Займ в счет зарплаты

 Если организация выдает сотруднику пол-оклада или даже больше в счет будущей зарплаты, переданные средства безопаснее оформить как заем, заключив договор.

Займ может быть предоставлен как процентный так и беспроцентный..

При этом, если займ беспроцентный или процентная ставка по займу меньше 2/3 ставки рефинансирования, действующей на дату уплаты процентов, у сотрудника возникает материальная выгода от экономии на процентах, с которой организации должна удержать НДФЛ по ставке 35 %.Удержать налог можно из очередной зарплаты

Удержания из зарплаты сотрудника по его инициативе (письменному заявлению сотрудника) можно производить без ограничений.

Обоснование данной позиции приведено ниже в рекомендациях «Системы Главбух» и в статье журнала «Главбух», которую Вы можете найти в закладке «Журнал».

1.Рекомендация: Как оформить выдачу займа

Как составить договор

Независимо от суммы договор займа составьте в письменной форме* (п. 1 ст. 808 ГК РФ). Данное соглашение считается заключенным с момента передачи денег или других вещей по нему (п. 1 ст. 807 ГК РФ).

Займы, которые предоставляет организация, могут быть:*
– денежными или имущественными (в натуральной форме);
– процентными или беспроцентными.

Это следует из положений статей 807, 809 Гражданского кодекса РФ.

Размер процентов по займу можно указать в договоре. Если такой оговорки нет, получатель займа (заемщик) должен выплатить организации проценты по ставке рефинансирования, действующей на дату возврата (всей суммы займа или его части).*

Порядок уплаты процентов тоже можно предусмотреть в договоре. Но если это условие отсутствует, заемщик должен выплачивать проценты ежемесячно до полного погашения займа.

Если организация предоставит беспроцентный заем, это условие должно быть прямо указано в договоре.* Исключение – займы, выданные в натуральной форме. По умолчанию они являются беспроцентными. Но если организация намерена получить с заемщика проценты, их размер и порядок уплаты следует предусмотреть в договоре.

Об этом сказано в статье 809 Гражданского кодекса РФ.

Порядок получения и возврата займа укажите в договоре* (п. 1 ст. 808 ГК РФ).

Ситуация: можно ли выдать сотруднику (или другому гражданину) заем наличными деньгами, если сумма займа превышает 100 000 руб.*

Да, можно.*

Лимит расчетов наличными распространяется только на договоры, которые организация заключает с другими организациями или предпринимателями (указание ЦБ РФ от 20 июня 2007 г. № 1843-У). Предельный размер наличных расчетов между организациями и гражданами, которые не занимаются предпринимательской деятельностью, не установлен. Поэтому в качестве займа организация может выдать человеку любую сумму наличных. Единственное условие – расходовать наличные деньги, поступившие за проданные товары (работы, услуги), а также в качестве страховых премий, на выдачу займа нельзя (письмо ЦБ РФ от 4 декабря 2007 г. № 190-Т).

Возврат займа

Заемщик обязан вернуть полученный заем в срок и в порядке, предусмотренном договором. Если срок возврата не установлен, обязанность по возврату возникает в срок не позднее чем через 30 дней, после того как организация предъявила такое требование.* Об этом сказано в пункте 1 статьи 810 Гражданского кодекса РФ.

Возвращен денежный заем может быть наличными или в безналичном порядке (п. 1 ст. 807 ГК РФ). Кроме того, если заем выдан сотруднику, организация может удержать выданные суммы и проценты из его зарплаты. В этом случае нужно соблюсти ограничения, установленные статьей 138 Трудового кодекса РФ. Ежемесячно из зарплаты сотрудника можно удерживать не более 20 процентов начисленной суммы.

Беспроцентный заем можно вернуть досрочно. При этом согласия заимодавца не требуется. Досрочный возврат процентногозайма допускается только с согласия организации, предоставившей заем.

Такой порядок установлен пунктом 2 статьи 810 Гражданского кодекса РФ.

При выдаче или возврате займа наличными деньгами составьте расходный или приходный кассовый ордер* (формы № КО-2 и№ КО-1, утвержденные постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88). Получение процентов также оформите приходным кассовым ордером. Выдачу займа безналичным путем оформите платежным поручением по форме 0401060.*

Сергей Разгулин, заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

2.Рекомендация: Как отразить в бухучете операции по выдаче займа сотруднику (гражданину)

Организация может предоставить заем как своим сотрудникам, так и другим гражданам, не являющимся сотрудниками организации, – в денежной или натуральной форме* (п. 1 ст. 807 ГК РФ).

Документальное оформление

Предоставление (получение назад) заемных средств оформите соответствующими первичными документами в зависимости от вида отпускаемого (поступающего) имущества (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Например, выдачу займа наличными деньгами оформите расходным кассовым ордером по форме № КО-2.*

Денежный заем

Для учета денежных займов, предоставленных сотрудникам, используйте счет 73-1 «Расчеты по предоставленным займам»* (Инструкция к плану счетов). Если заем сотруднику процентный, его можно отразить на счете 58-3 «Предоставленные займы». После того как организация выдала сотруднику деньги или перевела их на его банковский счет, в учете сделайте запись:

Дебет 73-1 (58) Кредит 50 (51)*
– выдан денежный заем сотруднику.

Сергей Разгулин, заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

3.Рекомендация: Цели, на которые можно производить удержания

По инициативе сотрудника из его зарплаты можно удерживать суммы на любые цели. Это могут быть выплаты на погашение займа,* за товары, купленные в кредит, в оплату страховых взносов и услуг сотовой связи, в счет членских взносов и т. д. Указанные суммы не считаются удержаниями по смыслу статей 137 и 138 Трудового кодекса РФ, поскольку речь идет о волеизъявлении сотрудника распорядиться начисленной зарплатой. При этом сотрудник должен подтвердить свое желание на удержания письменным заявлением.*

Аналогичные выводы следуют из письма Роструда от 16 сентября 2012 г. № ПР/7156-6-1

Ситуация: какую сумму можно удержать из зарплаты сотрудника по его инициативе*

Удержания из зарплаты сотрудника по его инициативе проводите без ограничений.

Закон об исполнительном производстве ограничивает размеры удержаний по исполнительным документам (ст. 99 Закона от 2 октября 2007 г. № 229-ФЗ). Трудовой кодекс РФ устанавливает основания и нормативы удержаний по распоряжению организации (ст. 130 ТК РФ). Других ограничений на размер удержаний законодательство не накладывает.

Поэтому по инициативе сотрудника из его заработка может удерживаться до 100 процентов дохода, но только после того, как из суммы дохода будет удержан НДФЛ* (абз. 2 п. 1 ст. 210 НК РФ).

Аналогичные выводы следуют из письма Роструда от 16 сентября 2012 г. № ПР/7156-6-1.

Удержания из зарплаты в счет погашения займа (процентов по нему), выданного сотруднику организацией, отражайте проводкой:*

Дебет 70 Кредит 73*
– удержана сумма займа (процентов по нему) из зарплаты сотрудника.

Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

4.Рекомендация: Как рассчитать НДФЛ с материальной выгоды при предоставлении займа сотруднику

Когда возникает материальная выгода

Материальная выгода по полученному займу возникнет у сотрудника:*
– если процентная ставка по займу меньше 2/3 ставки рефинансирования, действующей на дату уплаты процентов (по займам в рублях);
– если процентная ставка по нему меньше 9 процентов годовых (по займам в валюте). Такая ситуация может возникнуть, например, при выдаче займа иностранцу;
– при возврате беспроцентного займа.*

Это следует из положений статьи 210 и пункта 2 статьи 212 Налогового кодекса РФ.

Налоговый агент

Сумма материальной выгоды облагается НДФЛ (подп. 1 п. 1 ст. 212, ст. 210 НК РФ).

В отношении материальной выгоды, полученной сотрудником, организация (заимодавец) выступает налоговым агентом. Поэтому с суммы материальной выгоды она должна рассчитать НДФЛ и перечислить налог в бюджет.*Об этом сказано в абзаце 4 пункта 2 статьи 212 Налогового кодекса РФ.

Дата получения дохода

Материальную выгоду нужно рассчитать на дату получения дохода. Под ней понимается:*
– день уплаты процентов по полученным заемным средствам – если выдан заем под проценты и проценты выплачиваются;
– день причисления процентов к основной сумме заемных средств – если выдан заем под проценты, но проценты не выплачиваются, а увеличивают сумму основного долга по займу;
– день возврата самого займа или его части – если выдан беспроцентный заем.

Это следует из положений подпункта 3 пункта 1 статьи 223 Налогового кодекса РФ и писем Минфина России от 8 октября 2010 г. № 03-04-06/6-247, от 20 августа 2010 г. № 03-04-06/7-184, от 17 июля 2009 г. № 03-04-06-01/174, от 17 июля 2009 г. № 03-04-06-01/175, от 21 апреля 2009 г. № 03-04-06-01/102, от 14 апреля 2009 г. № 03-04-06-01/89, от 9 октября 2008 г. № 03-04-06-01/301.

Удержать налог можно из очередной зарплаты* (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Ставка НДФЛ

С материальной выгоды нужно удержать НДФЛ по ставке 35 процентов* (п. 2 ст. 224 НК РФ). Если заем выдан нерезиденту, то ставка НДФЛ составляет 30 процентов (п. 3 ст. 224 НК РФ). Такая ставка применяется даже в том случае, если материальная выгода возникла у нерезидента, который является высококвалифицированным специалистом. Это объясняется тем, что по ставке 13 процентов облагаются доходы нерезидентов – высококвалифицированных специалистов, полученные ими от трудовой деятельности (абз. 4 п. 3 ст. 224 НК РФ).

С.В. Разгулин

заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

5.Статья: Работник попросил денег в счет будущей зарплаты

Что понадобится сделать: В зависимости от ситуации деньги можно выдать под отчет или оформить как заем. Кроме того, досрочные авансы нужно предусмотреть во внутренних документах.

Работник попросил деньги в счет будущей зарплаты. Если такое случилось впервые и человек хочет получить сравнительно небольшую сумму, то вы можете оформить выдачу денег под отчет. А затем – в день зарплаты – отразить возврат средств. Тогда платить НДФЛ с сумм, выданных раньше положенного, не придется.

Но, допустим, небольшие досрочные авансы нужны работникам довольно часто. По общему правилу выдавать зарплату надо не реже чем каждые полмесяца. То есть можно делать это и чаще. Главное предусмотреть такой вариант расчетов в правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном или трудовом договоре. Назовите в перечисленных документах условия, при которых работодатель может выдать досрочный аванс.

И тогда вы сможете беспрепятственно выплачивать такие суммы. Причем перечислять НДФЛ с них сразу не придется: налог надо будет удержать с заработка по итогам месяца.

Если же ваш сотрудник попросил выдать пол-оклада или даже больше, а до зарплаты еще далеко, переданные средства безопаснее оформить как заем, заключив договор.* Каким образом и на каких условиях ваш персонал получает средства, не являющиеся зарплатой, нужно обязательно прописать в локальных документах компании. При этом непременно уточните, выдаются ли средства под проценты или без уплаты таковых. В противном случае начислить проценты вам придется, взяв ставку рефинансирования ЦБ РФ на день, когда работник вернет долг.

Имея на руках документы, вы сможете безошибочно определить, возникает ли у работника налогооблагаемый доход. В данном случае таким доходом может быть материальная выгода, которую определяют как положительную разницу между суммой процентов по займу, рассчитанных исходя из 2/3 ставки рефинансирования ЦБ РФ, и реально начисленными процентами.

По общему правилу НДФЛ с матвыгоды удерживают в тот день, когда работник получил доход. Но если сотруднику выдали беспроцентный заем, налог с матвыгоды нужно удержать в день, когда человек вернет одолженное. Тогда матвыгода будет равна сумме процентов, рассчитанных исходя из 2/3 ставки рефинансирования на дату погашения займа.

Ставка НДФЛ с матвыгоды составляет 35 процентов, если работник – налоговый резидент России. Налог с матвыгоды у нерезидентов считают по ставке 30 процентов.

И учтите: когда деньги выданы под проценты и ставка выше 2/3 ставки рефинансирования, дохода в виде материальной выгоды работник не получает. Поэтому удерживать НДФЛ не придется.

ЖУРНАЛ «ГЛАВБУХ», № 18, СЕНТЯБРЬ 2010