифицированного его образца нет. Основная его часть всегда формируется в виде таблицы, в которой может быть сколько угодно строк – в зависимости от потребностей работников предприятия и видения ими документа. Как правило, в организациях есть свой бланк, разработанный и утвержденный руководством и рекомендованный к применению – именно его и берут сотрудники за основу.
Оформление журнала, особенности
К оформлению журнала регистрации договоров, ровно как и к его содержанию, никаких особенных требований не предъявляется, а это означает, что вести его можно как в рукописном, так и в электронном виде. Если бланк ведется в электронном виде, распечатывать его не обязательно, за исключением тех случаев, когда в нем имеется столбик для подписей работников, заключивших ту или иную сделку.
Журнал может быть самого разного объема, но обычно он имеет не одну, а множество страниц (в активно работающих организациях количество заключенных договоров может исчисляться не только десятками, а даже сотнями). Если в качестве журнала не используется, например, тетрадь, а берутся обычные листы А4 формата, то их следует пронумеровать по порядку и после этого прошить суровой нитью (можно и степлером, но он не всегда гарантирует надежность скрепления), отметив на последней странице количество страниц и поставив дату и подпись ответственного работника.
Образец журнала регистрации договоров
Если вам понадобилось сформировать журнал регистрации договоров, который вы ранее никогда не делали, посмотрите образец документа и прочитайте разъяснения к нему. С их помощью вам без особых усилий удастся создать нужный формуляр.
- Вначале напишите наименование организации, ниже укажите лицо, которое является ответственным за ведение журнала (его должность, фамилию, имя, отчество), а также дату начала ведения журнала (после его окончания не лишним будет также сделать соответствующую отметку).
- Далее переходите к основной части, которую, как уже было сказано выше целесообразно оформить в виде таблицы. Количество столбцов в ней может быть произвольным, но обязательно должны быть столбики о номере договора, дате его заключения, виде документа (договор или доп. соглашение к нему), название контрагента, его адрес. Также в бланк нужно включить данные о том, кто именно внутри организации заключил и ведет договор, количество экземпляров, место хранения каждого такого документа (оно может быть централизованным или договоры могут храниться в разных подразделениях).
- Если вы считаете необходимым, можете дополнить бланк и другими сведениями, имеющими значение именно в вашей ситуации. Например, о кратком содержании, сумме договора, периоде его действия, полном количестве приложений к договору, столбик для подписи ответственного работника, примечаний и т.д.
Источник