Предоставление займа своему сотруднику является одним из способов удержания квалифицированных кадров на местах.
Сотрудник, который должен определённую сумму своему работодателю, будет продолжать работать на него до тех пор, пока не будет погашен долг.
Основные моменты
Работодатель, чаще всего, выдаёт своему сотруднику именно беспроцентный займ. Это называется ссуда, то есть основа такой сделки — безвозмездность. О взимании процентов за пользование средствами речи не идёт.
Тем не менее, есть долг, и его нужно отдавать. Выдавались средства на определённый промежуток времени. Для удобства сторон, оплата долга происходит в день выплаты заработной платы. То есть, практически «автоматически» происходит погашение займа.
Работодатель даёт указание бухгалтерской службе в определённый день (как правило, именно день выплаты заработной платы или аванса), списывать с этого сотрудника определённую сумму. Какую именно — указано в соглашении между сторонами.
К такого рода ссудам можно отнести:
Есть определенные отличия займа от ссуды. Они представлены в таблице:
Ссуды у работодателя, как правило, выдаются без конкретного срока погашения. Но, стороны могут договориться о том, какая именно сумма будет выплачиваться каждый месяц или квартал.
Чаще всего, она невелика, чтобы не нанести работнику сильного финансового ущерба. Поэтому выплачиваться ссуда может несколько лет.
Действующее законодательство
Займы сотрудникам предоставляются на основании общедействующих правил выдачи займов. То есть, стоит ориентироваться на параграф 1 главы 42 ГК РФ.
Но, так как, чаще всего, сотрудникам выдают именно ссуды, то опираться также нужно на главу 36 ГК РФ.
Условия предоставления
Сотрудник получает вещь в безвозмездное пользование при следующих условиях:
Видео: компания выдает займы сотрудникам — нюансы налогообложения
Как оформить займ сотруднику организации
Получение сотрудником от своего работодателя, займа (процентного или беспроцентного) носит заявительный и добровольный характер. То есть, работник сам должен изъявить свою волю и обратиться с просьбой к руководству компании.
Просьба должна быть выражена в письменном виде, то есть, работник пишет соответствующее заявление на имя своего работодателя.
Унифицированной законом формы такого заявления не установлено, поэтому оно пишется в свободной форме. Если у работодателя есть фирменный бланк, то заявление пишется на нём. Если такого нет, то на обычном листе формата А4.
Заявление должно содержать в себе информацию:
Заявление нужно отдать через секретаря руководителя, который зарегистрирует его в соответствии с нормами делопроизводства. Если секретаря нет, то лучше направить почтой с уведомлением.
Если сумма крупная (более ¼ от стоимости всего имущества работодателя) или учредителей несколько, то собирается собрание, на котором это заявление рассматривается.
Если руководитель уполномочен принимать решения по таким заявлениям самостоятельно, то он может это сделать единолично.
Никаких документов к заявлению на выдачу процентного займа сотруднику организации прикладывать не нужно. Если возникнет необходимость, все документы будут подняты из личного дела в кадровой службе.
Если будет принято положительное решение, то сотрудник будет приглашён к руководителю, где будет обсуждаться условия заимствования. Когда стороны достигнут соглашения, будет заключён соответствующий договор.
С процентами
Работодатель имеет право требовать со своего работника проценты за пользование заёмными средствами. Но, тогда предметом сделки должны быть деньги. Если в долг выдаётся какая-либо вещь или имущество, то это будет не займ, а ссуда, то есть без процентов.
Размер платы за пользование средствам должен быть установлен на уровне ключевой ставки ЦБ Рф. Если проценты намного ниже, то могут возникнуть вопросы относительно материальной выгоды. Возникает она только у физлиц, и с неё нужно уплачивать подоходный налог.
Также возникнут вопросы, если процент по займу будет слишком велик, по сравнению с ключевой ставкой ЦБ РФ.
Размер процентов прописывается в договоре. Если они не указаны, тогда заёмщик имеет право требовать оплату за пользование в размере ключевой ставки ЦБ РФ на день погашения долга. Так как в договоре нет прямого указания на то, что он является беспроцентным, то он таковым и не является.
Безвозмездного типа
Чтобы займ считался безвозмездным, в договоре необходимо так и написать — «без процентов». Только в этом случае, работник должен будет вернуть ровно столько, сколько взял у работодателя в долг.
Но, если предметом сделки является некая вещь или имущество, обладающее ярко выраженными родовыми признаками, то сделка априори будет считаться безвозмездной.
Работник должен будет вернуть эту вещь в том же состоянии, в котором он её и брал, за минусом естественного износа.
Пошаговый алгоритм действий
Чтобы работник мог получить займ от своего работодателя, необходимо соблюсти последовательность действий:
Предоставление необходимых документов
Работник, оформляя займ у своего работодателя, не должен предоставлять ему никаких документов, за исключением заявления. Все необходимые сведения есть в отделе кадров или в бухгалтерии.
Если займодателю потребуются сведения о доходах заёмщика или его паспортные данные, он может запросить эти сведения в соответствующих службах.
Механизм заключения договора
Договор заключается только после обсуждения сторонами всех тонкостей и нюансов сделки. Все достигнутые договоренности должны быть изложены на бумаге.
Договор начинает своё действие от того момента, когда заёмщик получит предмет соглашения на руки. Этот факт подтверждается распиской. Такое условие действует вне зависимости от того, что является предметом — вещь или деньги.
Договор подписывается обеими сторонами сделки — работником и руководителем, или иным лицом, которое имеет соответствующие полномочия. Так как работодатель является юридическим лицом, то он должен поставить и свою печать.
Если же он предприниматель, то он не обязан иметь печать, а соответственно и закреплять ею договор.
Момент погашения
Этим моментом считается полная выплата сотрудником долга своему работодателю. Но, в целях налогообложения, такие моменты могут отличаться.
Если работник погашает займ постепенно, то есть, выплачивает из заработной платы или иным способом, но частями, то моментом погашения считается дата фактического внесения средств. Если это день заработной платы, то датой погашения будет именно этот день.
Это важно учитывать в целях налогообложения заёмщика. Если он имеет материальную выгоду, а она возникает тогда, когда он получает беспроцентный займ или процент ниже 2/3 ключевой ставки ЦБ РФ.
Если же предметом займа является вещь, то ситуация с налогообложением заёмщика довольно сложная. Рассчитать сумму материальной выгоды, которую он получает за пользование данной вещью или имуществом, довольно сложно.
С другой стороны, если займ выдан с процентами, то займодатель, то есть, работодатель, получает доход в виде этих процентов. Они включаются в список внереализационнных доходов, и с них уплачивается налог на прибыль.
Дата учёта этих доходов зависит от того, какой метод учёта использует работодатель – кассовый или линейный.
Работник может вносить долг, как в кассу предприятия, так и на расчётный счёт. Но, в кассу можно внести единовременно не более 100 000 рублей по одному договору займа. Эти средства работодатель не имеет права использовать на заработную плату своих сотрудников. Они должны быть сданы в банк.
При внесении средств на расчётный счёт работодателя, таких ограничений не существует. Но, если единовременно будет внесено более 600 000 рублей, то такая сделка может заинтересовать компетентные органы.
Чтобы избежать вопросов, нужно, перед внесением средств, указывать реквизиты договора займа, по которому происходит погашение.
Подводные камни сделки
Как и любая другая сделка, заимствование сотрудников имеет свои нюансы, которые обязательно нужно учитывать. Это:
Все эти нюансы необходимо учитывать. В противном случае, сделка может быть признана судом недействительной!
Возможно ли прощение долга
Работодатель имеет право простить своему сотруднику всю сумму займа или её часть. Но:
- Такое действие должно быть оформлено письменно.
- Стоит учитывать налоговые последствия, которые могут возникнуть у сотрудника.
Соглашение составляется при полном согласии обеих сторон сделки. Устной формы соглашения не предусмотрено законодательством.
Но, если такое предложение появилось у должника, то он должен обратиться с письменным заявлением к своему работодателю.
Если такое желание изъявил сам работодатель, то он также должен уведомить об этом работника. Сделать это можно следующим образом — направить работнику письменное уведомление или долговую расписку, написанную заёмщиком при получение средств в долг.
На основании этих действий стороны могут начать переговоры относительно прощения всего долга или его части.
Унифицированной формы соглашения о прощения долга нет, но оно должно содержать в себе стандартную информацию:
Заверять соглашение у нотариуса не нужно, но некоторые предпочитают это сделать.
Когда соглашение будет подписано, у заёмщика возникнет дополнительный доход в размере списанной ему суммы долга. На эту сумму должен быть начислен налог в размере 13%.
Рассчитать его и уплатить уже должен сам работник. Кроме того, он должен подать декларацию о возникшем доходе. Сделать это он должен до 30 апреля следующего года после возникновения дохода, а оплатить его — до 15 июля.
Налоговые последствия для сторон
Такие последствия у сторон возникают:
Если работодатель выдал своему сотруднику займ без процентов или проценты по нему не превышают 2/3 от ключевой ставки ЦБ РФ, то у работника возникает материальная выгода, с которой нужно платить подоходный налог.
Налог должен уплачиваться в момент погашения долга. Если это происходит единовременным платежом по истечении срока договора, то в этот момент и нужно рассчитывать сумму выгоды и процент к уплате.
Если же заёмщик погашает долг частями, то в момент внесения каждой части и нужно производить соответствующие расчёты. Делать это должен работодатель, так как он является налоговым агентом по уплате НДФЛ своих сотрудников.
Если займ без процентов, то у самого работодателя никаких налоговых обязательств не возникает. Он получит ровно столько, сколько отдал в долг. Но, если есть проценты, то у работодателя возникает дополнительный доход, который также подлежит налогообложению.
Уплаченные ему работником проценты по договору входят в перечень внереализационных доходов, которые подлежат учёту в целях налогообложения.
Работодатель имеет право не только предоставить своему сотруднику беспроцентный займ, но и оформить, впоследствии, дарение на предмет договора. Но, это возможно лишь в том случае, если объектом сделки являлась вещь или имущество.
Внимание!
- В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
- Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.
Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!
- Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
- Позвоните на горячую линию:
- 8 (800) 700 95 53
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.
Источник
Заем физлицу может выдать не только кредитная организация, но и работодатель. При этом условия предоставления займа последнего существенно отличаются от условий банка. Процентная ставка может быть очень низкой или даже нулевой, а срок возврата достаточно длительны или бессрочный. Для работодателя выдача займа своим сотрудникам тоже имеет некоторые преимущества. К примеру, повышается лояльность сотрудников и дополнительная мотивация. Кроме того, это отличный способ не потерять ценных сотрудников. В статье рассмотрим как выдать заем сотруднику, а также разберем порядок бухгалтерского учета при этом.
Порядок выдачи займа сотруднику
При предоставлении сотруднику займа следует оформить договор. По нему работодатель передает работнику определенную сумму денег, которую последний обязан вернуть. Составляя договор займа, учесть следует следующие моменты:
- Форма договора. Договор обязательно должен быть составлен в письменном виде.
- Дата вступления договора в силу. Эта дата будет определять когда фактически произошла передача денег работнику.
- Сумма. В договоре прописывается сумма займа. Ограничений в размере займа законодательство не устанавливает, но если работодатель выдает сотруднику крупный заем (от 25% стоимости имущества), то решение о его выдаче принимает не руководитель, а участники (акционеры или совет директоров) компании.
- Валюта. В иностранной валюте займы могут выдавать только кредитные организации, поэтому в качестве валюты в договоре необходимо указать рубли.
- Проценты за пользование заемными средства. Процентная ставка может предусматриваться, но работодатель может выдать и беспроцентный заем. Если в договоре процентную ставку не указать, то она по умолчанию будет равняться ставке рефинансирования, установленной на момент выплаты заемных средств или только из части. Если работодатель готов предоставить своему работнику беспроцентный заем, то данное условие должно быть прописано в договоре. Это можно сделать следующим образом: «проценты за пользование заемными денежными средствами по настоящему договору не начисляются».
- Срок займа и порядок возврата. Если указанные условия в договоре указаны не будут, то заемщик должен ежемесячно уплачивать проценты, а заем вернуть не позднее 30 дней после предъявления требования займодавцем.
- Досрочное погашение. Если условия о погашении займа досрочно в договоре не предусмотрены, то беспроцентный заем можно будет вернуть в любое время, а процентный – не раньше 30 дней после представления заимодавцу уведомления о погашении займа досрочно.
Составляется договор в произвольной форме. Основанием для его оформления может служить заявление работника. В договоре также следует предусмотреть, срок и способ выдачи займа. Деньги могут выдаваться из кассы работодателя или перечислены работнику на счет.Помимо этого указывается способ возврата денег, например, путем удержания из зарплаты работника, внесением в кассу или перечислением на счет работодателя.
Важно! В договоре важно указать цель, с которой работнику предоставляется заем. От нее будет зависеть порядок обложения НДФЛ матвыгоды сотрудника при использовании займа.
НДФЛ
При выдаче займа бухгалтеру нужно будет определить возникает ли в этом случае материальная выгода у работника. Доход (материальная выгода) появляется, если процентная ставка займа меньше, чем 2/3 ставки рефинансирования, установленной на момент получения денежных средств. Если материальная выгода есть, то она подлежит обложению НДФЛ по ставке 35%, если работник является резидентом, если нерезидентом, то по ставке 30%.
Материальная выгода работника рассчитывается следующим образом:
МВ = 2/3 х СтР х З / 365(366) х Дн, где
СтР – ставка рефинансирования, установленная на дату получения дохода;
З – сумма заемных средств;
Дн – число дней пользования заемными средствами в месяце.
Важно! Ставка рефинансирования берется в размере, действующем на последний день каждого месяца пользования кредитом. Именно в этот день у работника возникает доход.
Налог с работника удерживается в день, когда у него возникает доход в виде материальной выгоды. Если заем беспроцентный, то в день возврата денег, а если процентный – то в день погашения процентов.Если погашение происходит частями, то расчет производится на каждую дату выплаты. Удерживается НДФЛ с любой ближайшей по дате выплаты сотруднику.
НДФЛ не облагается материальная выгода, которую работник получает от экономии на процентах, если заем ему был выдан на строительство нового или приобретение в пределах РФ жилья, либо на покупку земельного участка и т.д. (ст. 212 НК РФ). При этом должны выполняться следующие условия:
- целевое назначение займа;
- работнику необходимо предоставить письмо из налоговой о получении права на имущественный вычет, а котором будут указаны реквизиты договора займа, а также работодатель, выдавший заем.
Налог на прибыль и УСН
Если компания выдала своему деньги в качестве займа, то учесть их при расчете налога на прибыль или единого налога при упрощенке нельзя. Возврат заемных средств также не является доходом компании, независимо на ОСН она работает или на УСН.
Но если заем предоставляется под какой-либо процент, то начисленные проценты будут включаться во внереализационные доходы компании и, соответственно, облагаться налогом.
Порядок прощения долга по договору займа
Иногда работодатель решает простить долг сотруднику по договору займа. Например, если сотрудник попал в тяжелую ситуацию. Оформить подобное решение можно одним из способов:
- заключить соглашение о прощении долга;
- оформить договор дарения.
В первом случае при подписания соглашения у работника появляется доход, который равен прощенной сумме долга. С данного дохода необходимо оплатить НДФЛ по ставке 13%.Кроме того, с суммы долга, невозвращенной сотрудником необходимо начислить страховые взносы (Читайте также статью ⇒ НДФЛ с займа сотруднику).
При оформлении договором дарения у сотрудника также возникнет доход. Он также подлежит обложению по ставке 13%, но у сотрудника появится право на вычет 4000 рублей, так как подарки в пределах этой суммы налогом не облагается. Страховыми взносами подаренная сумма долга облагаться не будет. Данная сумма также не может включаться в расходы для целей налогообложения.
Как выдать заем сотруднику: бухгалтерский учет
Все операции, связанные с предоставлением работникам займов необходимо учитывать на 73 счете «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет 1 «Расчеты по предоставленным займам». Проводки при этом будут следующими:
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос: Может ли выдача беспроцентного займа учитываться на 58 счете «Финансовые вложения»?
Ответ: Нет, чтобы заем был признан финансовыми вложениями, он должен в будущем приносить доход.
Вопрос: Организация простила сотруднику долг и с возникшего у него дохода удержала НДФЛ. Однако, ранее НДФЛ уже удерживался с материальной выгоды. Нужно ли в этом случае вернуть излишне удержанный НДФЛ?
Ответ: Нет. НДФЛ, который был удержан ранее не является излишне удержанным, а значит и возвращать ничего не нужно. А с суммы прощенного долга НДФЛ нужно будет удержать по ставке 13%.
Вопрос: Может ли работодатель предоставить заем своему сотруднику в натуральной форме?
Ответ: Да, может. Компания вправе предоставлять займы сотрудникам как деньгами, так и в натуральной форме (ст. 807 ГК РФ). К примеру, компания может одолжить сотруднику принадлежащее ей имущество. В бухучете при этом стоимость имущества в расходы включать не нужно. Его стоимость определяется исходя из цены, по которой в схожих обстоятельствах компания бы продала такое имущество.
Источник