Àâàíñîâûé îò÷åò â 1Ñ 8.3 Áóõãàëòåðèÿ ñîçäàòü íå ñëîæíî, ðàññìîòðèì ïî øàãàì ñ íàãëÿäíûìè ïðèìåðàìè. Ïîñëåäîâàòåëüíî èññëåäóåì äâà âàðèàíòà îòðàæåíèÿ â ïðîãðàììå 1Ñ âûäà÷è äåíåæíûé ñðåäñòâ ïîä îò÷åò. Òàê æå ðàçáåð¸ì îñíîâíûå îïðåäåëåíèÿ ïî òåìå, êîñí¸ìñÿ ðàáî÷èõ âîïðîñîâ è ïîãîâîðèì î íåêîòîðûõ íîâøåñòâàõ îò 2019 ã.
Ñîäåðæàíèå ñòàòüè:
Îñíîâíûå îïðåäåëåíèÿ è ïîðÿäîê âçàèìîäåéñòâèÿ ìåæäó ñòîðîíàìè
Àâàíñîâûé îò÷åò ïðåäñòàâëÿåò ñîáîé äîêóìåíò, êîòîðûé ïîäòâåðæäàåò è îáúÿñíÿåò ðàñõîäîâàíèå äåíåæíûõ ñðåäñòâ Îðãàíèçàöèè, âûäàííûõ ñîòðóäíèêó, â äàííîì ñëó÷àå ïîäîò÷åòíîìó ëèöó.
Ïîäîò÷åòíûì ëèöîì âûñòóïàåò ñîòðóäíèê Îðãàíèçàöèè, êîòîðîìó ïîðó÷åíî çàäàíèå è âûäàíû íà ýòî äåíüãè.
Ñïèñîê ëþäåé, êîòîðûå ìîãóò âûñòóïàòü â ðîëè ïîäîò÷åòíîãî ëèöà, ðàçìåð àâàíñîâîé ñóììû è ñðîêè ïðåäîñòàâëåíèÿ îò÷åòà îïðåäåëÿþòñÿ ðóêîâîäèòåëåì Îðãàíèçàöèè.
Ïîäîò÷åòíûå ñóììû äîëæíû ðàñõîäîâàòüñÿ òîëüêî ïî öåëåâîìó íàçíà÷åíèþ, ïðîïèñàííîìó ïðè âûäà÷å ôèíàíñîâûõ ñðåäñòâ, è íå ìîãóò ïåðåäàâàòüñÿ îäíèì ïîäîò÷åòíûì ëèöîì äðóãîìó.
Ñîòðóäíèê äî èñòå÷åíèÿ ñðîêà äîëæåí îò÷èòàòüñÿ çà èçðàñõîäîâàííûå äåíåæíûå ñðåäñòâà è ïðèíåñòè â áóõãàëòåðèþ îôîðìëåííûå íàäëåæàùèì ñïîñîáîì ïåðâè÷íûå äîêóìåíòû, à íå èçðàñõîäîâàííûå âåðíóòü â êàññó èëè íà ðàñ÷åòíûé ñ÷åò, ïåðåðàñõîä âûïëà÷èâàåòñÿ Îðãàíèçàöèåé.
Íà ïîäãîòîâêó îò÷åòíûõ äîêóìåíòîâ ïðåäîñòàâëÿåòñÿ òðè äíÿ ñ ìîìåíòà èñòå÷åíèÿ ñðîêà, íà êîòîðûé âûäàâàëèñü äåíüãè. Åñëè çà ýòî âðåìÿ ïåðâè÷íûå äîêóìåíòû òàê è íå ïîïàëè â áóõãàëòåðèþ è äåíåæíûå ñðåäñòâà òàê è íå ïîñòóïèëè îáðàòíî â êàññó èëè íà ðàñ÷åòíûé ñ÷åò Îðãàíèçàöèè, òî çà ñîòðóäíèêîì ïðèçíàåòñÿ çàäîëæåííîñòü. Âàæíî íå ïóòàòü, ê íàëîãîîáëàãàåìîìó äîõîäó ýòà ñóììà íå îòíîñèòñÿ.
Öåëåñîîáðàçíûå äåéñòâèÿ áóõãàëòåðà â ýòîì ñëó÷àå:
1. Íàïèñàòü ïèñüìî ñîòðóäíèêó, â êîòîðîì âåæëèâî íàïîìíèòü î åãî çàäîëæåííîñòè.
2. Ñîñòàâèòü àêò ñâåðêè ñ ñîòðóäíèêîì.
3. Ñêîðåé âñåãî, äàëåå ïîñëåäóåò:
3.1 îò÷åò ñî ñòîðîíû ñîòðóäíèêà;
3.2 çàÿâëåíèå îò ñîòðóäíèêà ñ ïðîñüáîé óäåðæàòü çàäîëæåííîñòü ñ çàðàáîòíîé ïëàòû;
3.3 âîçâðàùåíèå ñóììû äîëãà ñ äðóãèõ èñòî÷íèêîâ äîõîäà.
4. Åñëè èç ïóíêòà 3 íè÷åãî íå ïðîèçîøëî, òî Îðãàíèçàöèÿ â ïðàâå ïîäàòü â ñóä íà ðàáîòíèêà.
Âûäà÷à ïîäîò÷åòíûõ ñóìì â 1Ñ 8.3 Áóõãàëòåðèÿ ïî øàãàì.
Îñíîâàíèåì äëÿ âûäà÷è àâàíñà ìîæåò ïîñëóæèòü ïðèêàç èëè ðàñïîðÿæåíèå ðóêîâîäèòåëÿ Îðãàíèçàöèè, çàÿâëåíèå îò ñîòðóäíèêà. Ñ 2018 ãîäà íàïèñàíèå çàÿâëåíèÿ îò ñîòðóäíèêà íå ÿâëÿåòñÿ îáÿçàòåëüíûì. Çàÿâëåíèå ïèøåòñÿ â ïðîèçâîëüíîé ôîðìå, ãäå óêàçûâàåòñÿ ñóììà è íà ÷òî íóæíû äåíåæíûå ñðåäñòâà.  ýòîì ñëó÷àå ñëåäóþùèì øàãîì áóäåò ïîäïèñàíèå äèðåêòîðîì Îðãàíèçàöèè äàííîãî äîêóìåíòà.
Âûäà÷à àâàíñîâîé ñóììû ÷åðåç êàññó â ïðîãðàììå 1Ñ 8.3 Áóõãàëòåðèÿ.
Ôîðìèðóåì â ïðîãðàììå 1Ñ 8.3 Áóõãàëòåðèÿ ðàñõîäíûé êàññîâûé îðäåð:
1. Ïîñëåäîâàòåëüíî îòêðûâàåì âêëàäêè: «Áàíê è êàññà» — «Êàññà» «Êàññîâûå äîêóìåíòû» «Âûäà÷à íàëè÷íûõ (ñîçäàíèå)»
2. Óêàçûâàåì (çàïîëíÿåì äîêóìåíò):
2.1 Âèä îïåðàöèè: «âûäà÷à ïîäîò÷åòíîìó ëèöó».
2.2 Íîìåð è äàòà ïðèñâàèâàþòñÿ àâòîìàòè÷åñêè ïðîãðàììîé.
2.3 Ïîëó÷àòåëü: âûáèðàåì èç ñïèñêà ñîòðóäíèêîâ.
2.4 Ñóììà: óêàçûâàåì íåîáõîäèìóþ ñóììó, îòòàëêèâàÿñü îò îñíîâàíèÿ (ïðèêàçà èëè çàÿâëåíèÿ).
2.5 Ñòàòüÿ äâèæåíèÿ äåíåæíûõ ñðåäñòâ: «âûäà÷à ïîäîò÷åòíûõ ñóìì».
2.6 Êîììåíòàðèé: óäîáíî óêàçàòü, ÷òî ïîñëóæèëî îñíîâàíèåì äëÿ âûäà÷è àâàíñà, íàïðèìåð, «ïðèêàç No124À îò 11.07.2019 ã» èëè «çàÿâëåíèå îò ñîòðóäíèêà îò 11.07.2019 ã.»
2.7 Ñ÷åò ó÷åòà: «50.01» (àâòîìàòè÷åñêè)
2.8 Îðãàíèçàöèÿ: âûáèðàåì è ñïèñêà, åñëè â ïðîãðàììå âåäåòñÿ îò÷åò ïî íåñêîëüêèì ïðåäïðèÿòèÿì. Åñëè Îðãàíèçàöèÿ îäíà, òî àâòîìàòè÷åñêè îíà áóäåò âûáðàíà.
2.9 Îòêðûâàåì «Ðåêâèçèòû ïå÷àòíîé ôîðìû» — çàïîëíÿåì «îñíîâàíèå»: ïèøåì íîìåð è äàòó ïðèêàçà îò äèðåêòîðà èëè äàòó çàÿâëåíèÿ îò ñîòðóäíèêà.
3. Äàëåå íàæèìàåì «ïðîâåñòè».
4. Ïðîâåðÿåì ñôîðìèðîâàííûå ïðîãðàììîé ïðîâîäêè. Äëÿ ýòîãî íàæèìàåì êíîïî÷êó «Äò/Êò». Ïðîâîäêè: äåáåò 71.01, êðåäèò 50.01.
Ïðîâåðêà: åñëè îòêðûòü îáîðîòíóþ ñàëüäîâóþ âåäîìîñòü ïî 71 ñ÷åòó, òî ìû óâèäèì, ÷òî çà ñîòðóäíèêîì ÷èñëèòñÿ àâàíñîâàÿ ñóììà.
5. Çàõîäèì â òîëüêî ñîçäàííûé ðàñõîäíûé êàññîâûé îðäåð è îòïðàâëÿåì íà ïå÷àòü (çíà÷îê ñ èçîáðàæåíèåì ïðèíòåðà).
6. Ïîñòàâèòü ïîäïèñè ïîäîò÷åòíîãî ëèöà, áóõãàëòåðà è ðóêîâîäèòåëÿ.
7. Ñëåäóþùèì øàãîì ïîñëåäóåò âûäà÷à äåíåã ñîòðóäíèêó.
Ïåðåâîä äåíåæíûõ ñðåäñòâ â ïðîãðàììå 1Ñ 8.3 Áóõãàëòåðèÿ ñî ñ÷åòà Îðãàíèçàöèè íà ëè÷íûé ñ÷åò ðàáîòíèêà.
Ñîçäàåì äîêóìåíò â 1Ñ Áóõãàëòåðèÿ 8.3, âûäà÷à äåíåæíûõ ñðåäñòâ ïóòåì ïåðå÷èñëåíèÿ áåçíàëè÷íûõ äåíåæíûõ ñðåäñòâ íà ëè÷íûé ñ÷åò ñîòðóäíèêà.
1. Ïîñëåäîâàòåëüíî îòêðûâàåì âêëàäêè: «Áàíê è êàññà» — «Áàíê» — «Áàíêîâñêèå âûïèñêè» — «Ñïèñàíèå ñ ðàñ÷åòíîãî ñ÷åòà (ñîçäàíèå)». Ñîçäà¸ì íîâûé äîêóìåíò (ïëàòåæíîå ïîðó÷åíèå).
2. Óêàçûâàåì:
2.1 Âèä îïåðàöèè: «ïåðå÷èñëåíèå ïîäîò÷åòíîìó ëèöó»
2.2 Äàòà è íîìåð äîêóìåíòà ïðèñâàèâàþòñÿ àâòîìàòè÷åñêè.
2.3 Ïîëó÷àòåëü: âûáèðàåì èç ñïèñêà ñîòðóäíèêîâ.
2.4 Ñóììà: âíîñèì íåîáõîäèìóþ ñóììó, óêàçàííóþ â îñíîâàíèè íà âûäà÷ó àâàíñà.
2.5 Íàçíà÷åíèå ïëàòåæà: «âûäà÷à ïîä îò÷åò äåíåæíûõ ñðåäñòâ íà ïîêóïêó êàíöåëÿðñêèõ òîâàðîâ íà îñíîâàíèè ïðèêàçà ¹1020À îò 11.07.2019ã.».
3. Çàïèñàòü äîêóìåíò è çàêðûòü.
4. Äàëåå ïîòðåáóåòñÿ âûãðóçèòü ôàéë äëÿ îòïðàâêè â áàíê, ëèáî ñôîðìèðîâàòü ïëàòåæíîå ïîðó÷åíèå íåïîñðåäñòâåííî â îíëàéí-áàíêå (â Îðãàíèçàöèÿõ ñâÿçü ñ áàíêîì íàñòðîåíà ïî-ðàçíîìó).
5. Ïîñëå òîãî, êàê ñ áàíêà áóäåò ïîëó÷åíà âûïèñêà ñ ôàêòè÷åñêèì ñïèñàíèåì ñ ðàñ÷åòíîãî ñ÷åòà Îðãàíèçàöèè, áóõãàëòåð ðàçíîñèò åå â ïðîãðàììå è ñíîâà çàõîäèò â äîêóìåíò, ñîçäàííûé ïðè ïåðå÷èñëåíèè ñðåäñòâ, ñòàâèò ãàëî÷êó «ïîäòâåðæäåíî âûïèñêîé áàíêà», è ïðèêðåïëÿåò ïëàòåæíîå ïîðó÷åíèå. Ïðîâåñòè äîêóìåíò.
6. Ïðîãðàììà ôîðìèðóåò ïðîâîäêè: äåáåò 71.01, êðåäèò 51.
Àâàíñîâûé îò÷åò â 1Ñ 8.3 Áóõãàëòåðèÿ.
Ïåðâè÷íûå äîêóìåíòû, ïðèíèìàåìûå ê îò÷åòó. Ñ îáíîâëåíèÿìè îò 1 èþëÿ 2019 ãîäà.
Êàêèå äîêóìåíòû ìîãóò ñëóæèòü äëÿ îò÷åòà?
1. Êàññîâûå ÷åêè. Ñ 1 èþëÿ 2019 ãîäà ÷åêè îáÿçàíû âûäàâàòü èëè îòïðàâëÿòü ÷åðåç ýëåêòðîííóþ ïî÷òó âñå ïðîäàâöû, â òîì ÷èñëå è èíäèâèäóàëüíûå ïðåäïðèíèìàòåëè. Ñëåäîâàòåëüíî, îíëàéí-÷åê èëè ÷åê, ðàñïå÷àòàííûé íà êàññå, íåîáõîäèìî òðåáîâàòü çà ëþáóþ ïîêóïêó. Ýëåêòðîííûé ÷åê òàê æå âïîëíå ïîäõîäèò è èìååò þðèäè÷åñêóþ ñèëó, êàê è ðàñïå÷àòàííûé.  ýòîì ñëó÷àå â àâàíñîâîì îò÷åòå âàæíî óêàçàòü «ýëåêòðîííûé ÷åê». Åñëè àâàíñ áûë âûäàí íà òîïëèâî, òî ê ÷åêó íóæíî ïðèëîæèòü ïóòåâîé ëèñò.
2. Êâèòàíöèè îá îïëàòå, åñëè ïî êàêèì-ëèáî ïðè÷èíàì ïðîäàâåö íå âûäàåò ÷åêè, ñ óêàçàíèåì ðåêâèçèòîâ è ïîäïèñüþ ïðîäàâöà.
3. Ïðîåçäíûå äîêóìåíòû.
3.1 Ê áèëåòó íà ñàìîëåò âàæíî ïðèêëàäûâàòü òàê æå è ïîñàäî÷íûé òàëîí, â äðóãîì ñëó÷àå Îðãàíèçàöèÿ ìîæåò ïîòåðÿòü ðàñõîäû, à ó ñîòðóäíèêà óäåðæàò ÍÄÔË.
3.2 Åñëè ñîòðóäíèê ïåðåäâèãàëñÿ íà ïîåçäå, òî ê îò÷åòó äîëæåí ïðèëàãàòüñÿ âûäàííûé â êàññå áèëåò. Åñëè áèëåò ýëåêòðîííûé, òî îí äîëæåí áûòü ñ îòìåòêîé î ïðîéäåííîé ðåãèñòðàöèè. Áåç îòìåòêè ýëåêòðîííûé ÷åê íå äåéñòâèòåëåí.
3.3 Åñëè ñîòðóäíèê ïîëüçîâàëñÿ óñëóãàìè òàêñè è çàêàçûâàë ÷åðåç ïðèëîæåíèå, òî òàì æå íåîáõîäèìî çàïðîñèòü ýëåêòðîííûé ÷åê è ó âîäèòåëÿ ïîïðîñèòü êâèòàíöèþ ñ åãî ïîäïèñüþ. Èíîãäà Îðãàíèçàöèÿ ïî ïðåäîñòàâëåíèþ óñëóã òàêñè ìîæåò ïðåäëîæèòü äîñòàâèòü ïîäïèñàííóþ êâèòàíöèþ íà àäðåñ Âàøåé Îðãàíèçàöèè. ×òîáû ïîäòâåðäèòü öåëü ïîåçäêè, íóæíî ïîïðîñèòü ñîòðóäíèêà èç ïðèëîæåíèÿ ðàñïå÷àòàòü òàê æå ìàðøðóò, ïî êîòîðîìó ñëåäîâàë çàêàçàííûé àâòîìîáèëü.
4. Ñ÷åòà íà ïðîæèâàíèå (â êîìàíäèðîâêå).
5. Ñ÷åòà-ôàêòóðû, íàêëàäíûå.
Áåç ïðåäúÿâëåíèÿ òàêîãî ðîäà äîêóìåíòîâ, îò÷åò íå äåéñòâèòåëåí.
Ïîýòàïíîå ñîçäàíèå îò÷åòà â ïðîãðàììå 1Ñ 8.3 Áóõãàëòåðèÿ.
Ñîòðóäíèê ïî èñòå÷åíèè îãîâîðåííîãî ñðîêà ïîäãîòàâëèâàåò äîêóìåíòû äëÿ îò÷åòà è ñîñòàâëÿåò îò÷åò ñàìîñòîÿòåëüíî â ôîðìå ÀÎ-1 â òå÷åíèå òðåõ äíåé. Áóõãàëòåð ïðîâåðÿåò äîêóìåíòû è, åñëè âñå â ïîðÿäêå, ïðèñòóïàåò ê îôîðìëåíèþ äîêóìåíòîâ â ïðîãðàììå 1Ñ.
 íåêîòîðûõ Îðãàíèçàöèÿõ ïðèíÿòî òàê, ÷òî ñîòðóäíèê ïðèíîñèò â áóõãàëòåðèþ ëèøü ïåðâè÷íûå äîêóìåíòû è íå çàáîòèòñÿ î ñîñòàâëåíèè ñàìîãî îò÷åòà. À óæå ñàì îò÷åò áóõãàëòåð ôîðìèðóåò â ïðîãðàììå 1Ñ, íà îñíîâàíèè ïåðâè÷íûõ äîêóìåíòîâ îò ñîòðóäíèêà, ðàñïå÷àòûâàåò èç ïðîãðàììû 1Ñ è óæå ãîòîâûé äîêóìåíò ïîäïèñûâàåò ïîäîò÷åòíîå ëèöî, áóõãàëòåð è, äàëåå, ðóêîâîäèòåëü.
Ïîýòàïíîå ñîçäàíèå îò÷åòà â ïðîãðàììå 1Ñ Áóõãàëòåðèÿ 8.3:
1. Ïîñëåäîâàòåëüíî îòêðûâàåì âêëàäêè: «Áàíê è êàññà» — «Àâàíñîâûå îò÷åòû» — «Ñîçäàòü»
2. Óêàçûâàåì (çàïîëíÿåì äîêóìåíò):
2.1 Íîìåð è äàòà: çàïîëíÿåòñÿ àâòîìàòè÷åñêè. Òàê æå ìîæíî èçìåíèòü.
2.2 Îðãàíèçàöèÿ: ïîëå çàïîëíÿåòñÿ àâòîìàòè÷åñêè èëè âûáèðàåì, åñëè â ïðîãðàììå äàííûå ïî íåñêîëüêèì ïðåäïðèÿòèÿì.
2.3 Ïîäîò÷åòíîå ëèöî: âûáèðàåì è ñïèñêà.
2.4 Ñêëàä: óêàçûâàåì, åñëè ïðèîáðåòàëèñü ÒÌÖ. Ìîæíî óêàçàòü «îñíîâíîé»
3. Âêëàäêà «Àâàíñû». Íàæèìàåì «äîáàâèòü» è âûáèðàåì â ïîÿâèâøåìñÿ îêíå «âûäà÷à íàëè÷íûõ» èëè «ñïèñàíèå ñ ðàñ÷åòíîãî ñ÷åòà» (â çàâèñèìîñòè îò òîãî, êàêèì îáðàçîì ñîòðóäíèê ïîëó÷àë àâàíñîâûå äåíüãè), äàëåå âûáèðàåì íóæíûé äîêóìåíò èç ñïèñêà, ïî êîòîðîìó ïðåäîñòàâëÿåòñÿ îò÷åò.
4. Âêëàäêà «Òîâàðû». Çàïîëíÿåì, åñëè ñîòðóäíèêîì ïðèîáðåòàëèñü êàêèå-ëèáî ìàòåðèàëüíûå öåííîñòè èëè îêàçûâàëèñü óñëóãè â ïîëüçó Îðãàíèçàöèè, äëÿ ýòîãî íàæèâàåì «äîáàâèòü» è ïðèñòóïàåì ê çàïîëíåíèþ òàáëèöû
4.1 Äîêóìåíò: ïèøåì íàèìåíîâàíèå äîêóìåíòà, íàïðèìåð: «Òîâàðíûé ÷åê ¹ 2551265 îò 11.07.2019 ã.»
4.2 Íîìåíêëàòóðà: íàïðèìåð «êàíöåëÿðñêèå òîâàðû», âûáèðàåì è ñïèñêà èëè ñîçäà¸ì íóæíóþ ãðóïïó òîâàðîâ èëè óñëóã.
4.3 Êîëè÷åñòâî: 1.
4.4 «Ñóììà»: óêàçûâàåì ñóììó, êîòîðàÿ â äàííîì ÷åêå.
4.5 «ÍÄÑ»: âûáèðàåì «ñ ÍÄÑ» èëè «áåç ÍÄÑ» (ñìîòðèì â ÷åêå)
4.6 Åñëè åñòü ñ÷åò-ôàêòóðà íà ïðèîáðåòåííûå ÒÌÖ, òî íóæíî ïðîëèñòàòü òàáëèöó äàëåå è çàïîëíèòü âêëàäêó «ïîñòàâùèê», âûáðàòü è ñïèñêà èëè ñîçäàòü íà îñíîâàíèè ïðîïèñàííûõ â ñ÷åò-ôàêòóðå ïîëíûõ ðåêâèçèòîâ. Äàëåå ïîñòàâèòü ãàëî÷êó â êîëîíêå ñ íàçâàíèåì «ÑÔ» (ñ÷åò — ôàêòóðà) è â ñëåäóþùåé êîëîíêå óêàçûâàåì äàòó è íîìåð ñ÷åò-ôàêòóðû.
4.7 «Ñ÷åò ó÷åòà»: 10.09 (ïðè ïîêóïêå ìàòåðèàëîâ) èëè 41 (òîâàðû), ôîðìèðóåòñÿ àâòîìàòè÷åñêè íà îñíîâàíèè âûáðàííîé èëè ñîçäàííîé ãðóïïû òîâàðîâ èëè óñëóã â íîìåíêëàòóðå (çàïîëíÿåòñÿ â íà÷àëå òàáëèöû).
4.8 «Ñ÷åò ÍÄÑ»: 19.03, ôîðìèðóåòñÿ òàê æå àâòîìàòîì (ïðàâèëüíîñòü ôîðìèðîâàíèÿ ïðîâîäîê ëó÷øå ñðàçó ïðîâåðÿòü)
5. Ïðîâîäèì äîêóìåíò è ñìîòðèì êàêèå ïðîâîäêè ñôîðìèðîâàëèñü. Ïðè îôîðìëåíèè, íàïðèìåð, ïîêóïêè ÒÌÖ îáðàçóåòñÿ ñëåäóþùàÿ ïðîâîäêà: Äåáåò 10.09, Êðåäèò 71.01.
6. Âûâîäèì äîêóìåíò íà ïå÷àòü, ñîáèðàåì ïîäïèñè.
Äëÿ òîãî, ÷òîáû ïðîâåðèòü ïðàâèëüíîñòü ñîçäàííûõ äîêóìåíòîâ â 1Ñ, ôîðìèðóåì îáîðîòíóþ ñàëüäîâóþ âåäîìîñòü ïî ñ÷åòó 71.01 çà íóæíûé ïåðèîä è ïðîñìàòðèâàåì îòðàæåííûå ñóììû íàïðîòèâ ÔÈÎ ñîòðóäíèêîâ. ×åðåç ýòó âåäîìîñòü óäîáíî êîíòðîëèðîâàòü ïîäîò÷åòíûõ ëèö è âîâðåìÿ íàïîìèíàòü î çàäîëæåííîñòè èëè íåîáõîäèìîñòè îò÷èòàòüñÿ.
Ïîäïèñàííûé àâàíñîâûé îò÷åò õðàíèì ñ àêêóðàòíî ïîäêîëîòûìè ÷åêàìè, êâèòàíöèÿìè, ïðîåçäíûìè äîêóìåíòàìè, ñ÷åòàìè ôàêòóðàìè, íàêëàäíûìè â ïàïêå ñ îò÷åòàìè, êàê ïðàâèëî, íå ìåíåå ÷åòûðåõ ëåò.
Îñòàëèñü âîïðîñû? Çàêàæèòå áåñïëàòíóþ êîíñóëüòàöèþ íàøèõ ñïåöèàëèñòîâ!
#Èíñòðóêöèÿ
#1Ñ
#Îò÷åò
Çàêàçàòü áåñïëàòíóþ êîíñóëüòàöèþ ýêñïåðòà!
Источник
25.05.2011
В данной статье рассмотрены особенности нормативного регулирования учета расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете, налоговом учете, а также порядок отражения хозяйственных операций по учету расчетов с подотчетными лицами в программе «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 2.0). Статья подготовлена М.С. Сучковой.
Содержание
В ходе
своей деятельности организации могут выдавать наличные денежные средства своим
работникам на командировочные и хозяйственные расходы на основании приказа
руководителя. В таких ситуациях работники являются подотчетными лицами. Порядок
выдачи денежных средств под отчет и предоставления отчетности установлены Центральным
Банком РФ (Порядок ведения кассовых операций в РФ, утвержденный решением Совета
директоров ЦБ России от 22.09.1993 №40). Руководителем организации определяются
размеры подотчетных сумм и сроки, на которые они выдаются. Подотчетные лица в
течение трех дней после возвращения из командировки или по истечении срока, на
который выданы денежные средства, должны представить отчет об использовании
денежных средств (по унифицированной форме №АО-1 «Авансовый отчет») и приложить
подтверждающие документы.
В соответствии
со статьей 166 ТК РФ служебной командировкой является поездка работника по
распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного
поручения вне места постоянной работы. Постоянным местом работы признается
место расположения организации, работа в которой обусловлена трудовым
договором. Порядок направления работника в служебные командировки, как на
территории РФ, так и на территории иностранных государств регулируется
Положением об особенностях направления работников в служебные командировки,
утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749. В случае
направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику
следующие расходы:
- по проезду;
- по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне
места постоянного жительства (суточные); - иные расходы, произведенные работником с разрешения
работодателя.
При
направлении работника в командировку на территорию иностранного государства дополнительно
возмещаются расходы:
- на оформление заграничного паспорта, визы и других
выездных документов; - на оформление обязательной медицинской страховки;
- обязательные консульские и аэродромные сборы;
- сборы за право въезда или транзита автомобильного
транспорта; - иные обязательные платежи и сборы.
Учет
расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Учет расчетов с
подотчетными лицами». По дебету счета 71 в корреспонденции с кредитом счетов
денежных средств отражается выдача сумм денежных средств под отчет. Израсходованные
подотчетные суммы отражаются по кредиту счета 71 в корреспонденции со счетами
затрат или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.
Нормативное регулирование расчетов с подотчетными лицами
В ходе
своей деятельности организации могут выдавать наличные денежные средства своим
работникам на командировочные и хозяйственные расходы на основании приказа
руководителя. В таких ситуациях работники являются подотчетными лицами. Порядок
выдачи денежных средств под отчет и предоставления отчетности установлены Центральным
Банком РФ (Порядок ведения кассовых операций в РФ, утвержденный решением Совета
директоров ЦБ России от 22.09.1993 №40). Руководителем организации определяются
размеры подотчетных сумм и сроки, на которые они выдаются. Подотчетные лица в
течение трех дней после возвращения из командировки или по истечении срока, на
который выданы денежные средства, должны представить отчет об использовании
денежных средств (по унифицированной форме №АО-1 «Авансовый отчет») и приложить
подтверждающие документы.
В соответствии
со статьей 166 ТК РФ служебной командировкой является поездка работника по
распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного
поручения вне места постоянной работы. Постоянным местом работы признается
место расположения организации, работа в которой обусловлена трудовым
договором. Порядок направления работника в служебные командировки, как на
территории РФ, так и на территории иностранных государств регулируется
Положением об особенностях направления работников в служебные командировки,
утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749. В случае
направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику
следующие расходы:
- по проезду;
- по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне
места постоянного жительства (суточные); - иные расходы, произведенные работником с разрешения
работодателя.
При
направлении работника в командировку на территорию иностранного государства дополнительно
возмещаются расходы:
- на оформление заграничного паспорта, визы и других
выездных документов; - на оформление обязательной медицинской страховки;
- обязательные консульские и аэродромные сборы;
- сборы за право въезда или транзита автомобильного
транспорта; - иные обязательные платежи и сборы.
Учет
расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Учет расчетов с
подотчетными лицами». По дебету счета 71 в корреспонденции с кредитом счетов
денежных средств отражается выдача сумм денежных средств под отчет. Израсходованные
подотчетные суммы отражаются по кредиту счета 71 в корреспонденции со счетами
затрат или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.
Отражение командировочных расходов в налоговом учете
В
соответствии с пп. 12 п. 1 статьи 264 НК РФ расходы на командировки относятся к
прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Для целей
налогообложения налога на прибыль могут учитываться следующие расходы:
- проезд работника к месту командировки и обратно
к месту постоянной работы; - наем жилого помещения, в том числе расходы
работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за
исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на
обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными
объектами); - суточные или полевое довольствие;
- оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров,
приглашений и иных аналогичных документов; - консульские, аэродромные сборы, сборы за право
въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование
морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и
сборы.
С 1
января 2009 года суммы суточных и полевого довольствия не нормируются для целей
налогообложения налогом на прибыль (Федеральный закон от 22.07.2008 №158-ФЗ). Моментом признания расходов на
командировочные расходы при методе начисления является дата утверждения
авансового отчета (статья 272 НК РФ).
Суммы
налога на добавленную стоимость (НДС), уплаченные по расходам на командировки
(расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы
на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходам на наем
жилого помещения), подлежат вычету (п. 7 статья 171 НК РФ). Основанием для
вычета сумм НДС являются счета-фактуры, либо документы, подтверждающие уплату
суммы налога, удержанного налоговыми агентами (бланки строгой отчетности).
В
соответствии с НК РФ в доход работника для цели расчета налога на доходы
физических лиц (НДФЛ) не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с
законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день
нахождения в командировке на территории РФ и не более 2 500 рублей за каждый
день нахождения в заграничной командировке, а также фактически произведенные и
документально подтвержденные целевые расходы, например расходы на проезд,
расходы по найму жилого помещения (п.3 статья 217 НК РФ). При командировке на
территории РФ (заграничной командировке) при сумме суточных свыше 700 рублей
(2500 рублей) в день с суммы, превышающей 700 рублей (2500 рублей) в день,
необходимо начислить и уплатить НДФЛ. При непредставлении работником документов,
подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты
освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством РФ, но не
более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской
Федерации и не более 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной
командировке.
В
соответствии с п. 2 статьей 9 Федерального закона от 24.07.2009 №212-ФЗ суточные,
а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы
на командировки работников, как в пределах территории Российской Федерации, так
и за пределами территории Российской Федерации не подлежат обложению страховыми
взносами. При непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по
найму жилого помещения, суммы таких расходов освобождаются от обложения
страховыми взносами в пределах норм, установленных в соответствии с
законодательством Российской Федерации.
Ведение учета расчетов с подотчетными лицами в программе «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 2.0)
Рассмотрим
пример расчетов с подотчетным лицом при выдаче наличных денежных средств на
хозяйственные нужды в программе «1С:Бухгалтерия 8». В рамках примера
рассмотрим несколько возможных вариантов развития событий.
Пример 1
01.04.2011
года организация «Пример» выдала сотруднику Иванову В.Д. 10 000 рублей на
покупку внешнего жесткого диска.
В
программе «1С:Бухгалтерия 8» эта операция отражается документом
«Расходный кассовый ордер» (пункт главного меню «Касса») с видом хозяйственной
операции «Выдача подотчетному лицу». В документе необходимо заполнить счет
учета, в данном случае 50.01, выданную сумму 10 000 рублей. На вкладке
«Реквизиты платежа» указываем «Подотчетное лицо», которое выбираем из
справочника «Сотрудники», «Иванов Владимир Данилович» и статью движения
денежных средств «Выдача денежных средств подотчетнику». Документ формирует
проводки Дт 71.01 Кт 50.01 10 000
рублей. На рисунке 1 представлен проведенный документ «Расходный кассовый
ордер» и результаты его проведения.
Рис. 1.
Выдача денежных средств подотчетному лицу
Далее
рассмотрим некоторые возможные ситуации, после выдачи аванса.
Вариант 1. Авансовый отчет с
неизрасходованными суммами
08.04.2011 Иванов В.Д.
представил авансовый отчет и документы о покупке диска, стоимостью 9 000
рублей. Неизрасходованные средства были возвращены в кассу.
В программе «1С:Бухгалтерия
8» формируется документ «Авансовый отчет» (пункт главного меню «Касса»). В
реквизите «физ. лицо» указываем подотчетное лицо «Иванов Владимир Данилович»,
на вкладке «Авансы» выбираем документ, по которому были выданы денежные
средства. Сначала выбираем вид документа «Расходный кассовый ордер», затем из
проявившего списка выбираем нужный документ, в нашем примере это РКО №1 от
01.04.2011, остальные поля таблицы заполнятся автоматически. На вкладке
«Товары» указываем «номенклатуру» купленного товара, из справочника
«Номенклатура» выбираем «Внешний жесткий диск», если его нет в списке, то
добавляем его в справочник. Указываем количество — 1 шт., цену, сумму — 9 000
рублей, % НДС — 18%, сумма НДС рассчитывается автоматически — 1 372,88
рублей. Для автоматического формирования счета-фактуры в программе указываем
поставщика — «Розничный магазин», ставим галочку в поле «СФ предъявлен»,
указываем дату и номер счет фактуры. Указываем счет учета диска — 10.09 и счет
учета НДС — 19.03. Пример заполнения «Авансового отчета» представлен на рисунке
2. В результате проведения документа формируются проводки:
Дебет
10.09 Кредит 71.01
—
7 627,12 рублей,
Дебет
19.03 Кредит 71.01
—
1 372,88 рублей.
Рис. 2.
Пример заполнения «Авансового отчета», вкладки «Авансы» и «Товары»
Возврат
неизрасходованной суммы (1 000 рублей) отражается в программе «1С:Бухгалтерия
8» с помощью документа «Приходный кассовый ордер» с видом хозяйственной
операции «Возврат от подотчетного лица», где указывается возвращаемая сумма
1 000 рублей, подотчетное лицо и вид движения денежных средств. Пример
заполнения ПКО приведен на рисунке 3. Документ формирует проводки:
Дебет
50.01 Кредит 71.01
—
1 000 рублей.
Рис. 3.
Приходный кассовый ордер
Для того чтобы
проконтролировать, что все расчеты отражены в программе правильно, можно составить оборотно-сальдовую ведомость
по счету 71.01 и сделать отбор по сотруднику Иванову В.Д. (рисунок 4).
Рис. 4.
Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71.01 с отбором по сотруднику В.Д. Иванову
Вариант 2. Авансовый отчет с перерасходом
08.04.2011 Иванов В.Д.
представил авансовый отчет и документы о покупке диска, стоимостью 11 000
рублей. Организация возместила сумму превышения.
В данной ситуации в
программе «1С:Бухгалтерия 8» формируется «Авансовый отчет», который
заполняется аналогичным образом как в варианте 1 (рисунок 2), только
указывается другая стоимость жесткого диска. Выдача подотчетному лицу сумму
превышения расходов над выданным авансом (1 000 рублей) оформляется
документом «Расходный кассовый ордер», который заполняется как на рисунке 1.
Вариант 3. Авансовый отчет с
невозвращенными суммами
Иванов В.Д. представил
авансовый отчет 08.04.2011 года. В приказе руководителя было указано, что сумма
на покупку внешнего жесткого диска предоставляется на период с 01.04.2011 по
07.04.2011. Денежные средства, оставшиеся после покупки внешнего жесткого
диска, Иванов В.Д. не вернул. Приказом руководителя было принято решение об
удержании оставшихся денежных средств из зарплаты сотрудника.
Подотчетные суммы, не
возвращенные работниками вовремя, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты
с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи
ценностей. Далее они списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи
ценностей» в дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим
операциям».
В программе «1С:Бухгалтерия
8» операция по принятию к учету внешнего жесткого диска отражается
документом «Авансовый отчет» (рисунок 2). Операции по отражению недостач отражаются
в документе «Операции, введенные вручную». Для данного примера должны быть
сформированы следующие поводки:
Дебет
94 Кредит 71.01
—
1 000 рублей — отражение недостачи;
Дебет
73 Кредит 94
— 1 000 рублей — списание
задолженности по недостачи на сотрудника;
Дебет
70 Кредит 73
—
1 000 рублей — удержание
невозвращенной суммы из зарплаты.
Рис.
5 — Списание невозвращенной подотчетной суммы на недостачи
Пример 2
Авансовый отчет на командировку
Иванов В.Д. был
направлен в командировку на 3 дня в Москву для заключения договора о поставке
товаров (с 23.05.2011 по 25.05.2011). Иванову В.Д. был выдан аванс в размере 30 000
рублей, в расчете суточные 2 700 рублей (900 рублей*3 дня), расходы по найму
жилья 12 000 рублей (4 000 рублей*3 дня), билеты на самолет 15 300
рублей.
27.05.2011 Иванов В.Д.
представил авансовый отчет, командировочное удостоверение, отчет о выполнении
служебного задания и подтверждающие документы: счет за проживание в гостинице
по форме N 3-Г на сумму 13 500 рублей (4 500 рублей*3 дня) и чек по
оплате проживания; авиабилеты на сумму 14 000 рублей. Суммы уплаченного
НДС в документах выделены отдельной строкой.
Порядок отражения
операций в программе «1С:Бухгалтерия 8»:
1. 20.05.2011
формируется документ «Расходный кассовый ордер» с видом хозяйственной операции
«Выдача подотчетному лицу» (рисунок 6). Документ формирует проводку:
Дебет 71.01 Кредит 50.01
— 30 000 рублей.
Рис. 6. Выдача денежных средств подотчетному лицу на
командировочные расходы
2. 27.05.2011
формируется документ «Авансовый отчет». На вкладке «Авансы» указывается
документ, по которому был выдан аванс «Расходный кассовый ордер». На вкладке
«Прочее» указываются суточные, расходы по найму жилья, расходы на проезд
(Рисунок 7). Документ сформирует следующие проводки:
Дебет 44.01 Кредит 71. 01
— 2 700 рублей —
суточные;
Дебет 44.01 Кредит 71. 01
— 11 440,68
рублей — расходы по найму жилья;
Дебет 19.04 Кредит 71.01
— 2 059,32 рублей — НДС
с расходов по найму жилья;
Дебет 44.01 Кредит 71. 01
— 11 864,41 рублей —
расходы на проезд;
Дебет 19.04 Кредит 71.01
— 2 135,59
рублей — НДС с расходов на проезд.
Рис. 7. Отражение командировочных расходов в документе
«Авансовый отчет»
3. 27.05.2011
формируется документ «Расходный кассовый ордер» для отражения компенсации
перерасхода по авансовому отчету на сумму 200 рублей. Документ формирует
проводку:
Дебет 71.01 Кредит 50.01
— 200
рублей.
4. 31.05.2011
необходимо отразить начисление НДФЛ с суммы превышающей нормы по суточным. Сумма
превышения составляет: (900 рублей — 700 рублей)*3 дня = 600 рублей. Сумма НДФЛ
составляет: 600*13%=78 рублей. В программе «1С:Бухгалтерия 8» операция
начисления суммы НДФЛ отражается следующим образом:
- В документе «Операция, введенная вручную» указывается
проводка Дебет 70 Кредит 68 на 78 рублей. - Если учет заработной платы ведется в программе «1С:Бухгалтерия
8», то для целей расчета заработной платы и формирования отчетов по НДФЛ,
сумму доходов с превышения и сумму НДФЛ необходимо ввести документом «Ввод
доходов, НДФЛ и налогов (взносов) с ФОТ», причем - сумма дохода (600 рублей) указывается на
закладке «НДФЛ: доходы и налоги» (рисунок 8), - сумму НДФЛ (78 рублей) необходимо указать на
закладках «НДФЛ по ставке 13%», «НДФЛ удержанный» (рисунок
9, рисунок 10).
Рис. 8. Отражение суммы дохода с превышения норм суточных по
НДФЛ
Рис. 9. Отражение суммы НДФЛ
Рис. 10. Отражение суммы удержанного НДФЛ
Поделиться с друзьями:
Источник