- Главная
- Консультация эксперта
- Расчеты
- Расчеты через подотчетников
7186 июня 2014
организации вправе расходовать наличную выручку только на ограниченный перечень целей. В частности, наличная выручка может расходоваться на выдачу сотрудникам подотчет. Поэтому формально Ваша организация соблюдает порядок расходования наличной выручки, выдавая наличную выручку подотчет, за счет которой сотрудники впоследствии выдают займы клиентам.
Вместе с тем необходимо отметить следующее. Ответственность за нецелевое расходование наличных денег законодательством не установлена. Штрафные санкции могут быть предусмотрены в договоре на расчетно-кассовое обслуживание (п. 4 ст. 421 ГК РФ). В договоре могут содержаться расширенные формулировки о порядке целевого расходования средств. И применяемый способ выдачи займов через подотчётных лиц может быть расценен обслуживающим банком как нарушение. Как следствие, Ваша организация может быть привлечена к ответственности по договору с банком.
Обоснование данной позиции приведено ниже в рекомендациях «Системы Главбух»
Рекомендация: Как соблюдать порядок ведения кассовых операций
Расходование наличной выручки
Поступающую в кассу наличную выручку от реализации можно расходовать на следующее:
- выдачу зарплаты;
- социальные выплаты;
- оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;
- выдачу сотрудникам под отчет (в т. ч. командировочных);
- выплату денег при возврате товаров, отказе от выполнения работ или оказания услуг (при условии, что ранее они были оплачены наличными);
- выплату страховых возмещений по договорам страхования граждан (при условии, что страховая премия была уплачена наличными);
- выдачу денег в качестве банковского платежного агента (субагента);
- использование денег на личные нужды предпринимателем, при условии, что выплата не связана с его предпринимательской деятельностью.
На эти цели можно расходовать только выручку от реализации собственных товаров (выполнения работ, оказания услуг). Наличные деньги, принятые от граждан в качестве платежей в пользу иных лиц (например, при посреднических договорах, оплате услуг мобильных операторов, комиссионной торговле), должны быть в полном объеме сданы в банк.
Об этом сказано в пунктах 2 и 3 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У.
Внимание: ответственность за нецелевое расходование наличных денег законодательством не установлена. Вместе с тем, штрафные санкции могут быть предусмотрены в договоре на расчетно-кассовое обслуживание (п. 4 ст. 421 ГК РФ). Поэтому во избежание санкций со стороны банка придерживайтесь целевого расходования денег по согласованным с ним направлениям.
Налоговые инспекции могут попытаться привлечь организацию к административной ответственности по статье 15.1Кодекса РФ об административных правонарушениях за нарушение порядка работы с денежной наличностью. Однако эта статья предусматривает ответственность за такие нарушения:
– расчеты наличными с другими организациями сверх установленных лимитов;
– неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности;
– несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств;
– накопление в кассе денег сверх установленных лимитов.
При применении административных наказаний должны соблюдаться основания и порядок привлечения к ответственности (ч. 1 ст 1.6 КоАП РФ). Таким образом, нецелевое использование денежных средств по статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях нарушением не является. Есть примеры судебных решений, подтверждающих такую позицию (см., например, постановления ФАС Северо-Западного округа от 5 сентября 2007 г. № А56-4636/2007, от 4 июля 2007 г. № А56-36244/2006, от 14 мая 2007 г. № А56-51773/2006 и Центрального округа от 3 октября 2008 г. № А64-1887/08-24).
Ситуация: можно ли расходовать наличную выручку на предоставление займов
Нет, нельзя.
Перечень операций, на проведение которых организация может расходовать наличную выручку, закрытый (п. 2 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У). Выдача займов в этом перечне отсутствует. Следовательно, предоставлять за счет полученной выручки займы организации и предприниматели не вправе.*
Если организации или предпринимателю надо выдать или вернуть заем и проценты по нему наличными, то необходимо поступить следующим образом. Сначала сдать выручку в банк, а затем снять ее со счета и использовать на указанные цели. Такой порядок следует из пункта 4 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У.
Вместе с тем, какая-либо ответственность за данное нарушение Кодексом об административных правонарушениях не установлена.
Елена Попова,
государственный советник налоговой службы РФ I ранга
09.06.2014г.
С уважением,
Ксения Рупасова, эксперт БСС «Система Главбух».
Ответ утвержден Варварой Абрамовой,
ведущим экспертом БСС «Система Главбух».
Статьи по теме в электронном журнале
Источник
Какую сумму можно выдавать под отчет в 2020 году
Правила осуществления выдачи наличности под отчет регулируются п. 6.3 указания Банка РФ «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2014 № 3210-У и состоят в следующем:
- Деньги выдаются сотруднику-подотчетнику только в целях осуществления расходов, связанных с хоздеятельностью фирмы (или ИП).
- Основание для выдачи — заявление сотрудника, содержащее указание на размер запрашиваемой суммы, а также срок, на который она берется, дату и визу руководителя, или распоряжение руководителя юрлица (или ИП).
- Выдача подотчетнику наличных средств сопровождается оформлением расходного документа — ордера по форме ОКУД 0310002.
Возможность выдачи следующих сумм под отчет не зависит от отсутствия или наличия у физлица задолженности по ранее выданным ему средствам.
Отчитаться по израсходованным суммам (авансовым отчетом с приложением подтверждающих документов) сотрудник обязан в 3-дневный срок, исчисляемый со дня окончания срока выдачи подотчетных средств. При этом после утверждения авансового отчета он имеет право на получение излишне израсходованных им при покупках собственных денежных средств.
ВАЖНО! Правило 3 дней распространяется абсолютно на всех сотрудников фирмы, в т. ч. на руководителя. Даже если руководитель — единственный сотрудник.
Правильно заполнить авансовый отчет вам поможет этот материал.
А о том, как отразить авансовый отчет в бухучете, читайте в статье «Особенности авансовых отчетов в бухгалтерском учете».
Как видим, приведенные правила не содержат указания на то, какую сумму можно выдать в подотчет в 2020 годах (ее предельные значения). Впрочем, нет подобных ограничений и в других нормативных актах, а это значит, что размер выдаваемых в подотчет сумм (в т. ч. и в безналичной форме) компании и предприниматели могут определять на свое усмотрение.
ВАЖНО! Не установлен законодательно и максимальный срок, на который могут быть выданы деньги подотчетникам. Его, как и сумму подотчетных средств, хозсубъекты определяют самостоятельно.
Подотчет и сумма расчета с поставщиком — не одно и то же
Когда заходит разговор об ограничении сумм, участвующих в хозоперациях с подотчетом, нередко возникает путаница и упоминается сумма 100 000 руб. Откуда она взялась?
Следует понимать, что процесс получения и расходования средств сотрудником-подотчетником включает 2 основные хозоперации:
- Получение от работодателя денег в подотчет на покупки, необходимые для осуществления его деятельности.
- Приобретение товаров, услуг у поставщика и совершение расчетов с ним.
И если первая операция, как мы выяснили, не предполагает законодательных ограничений по суммам, то вторая в части расчетов наличными (т. е. деньгами, выданными под отчет) строго регламентирована указанием Банка России «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У, устанавливающего предельную сумму для них. Согласно п. 6 данного документа, ограничение в сумме 100 000 руб. распространяется на расчеты наличностью по одному договору, совершаемые между юрлицами, предпринимателями, а также между юрлицом и ИП.
ВАЖНО! К обычным физлицам (гражданам, не являющимся предпринимателями), участвующим в расчетах с фирмами и ИП, вышеуказанное ограничение не относится. При этом физлицо-сотрудник, выступающее в сделке не самостоятельно, а от имени своего работодателя (например, по доверенности), также обязано соблюдать расчеты наличными (ст. 182 ГК РФ).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Относительно установления предельно возможной суммы 100 000 руб. законодательством не предусмотрены какие-либо временные границы (например, распространенное заблуждение «100 000 руб. — в один день»). Таким образом, данный лимит невозможно обойти, поделив сумму платежа по договору на несколько платежных операций, произведенных в разные дни.
Расчеты, совершаемые нотариусами через подотчетников
Рассмотрим ситуацию. Работодатель-нотариус планирует выдать наличные средства в подотчет работнику для приобретения компьютера стоимостью более 110 000 руб. Вправе ли он это сделать и может ли продавец отказать сотруднику нотариальной конторы в принятии полной суммы наличными?
В данном случае никаких ограничений по размеру сумм не будет — ни по выдаваемой в подотчет (поскольку таких ограничений нет в принципе), ни по уплачиваемой. Дело в том, что нотариальная деятельность признается юридической деятельностью, совершаемой от имени государства и не признающейся предпринимательской, поскольку не сопровождается извлечением прибыли (постановление Конституционного суда РФ от 19.05.1998 № 15-П).
При этом частнопрактикующие нотариусы приравнены к предпринимателям только в налоговых правоотношениях (ст. 11 НК РФ). В прочих случаях (в т. ч. касающихся осуществления наличных расчетов) на нотариусов не распространяются нормы, установленные для ИП (письмо УФНС по Москве от 08.04.2011 № 17-26/034104). Поэтому сотрудник нотариальной конторы, получивший от своего работодателя наличные деньги в подотчет, может ими рассчитаться полностью, даже если стоимость покупки — более 100 000 руб.
Средства, выданные в подотчет, всегда вызывают повышенное внимание со стороны налоговиков. Именно поэтому очень важно правильно оформить все документы и взаиорасчеты с подотчетными лицами. Как это сделать, в деталях разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Путеводитель.
Какие операции могут заинтересовать контролеров
Несмотря на то, что лимита выдаваемых под отчет сумм не существует, неограниченная и необоснованная выдача в подотчет в 2019-2020 годах может привлечь внимание контролирующих органов. В первую очередь при осуществлении контроля за правильностью отражения подотчета проверяющих заинтересуют следующие операции:
- Выдача и возврат из подотчета средств, совершаемые в следующие друг за другом дни (как правило, это делается для того, чтобы скрыть излишек наличности в кассе при превышении установленного лимита).
О том, как определяется кассовый лимит, читайте в публикации «Как рассчитать лимит остатка кассы?».
- Выдача сумм на длительный срок (несколько месяцев, несколько лет).
- Выдача суммы, значительно превышающей среднемесячную величину расходов фирмы.
- Выдача суммы, существенно превышающей величину расходов, на осуществление которых она выдавалась.
- Направление сумм, выданных в подотчет, на нецелевое использование.
ВАЖНО! Единичное совершение таких операций ревизоры, возможно, оставят без внимания, поскольку их осуществление не запрещено. Однако неоднократное их повторение, а особенно систематическое, однозначно вызовет подозрение и станет поводом для пристального изучения и выявления истинной сути этих операций.
Последствия необоснованной выдачи сумм под отчет
Ни по одному из перечисленных в предыдущем разделе оснований фирму (или ИП) нельзя привлечь к ответственности. И хотя в КоАП существует ст. 15.1 под названием «Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, а также нарушение требований об использовании специальных банковских счетов», ответственность по ней может наступить только в следующих ситуациях:
- расчеты наличностью с юрлицами сверх установленного лимита;
- неоприходование в кассу наличности;
- нарушение порядка хранения наличных денег;
- нарушения, совершаемые платежными агентами.
Установленные суммы штрафных санкций за эти нарушения — 4 000–5 000 руб. для должностных лиц и 40 000–50 000 руб. — для юрлиц. Для иных ситуаций санкций не предусмотрено.
Однако безответственная выдача средств в подотчет может обойтись еще дороже — например, если налоговики переквалифицируют крупную сумму, выданную в подотчет директору на длительный срок, в беспроцентный заем и насчитают с материальной выгоды НДФЛ.
Установить, что бесконечная выдача-возврат из подотчета средств используется для маскировки превышения лимита кассы, для контролеров — тоже несложная задача.
ВАЖНО! Даже если ревизорам станет понятен истинный смысл осуществляемых хозсубъектом операций со средствами, выданными в подотчет, отстаивать свою точку зрения им придется в суде. Арбитражная же практика в данной сфере очень разнородна (например, постановления 7-го арбитражного апелляционного суда от 26.03.2014 по делу № А67-5875/2013 и ФАС Поволжского округа от 13.03.2014 № А65-15313/2013 приняты в пользу компании, а решение Московского городского суда от 14.08.2013 по делу № 7–1920/2013 и постановление Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 05.07.2012 № Ф08-3500/12 по делу № А53-8405/2011 — в пользу ФНС).
Подробнее об ответственности за нарушения, допускаемые при работе с наличностью, читайте в статье «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».
Итоги
Максимальная сумма для подотчета сотруднику нормативными документами не установлена. При этом ее следует отличать от суммы, уплачиваемой подотчетником при совершении расчетов с поставщиком товаров и услуг.
Привлечь к ответственности фирму или предпринимателя за выдачу под отчет средств в случаях, которые можно трактовать иным экономическим образом, непросто. Однако мы рекомендуем крайне осмотрительно совершать любые подотчетные операции и учитывать возможные риски.
Источник
BuxN
спросила
8 декабря 2011 в 14:31
2401 просмотр
Добрый день!
ООО (ОСНО).
Возникла ситуация: необходимо оплатить физическому лицу, находящемуся в другом городе, за услуги по договору.
Работник ООО едет в этот город в командировку и везет деньги (безналичный расчет не рассматривается).
Если выдать деньги работнику в «подотчет» для расчета с физическим лицом, то какой подтверждающий документ он должен привезти — расписку, акт…? Или дать работнику с собой РКО, но это получается как-то неправильно.
Может кто-нибудь сталкивался с подобной ситуацией, поделитесь опытом.
Я Вам постаралась ответить во второй части Вашего вопроса.
EVV
19 108 баллов
, г. Самара
Цитата (BuxN):Добрый день!
ООО (ОСНО).
Возникла ситуация: необходимо оплатить физическому лицу, находящемуся в другом городе, за услуги по договору.
Работник ООО едет в этот город в командировку и везет деньги (безналичный расчет не рассматривается).
Если выдать деньги работнику в «подотчет» для расчета с физическим лицом, то какой подтверждающий документ он должен привезти — расписку, акт…? Или дать работнику с собой РКО, но это получается как-то неправильно.
Может кто-нибудь сталкивался с подобной ситуацией, поделитесь опытом.
А сумма большая? Если не очень, и по времени все быстро сделают, я бы согрешила маленько. Дала бы человеку с собой расходник, чтобы получатель расписался. Ну а для собственной безопасности командированному деньги отдала тоже по расходнику как бы в подотчет, а после того, как он приедет, подотчетный расходник порвать, а с подписью физлица положить.
Ведите кассовую книгу в электронном виде
Посмотрите, пожалуйста мой ответ Вам, Вы забыли про НДФЛ и взносы. Если Вы не хотите расплачиваться по безналу, чтобы уйти от налогов, то такой способ расчетов Вас не спасет!
Цитата (BuxN):Добрый день!
ООО (ОСНО).
Возникла ситуация: необходимо оплатить физическому лицу, находящемуся в другом городе, за услуги по договору.
Работник ООО едет в этот город в командировку и везет деньги (безналичный расчет не рассматривается).
Если выдать деньги работнику в «подотчет» для расчета с физическим лицом, то какой подтверждающий документ он должен привезти — расписку, акт…? Или дать работнику с собой РКО, но это получается как-то неправильно.
Может кто-нибудь сталкивался с подобной ситуацией, поделитесь опытом.
Я тоже выдавала в п/отчет и давала подотчетнику РКО или ведомость на выдачу з/платы. С этим подотчетником надо в этом случае заключить договор о материальной ответственности
Добрый день! Выдаете своему работнику под расписку деньги, РКО, на котором расписывается получатель. Затем работник возвращает вам РКО, вы ему -расписку. По-моему нормально.
Цитата (BuxN):Добрый день!
ООО (ОСНО).
Возникла ситуация: необходимо оплатить физическому лицу, находящемуся в другом городе, за услуги по договору.
Работник ООО едет в этот город в командировку и везет деньги (безналичный расчет не рассматривается).
Если выдать деньги работнику в «подотчет» для расчета с физическим лицом, то какой подтверждающий документ он должен привезти — расписку, акт…? Или дать работнику с собой РКО, но это получается как-то неправильно.
Может кто-нибудь сталкивался с подобной ситуацией, поделитесь опытом.
Можно или расписку или акт передачи денег. В них указать все паспортные данные получателя и его подпись должна соответствовать той, которая в договоре.
Цитата (EVV):А сумма большая? Если не очень, и по времени все быстро сделают, я бы согрешила маленько. Дала бы человеку с собой расходник, чтобы получатель расписался. Ну а для собственной безопасности командированному деньги отдала тоже по расходнику как бы в подотчет, а после того, как он приедет, подотчетный расходник порвать, а с подписью физлица положить.
Сумма 20000, можно конечно так сделать, но это на крайний случай.
Источник